Zvládněte více úkolů díky systému Office 2010 a Windows 7

Nejdůležitější aplikací je pro mě Word. Připnula jsem si ikonu aplikace Word na hlavní panel ve Windows 7, abych jej měla vždy po ruce. Úžasné je, že již nemusím procházet složky se soubory a hledat poslední dokument, se kterým jsem pracovala. Místo toho kliknu pravým tlačítkem na ikonu aplikace Word, a zobrazí se 10 posledních otevřených dokumentů. Pomocí těchto Seznamů odkazů mohu libovolný nedávno otevřený dokument otevřít znovu pouze dvěma kliknutími: Klikněte pravým tlačítkem na ikonu a poté klikněte na dokument. Zobrazí se Seznamy odkazů všech aplikací Office a další často používané položky – například webové stránky, skladby a fotografie.

Seznamy odkazů také usnadňují odeslání dokumentu e-mailem. Není nutné procházet složky a hledat správný soubor přílohy pro zprávu aplikace Outlook. Místo toho prostě vytvořím zprávu a kliknutím pravým tlačítkem na ikonu aplikace Word zobrazím Seznam odkazů. Odtud jen přetáhnu dokument do mé zprávy. To je vše!

Jako mnoho jiných autorů, i já ráda práci odkládám. V aplikaci Outlook si mohu naplánovat čas práce na určitém projektu. Podstatným vylepšením je však to, že nyní mohu do kalendáře přetáhnout samotný dokument. Nejen že jsem upozorněna, kdy jsem si naplánovala práci, ale zobrazí se také dokument, se kterým chci pracovat. Už žádné výmluvy!

Obvykle mám otevřených několik dokumentů zároveň, což bylo vždy matoucí, když jsem mezi nimi přepínala, abych si ověřila informace, nebo mezi nimi kopírovala. Náhledy miniatur mou práci velmi zjednodušily. Nyní stačí, abych nad ikonu aplikace Word na hlavním panelu umístila ukazatel myši, a zobrazí se náhled miniatury každého otevřeného dokumentu. Když umístím ukazatel na miniaturu dokumentu, který chci vidět, zobrazí se v plné velikosti a vše ostatní zmizí, takže dokument není ničím překryt.

Také vám dělá problém najít správnou velikost oken a zarovnat je vedle sebe? Funkce Přichytit to za vás udělá automaticky. Přetáhněte jedno okno k okraji obrazovky a druhé okno k protějšímu okraji obrazovky. Nebo použijte klávesovou zkratku: Když jste v dokumentu, stiskněte na klávesnici tlačítko s logem Windows a pravou nebo levou šipku – dokument se přichytí k okraji. Přejděte do druhého dokumentu a opakujte stejný postup. Myslím, že je to úžasná věc.

Při mé práci se někdy musím připojit do sítě klienta nebo pracovat v jejich kanceláři. Windows 7 usnadňuje správu detailů, takže nemusím ztrácet čas změnami nastavení podle toho, kde jsem. Funkce Connect Now mi například umožní nastavit nové připojení. Stačí to provést jen jednou – když je zjištěno bezdrátové připojení, budete připojeni automaticky. Nemusím se také starat o tisk dokumentů ve správné tiskárně, protože funkce tisk podle umístění si pamatuje, jakou tiskárnu používám doma a jakou u jednotlivých klientů. Takže když přecházím z místa na místo, Windows mě automaticky připojí k tiskárně, kterou potřebuji. Kliknutím na ikonu připojení na hlavním panelu navíc mohu snadno zjistit, do které sítě jsem právě připojena.

Nestává se často, abych jako autor přednášela před publikem. Ale v těch vzácných příležitostech, kdy musím předvést prezentaci, je nastavení tak rychlé, že ani nemám čas na trému. Spánek a obnovení je velmi rychlé. Otevřu svůj přenosný počítač a hned jsem tam, kde chci. Dokonce i má připojení se automaticky nastaví. Když je vše hotovo, prostě zavřu víko. A je to.

