Sähköpostilla yhteydenpito muihinonnistuu helposti ja nopeasti. Sähköpostin avulla voit tehdä seuraavia toimia:

  • Tiedostojen lähettäminen ja vastaanottaminen. Voit lähettää sähköpostiviestin kenelle tahansa, jolla on sähköpostiosoite. Viesti saapuu vastaanottajan sähköpostin Saapuneet-kansioon muutamassa sekunnissa tai minuutissa riippumatta siitä, asuuko vastaanottaja naapurissa vai toisella puolen maapalloa. Voit vastaanottaa sähköpostiviestejä kaikilta, jotka tietävät sähköpostiosoitteesi. Voit myös vastata saamiisi viesteihin.

  • Lähettää ja vastaanottaa tiedostoja. Tavallisten tekstiä sisältävien sähköpostiviestien lisäksi viesteissä voi lähettää lähes kaikenlaisia tiedostoja, kuten asiakirjoja, kuvia ja musiikkia. Sähköpostin mukana lähetettyä tiedostoa kutsutaan liitteeksi.

  • Lähettää viestejä henkilöryhmille. Sähköpostiviestin voi lähettää monelle henkilölle samanaikaisesti. Vastaanottajat voivat vastata koko ryhmälle, mikä mahdollistaa ryhmäkeskustelut.

  • Välittää viestejä. Voit välittää vastaanottamasi sähköpostiviestin muille kirjoittamatta viestiä uudelleen.

Sähköposti on monella tapaa kätevämpi kuin puhelin tai perinteinen posti. Voit lähettää viestin mihin tahansa vuorokaudenaikaan. Jos vastaanottajat eivät ole tietokoneen äärellä tai online-tilassa (yhteydessä Internetiin), viesti odottaa heitä, kun he seuraavan kerran avaavat sähköpostinsa. Jos vastaanottajat ovat online-tilassa, voit saada vastauksen muutaman minuutin sisällä.

Sähköpostin lähettäminen on myös maksutonta. Toisin kun perinteistä kirjettä lähetettäessä postimerkkiä ei tarvita eikä sähköpostin lähettämisestä tarvitse maksaa erikseen riippumatta siitä, missä vastaanottaja asuu. Käyttäjä maksaa vain Internet-yhteydestä ja sähköpostiohjelmasta, jos se on maksullinen.

Mitä sähköpostin käyttämiseen tarvitaan?

Jos haluat käyttää sähköpostia, sinulla on oltava

  • Internet-yhteys. Jos haluat yhdistää tietokoneen Internetiin, hanki ensin Internet-liittymä Internet-palveluntarjoajalta. Internet-palveluntarjoajalta saat Internet-yhteyden käyttöösi yleensä kuukausimaksua vastaan. Tarvitset myös modeemin. Lisätietoja: Mitä tarvitaan Internet-yhteyden muodostamiseen?

  • Sähköpostiohjelma tai Internet-pohjainen sähköpostipalvelu. Voit ladata tai ostaa Microsoftin tai muiden toimittajien sähköpostiohjelmia. Sähköpostiohjelmissa on usein enemmän toimintoja ja nopeammat haut kuin Internet-pohjaisissa sähköpostipalveluissa. Ennen sähköpostiohjelman asetusten määrittämistä tarvitset tietoja Internet-palveluntarjoajalta. Nämä tiedot ovat tavallisesti sähköpostiosoite, salasana, saapuvan ja lähtevän sähköpostin palvelinten nimet sekä joitakin muita tietoja.

    Jos et halua ladata tai ostaa sähköpostiohjelmaa, voit rekisteröityä maksuttoman Internet-pohjaisen sähköpostipalvelun käyttäjäksi. Tällaisia sähköpostipalveluja ovat esimerkiksi Gmail, Windows Live Hotmail ja Yahoo! Mail. Tällaisen palvelun käyttäjä voi tarkistaa sähköpostinsa Internet-selaimella mistä tahansa Internetiin kytketystä tietokoneesta – jopa tietokoneesta, joka kuuluu toiselle käyttäjälle tai joka sijaitsee kirjastossa tai muussa julkisessa paikassa.

  • Sähköpostiosoite. Voit hankkia sähköpostiosoitteen Internet-palveluntarjoajalta tai kirjautumalla Internet-pohjaisen sähköpostipalvelun käyttäjäksi. Sähköpostiosoite koostuu käyttäjänimestä (valitsemasi lempinimi, jonka ei tarvitse olla oikea nimesi), @-merkistä ja Internet-palveluntarjoajan tai Internet-pohjaisen sähköpostin tarjoajan nimestä. Osoite voi olla esimerkiksi joku@example.com.

