E-Mail (kurz für Electronic Mail also "elektronische Post") ist ein schnelles und bequemes Medium, um mit anderen zu kommunizieren. Sie können E-Mail für folgende Aufgaben verwenden:

  • Senden und Empfangen von Nachrichten Sie können eine E-Mail-Nachricht an jede Person mit einer E-Mail-Adresse senden. Die Nachricht kommt innerhalb von Sekunden oder Minuten im E-Mail-Posteingang des Empfängers an, und zwar unabhängig davon, ob sich der Empfänger nebenan oder in einem anderen Teil der Welt aufhält. Sie können Nachrichten von allen Personen, die Ihre E-Mail-Adresse kennen, empfangen und diese Nachrichten dann lesen und beantworten.

  • Senden und Empfangen von Dateien. Außer den üblichen textbasierten E-Mail-Nachrichten können Sie nahezu jede Art von Datei in einer E-Mail-Nachricht senden, z. B. Dokumente, Bilder und Musik. Eine in einer E-Mail-Nachricht gesendete Datei wird Anlage genannt.

  • Senden von Nachrichten an eine Gruppe von Personen. Sie können eine E-Mail-Nachricht an mehrere Personen gleichzeitig senden. Die Empfänger können der gesamten Gruppe antworten und somit Gruppendiskussionen ermöglichen.

  • Weiterleiten von Nachrichten. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht empfangen, können Sie sie an andere Personen weiterleiten, ohne die Nachricht neu eingeben zu müssen.

Ein Vorteil von E-Mail im Vergleich zum Telefon oder normaler Post ist die praktische Handhabung. Sie können zu jeder Tages- oder Nachtzeit eine Nachricht senden. Wenn sich die Empfänger zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie die Nachricht senden, nicht am Computer befinden und nicht online (mit dem Internet verbunden) sind, finden sie die Nachrichten beim nächsten Abrufen ihrer E-Mail vor. Wenn sie online sind, erhalten Sie vielleicht schon in wenigen Minuten eine Antwort.

Das Senden einer E-Mail ist zudem kostenlos. Anders als beim Senden eines normalen Briefes müssen Sie unabhängig vom Wohnort des Empfängers weder eine Briefmarke kaufen noch eine andere Gebühr entrichten. Die einzigen Kosten, die anfallen, sind die Gebühren, die Sie für eine Internetverbindung oder ein bestimmtes E-Mail-Programm bezahlen.

Was benötige ich zur Verwendung von E-Mail?

Für die Verwendung von E-Mail benötigen Sie drei Dinge:

  • Eine Internetverbindung. Sie müssen zunächst einen Vertrag mit einem Internetdienstanbieter (Internet Service Provider, ISP) abschließen, um den Computer mit dem Internet zu verbinden. Ein Internetdienstanbieter stellt Ihnen gewöhnlich gegen eine monatliche Gebühr Zugriff auf das Internet bereit. Außerdem benötigen Sie ein Modem. Weitere Informationen finden Sie unter Was benötige ich zum Herstellen einer Verbindung mit dem Internet?

  • Ein E-Mail-Programm oder einen webbasierten E-Mail-Dienst.Sie können E-Mail-Programme von Microsoft oder einem anderen Anbieter herunterladen oder kaufen. E-Mail-Programme verfügen häufig über mehr Funktionen und können schneller durchsucht werden als die meisten webbasierten E-Mail-Dienste. Bevor Sie ein E-Mail-Programme einrichten, müssen Sie einige Informationen von Ihrem ISP anfordern: in der Regel Ihre E-Mail-Adresse, das Kennwort, die Namen der ein- und ausgehenden E-Mail-Server und bestimmte andere Details.

    Wenn Sie kein E-Mail-Programm herunterladen oder kaufen möchten, können Sie sich stattdessen für einen kostenlosen webbasierten E-Mail-Dienst wie Google Mail, Windows Live Hotmail oder Yahoo! Mail registrieren. Diese Dienste ermöglichen es Ihnen, Ihre E-Mails über einen Webbrowser von jedem Computer mit Internetverbindung abzurufen, und zwar auch dann, wenn der Computer einer anderen Person gehört oder sich an einem öffentlichen Ort, z. B. einer Bibliothek, befindet.

  • Eine E-Mail-Adresse. Sie erhalten eine E-Mail-Adresse von Ihrem ISP oder dem webbasierten E-Mail-Dienst, wenn Sie sich dort registrieren. Eine E-Mail-Adresse besteht aus einem Benutzernamen (ein von Ihnen ausgewählter Spitzname, bei dem es sich nicht um Ihren tatsächlichen Namen handeln muss), dem @-Zeichen und dem Namen des ISP oder des webbasierten E-Mail-Anbieters, z. B. Jemand@example.com.

