E-mail (som betyder elektronisk post) er en hurtig og praktisk metode til at kommunikere med andre. Du kan bruge e-mail til følgende:

  • Sende og modtage meddelelser. Du kan sende en e-mail til enhver, der har en e-mail-adresse. Meddelelsen placeres i modtagerens indbakke i løbet af få sekunder eller minutter, uanset om modtageren er din nabo eller bor på den anden side af jordkloden. Du kan modtage e-mails fra enhver, der kender din e-mail-adresse, og derefter læse og besvare meddelelserne.

  • Sende og modtage filer. Ud over typiske tekstbaserede e-mails kan du også sende stort set enhver type fil i en e-mail, f.eks. dokumenter, billeder og musik. En fil, der sendes i en e-mail, kaldes en vedhæftet fil.

  • Sende meddelelser til grupper af personer. Du kan sende en e-mail til mange personer på én gang. Modtagerne kan sende svar til hele gruppen for at skabe gruppediskussioner.

  • Videresende meddelelser. Når du har modtaget en e-mail, kan du videresende den uden genindtastning.

E-mail har den fordel i forhold til telefonen eller almindelig post, at den er yderst praktisk. Du kan sende en meddelelse 24 timer i døgnet. Hvis modtagerne ikke sidder ved computeren eller ikke er online (har forbindelse til internettet), når du sender meddelelsen, ligger den og venter på dem, næste gang de logger på for at læse e-mails. Hvis de er online, får du måske svar på få minutter.

E-mail kræver heller ingen porto. I modsætning til et almindeligt brev, der kræver frimærke eller porto, kan du sende en e-mail gratis, uanset hvor modtageren bor. Du skal kun betale for internetforbindelsen eller for et særligt e-mail-program.

Hvad skal jeg have for at kunne bruge e-mail?

Før du kan bruge e-mail, skal du have følgende tre ting:

  • En internetforbindelse. Før du kan oprette forbindelse til internettet fra din computer, skal du have et abonnement hos en internetudbyder. En internetudbyder skaffer dig adgang til internettet, som regel for et månedligt gebyr. Du skal også have et modem. Se Hvad skal jeg bruge til at oprette forbindelse til internettet?

  • Et e-mail-program eller en webbaseret e-mail-tjeneste. Du kan hente eller købe e-mail-programmer fra Microsoft eller en anden udbyder. E-mail-programmer har ofte flere funktioner og er hurtigere at søge i end de fleste webbaserede e-mail-tjenester. Før du kan konfigurere en e-mail-konto, har du brug for følgende oplysninger fra internetudbyderen: sædvanligvis din e-mail-adresse, din adgangskode, navnene på de indgående og udgående e-mail-servere samt visse andre oplysninger.

    Hvis du ikke ønsker at hente eller købe et e-mail-program, kan du i stedet tilmelde dig en gratis webbaseret e-mail-tjeneste, f.eks. Gmail, Windows Live Hotmail eller Yahoo! Mail. Disse tjenester giver dig adgang til dine e-mails via en webbrowser fra en hvilken som helst computer, som har forbindelse til internettet, herunder computere, som tilhører andre, eller som er placeret på et offentligt sted, f.eks. et bibliotek.

  • En e-mail-adresse. Du får e-mail-adressen fra internetudbyderen eller den webbaserede e-mail-tjeneste, når du er tilmeldt. En e-mail-adresse består af et brugernavn (et kaldenavn, som du selv vælger, og som ikke behøver at være dit rigtige navn), et @-tegn og navnet på din internetudbyder eller webbaserede e-mail-udbyder, f.eks. brugernavn@udbyder.com.

Oprette og sende e-mails

Billede af et eksempel på en e-mail
Eksempel på en e-mail

Sådan udfyldes meddelelsesvinduet i de fleste e-mail-programmer: Trinene varierer muligvis, afhængigt af hvilket e-mail-program eller hvilken webbaseret tjeneste du bruger.

