Sähköpostin käytön aloittaminen



Sähköpostilla yhteydenpito muihin onnistuu helposti ja nopeasti. Sähköpostin avulla voit:

  • Lähettää ja vastaanottaa tekstiä sisältäviä viestejä. Voit lähettää sähköpostiviestin kenelle tahansa, jolla on sähköpostiosoite. Viesti saapuu vastaanottajan sähköpostin Saapuneet-kansioon muutamassa sekunnissa tai minuutissa — riippumatta siitä, onko vastaanottaja naapurisi vai asuuko hän maapallon toisella puolella.

    Sähköposti on kaksisuuntaista. Voit vastaanottaa sähköpostiviestejä kaikilta, jotka tietävät sähköpostiosoitteesi, ja vastata saamiisi viesteihin.

  • Lähettää ja vastaanottaa tiedostoja. Tekstin lisäksi voit lähettää sähköpostiviestin mukana lähes kaikenlaisia tiedostoja, kuten asiakirjoja, kuvia ja musiikkia. Sähköpostin mukana lähetettyä tiedostoa kutsutaan liitteeksi.

  • Lähettää viestejä henkilöryhmille. Voit lähettää sähköpostiviestin monille henkilöille yhtä aikaa. Vastaanottajat voivat vastata koko ryhmälle, mikä mahdollistaa ryhmäkeskustelut.

  • Välittää viestejä. Voit välittää vastaanottamasi sähköpostiviestin muille kirjoittamatta viestiä uudelleen.

Puhelimeen tai perinteiseen postiin verrattuna sähköpostin käyttäminen on helppoa: Voit lähettää viestin mihin tahansa vuorokaudenaikaan. Jos vastaanottajat eivät ole tietokoneen ääressä ja online-tilassa (yhteydessä Internetiin), kun lähetät viestin, viesti odottaa heitä, kun he seuraavan kerran avaavat sähköpostinsa. Jos vastaanottajat ovat online-tilassa, voit saada vastauksen muutaman minuutin sisällä.

Sähköposti on myös ilmaista. Toisin kun perinteistä kirjettä lähetettäessä postimerkkiä ei tarvita eikä sähköpostin lähettämisestä tarvitse maksaa erikseen riippumatta siitä, missä vastaanottaja asuu. Maksat vain Internet-yhteydestä.

Mitä sähköpostin käyttäminen edellyttää?

Jos haluat käyttää sähköpostia, sinulla on oltava

  • Internet-yhteys. Jos haluat muodostaa tietokoneella Internet-yhteyden, sinun on ensin valittava Internet-palveluntarjoaja (ISP). Internet-palveluntarjoajalta saat Internet-yhteyden käyttöösi yleensä kuukausimaksua vastaan. Tarvitset myös modeemin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Mitä sähköpostin käyttäminen edellyttää?

  • Sähköpostiohjelma tai Internet-pohjainen palvelu. Voi käyttää Windowsin sähköpostia, joka toimitetaan Windows-käyttöjärjestelmän mukana. Voit myös asentaa tietokoneeseen haluamasi sähköpostiohjelman ja käyttää sitä.

    Voit halutessasi myös kirjautua ilmaisen Internet-pohjaisen sähköpostipalvelun käyttäjäksi. Tällaisia ovat esimerkiksi Gmail, MSN Hotmail tai Yahoo! Mail. Jos käytät näitä palveluja, voit avata sähköpostin selaimella mistä tahansa tietokoneesta, jossa on Internet-yhteys.

  • Sähköpostiosoite. Voit hankkia sähköpostiosoitteen Internet-palveluntarjoajalta tai kirjautumalla Internet-pohjaisen sähköpostipalvelun käyttäjäksi. Sähköpostiosoite koostuu käyttäjänimestä (valitsemasi lempinimi, jonka ei tarvitse olla oikea nimesi), @-merkistä ja Internet-palveluntarjoajan tai Internet-pohjaisen sähköpostin tarjoajan nimestä — osoite voi olla esimerkiksi joku@example.com.

Windowsin sähköpostin määrittäminen

Kun sinulla on sähköpostiosoite ja Internet-yhteys, voit lähettää ja vastaanottaa sähköpostia. Jos haluat käyttää Windowsin sähköpostia, sinun on määritettävä sähköpostitili. Ennen tilin lisäämistä tarvitset Internet-palveluntarjoajalta joitakin tietoja, kuten sähköpostiosoitteen, salasanan sekä saapuvan ja lähtevän sähköpostin palvelimien nimet. Lisätietoja on ohjeaiheessa Sähköpostitilin tietojen etsiminen.

Tilin lisääminen Windowsin sähköpostiin

  1. Avaa Windows Mail napsauttamalla Käynnistä-painiketta Kuva Käynnistä-painikkeesta sekä valitsemalla Kaikki ohjelmat ja Windows Mail.

