Sugerencias para buscar archivos

Encontrar un archivo es muy parecido a buscar un par de medias cuando uno se viste a la mañana. Uno no puede empezar a trabajar hasta encontrar esas medias, y es algo que uno necesita todos los días. Windows no lo puede ayudar a encontrar las medias más rápidamente; sin embargo, sí puede darle una mano cuando se trata de encontrar archivos. A continuación, le mostramos algunas maneras de encontrar y organizar archivos, independientemente de dónde estén almacenados.

¿Por dónde debo empezar a buscar?

Existen tantas formas de encontrar archivos en el equipo que, probablemente, no sepa por dónde empezar. Es probable que la mayoría de las veces comience usando las herramientas de búsqueda disponibles en cada carpeta. Por ejemplo, estas son las herramientas de búsqueda que están disponibles en la carpeta Documentos:

Imagen de las herramientas de búsqueda en la carpeta Documentos
Herramientas de búsqueda en la carpeta Documentos

¿Qué método de búsqueda debo usar?

El método que use depende de lo que esté buscando y dónde lo esté haciendo. La siguiente tabla describe los diferentes métodos de búsqueda y cuándo estos métodos son útiles:

Método de búsqueda Cuándo es útil
Método de búsqueda

El cuadro Búsqueda

Cuándo es útil

Si busca un archivo o una carpeta ubicada en una carpeta común (como Documentos e Imágenes), a menudo, puede encontrarlos más rápidamente si usa el cuadro Búsqueda en la parte superior de la ventana de carpetas. Para obtener más información, consulte Usar el cuadro Búsqueda más adelante en este artículo.

Si busca un programa, un sitio web en el historial del navegador o un archivo que no haya almacenado en ningún lado de su carpeta personal, puede usar el cuadro Búsqueda en la parte inferior del menú Inicio. Para obtener más información, consulte Buscar un archivo o una carpeta.

Método de búsqueda

Encabezados de listas de archivos

Cuándo es útil

Si busca varios archivos relacionadas, como todos los archivos de un mes particular o todos los documentos que ha escrito, puede usar los encabezados de arriba de la lista de archivos para filtrar, apilar o agrupar los archivos. El organizar los archivos de una de estas formas hace que sean más fáciles de ubicar y seleccionar. Para obtener más información, consulte Usar encabezados de listas de archivos más adelante en este artículo.

Método de búsqueda

Carpeta Búsqueda

Cuándo es útil

Cuando deba crear una búsqueda con varios filtros o busque archivos de varias carpetas al mismo tiempo, realice su búsqueda en la carpeta Búsqueda. Cuando haya finalizado, puede guardar los criterios de búsqueda y usarlos en el futuro para encontrar nuevamente el mismo conjunto de archivos con un solo clic. Para obtener más información, consulte Crear una búsqueda avanzada en la carpeta Búsqueda más adelante en este artículo.

Usar el cuadro Búsqueda

El cuadro Búsqueda se encuentra en la parte superior de cada carpeta. Filtra la vista actual de acuerdo con el texto que escriba. El cuadro Búsqueda encuentra archivos de acuerdo con el texto en el nombre de archivo, el texto dentro de los archivos, las etiquetas y otras propiedades comunes que se anexan al archivo. Además, busca la carpeta actual y todas las subcarpetas.

Imagen del cuadro Búsqueda
El cuadro Búsqueda

Por ejemplo, si creó un informe de viaje llamado "Las Vegas Seminar", no bien escriba Las en el cuadro Búsqueda, la mayoría de los archivos de la carpeta desaparecerán de la lista, pero el informe de viaje y todos los archivos con la palabra Las se mostrarán inmediatamente.

La siguiente tabla enumera las propiedades comunes que puede usar en el cuadro Búsqueda:

Propiedad Qué es Cómo usarla en el cuadro Búsqueda
Propiedad

Nombre de archivo

Qué es

El nombre que le dio al archivo.

Cómo usarla en el cuadro Búsqueda

Escriba parte o todo el nombre del archivo que está buscando. Por ejemplo, para encontrar un archivo llamado November invoice.txt, puede escribir Nov o inv.

