Erledigen Sie noch mehr Aufgaben mit Office 2010 und Windows 7

Bei mir geht es in erster Linie um Word. Ich habe das Word-Symbol an die Windows 7-Taskleiste angeheftet, sodass ich immer leicht darauf zugreifen kann. Aber wirklich toll ist, dass ich mich nicht länger durch meine Dateiordner wühlen muss, um die letzten Dokumente zu finden, an denen ich gearbeitet habe. Stattdessen kann ich mit der rechten Maustaste auf das Word-Symbol in meiner Taskleiste klicken und bekomme die zehn Dokumente angezeigt, die ich zuletzt geöffnet habe. Mit diesen Sprunglisten kann ich jedes kürzlich bearbeitete Dokument mit nur zwei Klicks öffnen: Ich muss nur mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken und dann mit der linken auf das Dokument. Sprunglisten gibt es für alle Ihre Office-Programme, aber auch für andere regelmäßig geöffnete Elemente wie Websites, Songs und Fotos.

Mit Sprunglisten ist auch das Versenden eines Dokuments per E-Mail einfacher. Anstatt die Datei, die an eine Outlook-Nachricht angehängt werden soll, mühsam zu suchen, erstelle ich einfach die Nachricht und klicke dann mit der rechten Maustaste auf mein Word-Symbol, um die Sprungliste anzuzeigen. Von dort kann ich das Dokument in meine Nachricht ziehen. Das war's.

Wie viele Autoren bin ich sehr gut im Aufschieben. Natürlich kann ich Arbeitszeiten in Outlook einplanen. Aber jetzt kann ich noch einen Schritt weiter gehen und das Dokument, an dem ich arbeiten möchte, selbst auf den Kalender ziehen. So werde ich nicht nur daran erinnert, wann ich eine Aufgabe eingeplant habe, ich bekomme das Dokument, an dem ich arbeiten muss, gleich dazu. Es gibt keine Entschuldigung mehr!

Normalerweise habe ich immer mehrere Dokumente auf einmal geöffnet – und das war bislang verwirrend, wenn ich zwischen ihnen hin- und herschalten musste, um Informationen zu überprüfen, oder auch beim Kopieren und Einfügen von einem Dokument in ein anderes. Die Miniaturansichten haben meine Arbeitsweise deutlich verbessert. Jetzt muss ich nur noch den Mauszeiger über das Word-Symbol in der Taskleiste bewegen und bekomme eine Miniaturansicht jedes geöffneten Dokuments angezeigt. Um eines davon in voller Größe anzusehen, zeige ich einfach auf die Miniaturansicht des gewünschten Dokuments und wie durch Zauberei wird alles andere ausgeblendet, sodass ich freie Sicht habe.

Sind Sie auch manchmal davon genervt, wie lange es dauert, bis man zwei Fenster richtig nebeneinander angeordnet hat? Andocken übernimmt das automatisch für Sie. Ziehen Sie einfach ein Fenster zu einem Bildschirmrand und anschließend das andere Fenster zum gegenüberliegenden Bildschirmrand. Oder verwenden Sie die Tastenkombination: Drücken Sie, während Sie im Dokument sind, die Windows-Logo-Taste und anschließend NACH-RECHTS oder NACH-LINKS, um Ihre Dokumente an einer Seite anzudocken. Machen Sie das gleiche im zweiten Dokument. Für mich ist das wirklich eine ganz tolle Sache.

Um meine Arbeit zu erledigen, muss ich mich manchmal bei einem Kundennetzwerk anmelden oder auf deren Website arbeiten. Mit Windows 7 ist das ganz einfach, sodass ich keine Zeit damit verschwenden muss, je nach meinem Standort die Einstellungen zu ändern. Zum Beispiel führt mich die Sofortverbindung durch das Einrichten einer neuen Verbindung. Sie müssen das nur ein Mal machen, danach werden Sie automatisch verbunden, sobald die Drahtlosverbindung erkannt wird. Genausowenig muss ich mich darum kümmern, ob Dokumente an den falschen Drucker gesendet werden, weil Drucken am Aufenthaltsort speichert, welchen Drucker ich im eigenen Büro und bei den verschiedenen Kunden verwende. Jedes Mal, wenn ich meinen Aufenthaltsort wechsle, verbindet Windows mich automatisch mit dem jeweils richtigen Drucker. Und das Beste ist, dass ich ganz einfach überprüfen kann, in welchem Netzwerk ich gerade bin, indem ich auf das Verbindungssymbol in meiner Taskleiste klicke.

Als Autorin stehe ich nicht oft vor Publikum. Aber bei den seltenen Anlässen, bei denen ich eine Präsentation halten muss, geht das Einrichten so schnell, dass für Lampenfieber kaum noch Zeit bleibt. Vor allem der Wechsel vom Energiesparmodus zu betriebsbereit geht unheimlich schnell. Ich öffne meinen Laptop, klicke und zack bin ich da, wo ich sein muss. Sogar meine Verbindungen werden automatisch hergestellt. Wenn ich fertig bin, klappe ich den Bildschirm herunter. Das war's.

