Tiedostojen ja kansioiden käsitteleminen

Tiedosto on kuin kirjoituskoneella kirjoitettu asiakirja. Se sisältää samaan aihepiiriin liittyviä tietoja. Tietokoneen tiedosto voi olla tekstiasiakirja, laskentataulukko, digitaalinen kuva tai musiikkikappale. Esimerkiksi jokainen digitaalisella kameralla otettu kuva on erillinen tiedosto, ja musiikki-CD-levyllä voi olla yli kymmenen erillistä kappaletiedostoa.

Tietokoneessa on tiedostoja vastaavia kuvakkeita. Tiedoston kuvakkeesta voi päätellä, millainen tiedosto on kyseessä. Tässä on joitakin tavallisia tiedostokuvakkeita:

Kuvakkeen ulkonäöstä voi päätellä, millainen tiedosto on kyseessä

Kansio on kuin säilö, jossa tiedostoja säilytetään. Tuhansien arkistoimattomien, paperilla olevien asiakirjojen joukosta on lähes mahdotonta löytää nopeasti tietty asiakirja. Siksi paperisia asiakirjoja säilytetään usein kansioissa ja arkistoissa. Asiakirjojen järjestäminen loogisesti helpottaa niiden löytämistä.

Tietokoneen kansioita voi käyttää samalla tavalla. Kansion kuvake on tavallisesti tämännäköinen:

Tyhjä kansio (vasemmalla) ja tiedostoja sisältävä kansio (oikealla)

Tiedostojen lisäksi kansiot voivat sisältää toisia kansioita. Kansiota, joka sijaitsee kansiossa, sanotaan yleensä alikansioksi. Alikansioita voi olla rajaton määrä. Niistä jokaisessa voi olla rajaton määrä tiedostoja ja alikansioita.

Tiedostojen järjestämistä ei tarvitse aloittaa aivan alusta. Windowsiin sisältyy joitakin yhteisiä kansioita, joiden avulla tiedostojen järjestäminen on helppo aloittaa. Tässä on luettelo joistakin yleisistä kansioista, joihin tiedostoja ja kansioita voi tallentaa:

• Tiedostot. Tähän kansioon voi tallentaa tekstitiedostoja, laskentataulukkoja, esityksiä ja muita asiatietoja sisältäviä tiedostoja.

• Kuvat. Tähän kansioon voi tallentaa digitaalisia kuvia, jotka on voitu siirtää kamerasta, skannata tai vastaanottaa sähköpostitse.

• Musiikki. Tähän kansioon voi tallentaa digitaalista musiikkia, kuten ääni-CD-levyltä kopioituja tai Internetistä ladattuja kappaleita.

• Videot. Tähän kansioon voi tallentaa videoita, kuten leikkeitä digitaalisesta kamerasta tai videokamerasta ja Internetistä ladattuja videotiedostoja.

• Ladatut tiedostot. Tähän kansioon voi tallentaa tiedostoja ja ohjelmia, jotka on ladattu Internetistä.

Näitä kansioita voi etsiä monella eri tavalla. Helpoin tapa on avata oma kansio, johon on kerätty kaikki tietokoneen yleiset kansiot. Oman kansion nimi ei ole "oma" — sen nimi on käyttäjänimi, jolla tietokoneeseen on kirjauduttu. Voit avata sen napsauttamalla ensin Käynnistä-painiketta ja sitten käyttäjänimeä, joka näkyy Käynnistä-valikon oikeanpuoleisen ruudun yläosassa.

Voit avata yleiset kansiot Käynnistä-valikosta

Tiedostot-, Kuvat- ja Musiikki-kansiot löytyvät myös Käynnistä-valikosta oman kansion alapuolelta.

Luomalla alikansioita näihin kansioihin voit järjestää tiedostot paremmin. Voit esimerkiksi luoda Kuvat-kansioon alikansioita, joiden avulla kuvia voi järjestää päivän, tapahtuman, kuvien henkilöiden tai minkä tahansa ehdon mukaisesti.

Kun avaat kansion työpöydällä, näkyviin tulee kansioikkuna. Ikkunassa näkyy kansion sisältö. Ikkunassa on myös osia, jotka on suunniteltu helpottamaan paikasta toiseen siirtymistä Windowsissa sekä tiedostojen ja kansioiden käsittelemistä. Tässä on tyypillinen kansio ja sen osat:

Tiedostot-kansio

Kun avaat kansion ja näet sen sisältämät tiedostot, haluat ehkä muuttaa kuvakkeiden kokoa tai asettelua niin, että näet tiedostoista erilaisia tietoja. Voit tehdä muutoksia työkalurivin Näkymät-painikkeen avulla.

Kun napsautat Näkymät-painiketta, tiedosto- ja kansiokuvakkeiden näyttötapa muuttuu kansioikkunassa siten, että vuorotellen näkyvät suuret kuvakkeet, pienempi kuvakenäkymä ("Kuvakkeet ja tiedot") sekä Tiedot-niminen näkymä, jossa tiedoston tiedot näkyvät useassa sarakkeessa.

Napsauttamalla Näkymät-painikkeen vieressä olevaa nuolta saat näkyviin lisää vaihtoehtoja. Vetämällä liukusäädintä ylös tai alas voit tehdä pieniä muutoksia tiedosto- ja kansiokuvakkeiden kokoon. Kuvakkeiden koko muuttuu samalla, kun vedät liukusäädintä.

Näkymät-painikkeen asetukset

Etsittävä tiedosto sijaitsee usein jossakin yleisessä kansiossa, kuten Tiedostot- tai Kuvat-kansiossa. Tiedoston etsiminen ei silti välttämättä ole helppoa, sillä joudut kenties selaamaan satoja kansioita ja alikansioita. Voit säästää aikaa ja vaivaa etsimällä tiedostoa Etsi-ruudun avulla.

