Este artículo le ayudará a obtener información sobre cómo buscar, organizar y usar archivos y carpetas en el equipo.

¿Qué son los archivos y las carpetas?

Un archivo es algo muy parecido a un documento mecanografiado que se pueda encontrar en el escritorio de alguien o en un archivador; es un elemento que contiene una colección de información relacionada. En un equipo, algunos ejemplos de archivos son los documentos de texto, las hojas de cálculo, las fotografías digitales e incluso las canciones. Por ejemplo, cada fotografía digital que toma con una cámara digital es un archivo independiente y un CD de música puede contener una docena de archivos de canciones individuales.

El equipo representa los archivos mediante iconos. Si mira el icono de un archivo, puede conocer inmediatamente el tipo de archivo. A continuación, se incluyen algunos de los iconos de archivos más habituales:

Imagen de iconos de archivo
Puede saber el tipo de archivo que representa un icono por su apariencia

Una carpeta es básicamente un contenedor donde se pueden almacenar archivos. Si coloca miles de archivos en papel en el escritorio de alguien, sería prácticamente imposible encontrar uno concreto cuando lo necesitara. Por este motivo, la gente a menudo almacena los archivos en papel en archivadores. La organización de los archivos en grupos lógicos facilita la búsqueda de archivos concretos.

Las carpetas del equipo funcionan exactamente del mismo modo. Ésta es la apariencia de un icono de carpeta habitual:

Imagen de iconos de carpeta
Una carpeta vacía (izquierda); una carpeta que contiene archivos (derecha)

Las carpetas no sólo contienen archivos, sino que también pueden contener otras carpetas. Una carpeta dentro de una carpeta normalmente se denomina subcarpeta. Puede crear cuantas subcarpetas desee y cada una de ellas puede contener cuantos archivos y subcarpetas adicionales necesite.

Cómo organiza Windows los archivos y las carpetas

En lo que atañe a la organización, no es necesario que comience desde cero. Windows incluye una serie de carpetas comunes que puede usar como puntos de partida para comenzar a organizar los archivos. A continuación, se incluye una lista de algunas de las carpetas comunes en las que puede almacenar archivos y carpetas:

  • Documentos. Utilice esta carpeta para almacenar archivos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, presentaciones y otros archivos comerciales.

  • Imágenes. Utilice esta carpeta para almacenar todas las fotografías digitales, independientemente de si las obtiene de una cámara, un escáner o por correo electrónico de otras personas.

  • Música. Utilice esta carpeta para almacenar toda su música digital, por ejemplo, canciones que copie de un CD de audio o descargue de Internet.

  • Vídeos. Utilice esta carpeta para almacenar vídeos, tales como clips de su cámara digital, videograbadora o archivos de vídeo que descargue de Internet.

  • Descargas. Utilice esta carpeta para almacenar archivos y programas que descargue de la Web.

Existen varios modos de buscar estas carpetas. El método más sencillo es abrir la carpeta personal, que reúne todas las carpetas comunes en un lugar. La carpeta personal en realidad no se denomina "personal", sino que tiene el nombre de usuario que utilizó para iniciar sesión en el equipo. Para abrirla, haga clic en el botón InicioImagen del botón Inicio y, a continuación, haga clic en el nombre de usuario situado en la parte superior del panel derecho del menú Inicio.
Imagen del menú Inicio con la carpeta personal
Puede abrir carpetas comunes desde el menú Inicio

También encontrará las carpetas Documentos, Imágenes y Música en el menú Inicio, justo debajo de su carpeta personal.

Recuerde que puede crear subcarpetas dentro de cualquiera de estas carpetas para poder así organizar mejor sus archivos. Por ejemplo, en la carpeta Imágenes puede crear subcarpetas para organizar imágenes por fecha, por suceso, por los nombres de las personas de las imágenes o por cualquier otro esquema que le ayude a trabajar de un modo más eficaz.

Descripción de las partes de una carpeta

Cuando abre una carpeta en el escritorio, aparece la ventana de una carpeta. Además de mostrar el contenido de la carpeta, la ventana de una carpeta cuenta con diversas partes que están diseñadas para ayudarle a desplazarse por Windows o trabajar con archivos y carpetas con mayor facilidad. A continuación, se muestra una carpeta típica y cada una de sus partes:

Imagen de la carpeta Documentos
Carpeta Documentos
Parte de la carpeta Para qué se utiliza
Parte de la carpeta

Barra de direcciones

Para qué se utiliza

Utilice la barra de direcciones para desplazarse a una carpeta diferente sin cerrar la ventana de la carpeta actual. Para obtener más información, consulte Explorar con la barra de direcciones.