  1. Skriv e-mail-adressen på mindst én modtager i feltet Til. Hvis du skal sende meddelelsen til flere modtagere, skal du adskille e-mail-adresserne med semikolon (;).

    I feltet Cc kan du skrive e-mail-adresserne på eventuelle sekundære modtagere, dvs. personer, der bør kende til meddelelsen, men som ikke behøver at reagere på den. De modtager den samme meddelelse som personerne i feltet Til. Hvis der ikke er nogen sekundære modtagere, skal du lade boksen stå tom. Visse e-mail-programmer har også et Bcc-felt, som du kan bruge til at sende en meddelelse til udvalgte personer og samtidigt skjule personernes navne og e-mail-adresser for de øvrige modtagere.

  2. Skriv meddelelsens titel i boksen Emne.

  3. Skriv selve meddelelsen i det store tomme område.

    Hvis du vil vedhæfte en fil i meddelelsen, skal du klikke på knappen Vedhæft fil til meddelelseBillede af knappen Vedhæft fil til meddelelse på værktøjslinjen (lige under menulinjen). Find filen, marker den, og klik derefter på Åbn. Filen vises nu i boksen Vedhæft i meddelelsens brevhoved.
Billede af en fil, der er vedhæftet en e-mail
Fil, der er vedhæftet en e-mail

Så er du færdig! Send meddelelsen ved at klikke på knappen Send. Meddelelsen sendes til modtagerne via internettet.

Bemærk!

  • Hvis du vil ændre tekstens typografi, skrifttype, størrelse eller farve, skal du markere teksten og derefter klikke på en af knapperne eller på et af menupunkterne til formatering.

Læse e-mails

De fleste e-mail-programmer og webbaserede e-mail-tjenester har en indbakke, hvor du kan læse de meddelelser, du har modtaget. Du skal muligvis klikke på en knap med teksten Send/modtag eller tilsvarende for at modtage nye meddelelser. Du kan få vist en liste over de e-mails, du har modtaget, ved at klikke på Indbakke på listen Mapper i e-mail-programmet. Dine e-mails vises på meddelelseslisten. Listen indeholder typisk oplysninger om afsenderen, emnet og modtagelsestidspunktet.

Hvis du vil læse en meddelelse, skal du klikke på den på meddelelseslisten. Indholdet af meddelelsen vises muligvis under meddelelseslisten i indholdsruden. Hvis dette er tilfældet, skal du dobbeltklikke på meddelelsen for at læse den i et separat vindue.

Billede af et e-mail-program, hvor mappelisten, meddelelseslisten og indholdsruden er vist
Klik på Indbakke for at se dine e-mails

Hvis du vil besvare en meddelelse, skal du klikke på knappen Besvar.

E-mail-etikette

Ligesom for telefonsamtaler og personlige samtaler gælder der visse underforståede regler for passende e-mail-kommunikation. Disse regler omtales som e-mail-etikette eller netikette (en sammentrækning af "internet" og "etikette"). Hvis du vil opnå effektiv kommunikation, skal du følge disse retningslinjer:

  • Vær forsigtig med at bruge humor og følelsesladede udtryk. E-mails er ikke særligt velegnet til at udtrykke følelser, og der er derfor risiko for, at modtageren misforstår tonen i meddelelsen. Især sarkasme kan være risikabel, fordi modtageren kan tage den bogstavelig og blive fornærmet. Hvis du vil udtrykke følelser, kan du med fordel bruge humørikoner (se "Brug af humørikoner" nedenfor).

  • Tænk dig om, før du sender meddelelsen. Du kan hurtigt skrive og sende en e-mail, men pas, at det ikke går for hurtigt ind imellem. Sørg for, at du har gennemtænkt meddelelsen, og undgå at skrive meddelelser, når du er rasende.

  • Brug en klar og tydelig emnelinje. Opsummer indholdet af meddelelsen i nogle få velvalgte ord. Personer, der modtager store mængder e-mails, kan bruge emnet til at prioritere meddelelsen.

