Introducción a Office Online

¿Alguna vez te ha ocurrido que al llegar a casa te das cuenta de que olvidaste actualizar esa presentación de PowerPoint que se suponía que tenías que exponer en la reunión de mañana por la mañana? ¿O que no comprobaste la hoja de cálculo Excel para ver si alguno de los otros padres iba a traer la tortilla a la fiesta de la piscina de esta noche?

Si tu mente funciona como la mía, esto te sucederá demasiado a menudo. Pero gracias a Office Online on OneDrive, ahora puedes acceder a esos documentos de PowerPoint, Excel y Word online, editarlos y compartirlos fácilmente con otras personas prácticamente en cualquier momento, tanto si estás en el trabajo o en casa, o trabajando con un equipo (PC o Mac).

Qué necesitas:

  • Una conexión a Internet

  • Un navegador compatible

  • Una cuenta Microsoft gratuita

Tu viejo amigo Microsoft Office

Una de las grandes ventajas de Office Online es que si has utilizado Microsoft Office 2007 u Office 2010 (¿y quién no?), ya estarás familiarizado con las características, configuración y barras de herramientas.

Para empezar a compartir tu proyecto, inicia sesión con tu cuenta Microsoft y haz clic en OneDrive en la parte superior de la pantalla. Hoy trabajaremos en Excel Online.

¡Está vivo! Publicar un documento

Una hoja de cálculo de Excel Online en Office Online

Lo primero que harás será publicar tu archivo en OneDrive y luego podrás decidir con quién deseas compartirlo.

Mis compañeras de habitación y yo hemos estando colaborando en esta obra maestra, que en un alarde de creatividad hemos titulado "Subastas de noviembre". Nuestros armarios estaban llenos de camisetas y decidimos subastarlas online, con la esperanza de ganar lo suficiente para hacer un viaje en mitad del invierno a latitudes más cálidas.

Gracias a esta hoja de cálculo, podemos comprobar qué hemos incluido en la venta, qué se ha vendido ya y qué tenemos que enviar a los compradores. Además, puedo saber cuántos días más puedo llevar esa camiseta con la inscripción "I'm With Stupid".

A salvo en casa (y online)

Una hoja de cálculo de Excel en Office Online

Tanto si te conectas por cable o mediante una conexión inalámbrica, o utilizas un equipo PC o Mac, puedes acceder a tus documentos siempre que tengas una conexión a Internet. Y tu trabajo se guarda automáticamente junto con las versiones anteriores de tus documentos.

También dispones de varias opciones después de abrir el documento. Puedes descargar una copia en tu escritorio o abrirla y editarla con los programas de Office en tu propio equipo. Haciendo clic en Compartir obtendrás y enviarás un vínculo de acceso directo.

Realiza modificaciones simultáneamente

Una hoja de cálculo de Excel Online en Office Online

Cuando varios usuarios colaboran en un documento, puede resultar difícil estar al día con todas las revisiones y versiones que contiene tu bandeja de entrada. ¿La modificación "Jueves a.m." que hizo Carola era anterior o posterior a la de "Primera parte de hoy, versión 2" de Marcos?

Con Office Online, siempre tendrás la versión más reciente y todos pueden editar simultáneamente el documento. Aunque Marta anote que ha enviado su camiseta de "Contenido altamente peligroso", puedo decirle igualmente que he hecho fotos de mi camiseta "Respeta al ciclista", justo antes de caer en la cuenta que no sé montar en bicicleta.

De lo que se trata es de compartir

Tú controlas quién ve los documentos, ya sea seleccionando un nombre de la lista de contactos o especificando una nueva dirección de correo, y qué pueden ver exactamente. También decides si los nuevos visitantes solo pueden ver tu trabajo o también editarlo. Para ello, no necesitas más que un clic del ratón

Es tu turno

Compartiendo archivos en OneDrive

Ahora que puedes acceder a tus documentos de Office y compartirlos online, las posibilidades son infinitas. Con solo Excel, puedes llevar un seguimiento de la venta de galletas de tus hijos o de la quiniela. Puedes hacer una lista de invitadas y platos para la despedida de soltera o un gráfico de las donaciones a la excursión al acuario del colegio.

Comparte esa presentación de PowerPoint antes de la reunión de mañana. Y ahora que lo pienso, quizás deberías comprarme una camiseta. Creo que la de "Lee libros, no camisetas" te quedaría bien.

Acerca de la autora

Jelisa Castrodale es una escritora freelance que ha escrito sobre tecnología, cultura y ocio a ambos lados del Atlántico. Además de sus continuas contribuciones a MSN y Microsoft, es una colaboradora habitual de NBCSports.com. Es también una ganadora reciente del concurso televisivo Jeopardy!, lo que probablemente debería dejar de mencionar en una conversación formal.