Organizar, ordenar o agrupar archivos

¿Organiza su ropa por color o por estilo? ¿Cómo organiza su especiero? ¿Por orden alfabético o por la intensidad de los sabores? Todos tenemos nuestra propia manera de organizarnos según qué es más importante para nosotros. Puede usar Windows 7 para organizar en detalle sus archivos y carpetas importantes.

Las cuatro maneras básicas para organizar la manera en la que los archivos y las carpetas aparecen en Windows 7 son la organización, la ordenación, el agrupamiento y el cambio de vista. Comprender las diferencias entre estas opciones lo ayudará a personalizarlas y a combinarlas según prefiera.

Organice los archivos de manera instantánea (Organizar por)

La manera más sencilla y eficiente de organizar sus archivos es mediante la organización de archivos en las bibliotecas.

Imagen de la Biblioteca de imágenes organizada por mes
Biblioteca de imágenes, organizada por mes

Puede organizar archivos en la biblioteca de documentos por autor, por ejemplo, o puede organizar la biblioteca de música por intérprete si está buscando un álbum o un tema de una banda determinada. Para obtener más información acerca de las bibliotecas, consulte Trabajo con bibliotecas.

Para organizar una biblioteca

  1. En la barra de tareas, haga clic en el botón Explorador de WindowsImagen del botón Explorador de Windows..
  2. En el panel de navegación (el panel izquierdo), haga clic en una biblioteca (por ejemplo, Imágenes).

  3. En el panel Biblioteca (encima de la lista de archivos), haga clic en el menú Organizar por y, a continuación, elija una propiedad. Por ejemplo, en la librería de música, puede elegir Intérprete para organizar rápidamente la colección de música por intérprete.

    Imagen del menú "Organizar por"
    Menú "Organizar por"

Cuando organiza sus archivos, Windows no coloca simplemente los archivos en un orden diferente. En su lugar, los presenta de una manera completamente diferente. Las organizaciones funcionan de manera diferente según cuál elija. Por ejemplo, al organizar las imágenes por mes, se colocan las imágenes en pilas, como estas:

Imagen de los archivos organizados en pilas
Archivos organizados en "pilas"

Al organizarlas por día, se colocan en grupos, como estos:

Imagen de los archivos organizados en grupos
Archivos organizados en "grupos"

Hay cuatro bibliotecas predeterminadas en Windows 7, cada una con sus organizaciones específicas. También puede crear nuevas bibliotecas y elegir las organizaciones disponibles para ellas.

Para obtener información acerca de cómo crear una nueva biblioteca, consulte Creación de una nueva biblioteca.

Para cambiar las organizaciones disponibles en una biblioteca

  1. En el panel de navegación (el panel izquierdo), haga clic con el botón secundario en una biblioteca y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. En Optimizar esta biblioteca para, elija un tipo de archivo. Por ejemplo, si planea usar una biblioteca principalmente para imágenes, elija Imágenes. (Si no está seguro, elija Elementos generales).

  3. Haga clic en Aceptar. Las organizaciones disponibles para la biblioteca reflejarán ahora el tipo de archivo.

Cuando encuentra una organización que le gusta, puede personalizarla aun más si prueba otras opciones, como ordenación, agrupamiento y cambio de vista. Experimente tanto como desee. Si no le gusta lo que ve, puede restaurar fácilmente la configuración de vista predeterminada haciendo clic en el menú Organizar por y, a continuación, en Borrar cambios. (No verá esta opción si no realizó cambios en la configuración de la vista, la ordenación o el agrupamiento de una organización).

Ordene los archivos según le convenga (Ordenar por)

Las opciones de ordenación son similares a las de organización, excepto que no cambian la manera en la que se muestran los archivos, simplemente se reordenan. En general, los archivos se muestran en una lista en orden alfabético, ordenados por nombre. Pero esta convención no siempre resulta la mejor. Por ejemplo, si está viendo una lista de fotografías que tomó con una cámara digital, es posible que los archivos tengan nombres difíciles de recordar, como "IMG_0450". Pero si etiqueta las fotografías, es posible que ordenarlas por etiquetas tenga mucho más sentido que ordenarlas alfabéticamente. Para obtener más información acerca del etiquetado, consulte Etiquetar imágenes para facilitar su búsqueda.

Para ordenar los archivos

  1. Abra la carpeta o la biblioteca que desea ordenar.

  2. Haga clic con el botón secundario en un espacio vacío, señale Ordenar por y, a continuación, haga clic en una propiedad (como Etiquetas).

    Imagen del menú "Ordenar por"
    Menú "Ordenar por"
  3. Si no encuentra la propiedad que busca en el menú Ordenar por, haga clic en Más para agregar propiedades adicionales.

Cree saltos visuales para una organización más sencilla (Agrupar por)

Además de organizar y ordenar, puede agrupar los archivos por propiedad. Al igual que con la ordenación, el agrupamiento no cambia considerablemente la manera en la que se muestran los archivos. Simplemente los divide en diferentes secciones, según la propiedad que elija. De este modo, si tiene una carpeta llena de documentos de texto, es posible que desee agruparlos por tipo para ver qué programa se usó para crearlos. O bien, si está viendo fotografías, puede agruparlas por fecha para separarlas por la fecha en que fueron tomadas.

Para agrupar los archivos por propiedad

  1. Abra la carpeta o la biblioteca que desea agrupar.

  2. Haga clic con el botón secundario en un espacio vacío, señale Agrupar por y, a continuación, haga clic en una propiedad (como Tipo).

  3. Si no encuentra la propiedad que busca en el menú Agrupar por, haga clic en Más para agregar propiedades adicionales.

Si desea quitar la separación por agrupamiento de una carpeta o una biblioteca, haga clic con el botón secundario en un espacio vacío, señale Agrupar por y, a continuación, haga clic en (Ninguno).

Cambie la apariencia de los archivos (Vista)

Además de cambiar la manera en la que se organizan los archivos, también puede cambiar la forma en la que se muestran.

Para cambiar la vista

  1. Abra una carpeta o una biblioteca.

  2. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha junto al botón VistasImagen del botón Vistas y, a continuación, mueva el control deslizante.
    Imagen del menú Vistas
    Menú Vistas

Si combina las opciones de vista con diferentes opciones de organización, ordenación y agrupamiento, puede crear combinaciones interesantes y útiles. Por ejemplo, si organizó la biblioteca de imágenes de una manera determinada, es posible que también desee cambiar la vista para agrandar las imágenes.

También puede mostrar u ocultar los nombres de archivo de las imágenes y los archivos de vídeo. Si toma muchas fotografías con una cámara digital y no renombra los archivos, esto puede resultar muy útil para ordenar la biblioteca de imágenes.

Para mostrar u ocultar los nombres de archivo de las imágenes o los vídeos

  1. Abra una carpeta o una biblioteca con archivos de imágenes o vídeos.

  2. Haga clic con el botón secundario en un espacio vacío, señale Vista y haga clic en Ocultar nombres de archivos. (Si esta opción tiene una casilla junto a ella, los nombres de archivo ya se han ocultado de la vista).

Nota

  • Si no ve los menús Organizar por, Ordenar por o Agrupar por, significa que estas opciones no están disponibles para el estado de exploración actual. Por ejemplo, las organizaciones solo están disponibles en las bibliotecas, de modo que no verá esta opción cuando se encuentre fuera de una biblioteca.