Díky Office 2010 a Windows 7 toho zvládnete víc

Práce z domova se od práce v kanceláři moc neliší, jenom se kolem nemotá tolik lidí. Hlavní je mít ty správné nástroje. Takže není žádným překvapením, že jsem s Windows 7 a Office 2010 opravdu spokojená. Články za mě sice nenapíšou, ale pomůžou mi se vším ostatním. Chcete vidět jak? Pojďme se podívat.

Rychlý přístup k aplikacím Office 2010

Hlavní panel Windows 7, na kterém se zobrazuje seznam odkazů pro Microsoft Excel

Nejdůležitější aplikací je pro mě Word. Připnula jsem si ikonu Wordu na hlavní panel Windows 7, abych ho měla pořád po ruce. Úžasné je, že už nemusím procházet složky se soubory a hledat poslední dokumenty, na kterých jsem pracovala. Místo toho kliknu pravým tlačítkem na ikonu Wordu a zobrazím tak 10 naposledy otevřených dokumentů. Díky těmto seznamům odkazů můžu otevřít na dvě kliknutí jakýkoli nedávný dokument: pravým tlačítkem kliknu na ikonu a pak kliknu na dokument. Seznamy odkazů se zobrazují ve všech aplikacích Office, stejně jako u jiných často otevíraných položek, jako jsou weby, písničky a fotky.

Vytvoření příloh e-mailů ze seznamů odkazů

Vytvoření přílohy e-mailu ze seznamu odkazů

Seznamy odkazů taky usnadňují odeslání dokumentů e-mailem. Místo toho, abych hledala správný soubor, který mám přiložit ke zprávě Outlooku, jednoduše vytvořím zprávu a kliknutím pravým tlačítkem na ikonu Wordu zobrazím seznam odkazů. Odtud jenom přetáhnu dokument do své zprávy. A je to!

Lepší organizace času s Outlookem

Přidání dokumentu do kalendáře Outlooku

Jako mnoho jiných autorů i já ráda práci odkládám. V Outlooku si samozřejmě můžu naplánovat, kdy mám na něčem pracovat. Teď to ale můžu ještě vylepšit a přetáhnout do kalendáře samotný dokument. Pak se mi zobrazí nejenom připomenutí, kdy jsem si naplánovala nějakou práci, ale zároveň i dokument, na kterém potřebuji pracovat. Už žádné výmluvy!

Úspora času s miniaturními náhledy

Miniaturní náhledy dokumentů Wordu

Většinou mám otevřených několik dokumentů najednou, což vždycky vedlo ke zmatku, když jsem mezi nimi přepínala, abych si ověřila informace nebo mezi nimi kopírovala. Miniaturní náhledy mi práci hodně zefektivnily. Teď stačí, abych na ikonu Wordu na hlavním panelu najela myší, a zobrazí se miniaturní náhled každého otevřeného dokumentu. Když myší ukážu na miniaturní náhled dokumentu, který chci vidět, zobrazí se v plné velikosti a všechno ostatní zmizí, takže dokument není ničím překrytý.

Zobrazení oken vedle sebe pomocí přichycení

Zobrazení dvou oken vedle sebe pomocí přichycení

Taky vás rozčiluje, jak dlouho trvá, než se vám povede změnit velikost dvou oken tak, aby byla pěkně vedle sebe? Přichycení to za vás udělá automaticky. Jednoduše přetáhněte jedno okno k jednomu okraji obrazovky a druhé okno k protějšímu okraji obrazovky. Nebo využijte klávesovou zkratku: když jste v nějakém dokumentu, stisknutím tlačítka s logem Windows a šipky vpravo nebo vlevo přichytíte dokument k jednomu okraji. Přejděte do druhého dokumentu a udělejte to stejné. Myslím, že je to úžasná věc.

Rychlejší nastavení, víc času na práci

Síťová připojení ve Windows 7

Při práci se někdy musím připojit do sítě klienta nebo pracovat v jejich kanceláři. Systém Windows 7 se postará o všechny detaily, takže nemusím ztrácet čas změnami nastavení podle toho, kde právě jsem. Funkce Connect Now mě například provede nastavením nového připojení. Stačí to udělat jenom jednou – když se zjistí bezdrátové připojení, připojíte se automaticky. Už taky nemusím mít strach, že dokumenty vytisknu na nesprávné tiskárně, protože tisk podle umístění si pamatuje, jakou tiskárnu používám doma a jakou u jednotlivých klientů. Když tedy přecházím z místa na místo, připojí mě systém Windows automaticky k tiskárně, kterou potřebuji. A nejlepší na tom je, že kliknutím na ikonu připojení na hlavním panelu jednoduše ověřím, ke které síti jsem právě připojená.

