Colaborar en cualquier parte con el Área de encuentro de Windows

Imagine que viaja a Hawái con cuatro colegas para asistir a una conferencia en la que hará una presentación para la alta gerencia de la compañía. Mientras espera en el aeropuerto, le gustaría trabajar con ellos (o colaborar) en las diapositivas de la presentación.

Todos tienen algo que aportar. En lugar de que todos tengan que mirar la pantalla por encima de sus hombros, puede usar el Área de encuentro de Windows para convocar una sesión de colaboración. Todos podrán ver y modificar las diapositivas en sus propios equipos portátiles y tendrán en todo momento una copia actualizada de las diapositivas. Cuando termine de editarlas, podrá hacer una demostración con la característica de presentación del Área de encuentro de Windows. Con todo el tiempo que se ahorró, podrá irse a la playa mucho antes.

Empezar la reunión

Para convocar una sesión de colaboración (o reunión), necesitará una red. ¿No tiene? No se preocupe. Si no existe una, el Área de encuentro de Windows configurará automáticamente una red ad hoc. Se trata de una red temporal que podrá usar mientras dure la reunión. Puede colaborar en cualquier lugar, incluso en la playa (a menos que no pueda ver la pantalla del equipo portátil porque hay demasiada luz).

Un par de comentarios antes de empezar:

  • Asegúrese de que todos los equipos portátiles tienen conectividad de red o adaptadores de red inalámbricos.

  • Si alguno de los equipos está conectado a un dominio, úselo para iniciar la reunión. ¿No está seguro de si el equipo portátil está conectado a un dominio? Lleve a cabo los siguientes pasos:

    1. Para abrir Sistema, haga clic en el botón InicioImagen del botón Inicio, en Panel de control, en Sistema y mantenimiento y, a continuación, en Sistema.

    2. En Configuración de nombre, dominio y grupo de trabajo del equipo, verá "Grupo de trabajo" o "Dominio", seguido del nombre.

Para convocar una reunión

  1. Para abrir Windows Meeting Space, haga clic en el botón InicioImagen del botón Inicio, en Todos los programas y, a continuación, en Windows Meeting Space.

    Si es la primera vez que abre el Área de encuentro de Windows, se le pedirá que active algunos servicios y que inicie sesión en Equipos a mi alrededor. Se requiere permiso de administrador Si se le solicita una contraseña de administrador o una confirmación, escriba la contraseña o proporcione la confirmación. Para obtener más información, consulte Equipos a mi alrededor: preguntas más frecuentes.

  2. Haga clic en Iniciar una nueva reunión, escriba el nombre y la contraseña de la reunión y, a continuación, haga clic en la flecha verde Imagen del botón de flecha.
  3. Si no dispone de una red, en la pantalla inicial que aparece después de hacer clic en Iniciar una nueva reunión, haga clic en Opciones y seleccione la casilla Crear una red inalámbrica "ad hoc" privada.

  4. Si desea cambiar la visibilidad o las opciones de red de la reunión, haga clic en Opciones.

Imagen de la ventana Área de encuentro de Windows
Para iniciar una reunión, escriba un nombre y una contraseña

Ya está convocada la reunión. Ahora viene lo divertido: hacer que todos los demás acepten la convocatoria para empezar a colaborar en la presentación.

Unirse a una reunión

Para unirse a la reunión que usted ha convocado, todos sus colegas deben conocer el nombre y la contraseña de la reunión. Para unirse a una reunión:

  1. Para abrir Windows Meeting Space, haga clic en el botón InicioImagen del botón Inicio, en Todos los programas y, a continuación, en Windows Meeting Space.

  2. Haga clic en Unirse a una reunión cercana, seleccione la reunión a la que desea unirse, escriba la contraseña correspondiente y haga clic en la flecha verde Imagen del botón de flecha. Si no todos los colegas se encuentran en el mismo lugar, también puede invitarlos a la reunión haciendo clic en la opción Invitar asistentes de la ventana del Área de encuentro de Windows.
Imagen de la pantalla para unirse a una reunión
Para unirse a una reunión, simplemente selecciónela en la lista

Ahora que se han unido todos, veamos algunas de las características que pueden usar para colaborar en la presentación.

Los extras

Para empezar a trabajar en la presentación, arrástrela al área Documentos, en la esquina inferior derecha de la ventana del Área de encuentro de Windows. Todos los asistentes a la reunión podrán editarla y guardarla, y todos tendrán una copia actualizada. Es una forma excelente de colaborar en un documento o una presentación sin confundirse con respecto a cuáles son los cambios más recientes.

Imagen del área Documentos
Compartir un documento arrastrándolo al área Documentos

¿Necesita hablar a solas con uno de los asistentes? Puede enviarle una nota privada rápida. En Participantes, haga clic con el botón secundario en el nombre de la persona y luego en Enviar una nota. Para enviar una nota con un texto, simplemente escríbalo y haga clic en Enviar. Para enviar un boceto, haga clic en Tinta, dibújelo y, a continuación, haga clic en Enviar.

Imagen de la ventana Enviar una nota
Enviar una nota rápida es muy fácil

Una vez realizados todos los cambios deseados, es el momento de ver la presentación. En la ventana del Área de encuentro de Windows, haga clic en Compartir un programa o su escritorio. Ahora, los demás asistentes podrán ver su escritorio. Haga clic en Buscar un archivo para abrir y compartir y busque la presentación.

Imagen de la ventana para seleccionar de algo que compartir o buscar un archivo
Seleccionar algo que compartir o buscar un archivo

Se abrirá una ventana con la presentación, con una barra de menús en la parte superior de la pantalla.

Imagen con la barra de menús en la parte superior de la pantalla
Use la barra de menús de la parte superior de la pantalla para seleccionar más opciones

En la barra de menús se ofrecen algunas opciones adicionales, como conectarse a un proyector de red, si se dispone de uno, o interrumpir la sesión compartida. Por ejemplo, si está practicando con la presentación y le toca hablar a otro asistente, haga clic en Dar control para cederle el control de la presentación. Cuando se cede el control a otra persona, ésta es la encargada de la presentación y puede hacer avanzar las diapositivas. Si alguien se extiende demasiado, puede recuperar el control. ¡Es una lástima no tener un control como éste en nuestra vida diaria!

Imagen con la opción Dar control
Haga clic en Dar control para ceder el control a otra persona

Finalizar la reunión

Antes de escuchar "ajusten sus cinturones y comprueben que las bandejas estén trabadas..." habrá terminado. Cuando haya realizado todos los cambios necesarios y todos estén satisfechos con la presentación, guárdela y salga de la reunión. Ahora, todo lo que tiene que hacer cuando aterrice el avión es relajarse e ir directo a la playa. Y no olvide levantarse radiante al día siguiente, listo para la gran presentación: sin duda será tan buena que le aumentarán el sueldo y le propondrán un ascenso al instante. Buena suerte.