Sähköpostiviestien luominen ja lähettäminen

Kuva esimerkkinä käytettävästä sähköpostiviestistä
Esimerkki sähköpostiviestistä

Voit täyttää viesti-ikkunan useimmissa sähköpostiohjelmissa seuraavien ohjeiden mukaan. Nämä vaiheet määräytyvät käytettävän sähköpostiohjelman tai Internet-pohjaisen palvelun mukaan:

  1. Kirjoita vähintään yhden vastaanottajan sähköpostiosoite Vastaanottaja-ruutuun. Jos lähetät viestin usealle vastaanottajalle, erota sähköpostiosoitteet puolipisteillä (;).

    Kopio-riville voit kirjoittaa toissijaisten vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Nämä ovat henkilöitä, joiden on hyvä tietää viestistä mutta joilta ei varsinaisesti edellytetä toimia. Nämä henkilöt saavat saman viestin kuin Vastaanottaja-rivin henkilöt. Jos toissijaisia vastaanottajia ei ole, jätä rivi tyhjäksi. Joissakin sähköpostiohjelmissa on myös Piilokopio-kenttä. Tähän kenttään lisätyt nimet ja sähköpostiosoitteet eivät näy muille vastaanottajille.

  2. Kirjoita Aihe-riville viestin otsikko.

  3. Kirjoita viesti sille varattuun isoon tyhjään alueeseen.

    Voit liittää viestiin tiedoston napsauttamalla Liitä tiedosto -painiketta Kuva Liitä tiedosto viestiin -painikkeesta, joka on työkalurivillä (valikkorivin alapuolella). Etsi tiedosto, valitse se ja valitse sitten Avaa. Tiedoston nimi näkyy viestin otsikossa Liitä-rivillä.
Kuva sähköpostiviestiin liitetystä tiedostosta
Sähköpostiviestiin liitetty tiedosto

Valmis. Voit lähettää viestin napsauttamalla Lähetä-painiketta. Viesti kulkee Internetin kautta vastaanottajille.

Huomautus

  • Voit muuttaa tekstin tyyliä, fonttia, kokoa tai väriä valitsemalla tekstin ja napsauttamalla tekstin muotoilun muuttamiseen tarkoitettua painiketta tai valikkokohdetta.

Sähköpostiviestien lukeminen

Useimmissa sähköpostiohjelmissa ja Internet-pohjaisissa sähköpostipalveluissa on Saapuneet-kansio, josta saapuneet viestit voi lukea. Ohjelmassa voi olla painike, jossa lukee esimerkiksi Lähetä tai vastaanota. Uusien viestien vastaanottaminen voi edellyttää tällaisen painikkeen napsauttamista. Voit tarkastella saapuneiden viestien luetteloa valitsemalla sähköpostiohjelman Kansiot-luettelosta Saapuneet-kansion. Sähköpostiviestien pitäisi näkyä viestiluettelossa. Luettelossa näkyy tavallisesti viestin lähettäjä, aihe ja vastaanottoaika.

Voit lukea viestin napsauttamalla sitä viestiluettelossa. Viestin sisältö voi näkyä viestiluettelon alla esikatseluruudussa. Voit tällöin lukea viestin erillisessä ikkunassa kaksoisnapsauttamalla viestiä.

Kuva sähköpostiohjelmasta, jossa näkyy kansioluettelo, viestiluettelo ja esikatseluruutu
Voit tarkastella sähköpostiviestejä napsauttamalla Saapuneet-kansiota

Voit vastata viestiin napsauttamalla Vastaa-painiketta.

Sähköpostietiketti

Puhelinkeskustelujen ja normaalien kasvokkain käytävien keskusteluiden tapaan myös sähköpostiin liittyy tiettyjä käyttäytymissääntöjä. Sääntöjä kutsutaan sähköpostietiketiksi tai netiketiksi (joka muodostuu sanoista Internet ja etiketti). Seuraavat ohjeet ovat tärkeitä sujuvan vuorovaikutuksen kannalta:

  • Käytä huumoria ja tunnepitoisia ilmauksia varoen. Tunteet välittyvät sähköpostin kautta huonosti, joten vastaanottaja ei välttämättä aina ymmärrä oikein viestisi sävyä. Kannattaa välttää sarkastista huumoria, koska vastaanottaja voi tulkita viestin kirjaimellisesti ja loukkaantua. Voit ilmaista tunteita hymiöiden avulla (lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Hymiöiden käyttäminen).