Snadné prezentace

Centrum nastavení mobilních zařízení Windows

Nestává se často, abych jako autorka přednášela před publikem. Ve vzácných případech, kdy musím předvést prezentaci, je nastavení tak rychlé, že ani nemám čas na trému. Uspání a obnovení je opravdu rychlé. Otevřu svůj přenosný počítač a hned jsem tam, kde chci. Dokonce i má připojení se nastaví automaticky. Když mám hotovo, prostě zavřu víko. A je to.

Windows 7 taky usnadňuje prezentace tím, že nemusím hledat všemožná nastavení. Centrum nastavení mobilních zařízení Windows zajistí, že se počítač během prezentace neuspí nebo nezobrazí oznámení. Po otevření uvidíte všechna nastavení, která byste mohli potřebovat. Jak první kliknu na dlaždici Nastavení prezentace* na možnost Zapnout. Pak připojím projektor a na dlaždici Externí displej kliknu na možnost Připojit monitor, abych změnila nastavení displeje. A je to! Projektor je připojený.

*Nastavení prezentace se dá změnit jenom ve Windows 7 Professional nebo Windows 7 Ultimate.

Vysílání prezentací přes Internet

Vysílání powerpointové prezentace přes Internet

Když mluvíme o prezentacích, funkce Vysílat prezentaci umožňuje vysílat prezentace přes Internet. Třeba když předvádíte prezentaci v PowerPointu 2010, ale posluchači nejsou v jedné místnosti. Na kartě Prezentace ve skupině Spustit prezentaci klikněte na Vysílat prezentaci. Vytvoříte tím odkaz, který můžete prostřednictvím e-mailu nebo rychlé zprávy odeslat posluchačům. Až budete připravení, zavolejte jim nebo sestavte konferenční hovor. Posluchačům stačí kliknout na odkaz a uvidí všechno, jako by se osobně účastnili.

Zálohování, které nezdržuje

Nastavení zálohování ve Windows 7

Zálohování a obnovení ve Windows 7 je jednoduché, protože ho stačí nastavit a pak už se o něj nemusíte starat. Nastavila jsem zálohování svého počítače jednou týdně na externí disk. Když navíc pracuji v kanceláři klienta, můžu si některé soubory zálohovat v jejich síti. Každý tak má svou zálohu a není třeba nic hledat.

Když už je řeč o zálohování, dokumenty se dají skvěle zálohovat přímo v Office. Mockrát mě to zachránilo v případě, že jsem pracovala příliš rychle a udělala v dokumentu změny, které jsem pak zapomněla uložit, nebo když jsem udělala moc změn a chtěla se vrátit k dřívějšímu konceptu. Pomocí funkcí Automatické ukládání a Automatické obnovení můžete určit, jak často se má dokument automaticky ukládat, zpřístupnit dřívější verze souboru a někdy dokonce obnovit dokument, který nebyl vůbec uložený. Přečtěte si další informace o automatickém ukládání a obnovení souborů Office.

Ukládání na Microsoft OneDrive

Nikdy není na škodu mít víc než jednu zálohu. Před několika lety mi ukradli přenosný počítač s rozepsaným románem, na kterém jsem pracovala tři roky. Když jsem zkusila obnovit zálohu, byl soubor poškozený. Plakala jsem několik dní. Teď si další kopie svých opravdu důležitých souborů ukládám na OneDrive.

Skvělé je, že na OneDrive můžu ukládat soubory rovnou z Wordu nebo z libovolné aplikace Office 2010. Tady je postup: Klikněte na kartu Soubor, klikněte na Uložit a odeslat a pak klikněte na Uložit na web. Pak zadejte e-mailovou adresu a heslo svého účtu Microsoft. Je to taky snadný a rychlý způsob sdílení souborů s jinými uživateli. Zvlášť to ocením, když pracuji s opravdu velkými dokumenty, které se nevejdou do schránky klientů. A s webovými verzemi těchto aplikací můžu na svých dokumentech pracovat dokonce i na počítačích, na kterých není nainstalovaný Office.

O autorce

Zia Munshiová je publicistka a textařka na volné noze, která píše pro celou řadu publikací a společností, mezi které patří Microsoft a MSN. Obzvlášť ráda píše o technologiích, protože jí to poskytuje výmluvu, proč by si měla kupovat nejnovější technické hračky a software. Žije v Seattlu se svým manželem a psem.