הספק יותר עם Office 2010 ועם Windows 7

עבודה מהבית אינה שונה כל כך מעבודה במשרד - פשוט יש הרבה פחות אנשים בסביבה. גם בבית וגם במשרד, ההבדל טמון בכלים המתאימים. לכן, זה באמת לא מפתיע שאני מרוצה מ- Windows 7 ומ- Office 2010. הם אמנם לא מבצעים עבורי את הכתיבה, אך הם בהחלט עוזרים לי בכל הפעולות האחרות. רוצה לראות איך? קדימה!

גישה מהירה לתוכניות Office 2010

שורת המשימות של Windows 7 מציגה רשימת קפיצה עבור Microsoft Excel

מבחינתי, הכל מתחיל ונגמר ב- Word. הצמדתי את הסמל של Word לשורת המשימות של Windows 7, כך שתמיד ניתן לגשת אליו בקלות. אבל מה שבאמת מגניב זה שאני לא צריכה עוד לנבור בתיקיות הקבצים שלי כדי למצוא את המסמכים האחרונים שעבדתי עליהם. במקום זאת, אני יכולה ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הסמל של Word בשורת המשימות ולראות את עשרת המסמכים האחרונים של Word שפתחתי. רשימות קפיצה אלה מאפשרות לי לפתוח את כל המסמכים האחרונים שלי בשתי לחיצות בלבד: לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הסמל, ולחיצה על המסמך. קיימות רשימות קפיצה לכל תוכניות Office, וכן לפריטים אחרים שאתה פותח בקביעות, כגון אתרי אינטרנט, שירים ותמונות.

יצירת קבצים מצורפים לדואר אלקטרוני מרשימות קפיצה

יצירת קובץ מצורף לדואר אלקטרוני מרשימת קפיצה

בעזרת רשימות קפיצה גם קל יותר לשלוח מסמכים בדואר אלקטרוני. במקום לחטט בתיקיות כדי למצוא את הקובץ שברצוני לצרף להודעת Outlook, אני פשוט יוצרת את ההודעה ולאחר מכן לוחצת באמצעות לחצן העכבר הימני על הסמל של Word כדי להציג את רשימת הקפיצה. משם, אוכל לגרור את המסמך להודעה שלי. זהו זה!

ניהול זמן טוב יותר בעזרת Outlook

הוספת מסמך ללוח שנה של Outlook

כמו אנשים רבים שעוסקים בכתיבה, גם אני נוטה לדחות מטלות. ברור שאני יכולה לקבוע לעצמי מועד לעבודה על משהו ב- Outlook. אבל עכשיו, אני לוקחת את זה צעד אחד קדימה וגוררת את המסמך עצמו ללוח השנה שלי. כך, אני לא רק מקבלת תזכורת לגבי המועד שקבעתי לביצוע העבודה - גם המסמך שאני צריכה לעבוד עליו נמצא שם. נגמרו התירוצים!

קסם החיסכון בזמן של התצוגות המקדימות בתמונות ממוזערות

תצוגות מקדימות בתמונות ממוזערות של מסמכי Word

בדרך כלל פתוחים אצלי כמה מסמכים בכל רגע נתון, מה שפעם היה מבלבל אותי כאשר עברתי ביניהם כדי לאמת פרטים או כאשר ביצעתי העתקה והדבקה ממסמך אחד לשני. תצוגות מקדימות בתמונות ממוזערות באמת הפכו את העבודה שלי ליעילה יותר. עכשיו, אני צריכה רק להניח את מצביע העכבר שלי מעל הסמל של Word בשורת המשימות כדי לראות תצוגה מקדימה בתמונה ממוזערת של כל מסמך פתוח. כדי להציג את אחד המסמכים בגודלו הממשי, אני פשוט מצביעה על התצוגה המקדימה בתמונה הממוזערת של המסמך שברצוני לראות - ובאופן פלאי כל יתר הפריטים מתעמעמים, כך שאני מקבלת תצוגה ללא עומס.

