Få mere fra hånden med Office 2010 og Windows 7

For mig er Word vigtigst. Jeg har fastgjort Word-ikonet på proceslinjen i Windows 7, så jeg hurtigt kan åbne programmet. Men det, der er virkeligt godt, er, at jeg ikke længere behøver at kigge alle mine filmapper igennem for at finde de sidste dokumenter, jeg har arbejdet med. Jeg højreklikker i stedet på mit Word-ikon på proceslinjen, og så kan jeg se de sidste ti Word-dokumenter, jeg har åbnet. Disse jumplister betyder, at jeg kan åbne et af de seneste dokumenter med bare to klik: højreklikke på ikonet og klikke på dokumentet. Du kan finde jumplister til alle dine Office-programmer og andre elementer, du åbner jævnligt, f.eks. websteder, sange og billeder.

Jumplister gør det også nemmere at sende et dokument via mail. I stedet for at søge forvirret rundt efter den rette fil, der skal vedhæftes i en Outlook-meddelelse, opretter jeg ganske enkelt meddelelsen og højreklikker derefter på mit Word-ikon for at få vist jumplisten. Derfra kan jeg trække dokumentet til min meddelelse. Det var det!

Som så mange andre forfattere er jeg ret god til at udsætte tingene. Jeg kan selvfølgelig planlægge tid, hvor jeg skal arbejde med noget, i Outlook. Men nu kan jeg gå et skridt videre ved at trække selve dokumentet til min kalender. På den måde får jeg ikke bare en påmindelse om, hvornår jeg har planlagt arbejdstid, for det dokument, jeg skal arbejde med, er der også. Ikke flere undskyldninger!

Jeg har som regel flere dokumenter åbne samtidig – det var forvirrende, når jeg skiftede mellem dem for at kontrollere oplysninger, eller når jeg kopierede og indsatte noget fra ét dokument til et andet. Miniaturevisninger har virkelig strømlinet min måde at arbejde på. Nu skal jeg bare føre musen hen over Word-ikonet på proceslinjen for at se en miniaturevisning af de dokumenter, jeg har åbnet. Hvis jeg vil se et af dokumenterne i faktisk størrelse, skal jeg bare pege på miniaturevisningen for det dokument, jeg vil se – og på magisk vis forsvinder alt andet, så jeg får en ryddelig visning.

Bliver du aldrig frustreret over, hvor lang tid det tager at få to vinduer lige store, så du kan se dem side om side? Det klarer Fastgør automatisk for dig. Du skal bare trække ét vindue til kanten af skærmen og derefter trække det andet vindue til modsatte kant af skærmen. Du kan også bruge genvejstasten: Når du er i et dokument, skal du trykke på Windows-tasten og derefter trykke på højre pil eller venstre pil for at fastgøre dokumentet til den ene side. Gå til det andet dokument, og gentag det. Jeg synes, det er noget af det mest fantastiske, der nogensinde er sket.

For at få lavet mit arbejde skal jeg i visse tilfælde logge på en kundes netværk eller arbejde hos dem. Med Windows 7 er det nemt at holde styr på detaljerne, så jeg ikke behøver at spilde tid på at ændre indstillinger, alt efter hvor jeg er. Connect Now hjælper mig f.eks. med at oprette en ny forbindelse. Gør det én gang, og så bare glem det – du får automatisk forbindelse, hvis den trådløse forbindelse registreres. På samme måde behøver jeg ikke længere at være bange for at udskrive dokumenter på den forkerte printer, fordi placeringsafhængig udskrivning husker, hvilken printer jeg bruger på mit hjemmekontor, og hvilken jeg bruger hos de enkelte kunder. Så når jeg flytter fra ét sted til et andet, forbinder Windows mig automatisk til den printer, jeg skal bruge. Og det bedste ved det hele er, at det er nemt at se, hvilket netværk jeg er på. Jeg skal bare klikke på forbindelsesikonet på min proceslinje.

