Saa enemmän aikaiseksi Office 2010:n ja Windows 7:n avulla

Minulle Word on tärkein. Olen kiinnittänyt Word-kuvakkeen Windows 7:n tehtäväpalkkiin, jotta se on aina helposti käytettävissä. Hienointa on kuitenkin se, ettei minun enää tarvitse etsiskellä viimeksi käyttämiäni asiakirjoja tiedostokansioistani. Sen sijaan voin napsauttaa tehtäväpalkin Word-kuvaketta hiiren kakkospainikkeella, niin näen kymmenen viimeksi avaamaani Word-asiakirjaa. Näiden pikaluetteloiden avulla voin avata minkä tahansa hiljattain käyttämäni asiakirjan vain kahdella napsautuksella: napsautan kuvaketta hiiren kakkospainikkeella ja napsautan sitten asiakirjaa. Löydät pikaluettelot kaikille Office-ohjelmillesi sekä muille säännöllisesti avaamillesi kohteille, kuten sivustoille, kappaleille ja valokuville.

Pikaluettelot helpottavat myös asiakirjojen lähettämistä. Sen sijaan, että minun pitäisi metsästää oikea tiedosto Outlook-viestiin liitettäväksi, luon vain viestin ja napsautan sitten Word-kuvaketta hiiren kakkospainikkeella, niin pikaluettelo tulee näkyviin. Siitä voin vetää asiakirjan viestiini. Siinä kaikki.

Kuten monet kirjoittajat, olen melkoisen hyvä viivyttelyssä. Voin toki ajoittaa Outlookissa ajan jonkin asian työstämistä varten. Nyt voin kuitenkin mennä astetta pidemmälle ja vetää itse asiakirjan kalenteriini. Tällä tavalla saan paitsi muistutuksen siitä, että olen ajoittanut työaikaa, myös tarvitsemani asiakirjan suoraan sovelluksesta. Ei enää selittelyjä!

Minulla on yleensä aina auki useita asiakirjoja samanaikaisesti. Tämä oli sekavaa, kun vaihtelin niiden välillä tarkistaakseni tietoja tai kun kopioin ja liitin tietoja asiakirjasta toiseen. Pikkukuvaesikatselut ovat yksinkertaistaneet työtapaani huomattavasti. Nyt minun tarvitsee vain viedä hiiren osoitin tehtäväpalkin Word-kuvakkeen päälle, niin näen pikkukuvaesikatselun jokaisesta avoimesta asiakirjasta. Jos haluan tarkastella jotakin niistä sen todellisessa koossa, vien vain osoittimen haluamani asiakirjan pikkukuvaesikatselun päälle, niin kaikki muu katoaa tyylikkäästi näkyvistä, ja saan selkeän näkymän.

Ärsyttääkö sinua joskus, miten kauan kestää muuttaa kahden ikkunan kokoa täydellisesti niin, että näet ne rinnakkain? Kohdistaminen tekee tämän puolestasi automaattisesti. Vedä vain yksi ikkuna näytön toiseen reunaan ja sitten toinen ikkuna vastakkaiseen reunaan. Voit myös käyttää pikanäppäintä: kun asiakirja on auki, paina Windows-logonäppäintä ja kiinnitä asiakirja sitten toiselle puolelle painamalla oikeaa tai vasenta nuolinäppäintä. Siirry toiseen asiakirjaasi ja toista sama. Minun mielestäni se on mahtavin juttu ikinä.

Jotta saan työni tehdyksi, minun täytyy toisinaan kirjautua asiakkaan verkkoon tai työskennellä asiakkaan tiloissa. Windows 7 helpottaa yksityiskohtien hallintaa, joten minun ei tarvitse haaskata aikaa asetusten muuttamiseen sijaintini mukaisiksi. Esimerkiksi nopea yhteydenmuodostus ohjaa minua uuden yhteyden määrittämisessä. Tee se kerran ja unohda se sitten: sinut yhdistetään automaattisesti, jos langaton yhteys havaitaan. Vastaavasti minun ei enää tarvitse huolehtia tiedostojen tulostamisesta väärään tulostimeen, sillä sijaintikohtainen tulostus muistaa, mitä tulostinta käytän kotitoimistossani ja mitä kullakin asiakkaalla. Kun liikun paikasta toiseen, Windows yhdistää minut tarvitsemaani tulostimeen automaattisesti. Parasta on se, että käyttämäni verkon tarkistaminen on yksinkertaista. Minun tarvitsee vain napsauttaa tehtäväpalkin yhteyskuvaketta.

Koska olen kirjoittaja, en vietä paljonkaan aikaa yleisön edessä. Niinä harvinaisina kertoina, kun minun on pidettävä esitys, määrittäminen on niin nopeaa, että ramppikuumeelle jää vähemmän aikaa. Ensiksikin, lepotila ja jatkaminen toimivat.. no, nopeasti. Avaan kannettavani ja olen hetkessä siellä, missä pitääkin. Jopa yhteyksistäni huolehditaan automaattisesti. Kun olen valmis, suljen kannen. Siinä kaikki.

