Zusammenarbeiten an beliebigen Orten mit Windows-Teamarbeit

Stellen Sie sich vor, dass Sie und vier Ihrer Kollegen zu einer Konferenz nach Paris fliegen, um dort eine Präsentation vor der Führungsriege des Unternehmens zu halten. Beim Warten auf dem Flughafen möchten Sie und Ihre Kollegen gern zusammen an den Folien der Präsentation arbeiten.

Jeder von Ihnen kann etwas Nützliches zur Präsentation beitragen. Damit sich nicht alle um Ihren Laptop versammeln und Ihnen über die Schulter schauen müssen, können Sie in Windows-Teamarbeit eine Zusammenarbeitssitzung einrichten. Jeder kann die an den Folien vorgenommenen Änderungen auf dem eigenen Laptop sehen und selbst Änderungen vornehmen. Alle Sitzungsteilnehmer verfügen stets über eine aktuelle Kopie der Folien. Wenn Sie das Bearbeiten der Folien abgeschlossen haben, können Sie mit der Präsentationsfunktion in Windows-Teamarbeit einen Probedurchlauf der Präsentation durchführen. Dadurch sparen Sie so viel Zeit, dass Sie in Paris noch einen Stadtbummel machen können.

Starten der Zusammenarbeit mit Windows-Teamarbeit

Zum Einrichten einer Zusammenarbeitssitzung (oder eines Meetings) ist ein Netzwerk erforderlich. Sie haben kein Netzwerk? Kein Problem. Wenn kein Netzwerk verfügbar ist, wird von Windows-Teamarbeit automatisch ein Ad-hoc-Netzwerk eingerichtet. Dies ist ein temporäres Netzwerk, das für die Dauer der Zusammenarbeit oder des Meetings verwendet wird. Sie können an allen Orten zusammenarbeiten – sogar am Strand (es sei denn, die Sonne scheint so hell, dass Sie nichts mehr auf dem Laptopbildschirm erkennen können).

Ein paar Hinweise, bevor Sie loslegen:

  • Alle Laptops müssen über eine Netzwerkverbindung oder drahtlose Netzwerkkarten verfügen.

  • Wenn einer der Laptops mit einer Domäne verbunden ist, sollten Sie das Meeting auf diesem Laptop starten. Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihr Laptop mit einer Domäne verbunden ist? Dann führen Sie folgende Schritte aus:

    1. Öffnen Sie System, indem Sie auf die Schaltfläche StartSchaltfläche "Start" klicken, auf Systemsteuerung klicken, auf System und Wartung klicken und dann auf System klicken.

    2. Unter Einstellungen für Computernamen, Domäne und Arbeitsgruppe wird entweder Arbeitsgruppe oder Domäne angezeigt, gefolgt vom entsprechenden Namen.

So richten Sie ein Meeting ein

  1. Öffnen Sie den Windows-Besprechungsraum, indem Sie auf die Schaltfläche StartSchaltfläche "Start" klicken, auf Alle Programme klicken und dann auf Windows-Besprechungsraum klicken.

    Wenn Sie Windows-Teamarbeit zum ersten Mal öffnen, werden Sie aufgefordert, einige Dienste zu aktivieren und sich bei Personen in meiner Umgebung anzumelden. Administratorberechtigung erforderlich Wenn Sie aufgefordert werden, ein Administratorkennwort oder eine Bestätigung einzugeben, geben Sie das Kennwort bzw. die Bestätigung ein. Weitere Informationen finden Sie unter Personen in meiner Umgebung: Häufig gestellte Fragen.

  2. Klicken Sie auf Ein neues Meeting starten, geben Sie einen Meetingnamen und ein Kennwort ein, und klicken Sie dann auf den grünen Pfeil Pfeiltaste.
  3. Wenn kein Netzwerk verfügbar ist, klicken Sie im Eröffnungsbildschirm nach dem Klicken auf Ein neues Meeting starten auf Optionen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Privates Ad-hoc-Drahtlosnetzwerk erstellen.

  4. Wenn Sie die Sichtbarkeit oder die Netzwerkoptionen für das Meeting ändern möchten, klicken Sie auf Optionen.

Fenster von Windows-Teamarbeit
Zum Start eines Meetings muss ein Meetingname und ein Kennwort eingegeben werden

Okay, nun ist das Meeting eingerichtet. Jetzt kommt der lustige Teil – alle anderen müssen am Meeting teilnehmen, um die Zusammenarbeit zu starten und gemeinsam an der Präsentation zu arbeiten.

Teilnehmen an einem Meeting

Um an dem von Ihnen eingerichteten Meeting teilzunehmen, müssen Ihre Kollegen den Meetingnamen und das Kennwort kennen. Zum Teilnehmen an einem Meeting sind folgende Schritte erforderlich:

  1. Öffnen Sie den Windows-Besprechungsraum, indem Sie auf die Schaltfläche StartSchaltfläche "Start" klicken, auf Alle Programme klicken und dann auf Windows-Besprechungsraum klicken.

