Töötage tõhusamalt Office 2010 ja Windows 7-ga.

Peamiselt töötan ma Wordis. Kinnitasin Wordi ikooni Windows 7 tegumiribale, nii et see on alati kiirelt kättesaadav. Eriti mõnus on see, et ma ei pea viimati kasutatud dokumente otsides enam failikaustu läbi kammima. Selle asemel piisab lihtsalt tegumiribal Wordi ikooni klõpsamisest ja kohe kuvatakse kümme viimati avatud Wordi dokumenti. Tänu neile siirdeloenditele piisab hiljutise dokumendi avamiseks vaid kahest klõpsust: paremklõpsan ikooni ja siis klõpsan dokumenti. Siirdeloendid leiate kõigi oma Office’i programmide kohta, samuti muud üksused, mida te sagedasti avate, nt veebisaidid, laulud ja fotod.

Siirdeloendid lihtsustavad ka dokumendi meiliga saatmist. Selle asemel, et õiget faili Outlooki meilisõnumile lisamiseks taga otsida, loon lihtsalt sõnumi ja paremklõpsan siis Wordi ikooni, et kuvada siirdeloend. Sealt saan dokumendi oma sõnumisse lohistada. Ongi kõik!

Nagu enamik kirjanikke, olen ka mina meister tööd edasi lükkama. Jah, muidugi saan ma töid Outlookis planeerida. Nüüd aga olen selle põhjalikumalt ette võtnud, lohistades kalendrisse dokumendi enese. Nii saan ma lisaks plaanitud tööaja meeldetuletusele samast kohast kohe ka vajaliku dokumendi. Lõpp vabandustele!

Tavaliselt on mul korraga lahti mitu dokumenti. Varem tekitas see parasjagu segadust, kui liikusin nende vahel andmete kontrollimiseks või kopeerisin ja kleepisin teksti ühest dokumendist teise. Pisipildieelvaated on mu töömeetodeid oluliselt efektiivsemaks muutnud. Nüüd on mul vaja vaid liigutada hiir tegumiribal olevale Wordi ikoonile, et näha kõigi avatud dokumentide pisipildieelvaateid. Dokumendi tavasuuruses vaatamiseks osutan lihtsalt hiirega selle pisipildieelvaatele ja kõik muu haihtub nagu võluväel, nii et saan dokumenti segamatult vaadata.

Kas teid ajab vahel ahastusse see, kui palju vaeva kulub kahe akna suuruse muutmiseks, et neid saaks kõrvuti vaadata? Tõmme teeb seda teie eest automaatselt. Lohistage üks aken lihtsalt ekraani ühte serva ja teine aken ekraani vastasserva. Samuti võite kasutada otseteed: kui asute dokumendis, vajutage Windowsi logoga klahvi ja vajutage siis paremnoole või vasaknoole klahvi, et tõmmata dokument ühele poole. Minge teise dokumenti ja korrake sama toimingut. Minu meelest on see parim asi üldse.

Oma töö tegemiseks pean mõnikord sisse logima kliendi võrku või töötama kliendi asukohas. Windows 7 teeb üksikasjade haldamise lihtsaks, nii et ma ei pea aega kulutama asukohast sõltuvate sätete muutmisele. Näiteks kiirühendus aitab mul uue ühenduse seadistada. Kord tehtud, võite selle unustada - raadiovõrgu ühenduse tuvastamisel ühendatakse teid automaatselt. Samuti ei muretse ma enam vales printeris printimise pärast, kuna asukohateadlik printimine peab meeles, millist printerit kasutan kodukontoris ja millist iga kliendi juures. Niisiis ühendab Windows mind ühest kohast teise liikumisel automaatselt vajaliku printeriga. Kõige parem on veel see, et ühendatud võrgu kontrollimine on lihtne: piisab ühenduseikooni klõpsamisest tegumiribal.

Kirjanikuna ei veeda ma palju aega publiku ees. Neil harvadel juhtudel, mil siiski esitlust tegema pean, on häälestus nii kiire, et lavahirmu jaoks õieti aega ei jäägi. Esiteks on unerežiim ja jätkamine pehmelt öeldes kiire. Avan oma sülearvuti, klõps ja läks - olen seal, kus vaja. Isegi mu ühendused luuakse automaatselt. Kui lõpetan, sulgen lihtsalt kaane. Ongi kõik.