Windows 7 také usnadňuje prezentace tím, že nemusím hledat všemožná nastavení. Centrum nastavení mobilních zařízení ve Windows zajistí, že počítač během prezentace nepřejde do režimu spánku nebo nezobrazí oznámení. Po otevření uvidíte všechna nastavení, která byste mohli potřebovat. Nejprve na dlaždici Nastavení prezentace* kliknu na možnost Zapnout. Potom připojím projektor a na dlaždici Externí displej kliknu na možnost Připojit monitor. Nastavení displeje se tím změní. To je vše! Projektor je připojen.

*Měnit nastavení prezentace je možné pouze v systémech Windows 7 Professional nebo Windows 7 Ultimate.

Když mluvíme o prezentacích, funkce Vysílat prezentaci umožňuje vysílat prezentace na Internetu. Například když předvádíte prezentaci v aplikaci PowerPoint 2010, ale posluchači nejsou v jedné místnosti. Postup je následující: Na kartě Prezentace ve skupině Spustit prezentaci klikněte na možnost Vysílat prezentaci. Vytvoříte tím odkaz, který můžete prostřednictvím e-mailu nebo rychlé zprávy odeslat posluchačům. Když jste připraveni, zavolejte jim nebo spusťte konferenční hovor. Posluchači pouze kliknou na odkaz a uvidí vše, jako by byli osobně přítomni.

Zálohování a obnovení v systému Windows 7 je velmi jednoduché, protože ho stačí jednou nastavit a pak už se o něho nemusíte starat. Nastavila jsem zálohování svého počítače jednou týdně na externí disk. Když navíc pracuji v kanceláři klienta, mohu některé soubory zálohovat v jejich síti. Každý tak má svou zálohu a není třeba nic hledat.

Když mluvíme o zálohování, existuje skvělý způsob zálohování dokumentů přímo v Office. Mnohokrát mě to zachránilo v případě, že jsem pracovala příliš rychle a provedla v dokumentu změny, které jsem pak zapomněla uložit, nebo když jsem provedla příliš mnoho změn a chtěla se vrátit k dřívější verzi dokumentu. Funkce Automatické ukládání a Automatické obnovení umožňují určit, jak často se má dokument automaticky ukládat, přístup k dřívějším verzím souboru a někdy dokonce obnovit dokument, který nebyl vůbec uložen. Další informace o automatickém ukládání a obnovení souborů systému Office.

Není na škodu mít více než jednu zálohu. Před několika lety mi ukradli přenosný počítač s rozepsaným románem, na kterém jsem pracovala tři roky. Když jsem se pokusila o obnovu, soubor byl poškozen. Plakala jsem několik dní. Nyní ukládám další kopie mých důležitých souborů do úložiště SkyDrive.

Velmi užitečné je to, že mohu do svého účtu SkyDrive ukládat soubory přímo z aplikace Word nebo z libovolné aplikace systému Office 2010. Postupujte následovně: Klikněte na kartu Soubor, klikněte na možnost Uložit a odeslat a pak klikněte na položku Uložit na web. Zadejte e-mailovou adresu a heslo svého účtu Microsoft. Je to také snadný a rychlý způsob sdílení souborů s ostatními uživateli. Je to velmi užitečné, když pracuji s velmi velkými dokumenty, které se nehodí posílat e-mailem. S webovými verzemi těchto programů mohu s těmito dokumenty pracovat dokonce i na počítačích, ve kterých není nainstalován systém Office.

Zia Munshiová je publicistka a textařka na volné noze, která píše články pro celou řadu publikací a společností, včetně společnosti Microsoft a webu MSN. Obzvlášť ráda píše o technologiích, protože jí to poskytuje výmluvu, proč by si měla kupovat nejnovější technické hračky a software. Žije v Seattlu se svým manželem a psem.