Εργασία με αρχεία και φακέλους

Ένα αρχείο μοιάζει με ένα δακτυλογραφημένο έγγραφο που μπορείτε να βρείτε επάνω σε ένα γραφείο ή σε μια αρχειοθήκη. Είναι ένα στοιχείο που περιέχει μια συλλογή σχετικών μεταξύ τους πληροφοριών. Σε έναν υπολογιστή, τα παραδείγματα αρχείων περιλαμβάνουν έγγραφα κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, ψηφιακές εικόνες, ακόμα και τραγούδια. Κάθε εικόνα που τραβάτε, για παράδειγμα, με την ψηφιακή σας κάμερα είναι ένα ξεχωριστό αρχείο και ένα CD μουσικής μπορεί να περιέχει πολλά επιμέρους αρχεία τραγουδιών.

Ο υπολογιστής σας αναπαριστά τα αρχεία με εικονίδια. Κοιτάζοντας το εικονίδιο ενός αρχείου, μπορείτε να διαπιστώσετε με μια ματιά τι είδους αρχείο είναι. Τα παρακάτω είναι μερικά συνηθισμένα εικονίδια αρχείων:

Μπορείτε να διαπιστώσετε το είδος του αρχείου που αντιπροσωπεύει ένα εικονίδιο από την εμφάνισή του

Ένας φάκελος είναι κατά κάποιον τρόπο ένας χώρος όπου μπορείτε να αποθηκεύετε αρχεία. Εάν τοποθετήσετε χιλιάδες έντυπα αρχεία σε ένα γραφείο, θα είναι σχεδόν αδύνατο να εντοπίσετε κάποιο τη στιγμή που το χρειάζεστε. Για το λόγο αυτό, τα αρχεία αποθηκεύονται σε φακέλους μέσα σε μια αρχειοθήκη. Η οργάνωση των αρχείων σε λογικές ομάδες διευκολύνει τον εντοπισμό οποιουδήποτε αρχείου.

Οι φάκελοι του υπολογιστή λειτουργούν με τον ίδιο ακριβώς τρόπο. Ένα τυπικό εικονίδιο φακέλου είναι κάπως έτσι:

Άδειος φάκελος (αριστερά). Φάκελος που περιέχει αρχεία (δεξιά)

Οι φάκελοι δεν περιέχουν μόνο αρχεία, αλλά μπορούν να περιέχουν και άλλους φακέλους. Ένας φάκελος που βρίσκεται μέσα σε έναν άλλο φάκελο καλείται συνήθως υποφάκελος. Μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστο αριθμό υποφακέλων, κάθε ένας από τους οποίους μπορεί να περιέχει απεριόριστο αριθμό αρχείων και άλλων υποφακέλων.

Σε ό,τι αφορά την οργάνωση, δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από το μηδέν. Τα Windows περιέχουν πολλούς συνηθισμένους φακέλους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν βάση για να αρχίσετε να οργανώνετε τα αρχεία σας. Στην παρακάτω λίστα παρουσιάζονται οι πιο συνηθισμένοι φάκελοι, στους οποίους μπορείτε να αποθηκεύσετε τα αρχεία και τους φακέλους σας:

• Έγγραφα. Χρησιμοποιήστε αυτόν το φάκελο για να αποθηκεύετε αρχεία επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις και άλλα επαγγελματικά αρχεία.

• Εικόνες. Χρησιμοποιήστε αυτόν το φάκελο για να αποθηκεύσετε όλες τις ψηφιακές εικόνες, είτε τις λάβετε από την κάμερα, από το σαρωτή ή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Μουσική. Χρησιμοποιήστε αυτόν το φάκελο για να αποθηκεύσετε την ψηφιακή μουσική, όπως τραγούδια που αντιγράφετε από ένα CD ήχου ή κάνετε λήψη από το Internet.

• Βίντεο. Χρησιμοποιήστε αυτόν το φάκελο για να αποθηκεύσετε βίντεο, όπως αποσπάσματα από την ψηφιακή σας κάμερα, βιντεοκάμερα ή αρχεία βίντεο που λαμβάνετε από το Internet.