Teiseks teeb Windows 7 esitlused nii sujuvaks, et ma ei pea erinevate sätetega piinlema. Windowsi mobiilsuskeskus tagab, et mu arvuti ei lähe keset esinemist unerežiimi ega kuva teatisi. Seda avades kuvatakse kõik sätted, mille muutmist teil võib käigu pealt vaja minna. Esiteks klõpsan paanil Esitluse sätted* käsku Lülita sisse. Siis ühendan projektori ja klõpsan paanil Välisekraan käsku Ühenda ekraan, et muuta oma kuvasätteid. Ongi kõik! Olengi projektoriga ühendatud.

*Esitlussätete muutmiseks peab teil olema Windows 7 Professional või Windows 7 Ultimate.

Kui veel esitlustest rääkida, siis slaidiesitluse levindamisfunktsioon võimaldab neid veebis levindada. Oletame, et teete esitlust PowerPoint 2010-ga, kuid teie publik ei asu ühes kohas. Toimige järgmiselt. Klõpsake vahekaardi Slaidiesitlus rühmas Slaidiesitluse käivitamine käsku Slaidiesitluse levindamine. Sellega loote lingi, mille saab publikule saata meili või kiirsõnumiga. Kui olete valmis, helistage neile või looge konverentskõne. Nad klõpsavad linki ja kõik olekski nagu isiklikult kohal.

Varundus ja taaste Windows 7-s muudab varundamise lihtsaks, kuna pärast ühekordset seadistamist võite selle unustada. Olen seadistanud oma arvuti varundama kord nädalas välisele kõvakettale. Lisaks saan kliendi juures töötades teatud failid varundada nende võrku. Nii on varukoopia kõigil, ei mingit mõistatamist.

Kui veel varundamisest rääkida, siis Office’i dokumentide varundamiseks on üks mõnus viis. See on mu naha päästnud neil kordadel, kui olen töötanud nii kiiresti, et olen dokumenti muutnud ja siis unustanud selle salvestada, või siis hoopis teinud liiga palju muudatusi ja tahtnud naasta eelmisesse mustandisse. Funktsioonidega automaattaaste ja automaatsalvestus saate määrata dokumentide automaatsalvestuse sageduse, kasutada faili eelmisi versioone ja mõnikord taastada isegi salvestamata jäänud dokumendi. Lugege põhjalikumalt Office’i failide automaatsalvestuse ja taastamise kohta.

Alati on kasulik mitut varukoopiat omada. Näiteks paar aastat tagasi varastati mu sülearvuti, milles asus romaan, mille kallal olin kolm aastat töötanud. Kui avasin varukoopia, oli fail hävinud. Nutsin päevade kaupa. Nüüd kasutan SkyDrive’i, et hoiustada väga oluliste failide lisakoopiad.

Eriti mugav on see, et saan nüüd faile otse Wordist või muudest Office 2010 programmidest SkyDrive’i kontole salvestada. Toimige järgmiselt. Klõpsake vahekaarti Fail, klõpsake Salvestamine ja saatmine​​ ning seejärel klõpsake Salvesta veebi. Siis sisestage oma Microsoft i konto meiliaadress ja parool. See on ka kiireks ja lihtsaks viisiks faile teiste inimestega ühiskasutusse anda. See on ülimugav, kui töötan väga suurte dokumentidega ega taha oma kliendi postkasti üle koormata. Programmide veebiversioonide abil saan nende dokumentidega töötada isegi sellises arvutis, kuhu pole Office installitud.

Zia Munshi on vabakutseline kirjanik ja reklaamikoostaja, kes on kirjutanud paljudele väljaannetele ja ettevõtetele, sh Microsoft ja MSN. Talle meeldib eriti tehnikast kirjutada, kuna see annab talle ettekäände uusimate vidinate ja tarkvara ostmiseks. Ta elab Seattle’is koos abikaasa ja koeraga.