Haz más cosas con Office 2010 y Windows 7

En mi caso, todo gira en torno a Word. He anclado el icono de Word a la barra de tareas de Windows 7 para tenerlo siempre a mano. Pero lo que de verdad me parece genial es que ya no tengo que buscar en mis carpetas de archivos para encontrar los últimos documentos en los que he trabajado. En lugar de ello, puedo hacer clic con el botón derecho en el icono de Word y ver los diez últimos documentos de Word que he abierto. Estas Jump Lists me permiten abrir todos los documentos recientes con solo dos clics: hago clic con el botón derecho en el icono y luego hago clic en el documento. Encontrarás Jump Lists para todos tus programas de Office, así como para otras cosas que abres frecuentemente, como sitios web, canciones y fotos.

Con las Jump Lists enviar un documento por correo electrónico es también mucho más fácil. En lugar de buscar por todas partes el archivo correcto para adjuntarlo a un mensaje de Outlook, creo el mensaje y después hago clic con el botón derecho en mi icono de Word para mostrar la Jump List. Desde ahí, puedo arrastrar el documento hasta mi mensaje. Ya está.

A igual que muchos escritores, soy de las que lo dejo todo para el final. Es verdad que puedo programar tiempo para trabajar en algo en Outlook. Pero ahora es aún mejor: puedo arrastrar el propio documento a mi calendario. De esa forma, no solo tengo un recordatorio de cuándo he programado algo de tiempo para trabajar porque el documento en el que tengo que trabajar está ahí también. ¡Se acabaron las excusas!

Normalmente, tengo varios documentos abiertos al mismo tiempo, lo que me crea cierta confusión cuando tengo que pasar de uno a otro para comprobar la información o cuando copio y pego de uno a otro. Las vistas previas en miniatura han simplificado el modo en que trabajo. Ahora, todo lo que hago es colocar el puntero de mouse sobre el icono de Word en mi barra de tareas para ver una vista previa en miniatura de cada documento abierto. Para ver uno de ellos en su tamaño real, elijo la vista previa en miniatura del documento que quiero ver y, como por arte de magia, todos los demás se atenúan, lo que me permite tener una vista despejada.

¿Alguna vez te has sentido enfadado por el tiempo que se tarda en ajustar perfectamente dos ventanas para verlas en paralelo? La característica Ajustar se encarga de ello automáticamente. Arrastra una ventana al borde de la pantalla y después la otra, al borde opuesto. También puedes usar el método abreviado: cuando estés en un documento, presiona la tecla del logotipo de Windows y después presiona la tecla Flecha derecha o Flecha izquierda para ajustar tu documento a uno de los lados. Ve al segundo documento y repite la operación. Esto me parece una de las mejoras cosas que existen.

Para realizar mi trabajo, a veces me tengo que conectar a la red de un cliente o trabajar en sus oficinas. Windows 7 me permite administrar fácilmente los detalles para que no tenga que malgastar mi tiempo cambiando la configuración en función de dónde esté. Por ejemplo, Conectar ahora me guía por el procedimiento de configuración de una nueva conexión. Lo hago una vez y me olvido de ello, ya que te conectas automáticamente si se detecta la conexión inalámbrica. De igual forma, ya no tengo que preocuparme de si he impreso mis documentos en la impresora incorrecta, ya que la impresión con reconocimiento de ubicación de red recuerda qué impresora uso en casa y cuál uso en las oficinas del cliente. Así que, cuando voy de un lugar a otro, Windows me conecta automáticamente a la impresora que necesito. Y lo mejor de todo es que es muy sencillo saber en qué red estoy; solo tengo que hacer clic en el icono de conexión en mi barra de tareas.

Como escritora, no paso mucho tiempo delante de una audiencia. Pero en aquellas raras ocasiones en que las que tengo que hacer una presentación, la configuración es tan rápida que apenas me queda tiempo para sentir miedo escénico. Lo primero de todo: suspender y reanudar el equipo es igualmente rápido. Abro mi portátil, hago clic y ahí está todo lo que necesito. Incluso mis conexiones están configuradas automáticamente. Cuando termino, cierro la tapa. Así de sencillo.