• Λήψεις. Χρησιμοποιήστε αυτόν το φάκελο για να αποθηκεύσετε αρχεία και προγράμματα που λαμβάνετε από το web.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι να βρείτε αυτούς τους φακέλους. Η ευκολότερη μέθοδος είναι να ανοίξετε τον προσωπικό φάκελο, ο οποίος συγκεντρώνει όλους τους κοινούς φακέλους σας. Ο προσωπικός φάκελος δεν ονομάζεται στην πραγματικότητα "προσωπικός"—φέρει το όνομα χρήστη που χρησιμοποιήσατε για να συνδεθείτε στον υπολογιστή. Για να τον ανοίξετε, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο όνομα χρήστη σας στο επάνω μέρος του δεξιού παράθυρου του μενού "Έναρξη".

Μπορείτε να ανοίξετε κοινούς φακέλους από το μενού "Έναρξη"

Μπορείτε, επίσης, να βρείτε τους φακέλους "Έγγραφα", "Εικόνες" και "Μουσική" στο μενού "Έναρξη", κάτω ακριβώς από τον προσωπικό σας φάκελο.

Να θυμάστε ότι μπορείτε να δημιουργήσετε υποφακέλους μέσα σε οποιονδήποτε από αυτούς τους φακέλους για να οργανώσετε καλύτερα τα αρχεία σας. Στο φάκελο "Εικόνες", για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε υποφακέλους για να οργανώσετε τις εικόνες με βάση την ημερομηνία, το γεγονός, τα ονόματα των ατόμων στις εικόνες ή οποιοδήποτε άλλο σχήμα σάς βοηθά να εργάζεστε αποτελεσματικά.

Όταν ανοίγετε ένα φάκελο στην επιφάνεια εργασίας, εμφανίζεται ένα παράθυρο φακέλου. Εκτός από την εμφάνιση των περιεχομένων του φακέλου, το παράθυρο αυτό έχει διάφορα μέρη σχεδιασμένα να βοηθούν στην περιήγηση των Windows ή να διευκολύνουν την εργασία με αρχεία και φακέλους. Παρακάτω παρουσιάζεται ένας τυπικός φάκελος και κάθε ένα από τα μέρη του:

Ο φάκελος "Έγγραφα"

Όταν ανοίγετε ένα φάκελο και βλέπετε τα αρχεία σας, ίσως προτιμάτε μεγαλύτερα (ή μικρότερα) εικονίδια ή μια διάταξη που σας επιτρέπει να δείτε διάφορα είδη πληροφοριών για κάθε φάκελο. Για να κάνετε αυτού του είδους τις αλλαγές, χρησιμοποιήστε το κουμπί "Προβολές" στη γραμμή εργαλείων.

Κάθε φορά που κάνετε κλικ στο κουμπί "Προβολές", το παράθυρο φακέλου αλλάζει τον τρόπο εμφάνισης των εικονιδίων αρχείων και φακέλων, εναλλάσσοντας μεταξύ μεγάλων εικονιδίων, μια μικρότερη προβολή εικονιδίων που λέγεται "Σε παράθεση" και μια προβολή που λέγεται "Λεπτομέρειες", η οποία εμφανίζει διάφορες στήλες με πληροφορίες σχετικά με το αρχείο.

Εάν κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί "Προβολές", έχετε ακόμα περισσότερες επιλογές. Σύρετε το ρυθμιστικό προς τα πάνω ή προς τα κάτω για να ρυθμίσετε με ακρίβεια το μέγεθος των εικονιδίων των αρχείων και των φακέλων. Μπορείτε να δείτε τα εικονίδια να αλλάζουν μέγεθος καθώς μετακινείτε το ρυθμιστικό.

