Le courrier électronique (ou messagerie électronique) est un moyen de communication rapide et efficace. Vous pouvez utiliser le courrier électronique pour :

  • Envoyer et recevoir des messages. Vous pouvez envoyer un message électronique à toute personne possédant une adresse électronique. Le message arrive dans la Boîte de réception de messagerie du destinataire quelques secondes ou minutes plus tard, quel que soit l’endroit où se trouve cette personne (à côté de chez vous ou à l’autre bout de la planète). Vous pouvez recevoir des messages de personnes qui possèdent votre adresse électronique, puis lire ces messages et y répondre.

  • Envoyer et recevoir des fichiers. Outre les messages textuels ordinaires, vous pouvez envoyer pratiquement tous les types de fichiers dans un message électronique, notamment des documents, des images et des fichiers de musique. Un fichier envoyé dans un message électronique porte le nom de pièce jointe.

  • Envoyer des messages à des groupes de personnes. Vous pouvez envoyer un message électronique à plusieurs personnes en même temps. Les destinataires peuvent répondre à l’ensemble du groupe, ce qui peut donner lieu à des discussions de groupes.

  • Transférer des messages. Lorsque vous recevez un message électronique, vous pouvez le transférer à d’autres personnes sans avoir à le retaper.

L’un des avantages du courrier électronique par rapport au téléphone ou au courrier postal est son aspect pratique. Vous pouvez envoyer un message à toute heure du jour ou de la nuit. Si au moment où vous envoyez votre message, les destinataires ne se trouvent pas devant leur ordinateur (ou ne sont pas en ligne, c’est-à-dire connectés à Internet), ils le trouveront dans leur Boîte de réception la prochaine fois qu’ils vérifieront leur courrier. S’ils sont en ligne, vous pouvez recevoir une réponse dans les minutes qui suivent.

L’envoi de courrier électronique est également gratuit. Contrairement à une lettre postale, la messagerie ne requiert aucun timbre ni frais, quel que soit l’endroit où se trouve le destinataire. Les seuls frais dont vous devez vous acquitter sont ceux associés à votre connexion Internet ou à l’acquisition d’un programme de messagerie spécifique.

De quoi ai-je besoin pour pouvoir utiliser le courrier électronique ?

Pour utiliser le courrier électronique, vous avez besoin de trois éléments :

  • Une connexion Internet. Pour connecter votre ordinateur à Internet, vous devez d’abord vous abonner auprès d’un fournisseur de services Internet. Un fournisseur de services Internet vous octroie l’accès à Internet, généralement en contrepartie d’un abonnement mensuel. Vous devez également disposer d’un modem. Voir De quoi ai-je besoin pour me connecter à Internet ?.

  • Un programme ou un service de messagerie Web. Vous pouvez télécharger ou acheter des programmes de messagerie de Microsoft ou d’autres fournisseurs. Les programmes de messagerie ont souvent plus de fonctionnalités et offrent des capacités de recherche plus étendues que la plupart des services de messagerie Web. Avant de configurer un programme de messagerie, vous devez obtenir certaines informations auprès de votre fournisseur de services Internet, en général votre adresse électronique, votre mot de passe, les noms des serveurs de messagerie entrant et sortant, et ainsi de suite.

    Si vous ne souhaitez pas télécharger ou acheter de programme de messagerie, vous pouvez vous inscrire auprès d’un service de messagerie Web gratuit tel que Gmail, Windows Live Hotmail ou Yahoo! Mail. Ces services vous permettent de vérifier votre courrier à l’aide d’un navigateur Web depuis tout ordinateur connecté à Internet, même s’il appartient à quelqu’un d’autre ou s’il se trouve dans un lieu public tel qu’une bibliothèque.

  • Une adresse électronique. Une adresse électronique vous est attribuée par votre fournisseur de services Internet ou votre service de messagerie Web, au moment de votre inscription. Une adresse électronique se compose d’un nom d’utilisateur (il peut s’agir du surnom de votre choix, pas forcément de votre vrai nom), du symbole arobase (@) et du nom de votre fournisseur de services Internet ou du fournisseur de messagerie Web. Par exemple, quelqu’un@exemple.com.

