Haz más cosas con Office 2010 y Windows 7

Trabajar en casa no es muy diferente de trabajar en una oficina, simplemente hay menos personas cerca. En ambos casos, lo importante es tener las herramientas correctas. Así que no es ninguna sorpresa que estoy muy contento con Windows 7 y Office 2010. No es que hagan el trabajo de escritura para mí, pero definitivamente me ayudan con todo lo demás. ¿Quieres saber cómo? ¡Aquí vamos!

Acceso rápido a los programas de Office 2010

Barra de tareas de Windows 7 con una lista de accesos directos para Microsoft Excel

Para mí, todo gira en torno a Word. Anclé el icono de Word a la barra de tareas de Windows 7, para poder acceder siempre fácilmente. Pero lo que realmente me gusta es que ya no tengo que escarbar en mis carpetas de archivos para encontrar los últimos documentos en los que he estado trabajando. Ahora, simplemente puedo hacer clic con el botón secundario en el icono de Word en la barra de tareas y ver los últimos diez documentos de Word que abrí. Estas Listas de accesos directos significan que puedo abrir cualquier documento reciente con solo dos clics: un clic con el botón secundario en el icono y uno en el documento. Encontrarás listas de accesos directos para todos los programas de Office, además de otros elementos que abras de ordinario, como sitios web, canciones y fotos.

Crea documentos adjuntos de correo electrónico desde las listas de accesos directos

Crear datos adjuntos de correo electrónico desde una lista de accesos directos

Con las listas de accesos directos también resulta mucho más fácil enviar documentos por correo electrónico. En vez de buscar el archivo correcto que quiero adjuntar en un mensaje en Outlook, simplemente creo el mensaje, luego hago clic con el botón secundario en el icono de Word para mostrar la lista de accesos directos. Desde este punto, puedo arrastrar el documento a mi mensaje. ¡Eso es todo!

Una administración mejor del tiempo con Outlook

Agregar un documento a un calendario en Outlook

Como muchos otros escritores, soy muy bueno para postergar las cosas. Desde luego, puedo programar mi tiempo de trabajo con algo como Outlook. Pero ahora, doy un paso más al arrastrar el documento mismo al calendario. De este modo, no solo recibo un recordatorio de cuándo programé cierto trabajo, sino que el documento mismo aparece en frente mío. ¡Ya no hay más excusas!

La magia de las vistas previas en miniatura para ahorrar tiempo

Vistas previas en miniatura de documentos Word

Generalmente en todo momento tengo abiertos varios documentos a la vez, lo que solía prestarse para enredos cuando pasaba de uno a otro para comprobar alguna información o al copiar y pegar entre los diferentes documentos. Las vistas previas en miniatura realmente racionalizaron la forma en que trabajo. Ahora todo lo que hago es colocar el puntero del mouse sobre el icono de Word en la barra de tareas para que aparezca una vista previa en miniatura de cada documento abierto. Para verlo en tamaño normal, simplemente muevo el puntero sobre el documento que quiero ver y mágicamente todo el resto desaparece, sin ninguna distracción.

Ver ventanas lado a lado con la vista acoplada

Ver dos ventanas lado a lado con la vista acoplada

¿A veces pierdes la paciencia con el tiempo que demoras en ajustar perfectamente el tamaño de dos ventanas para poder verlas lado a lado? El Acoplado se encarga automáticamente de esto. Simplemente arrastra una ventana hacia el borde de la pantalla y luego arrastra la otra ventana al borde opuesto de la ventana. O puedes usar un método abreviado: cuando estés en un documento, presiona la tecla con el logotipo de Windows y, luego, presiona la tecla Flecha derecha o Flecha izquierda para acoplar el documento a un lado. Ve al siguiente documento y repite el procedimiento. Al menos para mí, esto es lo más magnífico.

Más tiempo para trabajar, menos para configurar

Conexiones de red en Windows 7

Para hacer mi trabajo, a veces tengo que iniciar sesión en la red de un cliente o trabajar en su sitio. Windows 7 me permite administrar fácilmente los detalles, para no tener que perder tiempo en cambiar la configuración según el lugar donde me encuentro. Por ejemplo, Connect Now me orienta durante la configuración de una conexión nueva. Hazlo una vez y olvídalo: la conexión se establece automáticamente si se detecta la conexión inalámbrica. Asimismo, no tengo que preocuparme si imprimo los documentos en una impresora incorrecta, ya que la Impresión con reconocimiento de ubicación de red recuerda qué impresora uso en mi estudio y cuáles uso donde los diferentes clientes. Por lo tanto, cada vez que voy de un lugar a otro, Windows me conecta automáticamente a la impresora que necesito. Y lo mejor es que no cuesta nada comprobar en qué red me encuentro: basta simplemente con hacer clic en el icono de la conexión en la barra de tareas.

