Ryhmätyöskentely Windowsin ryhmätyötilan avulla

Oletetaan, että olet matkalla yhdessä neljän työtoverisi kanssa Tukholmassa järjestettävään kokoukseen, jossa pidät esityksen yrityksen johdolle. Lentokentällä haluaisitte kaikki työstää yhdessä esityksen dioja.

Kaikilla on jotain asiaan annettavaa. Sen sijaan, että kaikki kurkkisivat olkapääsi yli, voit aloittaa ryhmätyöistunnon Windowsin ryhmätyötilan avulla. Kaikki voivat nähdä diat ja tehdä niihin muutoksia omalla kannettavalla tietokoneellaan ja kaikilla on aina päivitetty kopio dioista. Kun diat on muokattu, voit suorittaa esityksen harjoitusajon käyttämällä Windowsin ryhmätyötilan esitysominaisuutta. Säästetyn ajan voi kuluttaa vaikka nähtävyyksiä katselemalla.

Aloitus

Ryhmätyöistunnon (tai kokouksen) määrittämiseen tarvitaan verkko. Jos verkkoa ei ole, Windowsin ryhmätyötila määrittää automaattisesti tietokoneiden välisen verkon, jota käytetään vain kokouksen aikana. Voitte olla yhteydessä toisiinne missä vain, jopa vesibussissa saaristossa (ellei liian kirkas valo estä kannettavan tietokoneen näytön lukemista).

Muutama kommentti ennen kuin aloitat:

  • Varmista, että kaikilla kannettavilla tietokoneilla on verkkoyhteys eli että niissä on langaton verkkosovitin.

  • Jos jokin tietokoneista on yhdistetty toimialueeseen, aloita kokous kyseisessä tietokoneessa. Mitä tehdä, jos et ole varma, onko tietokone yhdistetty toimialueeseen? Suorita seuraavat toimet:

    1. Avaa Järjestelmä napsauttamalla Käynnistä-painiketta Kuva Käynnistä-painikkeesta ja valitsemalla Ohjauspaneeli, Järjestelmä ja ylläpito sekä Järjestelmä.

    2. Kohdassa Tietokoneen nimi, toimialue ja työryhmäasetukset lukee joko Työryhmä tai Toimialue sekä jokin nimi.

Kokouksen määrittäminen

  1. Avaa Windowsin kokoontumistila napsauttamalla Käynnistä-painiketta Kuva Käynnistä-painikkeesta sekä valitsemalla Kaikki ohjelmat ja Windowsin kokoontumistila.

    Jos avaat ensimmäistä kertaa Windowsin ryhmätyötilan, sinua pyydetään ottamaan käyttöön joitakin palveluja ja kirjautumaan Lähiyhteydet-sovellukseen. Vaaditaan järjestelmänvalvojan oikeuksia Jos sinua pyydetään antamaan järjestelmänvalvojan salasana tai vahvistus, kirjoita salasana tai anna vahvistus. Lisätietoja on ohjeaiheessa Lähiyhteydet: usein kysyttyjä kysymyksiä.

  2. Valitse Aloita uusi kokous, kirjoita kokouksen nimi ja salasana ja napsauta sitten vihreää nuolta Kuva nuolipainikkeesta.
  3. Jos verkkoa ei ole, valitse avausnäytössä Aloita uusi kokous -valinnan jälkeen Asetukset ja valitse sitten Luo yksityinen langaton vertaisverkko -valintaruutu.

  4. Valitse Asetukset, jos haluat muuttaa kokouksen näkyvyyttä tai verkkoasetuksia.

Kuva Windowsin ryhmätyötila -ikkunasta
Kokouksen aloittaminen kirjoittamalla kokouksen nimi ja salasana

Kokouksen määrittämisen jälkeen voit pyytää muut liittymään kokoukseen, jotta esitystä voidaan alkaa työstää.

Kokoukseen liittyminen

Jotta muut voivat liittyä määrittämääsi kokoukseen, heidän on tiedettävä kokouksen nimi ja salasana. Kokoukseen liittyminen:

  1. Avaa Windowsin kokoontumistila napsauttamalla Käynnistä-painiketta Kuva Käynnistä-painikkeesta sekä valitsemalla Kaikki ohjelmat ja Windowsin kokoontumistila.

