Collaborer où que vous soyez grâce à l’Espace de collaboration Windows

Imaginez que vous vous rendez à Tahiti avec quatre de vos collègues pour participer à une conférence lors de laquelle vous ferez une présentation à l’attention des dirigeants de votre société. Vous aimeriez profiter du temps d’attente à l’aéroport pour travailler avec vos collègues (ou collaborer) sur les diapositives de la présentation.

Chacun de vous à des idées à proposer. Plutôt que de gérer l’ensemble du travail, vous pouvez utiliser l’Espace de collaboration Windows pour mettre en place une session de collaboration. Chacun peut visualiser les diapositives et y apporter des modifications sur son ordinateur portable, et disposer systématiquement d’une copie à jour des diapositives. Lorsque vous avez terminé de modifier les diapositives, vous pouvez vous entraîner à l’aide de la fonction de présentation disponible dans l’Espace de collaboration Windows. Grâce au temps que vous aurez gagné, vous aurez la possibilité de filer à la plage beaucoup plus tôt !

Mise en route

Pour configurer une session (ou réunion) de collaboration, vous aurez besoin d’un réseau. Vous n’en avez pas ? Aucun problème ! S’il n’existe aucun réseau, l’Espace de collaboration Windows configure automatiquement un réseau ad hoc—, réseau temporaire qui sera utilisé pendant la durée de la réunion. Vous pouvez collaborer n’importe où—même à la plage (à moins que la luminosité trop forte ne vous empêche de voir correctement l’écran de votre ordinateur portable).

Quelques remarques avant de commencer :

  • Assurez-vous que tous les ordinateurs portables disposent d’une connexion réseau ou d’une carte réseau sans fil.

  • Si l’un des ordinateurs portables n’est pas connecté à un domaine, commencez la réunion sur cet ordinateur. Vous ne savez pas si votre ordinateur portable est connecté à un domaine ? Procédez comme suit :

    1. Pour ouvrir Système, cliquez sur le bouton DémarrerImage du bouton Démarrer, sur Panneau de configuration, sur Système et maintenance, puis sur Système.

    2. Sous Paramètres de nom d’ordinateur, de domaine et de groupe de travail, « Groupe de travail » ou « Domaine » apparaît, suivi du nom.

Pour configurer une réunion

  1. Pour ouvrir le Windows Meeting Space, cliquez sur le bouton DémarrerImage du bouton Démarrer, sur Tous les programmes, puis sur Windows Meeting Space.

    Si vous ouvrez l’Espace de collaboration Windows pour la première fois, vous êtes invité à activer certains services et à ouvrir une session Voisinage immédiat. Autorisation de l’administrateur nécessaire Si vous êtes invité à fournir un mot de passe administrateur ou une confirmation, fournissez le mot de passe ou la confirmation. Pour en savoir plus, voir Voisinage immédiat : Forum Aux Questions.

  2. Cliquez sur Démarrer une nouvelle réunion, tapez un nom et un mot de passe pour la réunion, puis cliquez sur la flèche verte Image du bouton fléché.
  3. Si vous ne disposez pas d’un réseau, sur l’écran qui apparaît suite au choix de l’option Démarrer une nouvelle réunion, cliquez sur Options, puis activez la case à cocher Créer un réseau sans fil ad hoc privé.

  4. Si vous souhaitez modifier la visibilité ou les options réseau de la réunion, cliquez sur Options.

Image de la fenêtre Espace de collaboration Windows
Pour démarrer une réunion, tapez un nom et un mot de passe pour la réunion

Parfait, la réunion est maintenant configurée. Ensuite, il vous suffit d’intégrer toutes les personnes à la réunion pour commencer à collaborer sur la présentation.

Participation à une réunion

Pour participer à la réunion que vous avez configurée, tous vos collaborateurs doivent connaître le nom et le mot de passe de cette dernière. Pour participer à une réunion :

  1. Pour ouvrir le Windows Meeting Space, cliquez sur le bouton DémarrerImage du bouton Démarrer, sur Tous les programmes, puis sur Windows Meeting Space.

