Vihjeitä tiedostojen etsimiseen

Voit etsiä ja järjestää tiedostosi seuraavilla tavoilla riippumatta niiden tallennuspaikasta.

Mistä minun pitäisi aloittaa etsiminen?

On olemassa niin monia tapoja etsiä tietokoneessasi olevia tiedostoja, ettet ehkä tiedä mistä aloittaa. Useimmiten aloittanet käyttämällä kansiossa olevia hakutyökaluja. Esimerkiksi Tiedostot-kansiossa voit käyttää seuraavia hakutyökaluja:

Kuva Tiedostot-kansion hakutyökaluista
Tiedostot-kansion hakutyökalut

Mitä etsintämenetelmää minun pitäisi käyttää?

Käyttämäsi menetelmä riippuu siitä, mitä etsit ja mistä sitä etsit. Seuraavassa taulukossa on eri etsintämenetelmiä ja tieto siitä, milloin niitä kannattaa käyttää:

Etsintämenetelmä Käyttötilanne
Etsintämenetelmä

Etsi-ruutu

Käyttötilanne

Jos etsit yleisessä kansiossa (kuten Tiedostot- tai Kuvat-kansiossa) olevaa tiedostoa tai kansiota, löydät sen usein nopeimmin kirjoittamalla kansioikkunan yläreunassa olevaan Etsi-ruutuun. Lisätietoja on ohjeaiheessa Etsi-ruudun käyttäminen. myöhemmin tässä artikkelissa.

Jos etsit ohjelmaa, selaimen sivuhistoriassa olevaa WWW-sivustoa tai tiedostoa, joka on tallennettu omaan kansioon, yritä käyttää Käynnistä-valikon alareunassa olevaa Etsi-ruutua. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tiedoston tai kansion etsiminen.

Etsintämenetelmä

Tiedostoluettelon otsikot

Käyttötilanne

Jos olet etsimässä useita toisiinsa liittyviä tiedostoja, kuten kaikkia tiedostoja tietyltä kuukaudelta tai kaikkia luomiasi tiedostoja, voit käyttää tiedostoluettelon yläpuolella olevia otsikoita, joiden avulla tiedostot voidaan suodattaa, pinota tai ryhmitellä. Tämä helpottaa etsimiesi tiedostojen tarkastelemista ja valitsemista. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tiedostoluettelon otsikoiden käyttäminen. myöhemmin tässä artikkelissa.

Etsintämenetelmä

Etsintäkansio

Käyttötilanne

Kun sinun on suoritettava haku useiden suodattimien avulla tai kun etsit tiedostoja yhtä aikaa useista kansioista, voit luoda haun Etsintäkansiossa. Voit lopuksi tallentaa tekemäsi haun ja käyttää sitä myöhemmin saman tiedostoryhmän etsimiseen yhdellä napsautuksella. Lisätietoja on kohdassa Tarkennetun etsinnän luominen Etsintäkansiossa myöhemmin tässä artikkelissa.

Etsi-ruudun käyttäminen

Jokaisen kansion yläreunassa on Etsi-ruutu. Se suodattaa nykyisen näkymän kirjoittamasi tekstin perusteella. Etsi-ruutu etsii tiedostoja tarkastamalla tiedoston nimessä ja itse tiedostossa olevan tekstin, tunnisteet ja muut tiedostoon liittyvät yleiset tiedosto-ominaisuudet. Etsinnän aikana tarkastetaan sekä nykyinen kansio että kaikki sen alikansiot.

Jos olet esimerkiksi luonut matkaraportin nimeltään "Oulun seminaari" ja kirjoitat Etsi-ruutuun sanan Oulun, useimmat kansiossa olevista tiedostoista katoavat näkyvistä, jolloin matkaraportti löytyy helposti.

Seuraavassa taulukossa luetellaan yleiset ominaisuudet, joita voit käyttää Etsi-ruudussa:

Ominaisuus Kuvaus Käyttö Etsi-ruudussa
Ominaisuus

Tiedostonimi

Kuvaus

Tiedostolle antamasi nimi.

Käyttö Etsi-ruudussa

Kirjoita etsimäsi tiedoston nimi osittain tai kokonaan. Jos esimerkiksi etsit tiedostoa, jonka nimi on Marraskuun lasku.txt, voit kirjoittaa Marras tai las.

Ominaisuus

Tiedoston laji

Kuvaus

Sisällön laaja kuvaus. Useimmat tiedostosi kuuluvat seuraaviin lajeihin: Tiedostot, Kuvat tai Musiikki.

Käyttö Etsi-ruudussa

Kirjoita etsittävän tiedoston laji. Voit etsiä esimerkiksi kaikki teksti-, laskentataulukko- ja esitystiedostot kirjoittamalla Tiedosto.