Erstellen und Senden von E-Mail-Nachrichten

Beispiel für eine E-Mail-Nachricht
Beispiel einer E-Mail-Nachricht

In den meisten E-Mail-Programmen wird das Nachrichtenfenster folgendermaßen ausgefüllt. Die Schritte können je nach verwendetem E-Mail-Programm oder webbasiertem Dienst variieren:

  1. Geben Sie die E-Mail-Adresse von mindestens einem Empfänger in das Feld An ein. Wenn Sie die Nachricht an mehrere Empfänger senden, geben Sie ein Semikolon (;) zwischen den E-Mail-Adressen ein.

    Im Feld Cc können Sie die E-Mail-Adressen nachgeordneter Empfänger eingeben, d. h. von Personen, die die Nachrichten erhalten sollen, aber nicht in irgendeiner Form darauf reagieren müssen. Sie erhalten dieselbe Nachricht wie die Person im Feld An. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn Sie keine sekundären Empfänger angeben möchten. Einige E-Mail-Programme verfügen zudem über das Feld Bcc, das es Ihnen ermöglicht, eine Nachricht an Personen zu senden und dabei bestimmte Namen und E-Mail-Adressen vor anderen Empfängern zu verbergen.

  2. Geben Sie einen Titel für die Nachricht in das Feld Betreff ein.

  3. Geben Sie in dem großen leeren Bereich die Nachricht ein.

    Zum Anfügen einer Datei an eine Nachricht klicken Sie auf die Schaltfläche Datei an Nachricht anfügenSchaltfläche "Datei an Nachricht anfügen" auf der Symbolleiste (die sich unter der Menüleiste befindet). Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie dann auf Öffnen. Die Datei wird jetzt im Nachrichtenkopf im Feld Anfügen angezeigt.
An eine E-Mail-Nachricht angefügte Datei
An eine E-Mail-Nachricht angefügte Datei

Das ist alles! Klicken Sie zum Senden der Nachricht auf die Schaltfläche Senden. Die Nachricht wird in Sekundenschnelle über das Internet an die Empfänger übertragen.

Hinweis:

  • Wenn Sie den Stil, die Schriftart, die Größe oder die Farbe des Texts ändern möchten, markieren Sie den Text, und klicken Sie dann auf eine der Schaltflächen oder Menüelemente, die Ihnen das Ändern der Textformatierung ermöglichen.

Lesen von E-Mail-Nachrichten

Die meisten E-Mail-Programme und webbasierten E-Mail-Dienste verfügen über einen Posteingang, in dem Sie die empfangenen Nachrichten lesen können. Möglicherweise müssen Sie auf eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Senden/Empfangen oder ein vergleichbares Element klicken, um neue Nachrichten zu empfangen. Klicken Sie in der Liste Ordner Ihres E-Mail-Programms auf Posteingang, um eine Liste der empfangenen E-Mails anzuzeigen. Die E-Mail-Nachrichten sollten in der Nachrichtenliste angezeigt werden. Dieser Liste können Sie in der Regel den Absender, den Betreff und die Eingangszeit der E-Mail entnehmen.

Um eine Nachricht zu lesen, klicken Sie in der Liste darauf. Der Inhalt der Nachricht wird möglicherweise unter der Nachrichtenliste im Vorschaufenster angezeigt. Ist dies der Fall, doppelklicken Sie in der Nachrichtenliste auf die Nachricht, um sie in einem eigenen Fenster zu lesen.

E-Mail-Programm mit der Ordnerliste, der Nachrichtenliste und dem Vorschaufenster
Klicken Sie auf den Posteingang, um Ihre E-Mail-Nachrichten anzuzeigen.

Klicken Sie zum Beantworten einer Nachricht auf die Schaltfläche Antworten.

E-Mail-Umgangsformen

Wie bei Telefongesprächen und der persönlichen Kommunikation gelten für die E-Mail-Kommunikation bestimmte Verhaltensregeln. Diese Regeln werden als E-Mail-Umgangsformen oder Netiquette (eine Kombination der Begriffe "Internet" und "Etikette") bezeichnet. Beachten Sie für die effektive Kommunikation die folgenden Richtlinien:

  • Gehen Sie vorsichtig mit Humor und Emotionen um. Gefühle lassen sich nicht gut per E-Mail vermitteln. Es kann also passieren, dass der Empfänger den beabsichtigten Tonfall nicht versteht. Sarkastischer Humor ist besonders riskant, da er vom Empfänger wörtlich interpretiert und als Beleidigung aufgefasst werden kann. Verwenden Sie zum Ausdrücken von Gefühlen ggf. Emoticons (siehe "Verwenden von Emoticons" weiter unten in diesem Artikel).

  • Denken Sie nach, bevor Sie eine Nachricht abschicken. Das Schreiben und Senden von E-Mail-Nachrichten geht schnell und einfach – manchmal zu einfach. Durchdenken Sie Ihre Nachricht erst, und schreiben Sie möglichst nicht, wenn Sie wütend sind.