  2. Valitse Liity lähellä olevaan kokoukseen, valitse kokous, johon haluat liittyä, kirjoita kokouksen salasana ja napsauta sitten vihreää nuolta   Kuva nuolipainikkeesta. (Jos työtoverisi eivät ole kaikki samassa paikassa, voit kutsua heidät kokoukseen myös valitsemalla Windowsin ryhmätyötila -ikkunassa Kutsu henkilöitä.)
Kuva näytöstä, jossa kokoukseen liitytään
Kokoukseen liittyminen valitsemalla se luettelosta

Alla on kuvattu joitakin toimintoja, joita voitte käyttää esityksen työstämisessä, kun kaikki ovat liittyneet kokoukseen.

Tärkeimmät toiminnot

Voit aloittaa esityksen käsittelyn vetämällä sen Windowsin ryhmätyötila -ikkunan oikeassa alakulmassa olevaan Tiivistelmät-alueeseen. Kaikki kokouksen osanottajat voivat muokata esitystä ja tallentaa sen ja kaikilla on käytettävissään päivitetty kopio. Tämä on hyvä tapa käsitellä yhdessä asiakirjaa tai esitystä, sillä ei jää epäselvyyttä siitä, mitkä muutokset ovat viimeisimpiä.

Kuva Tiivistelmät-alueesta
Asiakirjan jakaminen vetämällä se Tiivistelmät-alueeseen

Haluatko puhua jonkun osanottajan kanssa kahdestaan? Voit lähettää henkilökohtaisen muistiinpanon. Napsauta Osallistujat-luettelossa kyseisen henkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lähetä muistiinpano. Jos kyseessä on tekstiä sisältävä muistiinpano, kirjoita se ja valitse sitten Lähetä. Jos kyseessä on piirros, valitse Muste, tee piirros ja valitse sitten Lähetä.

Kuva Lähetä muistiinpano -ikkunasta
Muistiinpanon lähettäminen on helppoa

Kun olet tehnyt kaikki haluamasi muutokset, on aika näyttää esitys. Valitse Windowsin ryhmätyötila -ikkunassa Jaa ohjelma työpöydällä. Nyt muut voivat nähdä työpöytäsi. Valitse Etsi avattava ja jaettava tiedosto selaamalla ja valitse esitys.

Kuva ikkunasta, jossa voi valita jaettavan kohteen tai etsiä tiedostoa
Jaettavan valitseminen tai tiedoston selaaminen

Näkyviin tulee uusi ikkuna, jossa on esitys ja jonka yläreunassa on valikkorivi.

Kuva, jossa näkyy valikkorivi näytön yläreunassa
Lisävalintojen tekeminen näytön yläreunassa olevan valikkorivin avulla

Valikkorivillä on lisävaihtoehtoja, kuten yhteyden muodostaminen mahdolliseen verkkoprojektoriin ja istunnon jakamisen keskeyttäminen. Jos esimerkiksi harjoittelet esityksen pitämistä ja jonkun toisen vuoro on puhua, voit luovuttaa esityksen kyseiselle henkilölle valitsemalla Luovuta hallinta. Kun hallinta luovutetaan toiselle henkilölle, hän on vastuussa esityksestä ja voi siirtää dioja eteenpäin. Jos kyseinen henkilö kuulostaa pitkäpiimäiseltä, voit yksinkertaisesti palauttaa hallinnan itsellesi. (Voisipa näin tehdä muulloinkin elämässä...)

Kuva Luovuta hallinta -vaihtoehdosta
Vastuun antaminen toiselle valitsemalla Luovuta hallinta

Lopetus

Työ on tehty, ennen kuin lentokone lähtee. Kun tarvittavat muutokset on tehty ja kaikki ovat tyytyväisiä esitykseen, voit tallentaa sen ja lopettaa kokouksen. Koneen laskeuduttua onkin sitten aikaa vaikka kiertää vanhaa kaupunkia. Seuraavana päivänä pidät sitten esityksen, joka sivumennen sanoen on takuuvarmasti hyvä ja tuo sinulle palkankorotuksen ja ylennyksen. Onnea!