Ne vous est-il jamais arrivé de vous retrouver sur le seuil de chez vous et de réaliser soudain que vous aviez oublié de mettre à jour votre présentation PowerPoint, celle que vous êtes supposé assurer le lendemain matin, accompagnée de viennoiseries ? Ou d'oublier de vérifier la feuille de calcul Excel dans laquelle étaient recensés les gâteaux que les parents apporteraient à la fête de fin d'année de l'école de vos enfants ?
Si votre cerveau fonctionne comme le mien, alors cela doit vous arriver deux fois plutôt qu'une. Mais grâce à Microsoft Office Web Apps sur Microsoft
SkyDrive, vous pouvez accéder à vos documents PowerPoint, Excel et Word en ligne, les modifier et les partager sans peine à tout moment, que vous soyez chez vous ou à votre travail, sur PC ou sur Mac.
Votre vieil ami Microsoft Office
L'un des meilleurs aspects d'Office Web Apps est que si vous avez utilisé Microsoft Office 2007 ou Office 2010 (et qui ne l'a pas déjà fait ?), vous connaissez déjà les fonctionnalités, la configuration et les barres d'outils.
Pour commencer à partager votre projet, connectez-vous avec votre compte Microsoft, puis cliquez sur SkyDrive en haut de l'écran. Aujourd'hui, nous travaillerons dans Excel.
C'est bien elle ! Publication de votre document
La première chose à faire est de publier votre fichier sur SkyDrive, puis de décider des personnes autorisées à le partager.
Mes colocataires et moi-même collaborons à ce chef d'œuvre, judicieusement intitulée « Enchères de novembre ». Nos placards débordaient de T-shirts que nous avons décidé de vendre aux enchères en ligne, avec l'espoir de gagner assez pour un petit voyage sous les Tropiques.
Grâce à cette feuille de calcul, chacun peut voir ce qui a été proposé à la vente, ce qui a été réellement vendu et ce dont nous avons besoin pour livrer les acheteurs. De plus, c'est sympa de savoir combien de jours encore je peux porter ce T-shirt où est inscrit « Je suis avec un idiot ».
Tranquille chez soi (et connecté)
Que votre PC ou votre Mac dispose d'une connexion avec ou sans fil, vous pouvez accéder à vos documents aussi longtemps que vous avez une connexion Internet. Et votre travail est automatiquement enregistré et rangé avec les versions précédentes de vos documents.
Vous avez aussi plusieurs options après avoir ouvert un document. Vous pouvez télécharger une copie sur votre Bureau pour l'ouvrir et la modifier avec les programmes Microsoft Office de votre ordinateur. En cliquant sur Partager, vous pouvez obtenir et envoyer un lien d'accès direct.
Modifications simultanées
Quand plusieurs people travaillent sur un document, il peut être difficile de se tenir à jour avec toutes les révisions et versions qui apparaissent dans votre boîte de réception. La modification de Delphine « Jeudi après-midi » a-t-elle eu lieu avant ou après celle de Karim « Aujourd'hui, partie 1, version 2 » ?
Avec Office Web Apps, vous avez toujours la version la plus récente et tout le monde peut modifier simultanément le document. Tandis que Karim note qu'il a expédié son T-shirt « Contenu sous pression », je peux quand même l'informer que j'ai pris des photos de mon T-shirt « Un bébé a mordu mon chien », juste avant que je réalise que je resterai célibataire toute ma vie.
Partagez à parts égales
Vous contrôlez celles et ceux autorisés à voir vos documents — que vous sélectionniez leur nom dans votre liste de contacts ou saisissiez leur adresse de messagerie — et ce qu'ils peuvent exactement voir. Vous décidez aussi de ce que chaque nouvelle paire d'yeux aura le droit de regarder et/ou de modifier. Pour cela, un clic de souris suffit.
À votre tour
Maintenant que vous pouvez accéder à vos documents Microsoft Office en ligne et les partager, les possibilités sont infinies. Avec Excel seul, vous pouvez suivre les ventes de cookies de vos enfants à la fête de l'école ou votre propre projet de championnat de football. Vous pouvez dresser la liste des invitées à l'enterrement de la vie de jeune fille de l'une de vos amies ou suivre les sommes versées pour la visite de l'aquarium par le groupe scolaire de vos enfants.
Partagez cette présentation PowerPoint avant la réunion de demain. Après, peut-être que vous achèterez un T-shirt. Je pense que « Grands cheveux, très grands rêves » vous conviendrait très bien.
À propos de l'auteur
Jelisa Castrodale est rédactrice freelance, spécialisée dans la technologie, la culture et les loisirs. En dehors de ses contributions régulières à MSN et Microsoft, elle travaille pour NBCSports.com. Elle a été aussi récemment championne du jeu télévisé Jeopardy!.