Propiedad

Clase de archivo

Qué es

Una descripción amplia del contenido. La mayoría de sus archivos entran en una de estas clases: Documentos, Imágenes o Música.

Cómo usarla en el cuadro Búsqueda

Escriba la clase de archivo que está buscando. Por ejemplo, para encontrar todos los archivos de texto, de hojas de cálculo o de presentaciones, escriba Documentos.

Propiedad

Tipo de archivo

Qué es

Una indicación más específica del contenido del archivo. Las últimas tres letras del nombre de archivo, denominadas extensión del nombre de archivo identifican el tipo de archivo. Los tipos comunes incluyen DOC (documento de Microsoft Word), XLS (hoja de cálculo de Microsoft Excel), JPG (imagen JPEG) y MP3 (un formato de audio digital estándar).

Cómo usarla en el cuadro Búsqueda

Escriba la extensión del nombre de archivo. Si desea encontrar sólo archivos MP3, escriba MP3. Para obtener resultados más precisos, escriba *.mp3.

Propiedad

Etiquetas

Qué es

Palabras o frases que agrega a los archivos cuando los describe.

Cómo usarla en el cuadro Búsqueda

Escriba alguna etiqueta para ver la lista de archivos a los cuales se aplicó dicha etiqueta.

Propiedad

Autor

Qué es

El nombre de la persona que creó el archivo.

Cómo usarla en el cuadro Búsqueda

Escriba el nombre de un autor para ver una lista de archivos de esa persona.

Búsquedas avanzadas en el cuadro Búsqueda

Normalmente, Windows busca cualquier tipo de archivo que usted escribe en el cuadro Búsqueda. Para hacerlo, examina el nombre, el contenido y las propiedades de todos los archivos de la vista actual. Por ejemplo, si usted escribe "Summer", el sistema operativo encontrará los archivos cuyos nombres sean "sunset in summer.jpg", los archivos etiquetados con "summer" y los archivos escritos por alguien de nombre Summer. Este enfoque amplio para buscar, generalmente, ayuda a encontrar el archivo rápidamente.

No obstante, si desea buscar de manera más selectiva, puede filtrar la búsqueda del cuadro Búsqueda especificando qué propiedad del archivo desea buscar. Para filtrar por propiedad del archivo, separe con un punto y coma el nombre de la propiedad y el término de búsqueda, como se muestra en este ejemplo:

Ejemplo Use esto para
Ejemplo

Nombre:Sunset

Use esto para

Sólo encuentra archivos que tengan la palabra sunset en el nombre del archivo.

Ejemplo

Etiqueta:Sunset

Use esto para

Sólo encuentra archivos que estén etiquetados con la palabra sunset.

Ejemplo

Fecha de modificación:25/05/2006

Use esto para

Sólo encuentra archivos que se hayan modificado ese día. Sólo puede escribir Fecha de modificación:2006 para encontrar los archivos modificados en cualquier momento durante ese año.

¿Qué propiedades de archivos puede usar de esta forma? Todo lo que ve en una carpeta. Por ejemplo, puede filtrar por cualquier propiedad que aparezca en los encabezados de listas de archivos. Para ver la lista completa de propiedades por las que puede filtrar, haga clic derecho en el encabezado para el cual desea ver las propiedades y, luego, haga clic en Más.

Para obtener más información sobre las búsquedas avanzadas, vaya a la Búsqueda en el escritorio de Windows: Referencia de consulta avanzada en el sitio web .

Búsqueda con filtros binarios

Otra forma de realizar una búsqueda más precisa es con los filtros binarios. Los filtros binarios permiten combinar palabras de búsqueda mediante una lógica simple, como podrá observar en la siguiente tabla.

Filtro Ejemplo Use esto para
Filtro

Y

Ejemplo

tropical Y isla

Use esto para

Encuentre los archivos que contengan las palabras "tropical" e "isla" (incluso, si esas palabras no se encuentran justo una al lado de la otra).

Filtro

NO

Ejemplo

tropical NO isla

Use esto para

Encuentre archivos que contengan la palabra "tropical", pero que no contengan la palabra "isla".

Filtro

O

Ejemplo

tropical O isla

Use esto para

Encuentre los archivos que contengan la palabra "tropical" o "isla".