Zum anderen nimmt Windows 7 Präsentationen dadurch den Schrecken, dass ich nicht mit unterschiedlichen Einstellungen herumfummeln muss. Das Windows-Mobilitätscenter sorgt dafür, dass mein PC nicht mitten im Vortrag in den Energiesparmodus wechselt oder Benachrichtigungen anzeigt. Wenn Sie das Mobilitätscenter öffnen, sehen Sie alle Einstellungen, die Sie unterwegs möglicherweise ändern müssen. Zuerst klicke ich auf der Kachel Präsentationseinstellungen* auf Einschalten. Dann schließe ich den Projektor an und klicke auf der Kachel Externer Monitor auf Monitor anschließen, um meine Anzeigeeinstellungen zu ändern. Das war's. Der Projektor ist angeschlossen.

*Sie benötigen Windows 7 Professional oder Windows 7 Ultimate, um die Präsentationseinstellungen ändern zu können.

Und da wir gerade bei Präsentationen sind: Mit der Funktion „Bildschirmpräsentation übertragen“ können Sie Ihre Präsentation über das Web übertragen. Nehmen wir an, dass Sie eine Präsentation mit PowerPoint 2010 halten, Ihr Publikum sich aber nicht in einem gemeinsamen Raum befindet. Gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf der Registerkarte Bildschirmpräsentation in der Gruppe Bildschirmpräsentation starten auf Bildschirmpräsentation übertragen. Auf diese Weise erstellen Sie einen Link, den Sie in einer E-Mail oder einer Sofortnachricht an Ihr Publikum senden können. Wenn Sie bereit sind, rufen Sie sie an oder richten Sie eine Telefonkonferenz ein. Die Zuschauer klicken auf den Link und sind dann dabei, als ob sie alle persönlich anwesend wären.

Mit Sichern und Wiederherstellen in Windows 7 wird die Datensicherung zum Kinderspiel – nachdem Sie die Funktion einmal eingerichtet haben, müssen Sie nie wieder daran denken. Ich habe meinen PC so eingerichtet, dass er einmal wöchentlich eine Sicherungskopie auf meiner externen Festplatte speichert. Außerdem kann ich, wenn ich auf der Webseite eines Kunden arbeite, bestimmte Dateien in deren Netzwerk sichern. So hat jeder eine Sicherungskopie und es gibt kein Rätselraten.

Und wo wir gerade von Sicherungskopien sprechen: In Office gibt es dafür eine tolle Methode. Sie hat mir bei den Gelegenheiten die Haut gerettet, bei denen ich so schnell gearbeitet habe, dass ich ein Dokument geändert und dann das Speichern vergessen hatte, oder wenn ich zu viel geändert hatte und zu einem früheren Entwurf zurückkehren wollte. Mit AutoWiederherstellen und AutoSpeichern können Sie festlegen, wie häufig Ihr Computer ein Dokument automatisch speichert, auf frühere Versionen einer Datei zugreifen und manchmal sogar ein Dokument wiederherstellen, dass von Anfang an nicht gespeichert wurde. Hier finden Sie weitere Informationen über das automatische Speichern und Wiederherstellen von Office-Dateien.

Es ist immer gut, mehr als eine Sicherungskopie zu haben. Mir wurde beispielsweise vor ein paar Jahren mein Laptop gestohlen, auf dem ein Roman war, an dem ich drei Jahre lang gearbeitet hatte. Als ich meine Sicherungskopie öffnen wollte, war die Datei beschädigt. Ich habe tagelang geweint. Jetzt verwende ich SkyDrive, um zusätzliche Kopien meiner wirklich wichtigen Dateien zu speichern.

Besonders praktisch ist, dass ich jetzt Dateien direkt aus Word – oder jedem Office 2010-Programm – in meinem SkyDrive-Konto speichern kann. Und so geht's: Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern und senden und klicken Sie dann auf Im Web speichern. Geben Sie anschließend die E-Mail-Adresse und das Kennwort Ihres Microsoft -Kontos ein. Dies ist auch eine schnelle und einfache Methode, um Dateien mit anderen Leuten zu teilen. Das ist superpraktisch, wenn ich an wirklich großen Dokumenten arbeite und den Posteingang meines Kunden nicht überfüllen möchte. Und mit den Internetversionen der Programme kann ich diese Dokumente sogar auf einem PC bearbeiten, auf dem Office nicht installiert ist.

Zia Munshi ist freiberufliche Schriftstellerin und Texterin, die für ein breites Spektrum an Publikationen und Unternehmen geschrieben hat, darunter Microsoft und MSN. Sie schreibt besonders gerne über Technologie, da sie dann eine Entschuldigung dafür hat, all die neuen Gadgets und Softwareprodukte zu kaufen. Sie lebt mit ihrem Ehemann und ihrem Hund in Seattle.