Parte de la carpeta

Botones Atrás y Adelante

Para qué se utiliza

Utilice los botones Atrás y Adelante para desplazarse a otras carpetas que ya haya abierto sin cerrar la ventana actual. Estos botones funcionan en combinación con la barra de direcciones; por ejemplo, después de utilizar la barra de direcciones para cambiar de carpeta, puede usar el botón Atrás para volver a la carpeta original.

Parte de la carpeta

Cuadro de búsqueda

Para qué se utiliza

Escriba una palabra o frase en el cuadro de búsqueda para buscar un archivo o una subcarpeta almacenados en la carpeta actual. La búsqueda comienza tan pronto como comienza a escribir, por lo que, por ejemplo, cuando escriba B, todos los archivos que comiencen por la letra B aparecerán en la lista de archivos de la carpeta. Para obtener más información, consulte Buscar un archivo o una carpeta.

Parte de la carpeta

Barra de herramientas

Para qué se utiliza

La barra de herramientas le permite realizar tareas habituales, como cambiar la apariencia de los archivos y las carpetas, copiar archivos en un CD o iniciar una presentación de fotografías digitales. Los botones de la barra de herramientas cambian para mostrar sólo los comandos que son útiles. Por ejemplo, si hace clic en un archivo de imagen, la barra de herramientas muestra botones diferentes que si hiciera clic en un archivo de música.

Parte de la carpeta

Panel de navegación

Para qué se utiliza

Al igual que la barra de direcciones, el panel de navegación le permite cambiar la vista a otras carpetas. La sección Vínculos favoritos facilita el cambio a una carpeta común o el inicio de una búsqueda que guardó anteriormente. Si se dirige a menudo a la misma carpeta, puede arrastrar esa carpeta al panel de navegación para convertirla en uno de sus vínculos favoritos. Para obtener más información, consulte Trabajo con el panel de navegación.

Parte de la carpeta

Lista de archivos

Para qué se utiliza

Aquí es donde se muestra el contenido de la carpeta actual. Si escribió en el cuadro de búsqueda para buscar un archivo, sólo aparecerán los archivos que coincidan con la búsqueda. Para obtener más información, consulte Sugerencias para buscar archivos.

Parte de la carpeta

Encabezados de columna

Para qué se utiliza

Utilice los encabezados de columna para cambiar el modo en que se organizan los archivos de la lista de archivos. Puede ordenar, agrupar o apilar los archivos de la vista actual. Para obtener más información, consulte Sugerencias para buscar archivos.

Parte de la carpeta

Panel de detalles

Para qué se utiliza

El panel de detalles muestra las propiedades más habituales asociadas al archivo seleccionado. Las propiedades del archivo son información sobre un archivo, por ejemplo, el autor, la fecha en que se modificó por última vez y cualquier etiqueta descriptiva que pueda haber agregado al archivo. Para obtener más información, consulte Agregar etiquetas u otras propiedades a archivos.

Parte de la carpeta

Panel de vista previa

Para qué se utiliza

Utilice el panel de vista previa para ver el contenido de muchos tipos de archivos. Por ejemplo, si selecciona un mensaje de correo electrónico, un archivo de texto o una imagen, puede ver su contenido sin abrirlos en un programa. El panel de vista previa no se muestra de manera predeterminada en la mayoría de las carpetas. Para verlo, haga clic en el botón Organizar de la barra de herramientas, haga clic en Diseño y, a continuación, en Panel de vista previa.

Visualización de los archivos en una carpeta

Si abre una carpeta y ve sus archivos, puede que prefiera tener iconos más grandes (o más pequeños), o una disposición que le permita ver diferentes tipos de información sobre cada archivo. Para realizar estos cambios, utilice el botón Vistas de la barra de herramientas.

Cada vez que haga clic en el botón Vistas, la ventana de la carpeta cambiará el modo en que muestra los iconos de los archivos y las carpetas, alternando entre iconos grandes, una vista de iconos más pequeños denominada Mosaicos y una vista denominada Detalles que muestra varias columnas de información sobre el archivo.

Si hace clic en la flecha situada junto al botón Vistas, tendrá incluso más opciones. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo para ajustar el tamaño de los iconos de archivos y carpetas. Puede ver cómo cambian de tamaño los iconos mientras mueve el control deslizante.

Imagen de las opciones de Vistas
Opciones de Vistas

Búsqueda de archivos

Cuando necesite encontrar un archivo concreto, a menudo sabrá que está situado en algún lugar de una carpeta común como Documentos o Imágenes. Desgraciadamente, en realidad, encontrar el archivo que busca puede significar examinar cientos de archivos y subcarpetas, una tarea nada fácil. Para ahorrar tiempo y trabajo, utilice el cuadro de búsqueda para buscar el archivo.