Ominaisuus

Tiedoston tyyppi

Kuvaus

Tiedoston sisällön yksityiskohtainen ilmoittaminen. Tiedostonimen viimeiset kolme kirjainta, joista käytetään nimitystä tiedostonimen tunniste, ilmaisevat tiedostotyypin. Yleisiin tyyppeihin kuuluvat DOC (Microsoft Wordin asiakirja), XLS (Microsoft Excelin laskentataulukko), JPG (JPEG-kuva) ja MP3 (standardi digitaalinen äänimuoto).

Käyttö Etsi-ruudussa

Kirjoita tiedostonimen tunniste. Jos haluat etsiä vain MP3-tiedostoja, kirjoita MP3. Tarkemman tuloksen saat kirjoittamalla *.mp3.

Ominaisuus

Tunnisteet

Kuvaus

Tiedostoihin lisättävät sanat tai lauseet, jotka kuvaavat tiedostojen sisältöä.

Käyttö Etsi-ruudussa

Kun kirjoitat jonkin tunnisteen, saat näkyviin tiedostot, joista kyseinen tunniste löytyy.

Ominaisuus

Tekijä

Kuvaus

Tiedoston luoneen henkilön nimi.

Käyttö Etsi-ruudussa

Kun kirjoitat tekijän nimen, saat näkyviin luettelon kyseisen henkilön tiedostoista.

Tarkennetut haut Etsi-ruudussa

Windows etsii yleensä Etsi-ruutuun kirjoitettua tekstiä tiedostonimestä, tiedoston sisällöstä ja tiedoston ominaisuuksista kaikista nykyisen näkymän tiedostoista. Jos kirjoitat esimerkiksi "Vuori", Windows hakee tiedostot, joiden nimi on "auringonlasku vuoristossa.jpg", tiedostot, joilla on "vuori"-tunniste, ja tiedostot, joiden kirjoittajan nimi on Vuori. Tämä laaja haku yleensä auttaa löytämään tiedoston nopeasti.

Jos haluat kuitenkin tarkentaa hakua, voit suodattaa hakusi määrittämällä Etsi-ruutuun tiedosto-ominaisuuden, johon haku kohdistetaan. Voit tehdä suodatuksen tiedosto-ominaisuuden perusteella siten, että erotat ominaisuuden nimen ja haetun termin kaksoispisteellä seuraavien esimerkkien mukaisesti:

Esimerkki Määritys
Esimerkki

Nimi:Auringonlasku

Määritys

Etsii vain tiedostot, joiden tiedostonimessä on sana auringonlasku.

Esimerkki

Tunniste:Auringonlasku

Määritys

Etsii vain tiedostot, joiden tunnisteessa on sana auringonlasku.

Esimerkki

Muokattu:25.5.2006

Määritys

Etsii vain tiedostot, joita on muokattu kyseisenä päivänä. Voit myös kirjoittaa Muokattu:2006, joka etsii tiedostot, joita on muutettu kyseisen vuoden aikana.

Mitä tiedosto-ominaisuuksia voidaan käyttää tällä tavoin? Kaikkea tiedostossa näkemääsi. Voit esimerkiksi suodattaa tulokset minkä tahansa tiedostoluettelon otsikoissa näkyvän ominaisuuden mukaan. Saat näkyviin täydellisen suodattamisessa käytettävien ominaisuuksien luettelon napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella otsikkoa, jonka ominaisuudet haluat nähdä, ja valitsemalla Lisää.

Lisätietoja tarkennetuista hauista on Windows Desktop Search: Advanced Query Reference -sivustossa.

Etsiminen totuusarvosuodattimien avulla

Totuusarvosuodattimien käyttäminen on toinen keino suorittaa tarkka etsintä. Totuusarvosuodattimet avulla voit yhdistellä hakusanoja loogisilla operaattoreilla kuten seuraavassa taulukossa on kuvattu.

Suodatin Esimerkki Määritys
Suodatin

JA

Esimerkki

trooppinen JA saari

Määritys

Etsii tiedostoja, jotka sisältävät sanat "trooppinen" ja "saari" (vaikka sanat eivät olisikaan aivan lähellä toisiaan).

Suodatin

EI

Esimerkki

trooppinen EI saari

Määritys

Etsii tiedostoja, jotka sisältävät sanan "trooppinen" mutta eivät sanaa "saari".

Suodatin

TAI

Esimerkki

trooppinen TAI saari

Määritys

Etsii tiedostoja, jotka sisältävät joko sanan "trooppinen" tai "saari".

Suodatin

Lainausmerkit

Esimerkki

"trooppinen saari"

Määritys

Etsii tiedostoja, jotka sisältävät sanayhdistelmän "trooppinen saari".

Suodatin

Sulkeet

Esimerkki

(trooppinen saari)

Määritys

Etsii tiedostoja, jotka sisältävät molemmat sanat "trooppinen" ja "saari" missä tahansa järjestyksessä.

