Töötage tõhusamalt Office 2010 ja Windows 7-ga.

Kodus töötamine ei erinegi nii väga kontoritööst, teie ümber on lihtsalt vähem inimesi. Mõlemal juhul on oluline õigete tööriistade kasutamine. Niisiis pole sugugi üllatav, et olen Windows 7 ja Office 2010-ga väga rahul. Need küll ei kirjuta minu eest, kuid kahtlemata aitavad need mind kõige muuga. Kas tahate näha, kuidas? Hakkame siis peale!

Kiire juurdepääs Office 2010 programmidele

Windows 7 tegumiriba kuvamas Microsoft Exceli kiirpääsuloendit

Peamiselt töötan ma Wordis. Kinnitasin Wordi ikooni Windows 7 tegumiribale, et see oleks alati kiirelt kättesaadav. Eriti mõnus on see, et ma ei pea viimati kasutatud dokumente enam failikaustadest taga otsima. Selle asemel piisab tegumiribal Wordi ikooni paremklõpsamisest ja kohe kuvatakse kümme viimati avatud Wordi dokumenti. Tänu neile kiirpääsuloenditele piisab hiljutise dokumendi avamiseks vaid kahest klõpsust: paremklõpsan ikooni ja siis klõpsan dokumenti. Kiirpääsuloendid leiate kõigi oma Office’i programmide ja ka muude sageli avatavate üksuste kohta, nt veebisaidid, laulud ja fotod.

Meilimanuste loomine kiirpääsuloenditest

Meilimanuse loomine kiirpääsuloendist

Kiirpääsuloendid lihtsustavad ka dokumendi saatmist meili teel. Selle asemel, et õiget faili Outlooki meilisõnumile manustamiseks taga otsida, loon lihtsalt sõnumi ja paremklõpsan siis Wordi ikooni, et kuvada kiirpääsuloend. Sealt saan dokumendi oma sõnumisse lohistada. Ongi kõik!

Parem ajajuhtimine Outlookiga

Dokumendi lisamine Outlooki kalendrisse

Nagu enamik kirjanikke, olen ka mina meister tööd edasi lükkama. Jah, muidugi saan ma töid Outlookis planeerida. Nüüd aga saan seda põhjalikumalt teha, lohistades kalendrisse dokumendi enese. Nii saan ma lisaks plaanitud tööaja meeldetuletusele samast kohast kohe ka vajaliku dokumendi. Lõpp vabandustele!

Pisipildieelvaadete maagiline ajasääst

Wordi dokumentide pisipildieelvaated

Tavaliselt on mul korraga lahti mitu dokumenti. Varem tekitas see parasjagu segadust, kui liikusin nende vahel andmete kontrollimiseks või kopeerisin ja kleepisin teksti ühest dokumendist teise. Pisipildieelvaated on mu töömeetodeid oluliselt tõhusamaks muutnud. Nüüd tuleb mul vaid hiirekursor tegumiribal olevale Wordi ikoonile liigutada, et näha kõigi avatud dokumentide pisipildieelvaateid. Dokumendi tavasuuruses vaatamiseks osutan lihtsalt hiirega selle pisipildieelvaatele ja kõik muu haihtub nagu võluväel, nii et saan dokumenti segamatult vaadata.

Akende kõrvuti kuvamine tõmbega

Kahe akna kõrvuti kuvamine tõmbega

Kas teid ajab vahel ahastusse see, kui palju vaeva kulub kahe akna suuruse muutmiseks, et neid saaks kõrvuti vaadata? Tõmme teeb seda teie eest automaatselt. Lohistage üks aken lihtsalt ekraani ühte serva ja teine aken ekraani vastasserva. Samuti võite kasutada otseteed: kui dokument on avatud, vajutage Windowsi logoga klahvi ja vajutage siis parem- või vasaknoole klahvi, et tõmmata dokument ühele poole. Avage teine dokument ja korrake sama toimingut. Minu meelest on see parim asi üldse.

Rohkem aega töötamiseks, vähem aega häälestamiseks

Võrguühendus Windows 7-s

Oma töö tegemiseks pean vahel sisse logima kliendi võrku või töötama kliendi asukohas. Windows 7 teeb üksikasjade haldamise lihtsaks, nii et ma ei pea asukohast sõltuvate sätete muutmisele aega kulutama. Näiteks kiirühendus aitab mul uue ühenduse häälestada. Kord tehtud, võite selle unustada – raadiovõrguühenduse tuvastamisel ühendatakse teid automaatselt. Samuti ei muretse ma enam vale printeriga printimise pärast, kuna asukohapõhine printimine peab meeles, millist printerit kasutan kodukontoris ja millist iga kliendi juures. Niisiis ühendab Windows mind ühest kohast teise liikumisel automaatselt vajaliku printeriga. Kõige parem on veel see, et ühendatud võrgu kontrollimine on lihtne: piisab ühenduseikooni klõpsamisest tegumiribal.