  2. Valitse Työkalut-valikosta Tilit.

  3. Valitse Lisää, Sähköpostitili ja Seuraava sekä noudata näyttöön tulevia ohjeita.

Määrittämisen aikana sinua pyydetään valitsemaan näyttönimi. Vastaanottajat näkevät tämän nimen, kun lähetät sähköpostiviestin.

Sähköpostiviestien lukeminen

Windowsin sähköposti tarkistaa, oletko saanut sähköpostia, aina kun käynnistät ohjelman ja sen jälkeen puolen tunnin välein. (Lisätietoja välin muuttamisesta on ohjeaiheessa Uusien sähköpostiviestien tarkistaminen.) Saapuneet sähköpostiviestit näkyvät Saapuneet-kansiossa. Saapuneet-kansio on yksi monista kansioista, joissa sähköpostia voi säilyttää.

Voit tarkastella saapuneiden viestien luetteloa napsauttamalla Kansiot-luettelosta Saapuneet-kansiota. Sähköpostiviestit näkyvät viestiluettelossa. Luettelossa näkyy viestin lähettäjä, aihe ja vastaanottoaika.

Voit lukea viestin napsauttamalla sitä viestiluettelossa. Viestin sisältö näkyy viestiluettelon alla esikatseluruudussa. Voit lukea viestin erillisessä ikkunassa kaksoisnapsauttamalla sitä viestiluettelossa.

Kuva Windows Mailin kansioluettelosta, viestiluettelosta ja esikatseluruudusta
Voit tarkastella sähköpostiviestejä napsauttamalla Saapuneet-kansiota

Voit vastata viestiin napsauttamalla Vastaa-painiketta. Lisätietoja viestin kirjoittamisesta ja siihen vastaamisesta on tämän artikkelin ohjeaiheessa Sähköpostiviestin luominen ja lähettäminen.

Lisätietoja on myös ohjeaiheessa Viestien tarkasteleminen Windowsin sähköpostissa.

Sähköpostiviestien luominen ja lähettäminen

Voit luoda uuden viestin Windowsin sähköpostissa napsauttamalla Luo sähköpostiviesti -painiketta. Uusi viesti-ikkuna avautuu.

Kuva mallina käytetystä sähköpostiviestistä
Esimerkki sähköpostiviestistä

Voit täyttää viesti-ikkunan seuraavien ohjeiden mukaan Windowsin sähköpostissa ja muissa sähköpostiohjelmissa:

  1. Kirjoita vähintään yhden vastaanottajan sähköpostiosoite Vastaanottaja-riville. Jos lähetät viestin usealle vastaanottajalle, erota sähköpostiosoitteet toisistaan puolipisteillä (;).

    Kopio-riville voit kirjoittaa toissijaisten vastaanottajien sähköpostiosoitteet — toisin sanoen sellaisten henkilöiden osoitteet, joiden on hyvä tietää viestistä, mutta joiden ei tarvitse tehdä mitään sen suhteen. Nämä henkilöt saavat saman viestin kuin Vastaanottaja-rivin henkilöt. Jos toissijaisia vastaanottajia ei ole, jätä rivi tyhjäksi.

  2. Kirjoita Aihe-riville viestin otsikko.

  3. Kirjoita viesti sille varattuun isoon tyhjään alueeseen.

    Voit liittää viestiin tiedoston napsauttamalla työkalurivillä (valikkorivin alapuolella) olevaa Liitä tiedosto viestiin -painiketta Kuva Liitä tiedosto viestiin -painikkeesta. Etsi tiedosto, valitse se ja valitse sitten Avaa. Tiedoston nimi näkyy viestin otsikossa Liitä-rivillä.
Kuva sähköpostiviestiin liitetystä tiedostosta
Sähköpostiviestiin liitetty tiedosto

Valmis. Voit lähettää viestin napsauttamalla Lähetä-painiketta. Viesti kulkee Internetin kautta vastaanottajille.

Huomautus

  • Voit muuttaa tekstin tyyliä, fonttia, kokoa tai väriä valitsemalla tekstin ja napsauttamalla jotakin muotoilurivin painiketta (viestialueen yllä).

Lisätietoja on ohjeaiheessa Sähköpostiviestin kirjoittaminen.

Sähköpostietiketti

Puhelinkeskustelujen ja suoran vuorovaikutuksen tapaan myös sähköpostin käyttöön liittyy tiettyjä käyttäytymissääntöjä. Sääntöjä kutsutaan sähköpostietiketiksi tai netiketiksi (joka muodostuu sanoista Internet ja etiketti). Seuraavat ohjeet ovat tärkeitä sujuvan vuorovaikutuksen kannalta:

  • Käytä huumoria ja tunnepitoisia ilmauksia varoen. Tunteet välittyvät huonosti sähköpostin kautta, joten vastaanottaja ei ehkä aina ymmärrä oikein viestisi sävyä. Kannattaa välttää sarkastista huumoria, koska vastaanottaja voi tulkita viestin kirjaimellisesti ja loukkaantua. Voit ilmaista tunteita hymiöiden avulla (lisätietoja on tämän artikkelin ohjeaiheessa Hymiöiden käyttäminen).

