Gagner en efficacité avec Office 2010 et Windows 7

En ce qui me concerne, je travaille principalement avec Word. J'ai donc épinglé l'icône de Word dans la barre des tâches Windows 7 pour y accéder plus facilement. Mais ce qui est vraiment pratique, c'est que je n'ai plus besoin de rechercher dans mes dossiers de fichiers les derniers documents sur lesquels j'ai travaillé. Il suffit de cliquer avec le bouton droit sur l'icône Word dans la barre des tâches et les dix derniers documents Word s'affichent. Ces Listes de raccourcis permettent d'ouvrir un document récent en seulement deux clics : un clic droit sur l'icône et un clic sur le document. Il existe des Listes de raccourcis pour tous vos programmes Office, mais aussi pour d'autres éléments que vous ouvrez régulièrement, comme des sites web, des chansons et des photos.

Les Listes de raccourcis simplifient aussi l'envoi d'un document par courrier électronique. Au lieu de rechercher le fichier à joindre à un message Outlook, il suffit de créer de le message puis de cliquer avec le bouton droit sur l'icône Word pour afficher la Liste de raccourcis. À partir de là, je peux faire glisser le document dans mon message. C’est tout !

Comme bon nombre d'auteurs, je remets toujours ce que j'ai à faire au lendemain. Je peux bien évidemment planifier une plage horaire pour une tâche dans Outlook. Mais je peux aussi faire mieux en faisant glisser le document lui-même dans mon calendrier. De cette façon, je ne reçois pas seulement un rappel de la tâche planifiée, mais j'ai aussi le document sous la main. Plus d'excuses !

En général, je travaille avec plusieurs documents ouverts en même temps. Ce qui peut porter à confusion quand je bascule de l'un à l'autre pour vérifier des informations ou quand je fais des copier-coller de l'un à l'autre. Les aperçus miniatures ont réellement simplifié ma façon de travailler. Quand je laisse le pointeur de ma souris au-dessus de l'icône Word de ma barre des tâches, un aperçu miniature de chaque document ouvert s'affiche. Pour en afficher un à sa taille réelle, je pointe sur l'aperçu miniature du document en question et, instantanément, toutes les autres fenêtres disparaissent pour n'afficher que mon document.

N'avez-vous jamais perdu un temps précieux à essayer de redimensionner exactement deux fenêtres pour pouvoir les afficher côte à côte ? Snap s'en charge automatiquement pour vous. Il suffit de faire glisser une fenêtre vers un bord de l'écran, puis l'autre vers le bord opposé. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci : dans un document, appuyez sur la touche du logo Windows, puis sur la touche de direction Droite ou Gauche pour aligner votre document sur un côté. Accédez au deuxième document et recommencez. En ce qui me concerne, je trouve cette fonctionnalité merveilleuse.

Dans le cadre de mon travail, je dois parfois me connecter sur le réseau d'un client ou me déplacer sur site. Windows 7 simplifie la gestion des détails, je ne perds donc pas de temps à modifier les paramètres en fonction de l'endroit où je me trouve. Par exemple, Connect Now me guide dans la configuration d'une nouvelle connexion. Il suffit de le faire une fois, vous êtes ensuite automatiquement connecté dès que la connexion sans fil est détectée. De la même façon, je n'ai plus à me soucier de l'imprimante sur laquelle je vais imprimer mes documents, l'Impression prenant en charge l'emplacement se souvient de l'imprimante que j'utilise chez moi et de celle que j'utilise chez chacun de mes clients. Ainsi, lorsque je passe d'un endroit à un autre, Windows me connecte automatiquement à l'imprimante dont j'ai besoin. Mieux encore, il est très facile de vérifier le réseau sur lequel je me trouve : je clique sur l'icône de connexion de ma barre des tâches.

En tant qu'auteur, je ne passe pas beaucoup de temps face à un public. Mais lors des rares occasions pour lesquelles je dois faire une présentation, la configuration est si rapide que je n'ai même pas le temps d'avoir le trac. Tout d'abord, la mise en veille et la reprise sont tout simplement rapides. J'ouvre mon PC portable, je clique et voilà, je n'ai rien d'autre à faire. Même mes connexions sont automatiquement prises en charge. Une fois que j'ai terminé, je rabat le capot. Et le tour est joué.