Création et envoi de messages électroniques

Image d’un exemple de message électronique
Exemple de message électronique

Voici comment remplir la fenêtre de message dans la plupart des programmes de messagerie. Ces étapes peuvent varier en fonction du programme de messagerie ou du service Web que vous utilisez :

  1. Dans la zone À, tapez l’adresse électronique d’au moins un destinataire. Si vous envoyez le message à plusieurs destinataires, insérez un point-virgule (;) entre chaque adresse électronique.

    Dans la zone Cc, vous pouvez taper l’adresse électronique des destinataires en copie (les personnes qui doivent recevoir le message mais n’ont pas besoin d’y répondre). Ils recevront le même message que les destinataires de la zone À. S’il n’y a pas de destinataires en copie, laissez cette zone vide. Certains programmes de messagerie proposent également un champ Cci, qui vous permet d’envoyer un message à des destinataires tout en masquant certains noms et adresses de messagerie aux yeux d’autres destinataires.

  2. Dans la zone Objet, tapez un titre pour votre message.

  3. Dans la grande zone vide, tapez votre message.

    Pour joindre un fichier au message, cliquez sur le bouton Insérer un fichierImage du bouton Insérer un fichier au message dans la barre d’outils (située juste au-dessous de la barre de menus). Recherchez le fichier, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Le fichier apparaît dans la zone Joindre de l’en-tête du message.
Image d’un fichier joint à un message électronique
Fichier joint à un message électronique

Vous avez terminé ! Pour envoyer le message, cliquez sur le bouton Envoyer. Il sera expédié via Internet à vos destinataires.

Remarque

  • Pour modifier le style, la police, la taille ou la couleur du texte, sélectionnez le texte, puis cliquez sur l’un des boutons ou éléments de menu qui vous permettent de modifier la mise en forme du texte.

Lecture des messages électroniques

La plupart des programmes de messagerie et services de messagerie Web possèdent une boîte de réception dans laquelle vous pouvez lire les messages reçus. Vous devrez peut-être cliquer sur un bouton intitulé Envoyer/Recevoir (ou autre libellé semblable) pour recevoir les nouveaux messages. Pour afficher la liste des messages électroniques que vous avez reçus, cliquez sur Boîte de réception dans la liste Dossiers de votre programme de messagerie. Vos messages électroniques doivent s’afficher dans la liste des messages. Cette liste répertorie en général l’expéditeur du message, son objet et la date de réception.

Pour lire un message, cliquez dessus dans la liste. Le contenu du message peut s’afficher sous la liste des messages dans le volet de prévisualisation. Dans ce cas, pour lire le message dans une fenêtre séparée, double-cliquez dessus dans la liste des messages.

Image d’un programme de messagerie électronique affichant la liste des dossiers, la liste des messages et le volet de visualisation
Cliquez sur la boîte de réception pour afficher vos messages électroniques

Pour répondre à un message, cliquez sur le bouton Répondre.

Étiquette du courrier électronique

Tout comme les conversations téléphoniques ou face à face, la communication par courrier électronique implique de respecter certaines règles de bonne conduite. Ces règles sont appelées étiquette électronique ou nétiquette (compression des termes Internet et étiquette). Pour une communication efficace, respectez ces quelques consignes :

  • Maniez l’humour et les émotions avec précaution. Il est difficile de faire passer des émotions dans un courrier électronique. Il est donc possible que parfois le destinataire ne perçoive pas le ton que vous avez voulu utiliser. Le recours à l’ironie est particulièrement délicat, car le destinataire risque d’interpréter votre propos de façon littérale et de s’en offenser. Pour transmettre une émotion, pensez à utiliser des émoticônes (voir « Utilisation des émoticônes » plus loin dans cet article).

  • Réfléchissez avant d’envoyer votre message. Écrire et envoyer un message électronique est rapide et facile, parfois même trop facile. Pensez auparavant à ce que vous allez écrire et évitez de rédiger un message sous le coup de la colère.