Οι επιλογές προβολών

Όταν χρειάζεται να βρείτε ένα συγκεκριμένο αρχείο, συχνά θα γνωρίζετε ότι βρίσκεται σε κάποιον κοινό φάκελο, όπως ο φάκελος "Έγγραφα" ή "Εικόνες". Δυστυχώς, όμως, ο εντοπισμός του αρχείου στην πράξη μπορεί να σημαίνει περιήγηση σε εκατοντάδες φακέλους και υποφακέλους, κάτι που δεν είναι εύκολο. Για να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο "Αναζήτηση" για να βρείτε το αρχείο.

Το πλαίσιο "Αναζήτηση"

Το πλαίσιο "Αναζήτηση" βρίσκεται στην κορυφή κάθε φακέλου. Για να βρείτε ένα αρχείο, ανοίξτε το φάκελο που περιέχει το αρχείο που ψάχνετε, κάντε κλικ στο πλαίσιο "Αναζήτηση" και αρχίστε να πληκτρολογείτε. Το πλαίσιο "Αναζήτηση" φιλτράρει την τρέχουσα προβολή με βάση το κείμενο που πληκτρολογείτε. Τα αρχεία εμφανίζονται ως αποτελέσματα αναζήτησης, εάν ο όρος αναζήτησης ταιριάζει με το όνομα του αρχείου, τις ετικέτες ή άλλες ιδιότητες του αρχείου. Τα έγγραφα κειμένου εμφανίζονται, εάν ο όρος αναζήτησης υπάρχει σε οποιοδήποτε μέρος του κειμένου μέσα στο έγγραφο. Η αναζήτηση πραγματοποιείται στον τρέχοντα φάκελο, αλλά και σε όλους τους υποφακέλους.

Εάν δεν ξέρετε πού να αναζητήσετε ένα αρχείο, μπορείτε να επεκτείνετε την αναζήτηση σε ολόκληρο τον υπολογιστή, όχι σε έναν μόνο φάκελο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση ενός αρχείου ή ενός φακέλου.

Περιστασιακά, ίσως θέλετε να αλλάξετε το σημείο αποθήκευσης των αρχείων στον υπολογιστή σας. Ίσως θελήσετε να μετακινήσετε αρχεία σε διαφορετικό φάκελο, για παράδειγμα, ή να τα αντιγράψετε σε κάποιο αφαιρούμενο μέσο αποθήκευσης (όπως CD ή κάρτες μνήμης) για να τα μοιραστείτε με κάποιον άλλο.

Οι περισσότεροι αντιγράφουν και μετακινούν τα αρχεία τους χρησιμοποιώντας μια μέθοδο που λέγεται μεταφορά και απόθεση. Ξεκινήστε ανοίγοντας το φάκελο που περιέχει το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να μετακινήσετε. Κατόπιν ανοίξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να το μετακινήσετε. Τοποθετήστε τα παράθυρα των φακέλων στην επιφάνεια εργασίας έτσι, ώστε να μπορείτε να δείτε τα περιεχόμενα και των δύο.

Κατόπιν σύρετε το αρχείο ή το φάκελο από τον πρώτο φάκελο στο δεύτερο. Αυτό ήταν όλο.

Για αντιγραφή ή μετακίνηση ενός αρχείου, σύρετε το αρχείο από τον ένα φάκελο στον άλλο

Όταν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο μεταφοράς και απόθεσης, ίσως παρατηρήσετε ότι κάποιες φορές το αρχείο ή ο φάκελος αντιγράφεται και άλλες φορές μετακινείται. Γιατί συμβαίνει αυτό; Εάν μεταφέρετε ένα στοιχείο μεταξύ φακέλων που βρίσκονται στον ίδιο σκληρό δίσκο, τα στοιχεία μετακινούνται ώστε να μην δημιουργούνται δύο αντίγραφα του ίδιου αρχείου ή φακέλου στον ίδιο σκληρό δίσκο. Εάν τα μεταφέρετε σε φάκελο που βρίσκεται σε διαφορετικό σκληρό δίσκο (όπως σε μια θέση δικτύου, για παράδειγμα) ή σε ένα αφαιρούμενο μέσο αποθήκευσης όπως είναι το CD, τότε το στοιχείο αντιγράφεται. Με αυτόν τον τρόπο, το αρχείο ή ο φάκελος δεν καταργείται από την αρχική του θέση.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αντιγραφή και μετακίνηση αρχείων, ανατρέξτε στο θέμα Μετακίνηση και αντιγραφή αρχείων με τη μέθοδο μεταφοράς και απόθεσης.

