بدء استخدام البريد الإلكتروني


البريد الإلكتروني (E‑mail اختصار لـ electronic mail) هو عبارة عن طريقة سريعة وملائمة للاتصال بالآخرين. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني في:

  • إرسال الرسائل واستلامها. يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني. حيث تصل الرسالة إلى علبة الوارد للبريد الإلكتروني الخاصة بالمستلم خلال ثوانٍ أو دقائق - سواء كان الشخص جارك القريب، أو يعيش في النصف الآخر من العالم. يمكنك تلقي رسائل من أي شخص يعرف عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك، ثم قراءة تلك الرسائل والرد عليها.

  • إرسال الملفات وتلقيها. بالإضافة إلى رسائل البريد الإلكتروني النصية النمطية، يمكنك تقريباً إرسال أي نوع من أنواع الملفات برسالة بريد إلكتروني، بما في ذلك المستندات والصور والموسيقى. حيث يسمى الملف الذي يتم إرساله في رسالة البريد الإلكتروني باسم مرفق.

  • إرسال رسائل إلى مجموعات من الناس. يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى عديد من الأشخاص في وقت واحد. ويمكن أيضًا للمستلمين الرد على المجموعة بالكامل والسماح بالمناقشات الجماعية.

  • إعادة توجيه الرسائل. عندما تستلم رسالة بريد إلكتروني، فيمكنك إعادة توجيهها إلى الآخرين بدون إعادة كتابتها.

ومن بين ميزات البريد الإلكتروني مقارنةً بالهاتف أو بالبريد العادي هو أنه وسيلة مريحة. حيث يمكنك إرسال رسالة في أي وقت من النهار أو الليل. في حالة عدم وجود المستلمين أمام أجهزة الكمبيوتر أو كانوا غير متصلين (متصلين بإنترنت) أثناء إرسالك للرسالة، فسيجدون تلك الرسالة في انتظارهم في المرة التالية التي يتفقدون فيها بريدهم الإلكتروني. أما إذا كانوا متصلين بإنترنت، فقد تتلقى رداً منهم خلال دقائق.

يتميز البريد الإلكتروني أيضاً بأنه مجاني. على خلاف إرسال الخطابات العادية، فإنك لا تحتاج إلى شراء طابع أو دفع رسم، بغض النظر عن المكان الذي يتواجد فيه المستلم. وتقتصر التكاليف التي تدفعها على تكاليف الاتصال بإنترنت أو برنامج بريد إلكتروني محدد.

ما الذي أحتاجه قبل استخدام البريد الإلكتروني؟

لاستخدام البريد الإلكتروني، يلزم توفر ثلاثة أشياء:

  • اتصال بإنترنت. لتوصيل الكمبيوتر بإنترنت، ينبغي التسجيل أولاً لدى موفر خدمة إنترنت (ISP). يتيح لك ISP إمكانية الاتصال بإنترنت، ويكون هذا الاتصال عادة مقابل رسم شهري. كما أنك تحتاج أيضاً إلى توصيل مودم. راجع ما هي متطلبات الاتصال بإنترنت؟

  • برنامج للبريد الإلكتروني أو خدمة بريد إلكتروني مستندة إلى ويب. كما يمكنك تنزيل برامج البريد إلكتروني أو شراؤها من Microsoft أو أي موفر آخر. غالباً ما تتضمن برامج البريد الإلكتروني ميزات أكثر وتكون أسرع في البحث من معظم خدمات البريد الإلكتروني المستندة إلى ويب. قبل إعداد أي برنامج بريد إلكتروني، ستحتاج للحصول على بعض المعلومات من ISP لديك: عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور وأسماء خوادم البريد الإلكتروني الوارد والصادر وبعض التفاصيل الأخرى.

    إذا لم تكن ترغب في تنزيل أي من برامج البريد الإلكتروني أو شرائها، فيمكنك بدلا من ذلك أن تقوم بالتسجيل لدى إحدى خدمات البريد الإلكتروني المجانية المستندة إلى ويب، مثل Gmail Windows Live وHotmail أو Yahoo! البريد. تمكنك تلك الخدمات من تفقد بريدك الإلكتروني باستخدام مستعرض ويب باستخدام أي كمبيوتر متصل بإنترنت - حتى ولو كان كمبيوتر خاص بشخص آخر أو في مكان عام مثل المكتبات.

  • عنوان بريد إلكتروني. يمكنك الحصول على عنوان بريد إلكتروني من خلال ISP أو خدمة البريد الإلكتروني المستندة إلى ويب أثناء التسجيل. يتألف عنوان البريد الإلكتروني من اسم المستخدم (اسم مستعار تختاره وليس بالضرورة أن يكون اسمك الحقيقي) والعلامة @ واسم ISP أو موفر البريد الإلكتروني المستند إلى ويب، على سبيل المثال someone@example.com.