  2. Cliquez sur Joindre une réunion proche de moi, sélectionnez la réunion à laquelle vous voulez participer, tapez le mot de passe de la réunion, puis cliquez sur la flèche verte Image du bouton fléché. (Si vos collègues ne se trouvent pas tous au même endroit, vous pouvez également les inviter à votre réunion en cliquant sur Inviter des participants dans la fenêtre de l’Espace de collaboration Windows.)
Image de l’écran à partir duquel vous rejoignez une réunion
Pour participer à une réunion, il vous suffit de sélectionner la réunion dans la liste des réunions

À présent que tous les participants ont rejoint la réunion, abordons certaines des fonctionnalités que vous pourrez utiliser pour collaborer sur la présentation.

Des fonctionnalités épatantes

Pour commencer à travailler sur la présentation, faites glisser cette dernière dans la zone Documents située dans la partie inférieure droite de la fenêtre de l’Espace de collaboration Windows. Tous les participants à la réunion peuvent modifier et enregistrer la présentation, et disposer d’une copie à jour de cette dernière. Il s’agit d’un moyen idéal pour collaborer sur un document ou une présentation sans avoir à se demander quelles sont les modifications les plus récentes.

Image de la zone Documents
Partagez un document en le faisant glisser dans la zone Documents

Vous devez parler en privé à un seul participant lors de la réunion ? Vous pouvez alors envoyer une note privée rapide. Sous Participants, cliquez avec le bouton droit sur le nom de la personne, puis cliquez sur Envoyer une note. Pour une note écrite, tapez simplement le texte, puis cliquez sur Envoyer. Pour un schéma rapide, cliquez sur Encre, dessinez votre schéma, puis cliquez sur Envoyer.

Image de la fenêtre Envoyer une note
Envoyer une note rapide à quelqu’un, rien de plus simple !

Lorsque vous avez apporté toutes les modifications souhaitées, le moment est venu de vous entraîner à la présentation. Dans la fenêtre de l’Espace de collaboration Windows, cliquez sur Partager un programme ou votre Bureau. Les personnes qui participent à la réunion peuvent désormais voir votre Bureau. Cliquez sur Rechercher un fichier à ouvrir et à partager, puis sélectionnez votre présentation.

Image de la fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner quelque chose à partager ou parcourir un fichier
Sélectionnez un élément à partager ou accédez à un fichier

Une nouvelle fenêtre comportant votre présentation s’ouvre et une barre de menus s’affiche en haut de votre écran.

Image affichant la barre de menus en haut de l’écran
Utilisez la barre de menus en haut de l’écran pour sélectionner d’autres options

La barre de menus inclut des options complémentaires, telles que la connexion à un projecteur réseau, le cas échéant, ou l’interruption de votre session de partage. Par exemple, si vous vous entraînez à votre présentation et que c’est au tour d’une autre personne de prendre la parole, cliquez sur Céder le contrôle pour donner le contrôle de la présentation à cette personne. Lorsque vous cédez le contrôle à quelqu’un, cette personne est alors en charge de la présentation et peut faire défiler les diapositives. Si une personne n’en finit plus de parler, vous pouvez simplement reprendre le contrôle. (Si seulement il était possible de disposer de ce contrôle dans la vie courante !)

Image affichant l’option Céder le contrôle
Cliquez sur Céder le contrôle pour qu’une autre personne gère la présentation

Finalisation

Vous serez fin prêt avant même d’entendre « Assurez-vous que votre siège est en position verticale et relevez votre tablette afin de la verrouiller ». Une fois que vous avez effectué les modifications nécessaires et que la présentation convient à tout le monde, il vous suffit de l’enregistrer et de quitter la réunion. Lorsque votre avion aura atterri, il ne vous restera qu’à vous reposer tranquillement et à profiter de la plage ! Surtout, veillez à être frais et dispos demain matin pour cette présentation importante qui impressionnera tellement que vous obtiendrez une promotion sur-le-champ. Bonne chance !