Collaborer où que vous soyez grâce à l’Espace de collaboration Windows

Pour configurer une session (ou réunion) de collaboration, vous aurez besoin d’un réseau. Vous n’en avez pas ? Aucun problème ! S’il n’existe aucun réseau, l’Espace de collaboration Windows configure automatiquement un réseau ad hoc—, réseau temporaire qui sera utilisé pendant la durée de la réunion. Vous pouvez collaborer n’importe où—même à la plage (à moins que la luminosité trop forte ne vous empêche de voir correctement l’écran de votre ordinateur portable).

Quelques remarques avant de commencer :

• Assurez-vous que tous les ordinateurs portables disposent d’une connexion réseau ou d’une carte réseau sans fil.

• Si l’un des ordinateurs portables n’est pas connecté à un domaine, commencez la réunion sur cet ordinateur. Vous ne savez pas si votre ordinateur portable est connecté à un domaine ? Procédez comme suit :

  1. Pour ouvrir Système, cliquez sur le bouton Démarrer, sur Panneau de configuration, sur Système et maintenance, puis sur Système.

  2. Sous Paramètres de nom d’ordinateur, de domaine et de groupe de travail, « Groupe de travail » ou « Domaine » apparaît, suivi du nom.

Pour démarrer une réunion, tapez un nom et un mot de passe pour la réunion

Parfait, la réunion est maintenant configurée. Ensuite, il vous suffit d’intégrer toutes les personnes à la réunion pour commencer à collaborer sur la présentation.

Pour participer à la réunion que vous avez configurée, tous vos collaborateurs doivent connaître le nom et le mot de passe de cette dernière. Pour participer à une réunion :

Pour participer à une réunion, il vous suffit de sélectionner la réunion dans la liste des réunions

À présent que tous les participants ont rejoint la réunion, abordons certaines des fonctionnalités que vous pourrez utiliser pour collaborer sur la présentation.

Pour commencer à travailler sur la présentation, faites glisser cette dernière dans la zone Documents située dans la partie inférieure droite de la fenêtre de l’Espace de collaboration Windows. Tous les participants à la réunion peuvent modifier et enregistrer la présentation, et disposer d’une copie à jour de cette dernière. Il s’agit d’un moyen idéal pour collaborer sur un document ou une présentation sans avoir à se demander quelles sont les modifications les plus récentes.

Partagez un document en le faisant glisser dans la zone Documents

Vous devez parler en privé à un seul participant lors de la réunion ? Vous pouvez alors envoyer une note privée rapide. Sous Participants, cliquez avec le bouton droit sur le nom de la personne, puis cliquez sur Envoyer une note. Pour une note écrite, tapez simplement le texte, puis cliquez sur Envoyer. Pour un schéma rapide, cliquez sur Encre, dessinez votre schéma, puis cliquez sur Envoyer.

Envoyer une note rapide à quelqu’un, rien de plus simple !

Lorsque vous avez apporté toutes les modifications souhaitées, le moment est venu de vous entraîner à la présentation. Dans la fenêtre de l’Espace de collaboration Windows, cliquez sur Partager un programme ou votre Bureau. Les personnes qui participent à la réunion peuvent désormais voir votre Bureau. Cliquez sur Rechercher un fichier à ouvrir et à partager, puis sélectionnez votre présentation.

Sélectionnez un élément à partager ou accédez à un fichier

Une nouvelle fenêtre comportant votre présentation s’ouvre et une barre de menus s’affiche en haut de votre écran.

Utilisez la barre de menus en haut de l’écran pour sélectionner d’autres options

La barre de menus inclut des options complémentaires, telles que la connexion à un projecteur réseau, le cas échéant, ou l’interruption de votre session de partage. Par exemple, si vous vous entraînez à votre présentation et que c’est au tour d’une autre personne de prendre la parole, cliquez sur Céder le contrôle pour donner le contrôle de la présentation à cette personne. Lorsque vous cédez le contrôle à quelqu’un, cette personne est alors en charge de la présentation et peut faire défiler les diapositives. Si une personne n’en finit plus de parler, vous pouvez simplement reprendre le contrôle. (Si seulement il était possible de disposer de ce contrôle dans la vie courante !)

Cliquez sur Céder le contrôle pour qu’une autre personne gère la présentation

Vous serez fin prêt avant même d’entendre « Assurez-vous que votre siège est en position verticale et relevez votre tablette afin de la verrouiller ». Une fois que vous avez effectué les modifications nécessaires et que la présentation convient à tout le monde, il vous suffit de l’enregistrer et de quitter la réunion. Lorsque votre avion aura atterri, il ne vous restera qu’à vous reposer tranquillement et à profiter de la plage ! Surtout, veillez à être frais et dispos demain matin pour cette présentation importante qui impressionnera tellement que vous obtiendrez une promotion sur-le-champ. Bonne chance !