Erledigen Sie mit Office 2010 und Windows 7 einfach mehr

Zu Hause zu arbeiten unterscheidet sich kaum vom Arbeiten im Büro – nur dass es sehr viel weniger Menschen um einen herum gibt. An beiden Orten ist es entscheidend, über die richtigen Hilfsmittel zu verfügen. Es ist also nicht weiter überraschend, dass ich mit Windows 7 und Office 2010 sehr zufrieden bin. Schreiben muss ich zwar immer noch selbst, aber beim ganzen Drumherum sind sie mir eine große Hilfe. Möchten Sie erfahren, wie? Los geht's!

Schneller Zugriff auf Office 2010-Programme

Die Taskleiste von Windows 7 mit einer Sprungliste für Microsoft Excel

Bei mir geht es in erster Linie um Word. Ich habe das Word-Symbol an die Taskleiste von Windows 7 angeheftet, sodass ich immer leicht darauf zugreifen kann. Aber wirklich toll ist, dass ich mich nicht länger durch meine Dateiordner wühlen muss, um die zuletzt bearbeiteten Dokumente zu finden. Stattdessen kann ich mit der rechten Maustaste auf das Word-Symbol in meiner Taskleiste klicken und bekomme die zehn Dokumente angezeigt, die ich zuletzt geöffnet habe. Über diese Sprunglisten kann ich alle aktuellen Dokumente mit nur zwei Klicks öffnen: ein Rechtsklick auf das Symbol und dann ein Klick auf das Dokument. Sprunglisten gibt es für alle Office-Programme und für andere regelmäßig geöffnete Elemente wie Websites, Songs und Fotos.

Erstellen Sie E-Mail-Anlagen aus Sprunglisten

Erstellen einer E-Mail-Anlage aus einer Sprungliste

Mit Sprunglisten ist auch das Versenden eines Dokuments per E-Mail einfacher. Anstatt die Datei, die an eine Outlook-Nachricht angehängt werden soll, mühsam zu suchen, erstelle ich einfach die Nachricht und klicke dann mit der rechten Maustaste auf mein Word-Symbol, um die Sprungliste anzuzeigen. Von dort kann ich das Dokument in meine Nachricht ziehen. Das war's.

Besseres Zeitmanagement dank Outlook

Hinzufügen eines Dokuments zu einem Outlook-Kalender

Wie viele andere Autoren auch bin ich gut im Aufschieben lästiger Aufgaben. Natürlich kann ich Arbeitszeiten in Outlook einplanen. Jetzt kann ich aber noch einen Schritt weiter gehen und das Dokument, an dem ich arbeiten möchte, selbst auf den Kalender ziehen. So werde ich nicht nur daran erinnert, wann ich eine Aufgabe eingeplant habe, ich bekomme das Dokument, an dem ich arbeiten muss, gleich dazu. Es gibt keine Entschuldigung mehr!

Zeitsparende Miniaturansichten

Miniaturansichten von Word-Dokumenten

Normalerweise habe ich immer mehrere Dokumente auf einmal geöffnet. Das war bislang verwirrend, wenn ich zwischen ihnen hin- und herwechseln musste, um Informationen zu überprüfen, oder auch beim Kopieren und Einfügen von einem Dokument in ein anderes. Die Miniaturansichten haben meine Arbeitsweise deutlich verbessert. Jetzt muss ich nur noch den Mauszeiger über das Word-Symbol in der Taskleiste bewegen und bekomme eine Miniaturansicht jedes geöffneten Dokuments angezeigt. Wenn ich mir eines davon in voller Größe ansehen möchte, zeige ich einfach auf die Miniaturansicht des gewünschten Dokuments und wie durch Zauberei wird alles andere ausgeblendet, sodass ich freie Sicht habe.

Docken Sie Fenster nebeneinander an

Ansicht von zwei nebeneinander angedockten Fenstern

Sind Sie auch manchmal davon genervt, wie lange es dauert, bis man zwei Fenster richtig nebeneinander angeordnet hat? Andocken übernimmt das automatisch für Sie. Ziehen Sie einfach ein Fenster zu einem Bildschirmrand und anschließend das andere Fenster zum gegenüberliegenden Bildschirmrand. Oder verwenden Sie eine Tastenkombination: Drücken Sie bei aufgerufenem Dokument die Windows-Logo-Taste und anschließend NACH-RECHTS oder NACH-LINKS, um Ihr Dokument an einer Seite anzudocken. Machen Sie das Gleiche im zweiten Dokument. Für mich ist das wirklich eine ganz tolle Sache.

Mehr Zeit zum Arbeiten, weniger Zeit zum Einrichten

Netzwerkverbindungsprobleme unter Windows 7

Bei meiner Arbeit muss ich mich manchmal bei einem Kundennetzwerk anmelden oder auf deren Website arbeiten. Mit Windows 7 ist das ganz einfach. So muss ich keine Zeit damit verschwenden, die Einstellungen je nach Standort zu ändern. Zum Beispiel führt mich die Sofortverbindung durch das Einrichten einer neuen Verbindung. Dies ist nur ein Mal erforderlich, danach werden Sie automatisch verbunden, sobald die Drahtlosverbindung erkannt wird. Genauso wenig muss ich mich darum kümmern, ob Dokumente an den falschen Drucker gesendet werden, weil Drucken am Aufenthaltsort speichert, welchen Drucker ich im eigenen Büro und bei den verschiedenen Kunden verwende. Jedes Mal, wenn ich meinen Aufenthaltsort ändere, verbindet Windows mich automatisch mit dem jeweils richtigen Drucker. Und das Beste ist, dass ich ganz einfach überprüfen kann, in welchem Netzwerk ich gerade bin, indem ich auf das Verbindungssymbol in meiner Taskleiste klicke.