إنشاء رسائل بريد إلكتروني وإرسالها

صورة لنموذج رسالة بريد إلكتروني
رسالة بريد إلكتروني بسيطة

فيما يلي توضيح لكيفية ملء نافذة الرسالة في معظم برامج البريد الإلكتروني. قد تختلف تلك الخطوات، وفقاً لبرنامج البريد الإلكتروني أو الخدمة المستندة إلى الويب التي تقوم باستخدامها:

  1. في المربع إلى، اكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص بمستلم واحد على الأقل. إذا كنت ترسل الرسالة إلى عدة مستلمين، فاكتب فاصلة منقوطة (;) بين عناوين البريد الإلكتروني.

    في المربع نسخة يمكنك كتابة عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بأي مستلمين ثانويين - وهم الأشخاص الذين يجب إعلامهم بالرسالة، دون أن يكونوا مطالبين باتخاذ أي إجراء. وسيتلقى هؤلاء نسخة من نفس الرسالة مثل الأشخاص الموجودين في المربع إلى. في حالة عدم وجود مستلمين فرعيين، اترك هذا المربع خاليًا. بعض برامج البريد الإلكتروني أيضاً لديها حقل مخفية، والذي يتيح لك إرسال رسالة إلى أشخاص مع إخفاء أسماءهم وعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم عن المستلمين الآخرين.

  2. في المربع الموضوع، اكتب عنوانًا للرسالة.

  3. في المساحة الفارغة الكبيرة، اكتب الرسالة.

    لإرفاق ملف بالرسالة، انقر فوق الزر إرفاق ملفصورة للزر 'إرفاق ملف في الرسالة' على شريط الأدوات (الموجود أسفل شريط القوائم مباشرة). استعرض إلى هذا الملف، وحدده، ثم انقر فوق فتح. يظهر هذا الملف الآن في المربع إرفاق الموجود في رأس الرسالة.
صورة لملف مرفق برسالة بريد إلكتروني
ملف مرفق مع رسالة بريد إلكتروني

تمت العملية! لإرسال الرسالة، انقر فوق الزر إرسال. حيث يتم إرسال الرسالة سريعاً عبر إنترنت حتى تصل إلى المستلمين.

ملاحظة

  • لتغيير نمط النص، أو حجمه أو لونه أو الخط الخاص به، حدد النص، ثم انقر فوق أحد الأزرار أو عناصر القائمة التي تسمح لك بتغيير تنسيق النص.

قراءة رسائل البريد الإلكتروني

تحتوي معظم برامج البريد الإلكتروني وخدمات البريد الإلكتروني المستندة إلى ويب على علبة وارد حيث يمكنك قراءة الرسائل التي تلقيتها. قد تحتاج إلى النقر فوق زر يسمى إرسال/ تلقي، أو زر مماثل، لتتلقى الرسائل الجديدة. لمشاهدة قائمة رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها، انقر فوق علبة الوارد في قائمة المجلدات الموجودة في برنامج البريد الإلكتروني. يجب أن تظهر رسائل البريد الإلكتروني في قائمة الرسائل. تعرض القائمة عادةً اسم مرسل البريد وموضوعه ووقت تلقيه.

لقراءة إحدى الرسائل، انقر فوقها في قائمة الرسائل. قد تظهر محتويات الرسالة أسفل قائمة الرسائل في جزء المعاينة. إذا كان الوضع كذلك، يمكنك أيضاً النقر نقراً مزدوجاً داخل قائمة الرسائل، لفتح الرسالة وقراءتها في نافذة منفصلة.

صورة لبرنامج بريد إلكتروني تظهر قائمة المجلدات وقائمة الرسائل وجزء المعاينة
انقر فوق علبة الوارد لترى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

للرد على إحدى الرسائل، انقر فوق زر الرد.

آداب التعامل أثناء استخدام البريد الإلكتروني

كما هو الحال في المحادثات الهاتفية والمحادثات المباشرة، توجد قواعد سلوكية ضمنية معينة تتعلق بالاتصال من خلال البريد الإلكتروني. ويشار إلى هذه القواعد باعتبارها آداب استخدام البريد الإلكتروني أو آداب التعامل على إنترنت (ويمثل المصطلح الإنجليزي مزيج من المصطلحين إنترنت وآداب). للتمتع باتصال فعال، اتبع هذه الإرشادات:

  • كن حذرًا فيما يتعلق بالدعابة والعاطفة. كما أن البريد الإلكتروني لا ينقل المشاعر بشكل جيد، ولذلك فقد لا يفهم المستلم نبرة الصوت التي تقصدها. لذلك، فإن الدعابة الساخرة تنطوي على قدر من الخطورة، وذلك، نظرًا لأن المستلم قد يترجمه حرفيًا ويفهمها على أنها إهانة. لتوصيل المشاعر، فكر في استخدام رموز المشاعر (راجع "استخدام رموز المشاعر" في هذه المقالة).

  • فكر قبل إرسال الرسالة. تتميز عملية كتابة رسالة البريد الإلكتروني وإرسالها بالسرعة والسهولة وتكون في بعض الأحيان غايةً في السهولة. تأكد من أنك قد راجعت الرسالة أولاً، وتجنب الكتابة وأنت غاضب.