Som forfatter bruger jeg ikke meget tid foran et publikum. Men i de sjældne tilfælde hvor jeg skal lave en præsentation, sker opsætningen så hurtigt, at jeg ikke når at få sceneskræk. For det første er slumre og fortsætte bare hurtig. Jeg åbner den bærbare, klikker, og så er jeg, hvor jeg skal være. Selv mine forbindelser bliver automatisk oprettet. Når jeg er færdig, lukker jeg låget. Sådan!

En anden grund til, at det er nemt med præsentationer i Windows 7, er, at jeg ikke behøver at rode rundt med forskellige indstillinger. Windows Mobilitetscenter sørger for, at min pc ikke skifter til slumretilstand eller viser meddelelser, mens jeg taler. Når du åbner den, kan du se alle de indstillinger, det kan være nødvendigt at ændre, når du er på farten. Først klikker jeg på Slå til i feltet Præsentationsindstillinger*. Derefter slutter jeg projektoren til og klikker på Tilslut skærm i feltet Ekstern skærm for at ændre mine skærmindstillinger. Det var det! Jeg har forbindelse til projektoren.

*Du skal have Windows 7 Professional eller Windows 7 Ultimate for at ændre præsentationsindstillinger.

Og apropos præsentationer så kan du bruge Transmittér slideshow til at transmittere dem via internettet. Lad os sige, at du laver en præsentation med PowerPoint 2010, men målgruppen er ikke i samme lokale. Sådan gør du: Klik på Transmittér slideshow i gruppen Start slideshow under fanen Slideshow. På denne måde kan du oprette et link, der sendes til målgruppen via mail eller chat. Når du er klar, kan du ringe til dem eller arrangere et telefonmøde. De klikker på linket – og det er, som om alle er til stede.

Sikkerhedskopiering og gendannelse i Windows 7 gør det nemt at oprette sikkerhedskopier – når først du har konfigureret det, kan du glemme alt om det. Jeg konfigurerer min pc til at lave en sikkerhedskopi én gang om ugen til min eksterne harddisk. Og når jeg arbejder hos en kunde, kan jeg også sikkerhedskopiere bestemte filer på deres netværk. Det betyder, at alle har en sikkerhedskopi, og der er intet gætværk.

Og apropos sikkerhedskopier, så findes der en rigtig god måde, du kan sikkerhedskopiere dokumenter på i Office. Det har reddet mig de gange, hvor jeg har arbejdet så hurtigt, at jeg har ændret et dokument og glemt at gemme det – eller lavet for mange ændringer og ville gendanne en tidligere kladde. Med funktionerne til automatisk gendannelse og automatisk lagring kan du angive, hvor ofte din pc automatisk skal gemme et dokument, få adgang til tidligere versioner af en fil og nogle gange endda gendanne et dokument, der overhovedet ikke er gemt! Få mere at vide om automatisk lagring og gendannelse af Office-filer.

Det er aldrig skidt at have mere end én sikkerhedskopi. Min bærbare blev f.eks. stjålet for et par år siden, og en roman, jeg havde arbejdet på i tre år, var på den. Da jeg åbnede min sikkerhedskopi, var filen beskadiget. Jeg græd i flere dage. Nu bruger jeg SkyDrive, hvor jeg gemmer en ekstra kopi af mine meget vigtige filer.

Og det smarte er, at jeg nu gemmer filer direkte fra Word – eller et hvilket som helst Office 2010-program – på min SkyDrive-konto. Sådan gør du: Klik på fanen Filer, klik på Gem og send, og klik dernæst på Gem på internettet. Skriv derefter mailadressen og adgangskoden til din Microsoft -konto. Det er også en hurtig og nem måde at dele filer med andre på. Det er utroligt smart, når jeg arbejder med virkelig store dokumenter og ikke vil fylde min kundes indbakke. Og med webversionerne af programmerne kan jeg endda arbejde med disse dokumenter på en pc, hvor Office ikke er installeret.

Zia Munshi er freelanceskribent og tekstforfatter og har skrevet for en lang række blade og virksomheder, herunder Microsoft og MSN. Hun skriver helst om teknologi, for det giver hende en god undskyldning for at købe de nyeste gadgets og programmer. Hun bor i Seattle med sin mand og sin hund.