Γρήγορα αποτελέσματα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Για να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρειάζεστε τρία πράγματα:

• Μια σύνδεση στο Internet. Για να συνδέσετε τον υπολογιστή σας στο Internet, πρέπει πρώτα να εγγραφείτε σε κάποια υπηρεσία παροχής Internet (ISP). Μια υπηρεσία παροχής Internet (ISP) σάς παρέχει πρόσβαση στο Internet, συνήθως με μηνιαία χρέωση. Χρειάζεστε επίσης ένα μόντεμ. Ανατρέξτε στην ενότητα Τι χρειάζεται για να συνδεθώ στο Internet;

• Ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια υπηρεσία που βασίζεται στο web. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Windows Mail, ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνεται στα Windows. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αφού το εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας.

  Εάν προτιμάτε, μπορείτε να εγγραφείτε σε μια δωρεάν υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο web, όπως το Gmail, το MSN Hotmail ή το Yahoo! Mail. Αυτές οι υπηρεσίες σάς δίνουν τη δυνατότητα να ελέγχετε την ηλεκτρονική αλληλογραφία σας μέσω ενός προγράμματος περιήγησης Web από οποιονδήποτε υπολογιστή που είναι συνδεδεμένος στο Internet.

• Μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να αποκτήσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την υπηρεσία παροχής Internet (ISP) ή από μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο web κατά την εγγραφή σας. Μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελείται από ένα όνομα χρήστη (ένα ψευδώνυμο που επιλέγετε, όχι απαραίτητα το πραγματικό σας όνομα), το σύμβολο @ και το όνομα της υπηρεσίας παροχής Internet (ISP) ή της υπηρεσίας παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται στο web—για παράδειγμα, someone@example.com.

Όταν αποκτήσετε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σύνδεση στο Internet, είστε έτοιμοι για να πραγματοποιήσετε αποστολή και λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο πρόγραμμα Windows Mail, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να μπορέσετε να προσθέσετε ένα λογαριασμό, χρειάζεστε ορισμένες πληροφορίες από την υπηρεσία παροχής Internet (ISP): τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον κωδικό πρόσβασης, τα ονόματα των διακομιστών εισερχομένων και εξερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάποιες άλλες λεπτομέρειες. Ανατρέξτε στο θέμα Που θα βρείτε τις πληροφορίες του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Στη διάρκεια της εγκατάστασης, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε ένα εμφανιζόμενο όνομα. Αυτό είναι το όνομα που θα βλέπουν οι παραλήπτες όταν τους στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το Windows Mail ελέγχει εάν έχετε λάβει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την εκκίνηση του προγράμματος και, στη συνέχεια, κάθε 30 λεπτά. (Για να αλλάξετε αυτό το διάστημα, ανατρέξτε στο θέμα Έλεγχος για νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.) Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε εμφανίζονται στο φάκελο "Εισερχόμενα". Ο φάκελος "Εισερχόμενα" είναι ένας από τους πολλούς φακέλους που περιέχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να δείτε μια λίστα με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε λάβει, κάντε κλικ στην επιλογή Εισερχόμενα στη λίστα Φάκελοι. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται στη λίστα μηνυμάτων. Η λίστα εμφανίζει τον αποστολέα, το θέμα και το χρόνο λήψης.

Για να διαβάσετε ένα μήνυμα, κάντε κλικ για να το επιλέξετε στη λίστα μηνυμάτων. Τα περιεχόμενα του μηνύματος εμφανίζονται κάτω από τη λίστα μηνυμάτων, στο παράθυρο προεπισκόπησης. Για να διαβάσετε το μήνυμα σε ξεχωριστό παράθυρο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα από τη λίστα μηνυμάτων.

Κάντε κλικ στο φάκελο "Εισερχόμενα" για να δείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα, κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση. Για να μάθετε τον τρόπο σύνταξης και αποστολής απάντησης, ανατρέξτε στην ενότητα "Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" στο παρόν άρθρο.

Δείτε επίσης το θέμα Προβολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Windows Mail.

Για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Windows Mail, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία μηνύματος αλληλογραφίας. Ανοίγει ένα νέο παράθυρο μηνύματος.

Δείγμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τρόπος συμπλήρωσης του παραθύρου μηνύματος στο Windows Mail και στα περισσότερα άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Αρχείο συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τελειώσατε! Για να στείλετε το μήνυμα, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Το μήνυμα μεταφέρεται στους παραλήπτες μέσω του Internet.

Σημείωση

Για να αλλάξετε το στυλ, τη γραμματοσειρά, το μέγεθος ή το χρώμα του κειμένου, επιλέξτε το κείμενο και κατόπιν κάντε κλικ σε κάποιο από τα κουμπιά στη γραμμή μορφοποίησης (βρίσκεται ακριβώς επάνω από την περιοχή του μηνύματος).

Δείτε επίσης το θέμα Δημιουργία μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όπως στις τηλεφωνικές συνομιλίες και την προσωπική επικοινωνία, η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει κάποιους άγραφους κανόνες συμπεριφοράς. Οι κανόνες αυτοί αναφέρονται ως πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εθιμοτυπία δικτύου. Για αποτελεσματική επικοινωνία, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:

• Να είστε προσεκτικοί με το χιούμορ και τα συναισθήματα. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν μεταφέρει σωστά τα συναισθήματα, επομένως ο παραλήπτης ίσως να μην καταλάβει τον τόνο σας. Ο σαρκασμός είναι ιδιαίτερα ριψοκίνδυνος διότι ο παραλήπτης ενδέχεται να τον ερμηνεύσει κυριολεκτικά και να προσβληθεί. Για να μεταφέρετε συναισθήματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εικονίδια Emoticon (ανατρέξτε στην ενότητα "Χρήση εικονιδίων Emoticon" στο παρόν άρθρο).