Suodatin

>

Esimerkki

päivämäärä: >01/05/06

Määritys

Etsii tiedostoja, jotka ovat suurempia tai myöhempiä kuin tietty arvo (esimerkiksi 1.5.2006 jälkeen).

Suodatin

<

Esimerkki

koko: < 4 Mt

Määritys

Etsii tiedostoja, jotka ovat pienempiä tai aikaisempia kuin tietty arvo (esimerkiksi pienempi kuin 4 megatavua). Voit myös määrittää muita kokoja, kuten kilotavut (kt) tai gigatavut (Gt).

Vihje

  • Kun käytät totuusarvosuodattimia, kuten JA tai TAI, kirjoita ne isoilla kirjaimilla.

Totuusarvosuodattimien ja tiedosto-ominaisuuksien yhdistäminen

Voit yhdistää totuusarvosuodattimia toisiin suodattimiin. Seuraava taulukko näyttää, miten voit saada hyvin erilaisia tuloksia käyttämällä samoja hakusanoja mutta eri totuusarvosuodattimia. Ota myös huomioon, kuinka sulkeiden käyttäminen voi muuttaa suodattimen vaikutusta.

Totuusarvosuodatin Määritys
Totuusarvosuodatin

tekijä: Juhani JA Posti

Määritys

Etsii tiedostoja, joiden tekijä on Juhani, sekä tiedostot, joiden tiedostonimessä tai -ominaisuudessa on sana Posti.

Totuusarvosuodatin

tekijä: (Juhani JA Posti)

Määritys

Etsii vain tiedostot, joiden tekijöiden nimissä esiintyvät nämä nimet.

Totuusarvosuodatin

tekijä: "Juhani Posti"

Määritys

Etsii vain tiedostot, joiden tekijän nimi on juuri tämä.

Tiedostojen etsiminen luonnollisella kielellä tehtävällä haulla

Jos otat käyttöön luonnollisella kielellä tehtävän haun, voit suorittaa haun yksinkertaisesti eikä sinun tarvitse käyttää kaksoispisteitä eikä kirjoittaa JA- ja TAI-sanoja isoilla kirjaimilla. Voit esimerkiksi verrata kahta seuraavaa hakua:

Ilman luonnollista kieltä Luonnollisella kielellä
Ilman luonnollista kieltä

laji: artisti: (Beethoven TAI Mozart)

Luonnollisella kielellä

musiikki Beethoven tai Mozart

Ilman luonnollista kieltä

laji: asiakirjan tekijä: (Juhani JA Posti)

Luonnollisella kielellä

tiedostot Juhani ja Posti

Luonnollisella kielellä tehtävän haun käyttöön ottaminen

  1. Avaa Kansion asetukset napsauttamalla Käynnistä-painiketta Kuva Käynnistä-painikkeesta ja valitsemalla Ohjauspaneeli, Ulkoasu ja teemat sekä Kansion asetukset.

  2. Valitse Etsi-välilehti.

  3. Valitse Käytä luonnollisella kielellä tehtävää hakua -valintaruutu.

Luonnollisella kielellä tehtävän haun käyttäminen

Vaikka olisitkin ottanut käyttöön luonnollisella kielellä tehtävän haun, voit jatkaa Etsi-ruudun käyttöä aivan niin kuin ennenkin. Voit halutessasi käyttää totuusarvosuodattimia tai kaksoispistettä ja sulkeita käyttäviä suodattimia. Voit myös käyttää kaikkia samoja ominaisuuksia hakujen tarkentamiseen. Erona on se, hakusanat voi kirjoittaa entistä huolettomammin. Esimerkkejä:

  • sähköposti tänään

  • tiedostot 2006

  • kirjoittanut Susan

  • kuvat loma

Huomautus

  • Jotkin haut voivat tuottaa odottamattoman paljon tuloksia. Jos esimerkiksi etsit "sähköposti tänään", saat näkyviin kaikki tänään lähetetyt sähköpostit sekä kaikki viestit, joiden sisällössä on sana "tänään".

Tiedostoluettelon otsikoiden käyttäminen

Napsauttamalla kansiossa olevan tiedostoluettelon yläpuolella olevia otsikoita voit muuttaa tiedostojen ulkoasua. Tiedostojen tarkasteleminen tällä tavalla auttaa sinua löytämään tiedostot, joilla on jotain yhteistä.

Näytä kaikki

Tiedostojen suodattaminen

Kun haluat suodattaa kansion sisällön tiedosto-ominaisuuksien (kuten tiedostonimen, päivämäärän, tekijän tai tunnisteen) mukaan, vain kyseiset ominaisuudet sisältävät tiedostot näytetään. Jos haluat esimerkiksi nähdä tietyn tekijän tiedostot, suodata tiedostot kyseisen henkilön mukaan.

