Parhaat 10 vihjettä sähköpostin lähettämiseen matkoilta

Olitpa sitten työ- tai lomamatkalla, sähköpostin käyttöön todennäköisesti löytyy keino - ellet sitten ole kanoottimatkalla Amazonin viidakossa tai liikkeellä koiravaljakolla napapiirillä. Sähköpostin lukeminen tien päälläkin on helppoa, kun sinulla on tarvittavat tiedot ja olet suunnitellut hieman etukäteen. Seuraavassa on joitakin vihjeitä, joiden avulla voit olla yhteydessä ystäviin, sukulaisiin ja työtovereihin myös matkoilla.

1. Käytä WWW-sähköpostipalvelua ja minimoi matkatavaroiden määrä

Jos käytät WWW-pohjaista sähköpostipalvelua, kuten Windows Live Hotmail -palvelua, voit lähettää ja vastaanottaa sähköpostia käyttämällä jonkun muun tietokonetta, joten sinun ei tarvitse kantaa matkoilla mukana omaakannettavaa tietokonettasi. Tarvitset vain Hotmail-tilin ja tietokoneen, jossa on WWW-selain ja Internet-yhteys. Hotmail-palvelua voi käyttää myös joillakin matkapuhelimilla, joissa on WWW-selain.

Avaa Hotmail-tili Windows Live Hotmail -WWW-sivustossa.

2. Ota mukaan kannettava tietokone ja käytä omaa sähköpostiohjelmaasi

Jos olet työmatkalla, sinulla on todennäköisesti kannettava tietokone mukanasi. Tässä tapauksessa voit käyttää myös täysipainoisempaa sähköpostiohjelmaa, kuten Windows Live Mail -ohjelmaa tai Windows Mailia. Näillä ohjelmilla voit tallentaa kaikki viestit paikallisesti tietokoneeseen, joten voit lukea jo lataamasi viestit ja kirjoittaa uusia viestejä, vaikka et voisikaan juuri silloin muodostaa Internet-yhteyttä. Windows Mail -ohjelma on valmiina Windows Vista -käyttöjärjestelmässä. Voit ladata Windows Live Mailin Windows Live Mailin sivustosta.

Kuva kannettavasta tietokoneesta
Kun otat kannettavan tietokoneen matkalle mukaan, sinulla on enemmän vaihtoehtoja sähköpostin tarkistamiseen.

Kun sinulla on mukanasi oma tietokone, lisäetuna on se, että voit tarkistaa sähköpostisi kaikessa rauhassa omassa hotellihuoneessasi (jos hotellisi tarjoaa Internet-yhteyden). Jos matkasi on kiireinen etkä halua pysähtyä avaamaan kannettavaa tietokonettasi, voit tarkistaa sähköpostin monesta matkapuhelimesta, kuten monista Windows Mobile -laitteista.

3. Kokeile sähköpostiviestien kirjoittamista offline-tilassa

Kirjoita viestit, kun tunnet siihen inspiraatiota, älä silloin, kun yhteys on auki. Jos sinulla on kannettava tietokone mukanasi, lue jo lataamasi viestit, vastaa viesteihin ja kirjoita täysin uusia viestejä offline-tilassa. WWW-pohjaisista sähköpostiohjelmista eroten Windows Mailin ja Windows Live Mail -ohjelman tapaiset sähköpostiohjelmat tallentavat viestisi paikallisesti (tietokoneen kiintolevylle) eivätkä WWW-palvelimiin. Kun seuraavan kerran muodostat Internet-yhteyden tai kirjaudut yrityksen verkkoon, voit ladata uudet sähköpostiviestit ja lähettää valmiiksi kirjoittamasi viestit, jotka odottavat Lähtevät-kansiossa.

Kuva Windowsin sähköpostikansioista
Windows Mail ja Windows Live Mail mahdollistavat viestien kirjoittamisen offline-tilassa ja lähtevien viestien väliaikaisen tallentamisen Lähtevät-kansioon.

4. Hio taitojasi löytää Internet-kahviloita

Jos matkustat ilman kannettavaa tietokonetta, opettele etsimään Internet-kahviloita ja muita paikkoja, joista voit vuokrata lyhyeksi ajaksi tietokonekäyttöaikaa sähköpostin tarkistamista varten. Älä odota siihen asti, että sinun ehdottomasti täytyy päästä tarkistamaan sähköpostisi ja odota löytäväsi sopivaa paikkaa heti seuraavasta kadunkulmasta. Kaikissa paikoissa ei välttämättä ole monia Internet-kahviloita. Selvitä, millaisissa paikoissa pääset käyttämään tietokonetta, jossa on Internet-yhteys. Monissa paikoissa voi olla tarjolla langaton Internet-yhteys, mutta ei tietokonetta, jota voisit käyttää. Tiedustele mahdollisia käyttöpaikkoja. Hotellivirkailijat, tarjoilijat, lentoyhtiöiden henkilökunta ja muut palvelualan ihmiset osaavat usein neuvoa sopivan paikan.

"Internet-kahvila" on yleistermi, jolla monet ihmiset viittaavat lähes mihin tahansa julkiseen paikkaan, jossa on Internet-yhteydellä varustettu tietokone. Internet-kahvila ei siis välttämättä ole varsinainen kahvila. Etsi myös Internet-kioskeja, julkisia kirjastoja ja muita paikkoja, joissa voit käyttää tietokonetta. Monista paikoista voi vuokrata tietokoneen käyttöaikaa, josta veloitetaan minuuteittain tai tunneittain.