Präsentationen leicht gemacht

Windows-Mobilitätscenter

Als Autorin stehe ich nicht oft vor Publikum. Aber bei den seltenen Anlässen, bei denen ich eine Präsentation halten muss, geht das Einrichten so schnell, dass für Lampenfieber kaum noch Zeit bleibt. Vor allem der Wechsel vom Energiesparmodus zu betriebsbereit geht unheimlich schnell. Ich öffne meinen Laptop, klicke und zack bin ich da, wo ich sein muss. Sogar meine Verbindungen werden automatisch hergestellt. Wenn ich fertig bin, klappe ich den Bildschirm herunter. Das war's.

Außerdem nimmt Windows 7 Präsentationen dadurch den Schrecken, dass ich mich nicht mit unterschiedlichen Einstellungen befassen muss. Das Windows-Mobilitätscenter sorgt dafür, dass mein PC nicht mitten im Vortrag in den Energiesparmodus wechselt oder Benachrichtigungen anzeigt. Wenn Sie das Mobilitätscenter öffnen, werden alle Einstellungen angezeigt, die Sie unterwegs möglicherweise ändern müssen. Zuerst klicke ich auf der Kachel Präsentationseinstellungen* auf Einschalten. Dann schließe ich den Projektor an und klicke auf der Kachel Externer Monitor auf Monitor anschließen, um meine Anzeigeeinstellungen zu ändern. Das war's. Der Projektor ist angeschlossen.

* Zum Ändern der Präsentationseinstellungen benötigen Sie Windows 7 Professional oder Windows 7 Ultimate.

Übertragung Sie Präsentationen über das Web

Übertragung einer PowerPoint-Präsentation über das Internet

Und da wir gerade bei Präsentationen sind: Mit der Funktion „Bildschirmpräsentation übertragen“ können Sie Ihre Präsentation über das Web übertragen. Nehmen wir an, dass Sie eine Präsentation mit PowerPoint 2010 halten, Ihr Publikum sich aber nicht in einem gemeinsamen Raum befindet. Gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf der Registerkarte Bildschirmpräsentation in der Gruppe Bildschirmpräsentation starten auf Bildschirmpräsentation übertragen. Auf diese Weise erstellen Sie einen Link, den Sie in einer E-Mail oder einer Chatnachricht an Ihr Publikum senden können. Wenn Sie bereit sind, rufen Sie sie an oder richten Sie eine Telefonkonferenz ein. Die Zuschauer klicken auf den Link und sind dann dabei, als ob sie alle persönlich anwesend wären.

Sichern Sie Daten, ohne ausgebremst zu werden

Einrichten einer Datensicherung in Windows 7

Mit Sichern und Wiederherstellen wird in Windows 7 die Datensicherung zum Kinderspiel. Nach dem einmaligen Einrichten läuft alles wie von selbst. Ich habe meinen PC so eingerichtet, dass er einmal wöchentlich eine Sicherungskopie auf meiner externen Festplatte speichert. Außerdem kann ich, wenn ich auf der Website eines Kunden arbeite, bestimmte Dateien in dessen Netzwerk sichern. So hat jeder eine Sicherungskopie und es gibt kein Rätselraten.

Und wo wir gerade von Sicherungskopien sprechen: In Office gibt es dafür eine tolle Methode. Sie hat mich bei den Gelegenheiten gerettet, bei denen ich so schnell gearbeitet habe, dass ich ein Dokument geändert und dann das Speichern vergessen hatte, oder wenn ich zu viel geändert hatte und zu einem früheren Entwurf zurückkehren wollte. Mit AutoWiederherstellen und AutoSpeichern können Sie festlegen, wie häufig Ihr Computer ein Dokument automatisch speichert, auf frühere Versionen einer Datei zugreifen und manchmal sogar ein Dokument wiederherstellen, dass von Anfang an nicht gespeichert wurde. Erfahren Sie mehr über das automatische Speichern und Wiederherstellen von Office-Dateien.

Automatisches Speichern auf Microsoft OneDrive

Es ist immer gut, mehr als eine Sicherungskopie zu haben. Mir wurde beispielsweise vor ein paar Jahren mein Laptop gestohlen, auf dem ein Roman war, an dem ich drei Jahre lang gearbeitet hatte. Als ich meine Sicherungskopie öffnen wollte, war die Datei beschädigt. Ich habe tagelang geweint. Mit OneDrive kann ich jetzt zusätzliche Kopien meiner wirklich wichtigen Dateien speichern.

Besonders praktisch ist, dass ich jetzt Dateien direkt aus Word – oder jedem anderen Office 2010-Programm – in meinem OneDrive-Konto speichern kann. Und so geht's: Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern und Senden und dann auf Im Web speichern. Geben Sie anschließend die E-Mail-Adresse und das Kennwort Ihres Microsoft -Kontos ein. Mit dieser schnellen und einfachen Methode können Sie auch Dateien mit anderen teilen. Das ist superpraktisch, wenn ich an wirklich großen Dokumenten arbeite und den Posteingang meines Kunden nicht überfüllen möchte. Und mit den Internetversionen der Programme kann ich diese Dokumente sogar auf einem PC bearbeiten, auf dem Office nicht installiert ist.

Informationen zur Autorin

Zia Munshi ist freiberufliche Schriftstellerin und Texterin, die für ein breites Spektrum von Publikationen und Unternehmen geschrieben hat, darunter Microsoft und MSN. Sie schreibt besonders gerne über Technologie, da sie dann eine Entschuldigung dafür hat, all die neuen Gadgets und Softwareprodukte zu kaufen. Sie lebt mit Ehemann und Hund in Seattle.