  1. Avaa kansio, joka sisältää suodatettavat tiedostot.

  2. Napsauta sen otsikon oikealla puolella olevaa nuolta, jonka mukaan haluat suodatuksen tapahtuvan.

  3. Valitse ominaisuus, jonka mukaan tiedostot suodatetaan. Jos haluat suodattaa vähintään kahden ominaisuuden mukaan, valitse jokaisen suodatuksessa käytettävän ominaisuuden valintaruutu.

    Kuva Tekijät-otsikosta, jossa näkyy suodatuksessa käytettävissä olevat ominaisuudet siten, että yksi ominaisuus on valittuna
    Tekijät-otsikko näyttää suodatuksessa käytettävissä olevat ominaisuudet siten, että yksi ominaisuus on valittuna

Tiedostojen pinoaminen

Jos haluat pinota tiedostot, kaikki näkymässä olevat tiedostot järjestetään pinoihin. Jos pinoat esimerkiksi tekijän mukaan, näet yhden pinon jokaista tekijää kohti. Jos haluat nähdä vain tietyn tekijän kirjoittamat tiedostot, avaa haluttu pino.

  1. Avaa kansio, joka sisältää pinottavat tiedostot.

    Tiedostot voivat myös sijaita tämän kansion sisällä olevissa alikansioissa

  2. Napsauta sen otsikon oikealla puolella olevaa nuolta, jonka mukaan haluat pinoamisen tapahtuvan.

  3. Valitsemalla Pinoamisperuste voit järjestää kansion sisällön pinoihin, jotka vastaavat otsikkoa.

  4. Voit nähdä yksittäisen pinon sisältämät tiedostot kaksoisnapsauttamalla pinoa.

    Kuva tiedostojen pinoamisesta
    Nämä tiedostot pinotaan tiedostotyypin mukaan

Tiedostojen ryhmittely

Toisin kuin pino, joka piilottaa sisältämänsä tiedostot kuvakkeen taakse, ryhmä näyttää peräkkäisen luettelon kaikista ryhmitellyistä tiedostoista. Jos ryhmittelet tiedostot esimerkiksi tekijän mukaan, näet useita ryhmiä, joista jokainen näyttää kaikki tietyn tekijän kirjoittamat tiedostot.

  1. Avaa kansio, joka sisältää ryhmiteltävät tiedostot.

  2. Napsauta sen otsikon oikealla puolella olevaa nuolta, jonka mukaan haluat ryhmittelyn tapahtuvan.

  3. Valitsemalla Ryhmittele voit järjestää kansion sisällön ryhmiin, jotka vastaavat otsikkoa.

    Kuva siitä, miten tiedostojen ryhmitely toimii
    Nämä tiedostot ryhmitellään tiedostotyypin mukaan

Tarkennetun etsinnän luominen Etsintäkansiossa

Etsintäkansio on hyvä vaihtoehto seuraavissa tapauksissa:

  • Et tiedä, missä tiedosto tai kansio sijaitsee, ja haluat tarkistaa monista sijainneista yhdellä kertaa.

  • Haluat, että hakutulokset sisältävät useiden kansioiden tiedostot.

  • Haluat luoda tarkennetun etsinnän, joka etsii tiedostoja useiden eri hakuehtojen mukaan.

Voit mukauttaa hakuasi napsauttamalla Etsintäkansion Tarkennettu etsintä -painiketta. Voit muuttaa mitä tahansa seuraavista asetuksista:

  • Sijainti. Etsintäkansio etsii oletusarvoisesti tiedostoja indeksoiduista sijainneista. Nämä sisältävät kaikki oman kansion kansiot (kuten Tiedostot, Kuvat, Musiikki, Työpöytä ja muut yleiset sijainnit), sähköpostin ja offline-tiedostot. Jos yleensä tallennat tiedostoja eri sijainteihin, voit lisätä niitä indeksoituihin sijainteihin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Windows-hakujen tehostaminen indeksin avulla: usein kysyttyjä kysymyksiä. Vaihtoehtoisesti voit valita eri sijaintiryhmien etsimisen, vaikkakin haut indeksoimattomista tiedostoista ovat hitaita.

  • Päivämäärä. Voit tarkentaa haun mihin tahansa ajanjaksoon, joka on ennen määrittämääsi päivämäärää tai sen jälkeen.

  • Koko. Voit etsiä määritettyä koko suurempia tai pienempiä tiedostoja.

  • Ominaisuus. Voit suodattaa haun yhden tai useamman tiedosto-ominaisuuden, kuten tiedostonimen, tunnisteiden ja tekijän, mukaan. Haku rajataan tiedostoihin, jotka sisältävät kaikki määrittämäsi ominaisuudet.