Windows 7 me ayuda también a crear presentaciones fácilmente al liberarme de tener que pelear con distintas configuraciones. El Centro de movilidad de Windows me asegura que mi PC no se ponga en modo de suspensión ni muestre notificaciones en medio de la presentación. Cuando lo abras, verás todas las configuraciones que tal vez tengas que cambiar cuando te desplaces. En primer lugar, en el icono Configuración de presentación*, hago clic en Activar. Después, conecto el proyector y, en el icono Pantalla externa, hago clic en Conectar pantalla para cambiar la configuración de mi pantalla. Ya está. Estoy conectada al proyector.

*Necesitas Windows 7 Professional o Windows 7 Ultimate para cambiar la configuración de las presentaciones.

Y hablando de presentaciones... Difundir presentaciones de diapositivas te permite difundirlas a través de Internet. Supón que estás realizando una presentación con PowerPoint 2010, pero tu audiencia no está en la misma habitación. Esto es lo que debes hacer: En la pestaña Presentación con diapositivas, en el grupo Iniciar presentación con diapositivas, haz clic en Difundir presentación de diapositivas. De esta forma, crearás un vínculo que podrás enviarlo a tu audiencia por correo electrónico o en un mensaje instantáneo. Cuando estés listo, llámales por teléfono o crea una llamada de conferencia. Harán clic en el vínculo y será como si estuvieran en persona.

La característica Copias de seguridad y restauración de Windows 7 te permite hacer copias de seguridad fácilmente, porque las configuras una vez y te olvidas de ello para siempre. Yo he configurado mi PC para que haga una copia de seguridad en mi disco duro externo una vez a la semana. Además, cuando trabajo en las oficinas del cliente, puedo realizar copias de seguridad de determinados archivos en su red. De esta forma, todos tienen una copia de seguridad.

Y hablando de copias de seguridad... Hay un modo excelente de hacer copias de seguridad de documentos en Office. Me ha salvado el pellejo en aquellas ocasiones en que he trabajado tan rápido haciendo cambios en un documento que he olvidado guardarlos, o cuando he hecho demasiados cambios y he querido volver al borrador anterior. Con Autorrecuperación y Autoguardado, puedes especificar la frecuencia con la que tu equipo guarda un documento automáticamente, acceder a las versiones anteriores de un archivo e incluso a veces recuperar un documento que no se ha guardado. Obtén más información sobre cómo guardar y recuperar automáticamente archivos de Office.

Nunca está de más tener varias copias de seguridad. Por ejemplo, hace un par de años me robaron el portátil, y con él la novela en la que había estado trabajando durante tres años. Cuando intenté acceder a la copia de seguridad, el archivo estaba dañado. Me pasé varios días llorando. Ahora uso SkyDrive para almacenar copias adicionales de mis archivos realmente importantes.

Lo que me resulta muy práctico es que ahora puedo guardar archivos directamente desde Word (o desde cualquier programa de Office 2010) en mi cuenta de SkyDrive. ¿Cómo? Haz clic en la pestaña Archivo, en Guardar y enviar y, a continuación, en Guardar en la Web. A continuación, escribe la dirección de correo electrónico y la contraseña de tu cuenta de Microsoft. Esta también es una forma rápida y sencilla de compartir archivos con otras personas. Es súper práctico cuando trabajo con documentos muy grandes y no quiero atascar la bandeja de entrada de mi cliente. Y con las versiones web de los programas, puedo incluso trabajar en esos documentos en un equipo que no tenga Office instalado.

Zia Munshi es una escritora y redactora freelance que ha escrito para una gran variedad de publicaciones y empresas, incluidas Microsoft y MSN. Le encanta sobre todo escribir sobre tecnología porque le sirve de excusa para comprar los últimos dispositivos electrónicos y programas de software. Vive en Seattle con su marido y su perro.