  • Gør meddelelserne korte. En e-mail kan have en vilkårlig længde, men e-mail er designet til hurtig kommunikation. De fleste personer har ikke tid eller tålmodighed til at læse mere end nogle få afsnit.

  • Undgå ENE STORE BOGSTAVER. Mange personer opfatter sætninger, der er skrevet med versaler, som "råberi" og bliver muligvis irriterede eller fornærmede.

  • Vær forsigtig med at sende følsomme eller fortrolige oplysninger. Enhver modtager kan enten bevidst eller utilsigtet videresende din meddelelse til andre.

I formel eller erhvervsmæssig kommunikation skal du desuden undgå stave- og grammatikfejl. En skødesløs e-mail signalerer en uprofessionel indstilling. Korrekturlæs meddelelserne, før du sender dem, og husk at køre stavekontrol, hvis denne funktion er tilgængelig i e-mail-programmet.

Brug af humørikoner

Det er ofte svært at udtrykke følelser, hensigter eller tone alene ved hjælp af tekst, og nogle af de første internetbrugere har derfor opfundet humørikoner (på engelsk "emoticons", som er en sammentrækning af "emotion" og "icons"). Humørikoner er ikoner, som oprettes via bestemte tastesekvenser på tastaturet, og som symboliserer forskellige ansigtsudtryk. F.eks. ligner :) et smilende ansigt i profil. Her er nogle eksempler på humørikoner.

Humørikon Betydning
Humørikon

:) eller :-)

Betydning

Smilende, glad eller ironisk ment

Humørikon

:( eller :-(

Betydning

Vred eller utilfreds

Humørikon

;-)

Betydning

Blinken

Humørikon

:-|

Betydning

Ligeglad eller usikker

Humørikon

:-o

Betydning

Overrasket eller bekymret

Humørikon

:-x

Betydning

Ingen kommentar

Humørikon

:-p

Betydning

Række tunge (som regel for sjov)

Humørikon

:-D

Betydning

Latter

Håndtere uønsket e-mail

Du vil sikkert modtage uønsket e-mail (ofte kaldet spam) i din Indbakke, på samme måde som du modtager reklamer, løbesedler og kataloger i din almindelige postkasse. Uønsket e-mail kan være annoncer, falske løfter, pornografi eller ulovlige tilbud. Uønsket e-mail er en meget billig form for markedsføring, og det er derfor ikke ualmindeligt, at brugere modtager store mængder uønskede e-mails.

Mange e-mail-programmer og webbaserede e-mail-tjenester indeholder et filter for uønsket e-mail, også kaldet et spam filter. Dette filter analyserer indholdet i de meddelelser, du modtager, og placerer mistænkelige meddelelser i en særlig mappe til uønsket post, hvor du til enhver tid kan få dem vist og slette dem. Hvis en uønsket e-mail alligevel skulle havne i din Indbakke, kan du i de fleste e-mail-programmer angive, at alle efterfølgende meddelelser fra den pågældende afsender automatisk skal flyttes til mappen med uønsket post.

Sådan undgår du at modtage uønsket e-mail:

  • Vær tilbageholdende med at give din e-mail-adresse til andre. Undgå at offentliggøre din rigtige e-mail-adresse i nyhedsgrupper, på websteder eller på andre offentligt tilgængelige steder på internettet.

  • Før du oplyser din e-mail-adresse til et websted, skal du læse webstedets erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger for at sikre dig, at webstedet ikke tillader videregivelse af din e-mail-adresse til andre firmaer.

  • Besvar aldrig en uønsket e-mail. Afsenderen vil derefter vide, at din e-mail-adresse er korrekt, og vil muligvis forsøge at sælge den til andre firmaer. Du vil derefter næppe kunne undgå at modtage endnu flere uønskede e-mails.



Har du brug for mere hjælp?