Toinen tapa, jolla Windows 7 tekee esityksistä kivutonta on se, ettei minun tarvitse räplätä erilaisia asetuksia. Windowsin siirrettävyyskeskus varmistaa, ettei PC:ni siirry lepotilaan tai näytä ilmoituksia kesken puheeni. Kun avaat sen, näet kaikki asetukset, joita saatat joutua muuttamaan, kun olet tien päällä. Valitsen ensin Esitysasetukset*-ruudussa Ota käyttöön. Sitten liitän projektorin ja valitsen Ulkoinen näyttö -ruudussa Liitä näyttö näyttöasetusteni muuttamista varten. Siinä kaikki. Olen yhdistetty projektoriin.

*Tarvitset Windows 7 Professionalin tai Windows 7 Ultimaten, jotta voit muuttaa esitysasetuksia.

Esityksistä puheen ollen, Näytä diaesitys yleislähetyksenä -toiminto antaa sinun lähettää niitä Internetin välityksellä. Oletetaan, että olet pitämässä esitystä PowerPoint 2010:llä, mutta yleisösi ei ole yhdessä huoneessa. Toimi seuraavasti: valitse Diaesitys-välilehden Aloita diaesitys -ryhmästä Näytä diaesitys yleislähetyksenä. Tällä tavalla luot linkin, jonka voit lähettää yleisöllesi sähköpostin tai pikaviestin välityksellä. Kun olet valmis, soita heille tai määritä neuvottelupuhelu. He napsauttavat linkkiä, minkä jälkeen on kuin kaikki olisivat itse läsnä.

Varmuuskopiointi ja palautus Windows 7:ssä tekee varmuuskopioinnista helppoa, koska voit määrittää sen ja unohtaa sen sitten. Määritin PC:ni tekemään varmuuskopioinnin ulkoiseen kiintolevyasemaani kerran viikossa. Kun työskentelen asiakkaan tiloissa, voin lisäksi varmuuskopioida määritetyt tiedostot heidän verkkoonsa. Tällä tavalla kaikilla on varmuuskopio, eikä mikään jää arvailujen varaan.

Varmuuskopioista puheen ollen, Officessa on erinomainen tapa varmuuskopioida tiedostoja. Se on pelastanut nahkani tilanteissa, joissa olen työskennellyt niin nopeasti, että olen tehnyt muutoksia asiakirjaan ja unohtanut tallentaa sen – tai tehnyt liikaa muutoksia ja halunnut palauttaa sen aiempaan luonnokseen. Automaattisen palauttamisen ja automaattisen tallentamisen avulla voit määrittää, miten usein PC:si tallentaa tiedoston automaattisesti, käyttää tiedoston aiempia versioita ja joskus jopa palauttaa tiedoston, jota ei missään vaiheessa tallennettu! Lue lisätietoja Office-tiedostojen automaattisesta tallentamisesta ja palauttamisesta.

Ei ole koskaan huono asia, jos varmuuskopioita on useampi kuin yksi. Esimerkkinä tästä, kannettavani varastettiin muutama vuosi sitten, ja kolmen vuoden ajan työstämäni romaani oli siinä. Kun yritin käyttää varmuuskopiotani, tiedosto oli vioittunut. Itkin useiden päivien ajan. Nyt käytän SkyDriveä lisäkopioiden säilyttämiseen todella tärkeistä tiedostoistani.

Todella kätevää on se, että nyt voin tallentaa tiedostoja suoraan Wordista – tai mistä tahansa Office 2010 -ohjelmasta – SkyDrive-tiliini. Tee näin: Napsauta Tiedosto-välilehteä, valitse Tallenna ja lähetä ja napsauta sitten Tallenna verkkoon. Kirjoita sitten Microsoft-tilisi sähköpostiosoite ja salasana. Tämä on nopea ja helppo tapa myös jakaa tiedostoja muiden kanssa. Se on erittäin kätevä, kun työstän todella suurikokoisia tiedostoja, enkä halua tukkia asiakkaani Saapuneet-kansiota. Ohjelmien verkkoversioiden ansiosta voin jopa työstää kyseisiä tiedostoja PC:llä, jossa ei ole Officea asennettuna.

Zia Munshi on vapaa kirjoittaja ja tekstitoimittaja, joka on kirjoittanut useisiin julkaisuihin ja useille yrityksille, kuten Microsoftille ja MSN:lle. Hän pitää erityisesti tekniikasta kirjoittamisesta, koska se antaa hänelle tekosyyn ostaa kaikki uusimmat vempaimet ja ohjelmat. Hän asuu Seattlessa miehensä ja koiransa kanssa.