Samarbejde overalt ved hjælp af Windows Mødeforum

Lad os antage, at du og fire af dine kollegaer skal rejse til Bornholm for at deltage i en konference, hvor I skal aflevere en præsentation for firmaets øverste ledelse. Mens I venter i lufthavnen, vil I alle gerne samarbejde om diasene til præsentationen.

Alle har ideer og input, de gerne vil tilføje. Det er upraktisk, hvis de alle skal læne sig hen over din skulder, men I kan bruge Windows Mødeforum til at oprette en samarbejdssession. Alle kan se og ændre diasene på deres bærbare computer, og alle har den seneste kopi af alle diasene. Når I er færdig med redigeringen af diasene, kan I afvikle en prøvekørsel af præsentationen i Windows Mødeforum. Med al den tid, I har sparet, vil I kunne slappe mere af, når I når frem!

Komme i gang

I skal bruge et netværk for at kunne oprette en samarbejdssession (eller et møde). Har I ikke et netværk? Det er intet problem. Hvis der ikke findes et netværk, opretter Windows Mødeforum automatisk et ad ad hoc-netværk—et midlertidigt netværk til brug under mødet. I kan samarbejde overalt—selv på stranden (hvis ikke lyset er for skarpt til den bærbare computers skærm).

Vigtige forberedelser:

  • Sørg for, at alle bærbare computere har netværksforbindelse eller trådløse netværkskort.

  • Hvis en af de bærbare computere har forbindelse til et domæne, skal I starte mødet på denne computer. Er du usikker på, om den bærbare computer har forbindelse til et domæne? Følg disse trin:

    1. Åbn System ved at klikke på knappen StartBillede af knappen Start, klikke på Kontrolpanel, klikke på System og vedligeholdelse og derefter klikke på System.

    2. Under Indstillinger for computernavn, domæne og arbejdsgruppe kan du enten se "Arbejdsgruppe" eller "Domæne" efterfulgt af navnet.

Sådan oprettes et møde

  1. Åbn Windows Mødeforum ved at klikke på knappen StartBillede af knappen Start, klikke på Alle programmer og derefter klikke på Windows Mødeforum.

    Hvis det er første gang, du åbner Windows Mødeforum, bliver du bedt om at slå nogle tjenester til og logge på Lokale samarbejdspartnere. Administratortilladelse er nødvendig Hvis du bliver bedt om at angive en administratoradgangskode eller bekræftelse, skal du indtaste adgangskode eller bekræftelse. Du kan finde flere oplysninger under Lokale samarbejdspartnere: ofte stillede spørgsmål.

  2. Klik på Start et nyt møde, skriv et navn og en adgangskode til mødet, og klik derefter på den grønne pil Billede af pileknappen.
  3. Hvis I ikke har et netværk, skal du på åbningsskærmen, når du har klikket på Start et nyt møde, klikke på Indstillinger og derefter markere afkrydsningsfeltet Opret et privat trådløst ad hoc-netværk.

  4. Hvis du vil ændre mødets synlighed eller netværksindstillinger, skal du klikke på Indstillinger.

Billede af vinduet Windows Mødeforum
Start et møde ved at skrive et mødenavn og en adgangskode

Nu er mødet oprettet. Derefter skal alle andre deltage i mødet, så I kan starte samarbejdet omkring præsentationen.

Deltage i et møde

For at kunne deltage i det oprettede møde skal alle dine kollegaer kende mødets navn og adgangskode. Sådan deltages i et møde:

  1. Åbn Windows Mødeforum ved at klikke på knappen StartBillede af knappen Start, klikke på Alle programmer og derefter klikke på Windows Mødeforum.

  2. Klik på Deltag i et lokalt møde, vælg det ønskede møde, skriv adgangskoden til mødet, og klik derefter på den grønne pil   Billede af pileknappen. Hvis ikke alle dine kollegaer er på samme sted, kan du invitere dem til mødet ved at klikke på Inviter deltagere i vinduet Windows Mødeforum.
Billede af det skærmbillede, hvor du deltager i et møde
Deltag i et møde ved at vælge det på listen over møder

Nu, hvor alle deltager i mødet, følger en beskrivelse af nogle af de funktioner, I kan benytte til at samarbejde omkring præsentationen.

Vigtigste funktioner

Start arbejdet med præsentationen ved at trække den til området Uddelingskopier i nederste højre hjørne af vinduet Windows Mødeforum. Alle på mødet kan redigere og gemme den, så alle modtager en opdateret kopi af den. Det er en praktisk måde at samarbejde omkring et dokument eller en præsentation på uden at blive forvirret over, hvilke ændringer der er de seneste.

Billede af området Uddelingskopier
Del et dokument med andre ved at trække det til området Uddelingskopier

Har du brug for en privat samtale med en anden under mødet? Du kan sende en hurtig privat note. Højreklik på personens navn under Deltagere, og klik derefter på Send en note. Skriv en tekstnote, og klik på Send. Klik på Håndskrift, hvis du vil sende en skitse, og klik derefter på Send.

Billede af vinduet Send en note
Det er nemt at sende en hurtig note til en anden

Når I har foretaget alle de ønskede ændringer, er det tid til at afprøve præsentationen. Klik på Del et program eller dit skrivebord i vinduet Windows Mødeforum. De andre deltagere i mødet kan nu se dit skrivebord. Klik på Søg efter en fil, der skal åbnes og deles, og vælg derefter præsentationen.

Billede af det vindue, hvor du kan vælge noget, som skal deles med andre, eller søge efter en fil
Vælg noget at dele, eller søg efter en fil

Præsentationen åbnes i et nyt vindue med en menulinje øverst på skærmen.

Billede af menulinjen øverst i skærmbilledet.
Brug menulinjen øverst på skærmen til at vælge flere indstillinger

På menulinjen findes flere indstillinger som f.eks. en forbindelse til en netværksprojektor, hvis en sådan er tilgængelig, eller pause i delingssessionen. Hvis I f.eks. øver på præsentationen, og det er en andens tur til at tale, skal du klikke på Videregiv styring for at videregive styringen af præsentationen til den pågældende person. Når du videregiver styringen til en anden, har den anden person kontrol over præsentationen og kan navigere gennem diasene. Hvis den anden person bruger for lang tid, kan du tage styringen tilbage. (Det kan ellers være svært i mange sammenhænge!)

Billede af funktionen Videregiv styring
Klik på Videregiv styring for at placere en anden i førersædet

Afslutte samarbejdet

Før I ved af det, er arbejdet gjort. Når alle ændringer er foretaget, og alle er tilfreds med præsentationen, skal du blot gemme den og afslutte mødet. Nu kan I slappe af, når I kommer frem til destinationen! Sørg dog for at være frisk næste morgen til den store præsentation, der utvivlsomt vil være så god, at der bliver tale om lønforhøjelse og forfremmelse på stedet. Held og lykke!