Ο πιο συνηθισμένος τρόπος δημιουργίας νέων αρχείων είναι με τη χρήση κάποιου προγράμματος. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο κειμένου σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή ένα αρχείο ταινίας σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας βίντεο.

Κάποια προγράμματα δημιουργούν ένα αρχείο μόλις τα ανοίξετε. Όταν ανοίγετε το WordPad, για παράδειγμα, ξεκινά με μια κενή σελίδα. Αυτή αντιπροσωπεύει ένα κενό αρχείο (που δεν έχει αποθηκευτεί). Αρχίστε να πληκτρολογείτε και όταν είστε έτοιμοι να αποθηκεύσετε τη δουλειά σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο στη γραμμή μενού και κατόπιν στην επιλογή Αποθήκευση ως. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου που θα σας βοηθήσει να βρείτε ξανά το αρχείο στο μέλλον και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Από προεπιλογή, τα περισσότερα προγράμματα αποθηκεύουν αρχεία στους κοινούς φακέλους, όπως στο φάκελο "Έγγραφα", "Εικόνες" και "Μουσική", διευκολύνοντας την μελλοντική εύρεση των αρχείων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία αρχείων, ανατρέξτε στο θέμα Αποθήκευση αρχείου.

Όταν δεν χρειάζεστε πια ένα αρχείο, μπορείτε να το αφαιρέσετε από τον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας για να εξοικονομήσετε χώρο και να αποφύγετε τη συσσώρευση άχρηστων αρχείων στον υπολογιστή σας. Για να διαγράψετε ένα αρχείο, ανοίξτε το φάκελο που το περιέχει και επιλέξτε το αρχείο. Πατήστε DELETE και κατόπιν στο παράθυρο διαλόγου Διαγραφή αρχείου, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι.

Όταν διαγράφετε ένα αρχείο, αυτό αποθηκεύεται προσωρινά στον Κάδο Ανακύκλωσης. Ο Κάδος Ανακύκλωσης είναι, κατά κάποιον τρόπο, ένας φάκελος ασφαλείας που επιτρέπει την ανάκτηση αρχείων και φακέλων που διαγράψατε κατά λάθος. Θα πρέπει περιστασιακά να αδειάζετε τον Κάδο Ανακύκλωσης για να ελευθερώνετε το χώρο στο σκληρό δίσκο που καταλαμβάνουν τα ανεπιθύμητα αρχεία. Για να μάθετε με ποιον τρόπο μπορείτε να αδειάσετε τον Κάδο Ανακύκλωσης, ανατρέξτε στο θέμα Οριστική διαγραφή αρχείων από τον Κάδο Ανακύκλωσης.

Για να ανοίξετε ένα αρχείο, κάντε διπλό κλικ σε αυτό. Το αρχείο θα ανοίξει στο πρόγραμμα που χρησιμοποιήσατε κατά τη δημιουργία ή την επεξεργασία του. Εάν πρόκειται για αρχείο κειμένου, για παράδειγμα, θα ανοίξει στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.

Δεν συμβαίνει όμως πάντοτε αυτό. Εάν κάνετε διπλό κλικ σε μια ψηφιακή φωτογραφία, για παράδειγμα, ανοίγει συνήθως σε κάποιο πρόγραμμα προβολής εικόνων. Για να μπορέσετε να επεξεργαστείτε την εικόνα, χρειάζεστε ένα διαφορετικό πρόγραμμα. Κάντε δεξιό κλικ στο αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα με και κατόπιν κάντε κλικ στο όνομα του προγράμματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.