  • Ajattele, ennen kuin lähetät viestin. Sähköpostiviestin kirjoittaminen ja lähettäminen on nopeaa ja helppoa — joskus liiankin helppoa. Harkitse ensin, onko viestin sisältö asianmukainen. Vältä vihaisena kirjoittamista. Kun viesti on lähetetty, sitä ei saa takaisin.

  • Kirjoita viestiin lyhyt ja selkeä otsikko. Tiivistä viestin sisältö muutamaan sanaan. Henkilöt, jotka saavat paljon sähköpostia, voivat asettaa viestit tärkeysjärjestykseen aiheen perusteella.

  • Kirjoita lyhyitä viestejä. Sähköpostiviestit voivat olla miten pitkiä tahansa, mutta sähköposti on siitä huolimatta tarkoitettu nopeaan vuorovaikutukseen. Kaikki eivät jaksa tai ennätä lukea enempää kuin muutaman kappaleen.

  • Vältä ISOJEN KIRJAIMIEN KÄYTTÖÄ. Isoilla kirjaimilla kirjoittaminen saatetaan tulkita huutamiseksi, ja se voi olla ärsyttävää tai loukkaavaa.

  • Ole varovainen arkaluontoisten tai luottamuksellisten tietojen kanssa. Vastaanottaja voi välittää viestisi muille — tarkoituksella tai vahingossa.

Jos viesti on virallinen tai liittyy työasioihin, vältä kirjoitus- ja kielioppivirheitä. Huolimattomasti kirjoitetut viestit välittävät epäammattimaisen kuvan kirjoittajasta. Oikolue viestit ennen niiden lähettämistä. Jos sähköpostiohjelmassa on oikolukuohjelma, käytä sitä. Lisätietoja on ohjeaiheessa Oikeinkirjoituksen tarkistaminen Windowsin sähköpostiviestissä.

Hymiöiden käyttäminen

Koska tunteiden, aikomusten ja sävyn välittäminen tekstissä on usein vaikeaa, ensimmäiset Internetin käyttäjät keksivät hymiöt — näppäimistömerkkien yhdistelmät, jotka kuvastavat kasvojen ilmeitä. Esimerkiksi :) näyttää hymyileviltä kasvoilta sivusuunnasta katsoessa. Alla on esimerkkejä hymiöistä.

Hymiö Merkitys:
Hymiö

:) tai :-)

Merkitys:

Hymyilee, vitsailee, on onnellinen

Hymiö

:( tai :-(

Merkitys:

Ärtynyt, surullinen

Hymiö

;-)

Merkitys:

Silmänisku

Hymiö

:-|

Merkitys:

Välinpitämätön, epäröivä

Hymiö

:-o

Merkitys:

Yllättynyt, huolestunut

Hymiö

:-x

Merkitys:

Vaikenee

Hymiö

:-p

Merkitys:

Näyttää kieltä (yleensä hauskoille asioille)

Hymiö

:-D

Merkitys:

Nauraa

Roskaposti

Tavallisen postin mukana voi joskus tulla ei-toivottuja mainoksia, lehtisiä ja kuvastoja. Samaan tapaan Saapuneet-kansioon voi tulla roskapostia. Roskaposti voi sisältää mainoksia, huijauskirjeitä, pornografiaa tai laillisia tarjouksia. Koska roskapostin lähettäminen ei maksa markkinoijille juuri mitään, roskapostin saaminen on hyvin yleistä.

Windowsin sähköpostissa on roskapostisuodatin, joka erittelee saapuvien viestien sisällön ja siirtää epäilyttävät viestit roskapostikansioon, jossa viestejä voi tarkastella tai poistaa milloin vain. Jos roskapostiviesti pääsee suodattimen läpi Saapuneet-kansioon, voit määrittää, että saman lähettäjän viestit siirretään vastedes automaattisesti roskapostikansioon. Lisätietoja on ohjeaiheessa Roskapostin ja muun ei-toivotun sähköpostin estäminen.

Roskapostin estäminen:

  • Älä ilmoita sähköpostiosoitettasi missä tahansa tai kenelle tahansa. Vältä sähköpostiosoitteesi julkaisemista uutisryhmissä, WWW-sivustoissa tai muissa julkisissa kohteissa Internetissä.

  • Ennen kuin ilmoitat sähköpostiosoitteesi WWW-sivustossa, varmista sivuston tietosuojatiedoista, että sähköpostiosoitettasi ei voida luovuttaa muiden yritysten käyttöön.

  • Älä koskaan vastaa roskapostiviestiin. Muutoin lähettäjä saa tiedon, että sähköpostiosoitteesi on käytössä, ja saattaa myydä sen yrityksille. Jos näin käy, saat kenties entistä enemmän roskapostia.