Presentaciones sin esfuerzo

Centro de movilidad de Windows

Como escritor, no paso mucho tiempo frente a un público. Pero las pocas veces que tengo que hacer una presentación, la configuración es tan rápida que me queda muy poco tiempo para el miedo escénico. Primero que nada, la suspensión y reanudación es, bueno… rápida. Abro mi equipo portátil, hago clic y bum: estoy justo donde quiero. Incluso se encarga automáticamente de las conexiones. Cuando termino, simplemente cierro la tapa. Eso es todo.

Lo otro que hace Windows 7 para que las presentaciones sean placenteras es que no tengo que estar configurando diferentes cosas. El Centro de movilidad de Windows se encarga de que mi PC no se suspenda ni muestre notificaciones durante la presentación. Cuando lo abro, aparecen todas las configuraciones que podrían necesitar cambios cuando estoy de viaje. Primero, en el icono Configuración de presentación* hago clic en Encender. Luego, conecto el proyector y en el icono Pantalla externa hago clic en Conectar pantalla para cambiar la configuración de la pantalla. ¡Eso es todo! Ya estoy conectado al proyecto.

*Necesitas Windows 7 Professional o Windows 7 Ultimate para poder cambiar la configuración de presentación.

Difusión de presentaciones por Internet

Difusión de una presentación de PowerPoint por Internet

Y ya que estamos con las presentaciones, Difundir presentación de diapositivas te permite difundirlas por Internet. Digamos que estas dando una presentación con PowerPoint 2010, pero que el público no se encuentra en una sola sala. Esto es lo que debes hacer: en la pestaña Presentación, en el grupo Iniciar presentación, haz clic en Difundir presentación. De este modo, puedes crear un vínculo que puedes enviar al público a través de un mensaje instantáneo o por correo electrónico. Cuando estés listo, llámalos o configura una llamada de conferencia. Basta con que hagan clic en el vínculo y es como si todos estuvieran presentes personalmente.

Copias de seguridad que no te frenan

Configurar una copia de seguridad en Windows 7

Con las copias de seguridad y restauración en Windows 7, crear copias de seguridad es facilísimo, ya que después de configurarlo puedes olvidarlo por completo. Configuré mi PC para crear copias de seguridad una vez a la semana en mi disco duro externo. Además, cuando trabajo en el sitio de un cliente, puedo crear copias de seguridad de archivos específicos la red de este. Así todos tienen copias de seguridad, sin conjeturas.

Y ya que hablamos de las copias de seguridad, existe una forma excelente para crear copias de seguridad para los documentos en Office. Me ha salvado el pellejo en aquellas ocasiones donde trabajo tan rápido que realizo cambios en un documento y olvido guardarlos o cuando hago demasiados cambios y quiero revertir a un borrador anterior. Con AutoRecover y AutoSave, puedes especificar la frecuencia con que el equipo guarda automáticamente los documentos, puedes acceder a las versiones previas de un archivo y a veces puedes incluso recuperar un documento que nunca guardaste. Obtén más información sobre cómo guardar y recuperar automáticamente archivos de Office.

Guardar en Microsoft OneDrive

Nunca está demás tener más de una copia de seguridad. Por ejemplo, hace un par de años me robaron el equipo portátil y este tenía una novela en la que había estado trabajando durante tres años. Cuando fui a la copia de seguridad, el archivo estaba dañado. Lloré durante varios días. Ahora uso OneDrive para almacenar copias adicionales de los archivos que más me importan.

Lo que resulta más práctico es que puedo guardar los archivos directamente desde Word (o desde cualquier programa de Office 2010) a mi cuenta de OneDrive. Estos son los pasos: haz clic en la pestaña Archivo, luego en Guardar y enviar y luego en Guardar en la Web. Luego, escribe la dirección y contraseña de tu cuenta Microsoft . Esta también es una forma rápida y fácil para compartir archivos con otras personas. Resulta muy práctica cuando trabajo en documentos realmente grandes y no quiero atiborrar la bandeja de entrada de mi cliente. Y con las versiones Web de los programas, incluso puedo trabajar en estos documentos con un equipo que no tiene instalado Office.

Acerca del autor

Zia Munshi es escritora y redactora creativa independiente que ha escrito para un amplio conjunto de publicaciones y empresas como Microsoft y MSN. Escribir sobre tecnologías le gusta especialmente, ya que le sirve como excusa para comprar los últimos gadgets y programas. Vive en Seattle con su esposo y su perro.