Filtro

Citas

Ejemplo

"isla tropical"

Use esto para

Encuentre los archivos que contienen la frase exacta "isla tropical".

Filtro

Paréntesis

Ejemplo

(isla tropical)

Use esto para

Encuentre archivos que contengan las palabras "tropical" e "isla", en cualquier orden.

Filtro

>

Ejemplo

fecha: >01/05/06

Use esto para

Encuentre archivos que sean mayores o posteriores a cierto valor, como posteriores al 05/01/06.

Filtro

<

Ejemplo

tamaño: < 4 MB

Use esto para

Encuentre archivos que sean menores o anteriores a cierto valor, como menores a 4 MB. Además, puede especificar otros tamaños, como KB y GB.

Sugerencia

  • Cuando escribe filtros binarios como Y u O, debe usar todas letras mayúsculas.

Combinación de filtros binarios y propiedades de archivos

Puede combinar filtros binarios con otros filtros. La siguiente tabla muestra cómo puede obtener resultados muy distintos cuando usa las mismas palabras de búsqueda, pero distintos filtros binarios. También, tenga en cuenta cómo puede cambiar el efecto de un filtro el uso de paréntesis.

Filtro binario Use esto para
Filtro binario

autor: Charlie Y Herb

Use esto para

Encuentre archivos cuyo autor sea Charlie, así como también todos los archivos que incluyan Herb en el nombre de archivo o en la propiedad del archivo.

Filtro binario

autor: (Charlie Y Herb)

Use esto para

Sólo encuentra archivos que tengan los dos nombres como autores.

Filtro binario

autor: "Charlie Herb"

Use esto para

Sólo encuentra archivos cuyo autor sea alguien que tiene exactamente este nombre.

Encuentre archivos con búsqueda de lenguaje natural

Si activa la búsqueda de lenguaje natural, puede realizar búsquedas de manera más simple, sin usar punto y coma ni tener que escribir Y y O en letras mayúsculas. Por ejemplo, compare estas dos búsquedas:

Sin lenguaje natural Con lenguaje natural
Sin lenguaje natural

clase: artista: (Beethoven O Mozart)

Con lenguaje natural

música Beethoven o Mozart

Sin lenguaje natural

clase: autor de documento: (Charlie Y Herb)

Con lenguaje natural

documentos Charlie y Herb

Para activar la búsqueda de lenguaje natural

  1. Para abrir Opciones de carpeta, haga clic en el botón InicioImagen del botón Inicio, en Panel de control, en Apariencia y personalización y, a continuación, en Opciones de carpeta.

  2. Haga clic en la ficha Búsqueda.

  3. Seleccione la casilla Usar la búsqueda de lenguaje natural.

Para usar la búsqueda de lenguaje natural

Aun con la búsqueda de lenguaje natural activada, puede seguir usando el cuadro Búsqueda de la misma manera. Si desea, puede usar los filtros binarios o introducir filtros con punto y coma y paréntesis. Además, puede usar todas las mismas propiedades para optimizar sus búsquedas. La diferencia es que puede escribir búsquedas de forma más informal. A continuación, se muestran algunos ejemplos:

  • correo electrónico hoy

  • documentos 2006

  • autor Susan

  • imágenes vacaciones

Nota

  • Algunas búsquedas podrían proporcionar más resultados de los esperados. Por ejemplo, si busca "correo electrónico hoy", verá todos los mensajes enviados hoy y los mensajes con la palabra "hoy" en los contenidos.

Use encabezados de listas de archivos

Si hace clic en los encabezados que aparecen sobre la lista de archivos de la carpeta, puede cambiar la visualización de los archivos. Ver los archivos de esta forma puede ayudarlo a encontrar archivos que tengan algo en común.

Mostrar todo

Para filtrar sus archivos

Cuando filtra contenidos de una carpeta por propiedades del archivo (como nombre del archivo, fecha, autor o etiqueta), sólo se muestran los archivos con esas propiedades. Por ejemplo, si desea ver sólo los archivos escritos por un autor particular, filtre por el nombre de esa persona.