• Σκεφτείτε πριν στείλετε το μήνυμα. Η δημιουργία και αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι γρήγορη και εύκολη—καμιά φορά υπερβολικά εύκολη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε σκεφτεί καλά αυτά που θέλετε να γράψετε στο μήνυμα και αποφύγετε να γράψετε κάτι ενώ είστε θυμωμένοι. Όταν στείλετε το μήνυμα, δεν μπορείτε να το πάρετε πίσω.

• Χρησιμοποιήστε ένα σαφές και σύντομο θέμα. Συνοψίστε τα περιεχόμενα του μηνύματος σε μερικές λέξεις. Τα άτομα που λαμβάνουν μεγάλο αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη γραμμή θέματος για να δώσουν προτεραιότητα στο μήνυμα.

• Γράφετε σύντομα μηνύματα. Αν και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να έχουν οποιοδήποτε μέγεθος, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι σχεδιασμένο για γρήγορη επικοινωνία. Πολλοί δεν έχουν το χρόνο ή την υπομονή να διαβάσουν περισσότερο από μερικές παραγράφους.

• Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε ΜΟΝΟ ΚΕΦΑΛΑΙΑ. Πολλοί αντιλαμβάνονται τις προτάσεις που είναι γραμμένες εξ ολοκλήρου με κεφαλαία ως "φωνές" και το βρίσκουν ενοχλητικό ή προσβλητικό.

• Να είστε προσεκτικοί με τις ευαίσθητες ή απόρρητες πληροφορίες. Οποιοσδήποτε παραλήπτης μπορεί να προωθήσει το μήνυμά σας σε τρίτους—σκόπιμα ή κατά λάθος.

Επιπλέον, στην επίσημη ή εμπορική επικοινωνία να αποφεύγετε τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Τα κακογραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποδηλώνουν έλλειψη επαγγελματισμού. Διαβάζετε και διορθώνετε τα μηνύματά σας πριν τα στείλετε και, εάν το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε διαθέτει ορθογράφο, χρησιμοποιήστε τον. Ανατρέξτε στο θέμα Έλεγχος ορθογραφίας σε μήνυμα του Windows Mail.

Επειδή συχνά είναι δύσκολη η μετάδοση συναισθημάτων, πρόθεσης ή τόνου μέσω κειμένου μόνο, οι πρώτοι χρήστες του Internet δημιούργησαν τα εικονίδια Emoticon (ένα συνδυασμό εικονιδίων και συναισθημάτων)—ακολουθίες χαρακτήρων πληκτρολογίου που συμβολίζουν εκφράσεις του προσώπου. Για παράδειγμα, οι χαρακτήρες :) μοιάζουν με ένα πρόσωπο που χαμογελάει αν τους κοιτάξει κανείς από το πλάι. Τα παρακάτω είναι μερικά παραδείγματα εικονιδίων Emoticon.

Ακριβώς όπως μπορείτε να λάβετε αυτόκλητες διαφημίσεις, φέιγ βολάν και καταλόγους στην συμβατική αλληλογραφία σας, πιθανό να λάβετε στο φάκελο "Εισερχόμενα" ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία. Η ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία μπορεί να περιλαμβάνει διαφημίσεις, απάτες, πορνογραφία ή νόμιμες προσφορές. Επειδή το κόστος αποστολής τέτοιων μηνυμάτων είναι πολύ χαμηλό, είναι συνηθισμένο φαινόμενο η λήψη μεγάλου όγκου ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Το Windows Mail περιλαμβάνει φίλτρο ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας το οποίο αναλύει το περιεχόμενο των μηνυμάτων που στέλνονται σε εσάς και μετακινεί τα ύποπτα μηνύματα σε έναν ειδικό φάκελο ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας όπου μπορείτε να τα δείτε ή να τα διαγράψετε όποτε το θελήσετε. Επίσης, εάν ένα μήνυμα ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας περάσει από το φίλτρο στα φάκελο "Εισερχόμενα", μπορείτε να ορίσετε όλα τα μελλοντικά μηνύματα από τον συγκεκριμένο αποστολέα να μεταφέρονται στο φάκελο ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Δείτε το θέμα Αποκλεισμός μηνυμάτων ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Για να βοηθήσετε στον περιορισμό της ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας:

• Να προσέχετε που δίνετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αποφεύγετε τη δημοσίευση της πραγματικής σας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδες συζήτησης, σε τοποθεσίες web ή σε άλλες δημόσιες περιοχές του Internet.

• Πριν δώσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε μια τοποθεσία web, ελέγξτε τη δήλωση προστασίας ιδιωτικού απορρήτου της τοποθεσίας για να βεβαιωθείτε ότι δεν επιτρέπεται η αποκάλυψη της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε άλλες εταιρείες.

• Μην απαντάτε ποτέ σε μήνυμα ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Ο αποστολέας θα γνωρίζει έτσι ότι η διεύθυνσή σας είναι έγκυρη και θα την πουλήσει σε άλλες εταιρείες. Είναι πιθανό έτσι να λαμβάνετε περισσότερη ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το Windows Mail, ανατρέξτε στα ακόλουθα θέματα:

• Προσθήκη ή κατάργηση ενός λογαριασμού Windows Mail

• Άνοιγμα ή αποθήκευση συνημμένου στο Windows Mail

• Οργάνωση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας με χρήση κανόνων και φακέλων

• Διαγραφή μηνυμάτων στο Windows Mail

• Αλλαγή της εμφάνισης του Windows Mail

• Αντιμετώπιση προβλημάτων του Windows Mail