  • Ajattele, ennen kuin lähetät viestin. Sähköpostiviestin kirjoittaminen ja lähettäminen on nopeaa ja helppoa – joskus liiankin helppoa. Harkitse ensin, onko viestin sisältö asianmukainen. Vältä vihaisena kirjoittamista.

  • Kirjoita viestiin lyhyt ja selkeä otsikko. Tiivistä viestin sisältö muutamaan sanaan. Henkilöt, jotka saavat paljon sähköpostia, voivat asettaa viestit tärkeysjärjestykseen aiheen perusteella.

  • Kirjoita lyhyitä viestejä. Sähköpostiviestit voivat olla kuinka pitkiä tahansa, mutta sähköposti on kaikesta huolimatta tarkoitettu nopeaan vuorovaikutukseen. Kaikki eivät jaksa tai ennätä lukea enempää kuin muutaman kappaleen.

  • Vältä ISOJEN KIRJAIMIEN KÄYTTÖÄ. Isoilla kirjaimilla kirjoittaminen saatetaan tulkita huutamiseksi, ja se voi olla ärsyttävää tai loukkaavaa.

  • Ole varovainen arkaluontoisten tai luottamuksellisten tietojen kanssa. Vastaanottaja voi välittää viestisi muille tarkoituksella tai vahingossa.

Jos viesti on virallinen tai liittyy työasioihin, vältä kirjoitus- ja kielioppivirheitä. Huolimattomasti kirjoitetut viestit antavat ammattitaidottoman kuvan kirjoittajasta. Tarkista viestien oikeinkirjoitus ennen niiden lähettämistä. Jos sähköpostiohjelmassa on oikeinkirjoituksen tarkistustoiminto, käytä sitä.

Hymiöiden käyttäminen

Koska tunteiden, aikeiden ja sävyn välittäminen tekstissä on usein vaikeaa, ensimmäiset Internetin käyttäjät keksivät hymiöt, kasvojen ilmeitä kuvastavat näppäimistömerkkien yhdistelmät. Esimerkiksi :) näyttää hymyileviltä kasvoilta sivusuunnasta katsoessa. Alla on esimerkkejä hymiöistä.

Hymiö Merkitys:
Hymiö

:) tai :-)

Merkitys:

Hymyilee, vitsailee, on onnellinen

Hymiö

:( tai :-(

Merkitys:

Ärtynyt, surullinen

Hymiö

;-)

Merkitys:

Silmänisku

Hymiö

:-|

Merkitys:

Välinpitämätön, epäröivä

Hymiö

:-o

Merkitys:

Yllättynyt, huolestunut

Hymiö

:-x

Merkitys:

Vaikenee

Hymiö

:-p

Merkitys:

Näyttää kieltä (yleensä hauskoille asioille)

Hymiö

:-D

Merkitys:

Nauraa

Roskaposti

Tavallisen postin mukana voi tulla ei-toivottuja mainoksia, lehtisiä ja kuvastoja. Samalla tavoin Saapuneet-kansioon voi tulla roskapostia. Roskapostin mukana voi olla mainoksia, huijauskirjeitä, pornografiaa tai oikeita tarjouksia. Koska roskapostin lähettäminen ei maksa markkinoijille juuri mitään, monet saavat hyvinkin paljon roskapostia.

Sähköpostiohjelmissa ja Internet-pohjaisissa sähköpostipalveluissa on usein roskapostin suodattamiseen tarkoitettu roskapostisuodatin. Ne analysoivat käyttäjälle lähetettyjen viestien sisällön ja siirtävät epäilyttävät viestit erityiseen roskapostikansioon, jossa käyttäjä voi tarkastella tai poistaa viestejä vapaasti milloin tahansa. Jos roskapostiviesti pääsee suodattimen läpi Saapuneet-kansioon, useimmissa sähköpostiohjelmissa käyttäjä voi määrittää, että saman lähettäjän viestit siirretään vastedes automaattisesti roskapostikansioon.

Roskapostin estäminen:

  • Älä ilmoita sähköpostiosoitettasi missä tahansa tai kenelle tahansa. Vältä sähköpostiosoitteesi julkaisemista uutisryhmissä, WWW-sivustoissa tai muissa julkisissa Internet-sijainneissa.

  • Ennen kuin ilmoitat sähköpostiosoitteesi WWW-sivustossa, varmista sivuston tietosuojatiedoista, että sähköpostiosoitteesi luovuttaminen muiden yritysten käyttöön ei ole sallittua.

  • Älä koskaan vastaa roskapostiviestiin. Muutoin lähettäjä saa tiedon, että sähköpostiosoitteesi on käytössä, ja saattaa myydä sen yrityksille. Jos näin tapahtuu, roskapostia tulee usein entistä enemmän.