Lihtsaks tehtud esitlused

Windowsi mobiilsuskeskus

Kirjanikuna ei veeda ma palju aega publiku ees. Neil harvadel juhtudel, mil siiski esitlust tegema pean, on häälestus nii kiire, et lavahirmu jaoks õieti aega ei jäägi. Esiteks on unerežiim ja jätkamine pehmelt öeldes kiire. Avan oma sülearvuti, klõps ja läks – olen seal, kus vaja. Isegi mu ühendused luuakse automaatselt. Kui lõpetan, sulgen lihtsalt kaane. Ongi kõik.

Teiseks teeb Windows 7 esitlused nii sujuvaks, et ma ei pea erinevate sätetega piinlema. Windowsi mobiilsuskeskus tagab, et mu arvuti ei lähe keset esinemist unerežiimi ega kuva teatisi. Seda avades kuvatakse kõik sätted, mille muutmist teil võib käigu pealt vaja minna. Esiteks klõpsan paanil Esitluse sätted* käsku Lülita sisse. Siis ühendan projektori ja klõpsan paanil Välisekraan käsku Ühenda ekraan, et muuta oma kuvasätteid. Ongi kõik! Olengi projektoriga ühendatud.

*Esitlussätete muutmiseks peab teil olema Windows 7 Professional või Windows 7 Ultimate.

Esitluste leviedastus veebis

PowerPointi esitluse leviedastus Internetis

Kui veel esitlustest rääkida, siis leviedastusega slaidiseansi funktsioon võimaldab neid veebis levitada. Oletame, et teete esitlust PowerPoint 2010-ga, kuid teie publik ei asu ühes kohas. Toimige järgmiselt. Klõpsake vahekaardi Slaidiseanss rühmas Käivita slaidiseanss suvandit Leviedastusega slaidiseanss. Sellega loote lingi, mille saab publikule saata meili või kiirsõnumiga. Kui olete valmis, helistage neile või looge konverentskõne. Nad klõpsavad linki ja kõik olekski nagu isiklikult kohal.

Varundus, mis teil hoogu maha ei võta

Varundamise häälestamine Windows 7-s

Varundus ja taaste Windows 7-s muudab varundamise lihtsaks, kuna pärast ühekordset seadistamist võite selle unustada. Olen häälestanud oma arvuti varundama kord nädalas välisele kõvakettale. Lisaks saan kliendi juures töötades teatud failid varundada nende võrku. Nii on varukoopia kõigil, ei mingit mõistatamist.

Kui veel varundamisest rääkida, siis Office’i dokumentide varundamiseks on üks mõnus viis. See on mu naha päästnud neil kordadel, kui olen töötanud nii kiiresti, et olen dokumenti muutnud ja siis unustanud selle salvestada, või siis hoopis teinud liiga palju muudatusi ja tahtnud naasta eelmisesse mustandisse. Automaattaaste ja automaatsalvestuse funktsioonidega saate määrata dokumentide automaatsalvestuse sageduse, kasutada faili eelmisi versioone ja mõnikord taastada isegi salvestamata jäänud dokumendi. Lugege põhjalikumalt Office’i failide automaatsalvestuse ja -taaste kohta.

Microsoft OneDrive'i salvestamine

Alati on kasulik, kui teil on mitu varukoopiat. Näiteks paar aastat tagasi varastati mu sülearvuti, milles oli romaan, mille kallal olin kolm aastat töötanud. Kui avasin varukoopia, oli fail hävinud. Nutsin päevade kaupa. Nüüd kasutan OneDrive’i, et hoiustada väga oluliste failide lisakoopiad.

Eriti mugav on see, et saan nüüd faile otse Wordist või muudest Office 2010 programmidest OneDrive’i kontole salvestada. Tehke järgmist. Klõpsake vahekaarti Fail, suvandit Salvestamine ja saatmine ning seejärel käsku Salvesta veebi. Siis sisestage oma Microsofti konto meiliaadress ja parool. See on ka kiire ja lihtne viis faile teiste inimestega ühiskasutusse anda. See on ülimugav, kui töötan väga suurte dokumentidega ega taha oma kliendi postkasti üle koormata. Programmide veebiversioonide abil saan nende dokumentidega töötada isegi sellises arvutis, kuhu pole Office installitud.

Autorist

Zia Munshi on vabakutseline kirjanik ja reklaamikoostaja, kes on kirjutanud paljudele väljaannetele ja ettevõtetele, sh Microsoft ja MSN. Talle meeldib eriti tehnikast kirjutada, kuna see annab talle ettekäände uusimate vidinate ja tarkvara ostmiseks. Ta elab Seattle’is koos abikaasa ja koeraga.