  • استخدم سطر موضوع واضح ومختصر. لخص محتويات الرسالة في كلمات قليلة. يمكن للأشخاص الذين يتلقون عدداً كبيراً من رسائل البريد الإلكتروني الاعتماد على موضوع الرسالة لترتيب الرسائل حسب أولوياتها.

  • أبق الرسائل قصيرة. على الرغم من أن رسالة البريد الإلكتروني يمكن أن تُكتب بأطوال مختلفة، إلا أن البريد الإلكتروني مصمم للاتصال السريع. حيث لا يتوفر لدى كثير من الناس الوقت أو الصبر لقراءة أكثر من عدة فقرات قليلة.

  • تجنب الكتابة بالأحرف الكبيرة (بالنسبة للغة الإنجليزية). يعتبر العديد من الأشخاص أن الجمل المكتوبة بالكامل بأحرف كبيرة تكون صراخاً، وقد يجدونها مزعجة أو مهينة.

  • كن حذرًا فيما يتعلق بالمعلومات الحساسة أو السرية. يمكن لأي مستلم إعادة توجيه رسالتك إلى آخرين سواء بقصد أو دون قصد.

بالإضافة إلى ذلك، تجنب الأخطاء الإملائية وأخطاء القواعد النحوية في المراسلات الرسمية والعملية. حيث إن رسائل البريد الإلكتروني التي تستخدم لغة غير جيدة تنقل عنك صورة غير لائقة. راجع الرسائل قبل إرسالها، وإذا كان برنامج البريد الإلكتروني لديك مزوداً بمدقق إملائي، فاستخدمه.

استخدام الرموز

نظراً لأنه يكون من الصعب غالباً نقل المشاعر أو النوايا أو النبرة من خلال النص فقط، فقد اخترع مستخدمو إنترنت الأوائل رموز المشاعر (المصطلح الإنجليزي مزيج من المصطلحين المشاعر والرموز) - وهي عبارة عن تسلسلات من أحرف لوحة المفاتيح ترمز إلى تعبيرات الوجه. على سبيل المثال، :) يبدو هذا الرمز مثل الوجه المبتسم عند النظر إليه من الجوانب. فيما يلي بعض أمثلة الرموز.

الرمز المعنى
الرمز

:) أو :-)

المعنى

ابتسامة أو سعادة أو مزحة

الرمز

:( أو :-(

المعنى

عبوس أو حزن

الرمز

;-)

المعنى

غمز

الرمز

:-|

المعنى

غير مبال أو ممتعض

الرمز

:-o

المعنى

مندهش أو مهتم

الرمز

:-x

المعنى

عدم قول أي شيء

الرمز

:-p

المعنى

إخراج اللسان إلى الخارج (عادًة في مواقف السخرية)

الرمز

:-D‎

المعنى

الضحك

التعامل مع البريد الإلكتروني غير الهام

مثلما تتلقى إعلانات ونشرات إعلانية وكتالوجات غير مرغوب فيها بالبريد العادي، من المحتمل أن تتلقى بريد إلكتروني غير هام (يطلق عليه غالباً اسم البريد العشوائي) في علبة الوارد. قد يتضمن البريد إلكتروني غير الهام إعلانات أو مخططات احتيالية أو إباحية أو عروض قانونية. نظراً لرخص عملية إرسال رسائل البريد الإلكتروني غير الهام بالنسبة لمسئولي التسويق، فإنه من الأمور الشائعة بالنسبة لكثير من الأشخاص تلقي عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني غير الهامة.

تتضمن العديد من برامج البريد الإلكتروني وخدمات البريد الإلكتروني المستندة إلى ويب عامل تصفية للبريد الإلكتروني غير الهام، والذي يعرف أيضاً بعامل تصفية البريد العشوائي. يقوم عامل التصفية هذا بتحليل محتويات الرسائل المرسلة إليك ونقل الرسائل المريبة إلى مجلد خاص للبريد الإلكتروني غير الهام، حيث يمكنك عرض تلك الرسائل أو حذفها في أي وقت. في حالة تخطي إحدى رسائل البريد إلكتروني غير الهام لعامل التصفية في علبة الوارد، تتيح لك العديد من برامج البريد الإلكتروني تحديد نقل أي رسائل مستقبلية من هذا المرسل إلى مجلد البريد الإلكتروني غير الهام بشكل تلقائي.

للمساعدة في منع البريد الإلكتروني غير الهام:

  • كن حذراً عند إعطاء عنوان بريدك الإلكتروني. تجنب نشر عنوان بريدك الإلكتروني الحقيقي على مجموعات الأخبار، أو مواقع ويب أو في مناطق عامة أخرى على إنترنت.

  • قبل إعطاء عنوان بريدك الإلكتروني لموقع ويب، تحقق من بيان خصوصية الموقع للتأكد من أنه لا يسمح بالكشف عن عنوان البريد الإلكتروني لشركات أخرى.

  • لا ترد على أي رسالة بريد إلكتروني غير هام على الإطلاق. سيعرف المرسل أن عنوان البريد الإلكتروني صحيح وقد يبيعه إلى شركات أخرى. وقد تتلقى المزيد من رسائل البريد الإلكتروني غير الهام.



هل تحتاج إلى مزيد من التعليمات؟