  1. Abra la carpeta que contiene los archivos que desea filtrar.

  2. Haga clic en la flecha a la derecha del encabezado por el cual desea filtrar.

  3. Haga clic en la propiedad por la cual desea filtrar. Si desea filtrar por dos o más propiedades, seleccione la casilla de cada propiedad por la cual desea filtrar.

    Imagen del encabezado Autores que muestra las propiedades disponibles para el filtro
    El encabezado Autores que muestra las propiedades disponibles para filtrar, con una propiedad seleccionada

Para apilar sus archivos

Cuando apila archivos, todos los archivos de la vista se agrupan en pilas. Si, por ejemplo, apila por Autor, observará una pila por cada autor. Si desea ver sólo los archivos escritos por un autor particular, abra la pila deseada.

  1. Abra la carpeta que contiene los archivos que desea apilar.

    Los archivos también puede ubicarse en subcarpetas dentro de esta carpeta.

  2. Haga clic en la flecha a la derecha del encabezado por el cual desea apilar.

  3. Haga clic en Apilar por para ordenar los contenidos de la carpeta en pilas que corresponden al encabezado.

  4. Para ver los archivos que se encuentran en una pila independiente, haga doble clic en la pila.

    Imagen que muestra cómo funcionan las pilas de archivos
    Estos archivos están apilados por tipo de archivo

Para agrupar sus archivos

A diferencia de una pila, que esconde los archivos que contiene detrás del icono, un grupo muestra una lista secuencial de todos los archivos agrupados. Por ejemplo, cuando agrupa los archivos por Autor, verá varios grupos, cada uno de ellos muestra todos los archivos escritos por un autor particular.

  1. Abra la carpeta que contiene los archivos que desea agrupar.

  2. Haga clic en la flecha a la derecha del encabezado por el cual desea agrupar.

  3. Haga clic en Agrupar para ordenar los contenidos de la carpeta en grupos que corresponden al encabezado.

    Imagen que muestra cómo funcionan los grupos de archivos
    Estos archivos están agrupados por tipo de archivo

Cree una búsqueda avanzada en la carpeta Búsqueda

La es una buena opción para realizar búsquedas siembre que:

  • No sepa dónde se encuentra un archivo o una carpeta, y desee buscar en varias ubicaciones a la vez.

  • Desee que sus resultados de búsqueda incluyan archivos de varias carpetas a la vez.

  • Desee crear una búsqueda avanzada que busque archivos que usen varios criterios diferentes.

Para personalizar la búsqueda, haga clic en el botón Búsqueda avanzada en la carpeta Búsqueda.

Imagen de la carpeta Búsqueda
La carpeta Búsqueda

Aquí, puede cambiar lo siguiente:

  • Ubicación. De manera predeterminada, la carpeta Búsqueda busca archivos en un conjunto de ubicaciones denominadas Ubicaciones indizadas. Esto incluye todas las carpetas de la carpeta personal (que incluye Documentos, Imágenes; Música, Escritorio y otras ubicaciones comunes), correo electrónico y archivos sin conexión. Puede agregar más ubicaciones en las Ubicaciones indizadas si, comúnmente, almacena archivos en diferentes ubicaciones. Para obtener más información, consulte Mejorar búsquedas de Windows con el índice: preguntas más frecuentes. De otra manera, puede elegir buscar un conjunto diferente de ubicaciones, a pesar de que las búsquedas de en los archivos que no se indizaron sea más lenta.

  • Fecha. Puede archivar la búsqueda para cualquier momento anterior o posterior a la fecha que especifique.

  • Tamaño. Puede buscar archivos más grandes o más pequeños que el tamaño especificado.

  • Propiedad. Puede filtrar la búsqueda de acuerdo con una o más propiedades de archivo, como nombre de archivo, etiquetas y autores. La búsqueda se limitará a los archivos que incluyen todas las propiedades que especifique.

Si no puede encontrar un archivo

Si no puede encontrar el archivo que está buscando o si la búsqueda es lenta o se detiene, puede intentar ejecutar el solucionador de problemas para diagnosticar y reparar problemas comunes de la búsqueda y la indización.

Para ejecutar el solucionador de problemas de búsqueda e índices

  1. Haga clic en este botón:

    Imagen de un botón Corregir
    Solucionar este problema

  2. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en Ejecutar y siga los pasos del asistente.