  2. Klicken Sie auf An Meeting in meiner Umgebung teilnehmen, und wählen Sie das Meeting aus, an dem Sie teilnehmen möchten. Geben Sie das Kennwort für das Meeting ein, und klicken Sie dann auf den grünen Pfeil   Pfeiltaste. (Wenn sich Ihre Kollegen nicht alle am gleichen Ort befinden, können Sie sie auch zum Meeting einladen, indem Sie im Fenster Windows-Teamarbeit auf Andere Benutzer einladen klicken.)
An einer Besprechung teilnehmen
Wählen Sie einfach in der Liste ein Meeting aus, um daran teilzunehmen

Jetzt da die Liste der Teilnehmer vollständig ist, befassen wir uns mit einigen der Funktionen, die Sie bei der gemeinsamen Arbeit an einer Präsentation verwenden können.

Nützliche Funktionen

Um mit der Arbeit an der Präsentation zu beginnen, müssen Sie die Präsentation in den Handzettelbereich unten links im Fenster Windows-Teamarbeit ziehen. Jeder Meetingteilnehmer kann die Präsentation bearbeiten und speichern und verfügt stets über eine aktuelle Kopie der Präsentation. Dies erleichtert die Zusammenarbeit an einem Dokument oder einer Präsentation ungemein, da nicht mehr überlegt werden muss, welche Änderungen zuletzt vorgenommen wurden.

Bereich der Handzettel
Freigeben eines Dokuments durch Ziehen des Dokuments in den Handzettelbereich

Möchten Sie mit nur einem Meetingteilnehmer kommunizieren? Sie haben die Möglichkeit, einem anderen Teilnehmer eine persönliche Kurznotiz zu senden. Klicken Sie unter Teilnehmer mit der rechten Maustaste auf den Namen der entsprechenden Person, und klicken Sie dann auf Eine Notiz senden. Wenn Sie eine Textnotiz senden möchten, geben Sie einfach den Text ein, und klicken Sie dann auf Senden. Wenn Sie eine schnelle Skizze senden möchten, klicken Sie auf Freihand, erstellen Sie die Skizze, und klicken Sie dann auf Senden.

Fenster "Eine Notiz senden"
Einfaches Senden einer Kurznotiz an einen anderen Teilnehmer

Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, ist es an der Zeit für den ersten Präsentationsdurchlauf. Klicken Sie im Fenster Windows-Teamarbeit auf Ein Programm oder den Desktop gemeinsam verwenden. Die anderen Personen im Meeting können jetzt Ihren Desktop sehen. Klicken Sie auf Nach einer zu öffnenden und gemeinsam zu verwendenden Datei suchen, und wählen Sie dann die Präsentation aus.

Eine Datei freigeben oder nach einer Datei suchen
Auswählen einer gemeinsam zu verwendenden Datei oder Suchen nach einer Datei

Anschließend wird die Präsentation in einem neuen Fenster geöffnet, und oben im Bildschirm erscheint eine Menüleiste.

Menüleiste am oberen Bildschirmrand
Über die Menüleiste oben im Bildschirm können weitere Optionen ausgewählt werden

Über die Menüleiste können Sie auf einige zusätzliche Optionen zugreifen, um beispielsweise einen Netzwerkprojektor anzuschließen oder die Freigabesitzung anzuhalten. Wenn Sie z. B. einen Probedurchlauf der Präsentation durchführen und eine andere Person mit dem Vortrag fortfahren soll, klicken Sie auf Steuerung freigeben, um dieser Person das Steuern der Präsentation zu ermöglichen. Wenn Sie die Steuerung an einen anderen Teilnehmer übergeben, ist diese Person für den Ablauf der Präsentation verantwortlich und kann die nächsten Folien anzeigen. Wenn diese Person zu weit ausholt und die Präsentation unnötig in die Länge zieht, können Sie die Steuerung einfach wieder übernehmen. (Schade, dass es diese Art von Steuerung nur in Windows-Teamarbeit gibt!)

Option "Steuerung übergeben"
Durch Klicken auf "Steuerung freigeben" kann die Steuerung an eine andere Person übergeben werden

Abschließen der Arbeit an der Präsentation

Bevor Sie "Stellen Sie die Rückenlehnen senkrecht und klappen Sie die Tische ein" sagen können, ist die Präsentation fertig. Wenn alle Änderungen vorgenommen wurden und alle Teilnehmer mit der Präsentation zufrieden sind, können Sie die Präsentation speichern und das Meeting beenden. Jetzt können Sie nach dem Landen des Flugzeugs einfach relaxen und sich Paris ansehen. Am nächsten Morgen müssen Sie nur noch frisch und munter zur Präsentation erscheinen, die zweifellos ein so großer Erfolg sein wird, dass Sie auf der Stelle eine Gehaltserhöhung bekommen und befördert werden. Viel Glück!