Imagen del cuadro de búsqueda
Cuadro de búsqueda

El cuadro de búsqueda se encuentra en la parte superior de cada carpeta. Para buscar un archivo, abra la carpeta que contiene el archivo que está buscando, haga clic en el cuadro de búsqueda y comience a escribir. El cuadro de búsqueda filtra la vista actual basándose en el texto que escriba. Los archivos se muestran como resultados de la búsqueda si el término de la búsqueda coincide con el nombre del archivo, las etiquetas u otras propiedades de archivo. Los documentos de texto se muestran si el término de la búsqueda aparece en alguna parte del texto incluido en el documento. Esta función busca en la carpeta actual, así como en todas sus subcarpetas.

Si no sabe dónde buscar un archivo, puede ampliar la búsqueda para que incluya todo el equipo, en lugar de limitarse a una sola carpeta. Para obtener más información, consulte Buscar un archivo o una carpeta.

Copiar y mover archivos y carpetas

En ocasiones, es posible que desee cambiar el lugar donde almacena los archivos en el equipo. Por ejemplo, puede que le convenga mover los archivos a una carpeta diferente o copiarlos en medios extraíbles (por ejemplo, CDs o tarjetas de memoria) para compartirlos con otra persona.

La mayoría de los usuarios copia y mueve los archivos con un método denominado arrastrar y colocar. Comience abriendo la carpeta que contiene el archivo o la carpeta que desea mover. A continuación, abra la carpeta a la que desea mover el archivo o la carpeta. Coloque las ventanas de las carpetas en el escritorio de manera que pueda ver el contenido de ambas.

A continuación, arrastre el archivo o la carpeta desde la primera carpeta hasta la segunda. Y eso es todo.

Cómo arrastrar archivos
Para copiar o mover un archivo, arrástrelo de una carpeta a otra.

Si utiliza el método de arrastrar y colocar, puede que observe que algunas veces se copia el archivo o la carpeta y otras veces se mueve. ¿Por qué? Si arrastra un elemento entre carpetas que se encuentran en la misma unidad de disco duro, los elementos se mueven, por lo que no se crean dos copias del mismo archivo o de la misma carpeta en la misma unidad de disco duro. Si arrastra el elemento a una carpeta que se encuentre en una unidad de disco duro diferente (por ejemplo, una ubicación de red) o a un medio extraíble como un CD, el elemento se copia. De este modo, el archivo o la carpeta no se quitan de su ubicación original.

Para obtener más información sobre cómo copiar y mover archivos, consulte Mover y copiar archivos con el método de arrastrar y soltar.

Creación y eliminación de archivos

El modo más habitual de crear nuevos archivos es mediante el uso de un programa. Por ejemplo, puede crear un documento de texto en un programa de procesamiento de texto o un archivo de película en un programa de edición de vídeo.

Algunos programas crean un archivo cuando los abre. Por ejemplo, cuando abre WordPad, se inicia con una página en blanco. Esta página representa un archivo vacío (y sin guardar). Comience a escribir y, cuando todo esté listo para guardar el trabajo, haga clic en la opción Archivo de la barra de menús y, a continuación, haga clic en Guardar como. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre de archivo que le ayude a volver a encontrar el archivo en el futuro y, a continuación, haga clic en Guardar.

De manera predeterminada, la mayoría de los programas guardan los archivos en carpetas comunes tales como Documentos, Imágenes y Música, lo que facilita volver a encontrar los archivos la próxima vez. Para obtener más información sobre la creación de nuevos archivos, consulte Guardar un archivo.

Cuando ya no necesite un archivo, puede quitarlo del disco duro del equipo para ahorrar espacio y evitar que el equipo se llene de archivos no deseados. Para eliminar un archivo, abra la carpeta que lo contiene y, a continuación, selecciónelo. Presione Supr y, a continuación, en el cuadro de diálogo Eliminar archivo, haga clic en .

Cuando elimina un archivo, se almacena temporalmente en la Papelera de reciclaje. Considere la Papelera de reciclaje como una carpeta de seguridad que le permite recuperar archivos o carpetas que eliminó accidentalmente. En ocasiones, debe vaciar la Papelera de reciclaje para recuperar todo el espacio en el disco duro que ocupan los archivos no deseados. Para obtener información sobre cómo vaciar la Papelera de reciclaje, consulte Eliminar permanentemente archivos de la Papelera de reciclaje.

Apertura de un archivo existente

Para abrir un archivo, haga doble clic en él. El archivo se abrirá en el programa que utilizó para crearlo o editarlo. Por ejemplo, si se trata de un archivo de texto, se abrirá en un programa de procesamiento de texto.

Sin embargo, esto no es siempre lo que ocurre. Por ejemplo, si hace doble clic en una fotografía digital, normalmente se abre un visor de imágenes. Para editar realmente la imagen, necesita utilizar un programa diferente. Haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo, haga clic en Abrir con y, a continuación, haga clic en el nombre del programa que desea utilizar.