  • Verwenden Sie eine klaren und kurzen Betreff. Fassen Sie den Inhalt der Nachricht in wenigen Worten zusammen. Personen, die viele E-Mails empfangen, können anhand des Betreffs die Wichtigkeit einer Nachricht erkennen.

  • Fassen Sie sich in Ihren Nachrichten kurz.Obwohl E-Mail-Nachrichten beliebig lang sein können, ist E-Mail eigentlich für die schnelle Kommunikation vorgesehen. Viele Benutzer haben nicht die Zeit oder Geduld, mehr als einige wenige Absätze zu lesen.

  • Vermeiden Sie die AUSSCHLIESSLICHE VERWENDUNG VON GROSSBUCHSTABEN.In Großbuchstaben geschriebene Sätze werden oft als Schreien und somit möglicherweise als ärgerlich oder beleidigend empfunden.

  • Lassen Sie im Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen Vorsicht walten.Jeder Empfänger kann Ihre Nachricht an andere weiterleiten – sei es absichtlich oder versehentlich.

Vermeiden Sie bei formeller oder geschäftlicher Kommunikation Rechtschreibfehler und grammatikalische Fehler. Nachlässig geschriebene E-Mails vermitteln einen unprofessionellen Eindruck. Lesen Sie die Nachrichten vor dem Absenden nochmals durch, und verwenden Sie die Rechtschreibprüfung, wenn das E-Mail-Programm über eine solche Funktion verfügt.

Verwenden von Emoticons

Da es oft schwierig ist, Gefühle, Absichten oder einen bestimmten Tonfall allein durch Text zu vermitteln, haben frühe Benutzer des Internets die Emoticons (eine Kombination der Begriffe "Emotion" und "Icons", d. h. Symbole) erfunden. Hierbei handelt es sich um Folgen von Tastaturzeichen, die Gesichtsausdrücke symbolisieren. Beispielsweise sieht :) von der Seite betrachtet wie ein lächelndes Gesicht aus. Im Folgenden sehen Sie einige Beispiele von Emoticons.

Emoticon Bedeutung
Emoticon

:) oder :-)

Bedeutung

Lächelnd, glücklich oder scherzend

Emoticon

:( oder :-(

Bedeutung

Stirnrunzelnd oder unglücklich

Emoticon

;-)

Bedeutung

Augenzwinkernd

Emoticon

:-|

Bedeutung

Gleichgültig oder zwiespältig

Emoticon

:-o

Bedeutung

Überrascht oder betroffen

Emoticon

:-x

Bedeutung

Ohne etwas zu sagen

Emoticon

:-p

Bedeutung

Zunge herausstrecken (normalerweise im Spaß)

Emoticon

:-D

Bedeutung

Lachend

Umgang mit Junk-E-Mail

So wie Sie in der normalen Post unerwünschte Werbung, Handzettel und Kataloge erhalten, werden Sie mitunter auch Junk-E-Mails (häufig als Spam bezeichnet) in Ihrem Posteingang vorfinden. Werbung, Betrugsversuche, Pornografie aber auch seriöse Angebote können in Form von Junk-E-Mail verbreitet werden. Da das Senden von Junk-E-Mail für Händler sehr kostengünstig ist, erhalten Benutzer oft große Mengen dieser E-Mails.

Die meisten E-Mail-Programme und webbasierten E-Mail-Dienste umfassen einen Junkfilter, auch Spamfilter genannt. Durch diesen Filter wird der Inhalt der an Sie gesendeten Nachrichten analysiert. Verdächtige Nachrichten werden in einen speziellen Ordner für Junk-E-Mail verschoben, in dem Sie die Nachrichten jederzeit anzeigen oder löschen können. Wenn eine Junk-E-Mail durch den Filter schlüpft und in den Posteingang gelangt, können Sie in einigen E-Mail-Programmen festlegen, dass zukünftige Nachrichten dieses Absenders automatisch in den Ordner für Junk-E-Mail verschoben werden.

So beugen Sie dem Empfang von Junk-E-Mail vor

  • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht leichtfertig heraus. Vermeiden Sie die Veröffentlichung Ihrer E-Mail-Adresse in Newsgroups, auf Websites oder in anderen öffentlichen Bereichen des Internets.

  • Bevor Sie Ihre E-Mail-Adresse auf einer Website preisgeben, sollten Sie die Datenschutzerklärung der Website überprüfen, um sicherzustellen, dass die Weitergabe Ihrer E-Mail-Adresse an andere Unternehmen nicht zulässig ist.

  • Antworten Sie niemals auf eine Junk-E-Mail. Andernfalls weiß der Absender, dass Ihre E-Mail-Adresse gültig ist, und er kann sie an andere Unternehmen verkaufen. In diesem Fall laufen Sie Gefahr, noch mehr Junk-E-Mail zu erhalten.



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