Etsi-ruutu

Jokaisen kansion yläreunassa on Etsi-ruutu. Voit etsiä tiedoston avaamalla kansion, jossa etsimäsi tiedosto sijaitsee, napsauttamalla Etsi-ruutua ja alkamalla kirjoittaa hakuehtoa. Etsi-ruutu käy läpi nykyisen näkymän kirjoittamasi hakuehdon perusteella. Tiedostot, joiden nimi, tunnisteet tai muut tiedosto-ominaisuudet vastaavat hakuehtoa, näkyvät hakutuloksissa. Jos hakuehto esiintyy tekstiasiakirjassa, asiakirja näkyy luettelossa. Haku suoritetaan nykyisessä kansiossa sekä kaikissa kansion alikansioissa.

Jos et tiedä, mistä etsiä tiedostoa, voit etsiä tiedostoa koko tietokoneesta eikä vain yhdestä kansiosta. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tiedoston tai kansion etsiminen.

Haluat ehkä joskus vaihtaa tiedostojen tallennuspaikkaa tietokoneessa. Haluat ehkä siirtää tiedostoja kansiosta toiseen tai kopioida niitä siirrettävään tietovälineeseen (kuten CD-levylle tai muistikortille), jotta niiden jakaminen olisi mahdollista.

Tiedostoja kopioidaan ja siirretään tavallisesti vedä ja pudota -menetelmän avulla. Aloita avaamalla kansio, joka sisältää siirrettävän tiedoston tai kansion. Avaa sitten kansio, johon haluat siirtää kohteen. Asettele kansioikkunat työpöydälle siten, että näet molempien kansioiden sisällön yhtä aikaa.

Seuraavaksi vedä tiedosto tai kansio kansiosta toiseen. Muuta ei tarvitse tehdä.

Voit kopioida tai siirtää tiedoston vetämällä sen kansiosta toiseen

Kun käytät vedä ja pudota -menetelmää, saatat huomata, että joskus tiedosto tai kansio kopioidaan ja joskus se siirretään. Syy tähän on seuraava: Jos vedät kohteen saman kiintolevyn kansiosta toiseen, kohde siirretään. Samasta tiedostosta tai kansiosta ei luoda toista kopiota samalle kiintolevylle. Jos vedät kohteen kansioon, joka sijaitsee toisella kiintolevyllä (esimerkiksi verkossa) tai siirrettävässä tietovälineessä (kuten CD-levyllä), kohde kopioidaan. Tiedostoa tai kansiota ei siis poisteta sen alkuperäisestä sijainnista.

Lisätietoja tiedostojen kopioimisesta ja siirtämisestä on ohjeaiheessa Tiedostojen siirtäminen ja kopioiminen vedä ja pudota -menetelmän avulla.

Uusia tiedostoja luodaan yleensä ohjelmien avulla. Voit esimerkiksi luoda tekstiasiakirjan tekstinkäsittelyohjelmassa tai elokuvatiedoston elokuvamuokkausohjelmassa.

Joissakin ohjelmissa luodaan uusi tiedosto aina, kun ohjelma avataan. Kun avaat esimerkiksi WordPadin, ohjelmaan avautuu tyhjä sivu. Sivu tarkoittaa tyhjää ja tallentamatonta tiedostoa. Voit kirjoittaa tiedostoon haluamasi tekstin. Kun olet valmis ja haluat tallentaa tiedoston, valitse valikkoriviltä Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä. Kirjoita näkyviin tulevaan valintaikkunaan tiedostonimi, jonka avulla löydät tiedoston uudelleen myöhemmin, ja valitse sitten Tallenna.

Useimmissa ohjelmissa tiedostot tallennetaan oletusarvoisesti yleisiin kansioihin, kuten Tiedostot-, Kuvat- ja Musiikki-kansioihin, mikä helpottaa tiedostojen etsimistä myöhemmin. Lisätietoja uusien tiedostojen luomisesta on ohjeaiheessa Tiedoston tallentaminen.

Kun et enää tarvitse tiedostoa, voit poistaa sen tietokoneen kiintolevyltä. Näin voit vapauttaa tilaa ja estää tarpeettomien tiedostojen kertymisen tietokoneeseen. Jos haluat poistaa tiedoston, avaa tiedoston sisältävä kansio ja valitse tiedosto. Paina DEL-näppäintä ja valitse Poista tiedosto -valintaikkunasta Kyllä-vaihtoehto.

Kun tiedosto poistetaan, se tallennetaan tilapäisesti roskakoriin. Roskakori on turvakansio. Voit palauttaa sieltä tiedostoja tai kansioita, joita olet poistanut vahingossa. Roskakori kannattaa joskus tyhjentää. Näin voit vapauttaa kiintolevylle tarpeettomien tiedostojen viemän tilan. Lisätietoja Roskakorin tyhjentämisestä on ohjeaiheessa Tiedostojen poistaminen Roskakorista peruuttamattomasti.

Voit avata tiedoston kaksoisnapsauttamalla sitä. Tiedosto avataan ohjelmassa, jossa se on luotu tai jossa sitä on muokattu. Jos kyseessä on esimerkiksi tekstitiedosto, tiedosto avataan tekstinkäsittelyohjelmassa.

Tähän on joitakin poikkeuksia. Jos esimerkiksi napsautetaan digitaalista kuvaa, se avautuu yleensä kuvien katseluohjelmassa. Jos haluat muokata kuvaa, sinun on avattava toinen ohjelma. Napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Avaa sovelluksessa ja napsauta sitten haluamasi ohjelman nimeä.