Windows 7 simplifie les présentations en m'épargnant aussi de tâtonner avec différents paramètres. Le Centre de mobilité Windows fait en sorte que mon PC ne se met pas en veille ou n'affiche pas de notifications pendant mon exposé. Quand vous l'ouvrez, tous les paramètres susceptibles de devoir être modifiés pendant vos déplacements s'affichent. Tout d'abord, sur la vignette Paramètres de présentation*, je clique sur Activer. Ensuite, je branche le projecteur et sur la vignette Moniteur externe, je clique sur Connecter un moniteur pour modifier mes paramètres d'affichage. C’est tout ! Je suis connectée au projecteur.

* Windows 7 Professionnel ou Windows 7 Édition Intégrale sont nécessaires pour modifier les paramètres d'affichage.

La fonctionnalité Diffuser le diaporama vous permet de diffuser des présentations sur le Web. Supposons que vous donnez une présentation avec PowerPoint 2010, mais que votre public ne se trouve pas dans une seule pièce. Voici la marche à suivre : Sous l'onglet Diaporama, dans le groupe Démarrer le diaporama, cliquez sur Diffuser le diaporama. De cette façon, vous créer un lien à envoyer à votre public par messagerie électronique ou instantanée. Dès que vous êtes prêt, appelez-les ou organisez une téléconférence. Ils n'ont qu'à cliquer sur le lien pour assister à la présentation comme s'ils y étaient.

La fonctionnalité Sauvegarde et restauration de Windows 7 simplifie la sauvegarde, car vous pouvez la configurer et ne plus avoir à vous en soucier. Je configure mon PC pour qu'il effectue une sauvegarde une fois par semaine sur un disque dur externe. De plus, quand je travaille chez un client, je peux sauvegarder des fichiers spécifiques sur son réseau. De cette façon, toutes les personnes concernées ont une sauvegarde et il n'y a plus lieu de tergiverser.

Il existe aussi un moyen très pratique de faire des sauvegardes de documents dans Office. Cela m'est très utile quand je travaille trop vite et que j'oublie d'enregistrer des modifications dans un document, ou que j'ai fait trop de modifications et que je veux rétablir une version antérieure. Les fonctionnalités de récupération automatique et d'enregistrement automatique permettent de spécifier la fréquence de l'enregistrement automatique d'un document, d'accéder aux versions précédentes d'un fichier et même parfois de rétablir un document qui n'a jamais été enregistré ! En savoir plus sur l'enregistrement automatique et la récupération de fichiers Office.

Mieux vaut avoir plusieurs sauvegardes. Par exemple, mon PC portable a été volé il y a deux ans, il contenait un roman que j'écrivais depuis trois ans. Quand j'ai récupéré ma sauvegarde, le fichier était endommagé. J'en ai pleuré pendant des jours. Désormais, j'utilise SkyDrive pour stocker des copies supplémentaires de mes fichiers vraiment importants.

Ce qui est très pratique, c'est que je peux maintenant enregistrer des fichiers directement depuis Word (ou tout autre programme Office 2010) dans mon compte SkyDrive. Voici comment faire : Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Enregistrer et envoyer, puis sur Enregistrer dans le site Web. Ensuite, entrez l'adresse de messagerie de votre compte Microsoft et votre mot de passe. C'est aussi un moyen rapide et facile de partager des fichiers avec d'autres personnes. C'est vraiment pratique quand je travaille sur des documents très volumineux et que je ne veux pas saturer la boîte de réception de mon client. Avec les versions Web des programmes, je peux même travailler sur ces documents sur un PC sur lequel Office n'est pas installé.

Zia Munshi est une rédactrice freelance qui écrit pour un grand nombre de publications et d'entreprises, dont Microsoft et MSN. Elle aime particulièrement écrire sur les technologies, car cela lui donne une bonne raison d'acheter les derniers gadgets et logiciels ! Elle vit à Seattle avec son mari et son chien.