Kuva Windows Live Hotmail -kirjautumisruudusta
Voit käyttää Windows Live Hotmail -palvelua millä tahansa tietokoneella, jossa on WWW-selain ja Internet-yhteys.

5. Selvitä Internet-kahviloiden sijainnit ennen matkalle lähtöä

Jos haluat olla varma siitä, että pystyt tarkistamaan sähköpostin matkallasi, laadi etukäteen luettelo matkakohteen Internet-kahviloista. Tämä voi olla tärkeää, jos matkustat alueelle, jossa Internet-yhteydet eivät ole yleisiä.

Monissa WWW-sivustoissa on julkaistu luetteloita maailman eri Internet-kahviloista. Voit käyttää verkon hakuresursseja, kuten The Cybercafe Search Engine -WWW-sivustoa tai Cybercafes-WWW-sivustoa, joissa on lueteltu tuhansittain Internet-kahviloita, julkisia Internet-kioskeja ja jopa risteilyaluksia, joissa on Internet-kahvila. Kaikkia käyttöpaikkoja ei tietenkään ole luettelossa, joten kysele sopivaa käyttöpaikkaa, jos et löydä sellaista verkosta.

6. Etsi paikallisia langattoman verkon käyttöpaikkoja

Monissa kahviloissa ja monilla lentokentillä on langattomia verkkoja, joista käytetään englanninkielistä termiä hotspot. Niiden kautta voit muodostaa Internet-yhteyden. Et välttämättä pysty vuokraamaan tietokonetta, mutta jos sinulla on kannettava tietokone mukanasi, voit kirjautua verkkoon ja tarkistaa sähköpostin omalla tietokoneellasi ja sähköpostiohjelmalla, kuten Windows Mail tai Windows Live Mail. Asiakkailta ei useinkaan laskuteta mitään langattoman verkon käytöstä.

Langattomaan verkkoon kirjautuminen on helppoa Windows Vista -käyttöjärjestelmästä. Lisätietoja on aiheessa Käytettävissä olevien langattomien verkkojen tarkasteleminen ja yhteyden muodostaminen niihin.

7. Käytä hotelleja, jotka tarjoavat Internet-yhteyden

Yhä useampi hotelli ja motelli tarjoaa Internet-yhteyden, joten tämä ei useinkaan ole ongelma. Jos haluat olla varma siitä, että voit käyttää sähköpostia omassa huoneessasi, ei ehkä kannata valita viehättävää bed-and-breakfast-majoitusta tai kotoisaa maaseutumajataloa, koska niissä Internet-yhteys ei todennäköisesti kuulu mukavuuksiin. Jos hotelli tai motelli tarjoaa langattoman Internet-yhteyden, käyttömaksu sisältyy yleensä huoneen hintaan tai käyttömaksu on hyvin pieni. Business-luokan hotellit tarjoavat yleensä nopeimmat Internet-yhteydet. Tiedustele Internet-yhteyttä, kun kirjaudut hotelliin tai varaat huonetta.

8. Jätä kannettava tietokone kotiin, kun matkustat sellaiseen paikkaan, jossa Internet-yhteyden muodostaminen on vaikeaa.

Vaikka sinulla olisikin kannettava tietokone, joissakin paikoissa sähköpostin tarkistaminen Internet-kahvilassa voi olla helpompaa kuin se, että yrität löytää yhteden omalle tietokoneellesi. Internet-kahvilat ovat hyvä vaihtoehto, jos et löydä langattomien verkkojen käyttöpaikkoja tai Internet-yhteyttä tarjoavia hotelleja. (En ryhdy käsittelemään kaikkia niitä ongelmia, jotka liittyvät puhelinverkkoyhteyden muodostamisen yrittämiseen eri puhelinjärjestelmiä käyttävissä maissa. Langattomat Internet-yhteydet ovat korvanneet Internetin käytön puhelinverkkoyhteyden kautta useimpien kannettavien tietokoneiden käyttäjien kohdalla.) Kannettavan tietokoneen kotiin jättämisellä on myös yksi lisäetu: sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että kannettava tietokoneesi häviää tai varastetaan.

9. Lähetä tärkeät asiakirjat itsellesi sähköpostin kautta ennen lähtöäsi

Sähköpostia voi käyttää paljon muuhunkin kuin henkilökohtaiseen viestintään. Jos et ota kannettavaa tietokonetta matkalle mukaan, voit lähettää itsellesi sähköpostin kautta tärkeät asiakirjat, joita haluat lukea tai työstää matkan aikana. Tämän jälkeen pääset käyttämään asiakirjoja Internet-kahvilasta tai Internet-kioskista. Toinen vaihtoehto on laittaa tiedostot WWW-pohjaiseen tallennuspalveluun. Tämä edellyttää, että etsit itsellesi mieluisan palvelun ja perustat itsellesi tilin.

10. Hyödynnä lentoaika

Lentokoneessa kulutettu aika menee usein hukkaan. Ei ole kuitenkaan mitään syytä olla tuottamaton vain siksi, ettet voi muodostaa Internet-yhteyttä 10 kilometrin korkeudessa. Hyödynnä lentoaika ja käsittele kannettavalla tietokoneellasi sähköpostia ja tee muuta työtä offline-tilassa (katso kohta 3). Et voi lähettää etkä vastaanottaa sähköpostiviestejä ilman Internet-yhteyttä, mutta voit lukea tallentamiasi sähköpostiviestejä ja kirjoittaa uusia viestejä offline-tilassa.

Sähköpostin käsittely offline-tilassa edellyttää täysipainoista sähköpostiohjelmaa, kuten Windows Live Mail tai Windows Mail, jolla voit tallentaa viestit paikallisesti (tietokoneen kiintolevylle).