  • Le texte de la ligne Objet doit être clair et concis. Résumez le contenu du message en quelques mots. Les personnes qui reçoivent une grande quantité de messages électroniques peuvent se référer à l’objet pour établir un ordre de priorité.

  • Écrivez des messages courts. Même si la longueur des messages électroniques n’est pas limitée, ils sont conçus pour une communication rapide. Nombreux sont ceux ou celles qui n’ont ni le temps ni la patience de lire plus de quelques paragraphes.

  • Évitez d’écrire tout votre message en LETTRES MAJUSCULES. Lorsqu’elles lisent des messages écrits entièrement en majuscules, de nombreuses personnes ont le sentiment d’être « agressées », ce qui peut les contrarier ou les offenser.

  • Soyez vigilant lorsque vous traitez des informations sensibles ou confidentielles. Chaque destinataire de votre message peut le transférer à d’autres individus, de manière intentionnelle ou accidentelle.

Par ailleurs, dans vos messages formels ou professionnels, évitez les fautes de grammaire et d’orthographe. Un message rédigé sans soin véhicule une image peu professionnelle. Relisez vos messages avant de les envoyer et si votre programme de messagerie dispose d’un vérificateur d’orthographe, utilisez-le.

Utilisation des émoticônes

Parce qu’il est souvent difficile de faire passer des émotions, des intentions ou un ton via un texte, les précurseurs d’Internet ont inventé les émoticônes (compression des termes émotion et icônes), des séquences de caractères du clavier qui symbolisent des expressions du visage. Par exemple, :) ressemble à un visage souriant lorsque vous le regardez de côté. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’émoticônes.

Émoticône Signification
Émoticône

:) ou :-)

Signification

Souriant, content ou plaisantant

Émoticône

:( ou :-(

Signification

Fronce les sourcils ou triste

Émoticône

;-)

Signification

Clin d’œil

Émoticône

:-|

Signification

Indifférent ou sceptique

Émoticône

:-o

Signification

Surpris ou inquiet

Émoticône

:-x

Signification

Ne se prononce pas

Émoticône

:-p

Signification

Tire la langue (généralement pour plaisanter)

Émoticône

:-D

Signification

Rire

Traitement du courrier indésirable

Tout comme les publicités, prospectus et catalogues non sollicités que vous recevez dans votre boîte aux lettres, vous allez probablement recevoir du courrier indésirable (souvent appelé spam ou pourriel) dans votre boîte de réception. Le courrier indésirable inclut les publicités, les agissements frauduleux, la pornographie et autres offres légitimes. Étant donné que l’envoi de courrier indésirable ne coûte quasiment rien aux spécialistes du marketing, il n’est pas rare d’en recevoir en grande quantité dans sa Boîte de réception.

De nombreux programmes de messagerie et services de messagerie Web incluent un filtre de courrier indésirable, également appelé filtre de spam. Ce filtre analyse le contenu des messages reçus et déplace les messages suspects vers un dossier spécial de courrier indésirable, dans lequel vous pouvez afficher ou supprimer ces messages à tout moment. Si un message indésirable échappe au filtre et se retrouve dans votre boîte de réception, de nombreux programmes de messagerie vous permettent de spécifier que tous les messages de ce destinataire soient à l’avenir envoyés directement dans le dossier de courrier indésirable.

Pour éviter de recevoir du courrier indésirable :

  • Communiquez votre adresse électronique avec parcimonie. Évitez de fournir votre vraie adresse électronique dans les groupes de discussion, sur les sites Web ou dans d’autres zones d’accès public sur Internet.

  • Avant de transmettre votre adresse électronique à un site Web, lisez la déclaration de confidentialité de ce site pour vous assurer qu’il n’autorise pas la divulgation de votre adresse électronique auprès d’autres sociétés.

  • Ne répondez jamais à un message de courrier indésirable. L’expéditeur saura que votre adresse est valide et pourra la transmettre à d’autres sociétés. Vous risquez alors de recevoir encore davantage de courrier indésirable.