הצגת חלונות זה לצד זה באמצעות אפשרות הקיבוע

הצגת שני חלונות זה לצד זה באמצעות אפשרות הקיבוע

גם אתה מרגיש מתוסכל מכך שדרוש כל כך הרבה זמן כדי לשנות את הגודל של שני חלונות באופן מושלם, כך שניתן יהיה לראות אותם זה לצד זה? אפשרות הקיבוע מטפלת בזה עבורך באופן אוטומטי. פשוט גרור חלון אחד לקצה אחד של המסך ולאחר מכן גרור את החלון השני לקצה הנגדי של המסך. לחלופין, תוכל להשתמש בקיצור הדרך: כאשר אתה נמצא במסמך, הקש על מקש סמל Windows ולאחר מכן הקש על מקש חץ ימינה או על מקש חץ שמאלה כדי לקבע את המסמך שלך לצד אחד. עבור למסמך השני וחזור על הפעולה. מבחינתי, אין דבר נפלא מזה.

יותר זמן לעבוד, פחות זמן לבזבז על הגדרות

חיבורי רשת ב- Windows 7

כדי להשלים את העבודה שלי, לפעמים אני צריכה להתחבר לרשת של לקוח, או לעבוד באתר שלו. Windows 7 מאפשר לנהל את הפרטים בקלות, כך שאיני חייבת לבזבז זמן על שינוי ההגדרות בהתאם למקום שאני נמצאת בו. לדוגמה, Connect Now מלווה אותי בהגדרת חיבור חדש. עשה זאת פעם אחת ושכח מזה - אתה תחובר באופן אוטומטי אם החיבור האלחוטי יזוהה. כמו כן, כבר איני צריכה לדאוג לגבי הדפסת מסמכים במדפסת הלא נכונה, מאחר ש‬‏‫הדפסה תומכת מיקום זוכרת באיזו מדפסת אני משתמשת במשרד הביתי שלי, ובאיזו מדפסת אני משתמשת אצל כל לקוח. כך שבכל פעם שאני עוברת ממקום אחד לשני, Windows מחבר אותי באופן אוטומטי למדפסת המתאימה. והדבר הטוב ביותר הוא שקל לוודא באיזו רשת אני עובדת, רק על-ידי לחיצה על סמל החיבור בשורת המשימות שלי.

מצגות בקלי קלות

מרכז הניידות של Windows

כמי שעוסקת בכתיבה, אני לא רגילה לעמוד מול קהל. אבל במקרים הנדירים שבהם אני חייבת להעביר מצגת, ההגדרה כל כך מהירה כך שיש לי פחות זמן לחשוב על פחד הבמה שלי. קודם כל, האפשרות מצב שינה וחידוש הפעלה‬‏‫ היא פשוט מהירה. אני פותחת את המחשב הנישא שלי, לוחצת ובום - אני כבר נמצאת במקום המתאים. אפילו החיבורים שלי מוגדרים באופן אוטומטי. כאשר אני מסיימת, אני סוגרת את המכסה. זה הכל.

Windows 7 עוזר לי גם בכך שהוא מונע ממני את הצורך להתעסק עם הגדרות שונות במצגות. מרכז הניידות של Windows מבטיח שהמחשב שלי לא ייכנס למצב שינה או יציג הודעות באמצע השיחה. כאשר תפתח אותו תראה את כל ההגדרות שייתכן שיהיה עליך לשנות כאשר אתה בדרכים. תחילה, באריח הגדרות מצגת*, אני לוחצת על הפעל. לאחר מכן אני מחברת את המקרן, ובאריח צג חיצוני, אני לוחצת על חבר צג כדי לשנות את הגדרות הצג שלי. זהו זה! אני מחוברת למקרן.

*כדי לשנות הגדרות מצגת, נדרש Windows 7 Professional או Windows 7 Ultimate.

שידור מצגות דרך האינטרנט

שידור מצגת PowerPoint דרך האינטרנט

ואפרופו מצגות, האפשרות 'שידור הצגת שקופיות' מאפשרת לך לשדר אותן באינטרנט. נניח שאתה מעביר מצגת עם PowerPoint 2010, אך הקהל שלך לא נמצא בחדר אחד. זה מה שעליך לעשות: בכרטיסיה הצגת שקופיות, בקבוצה התחל הצגת שקופיות, לחץ על שידור הצגת שקופיות. כך, אתה יוצר קישור שתוכל לשלוח לקהל שלך בדואר אלקטרוני או בהודעה מיידית. כאשר תהיה מוכן, התקשר אליהם או קבע שיחת ועידה. הם לוחצים על הקישור - וזה כאילו כולם ממש נמצאים שם.

יצירת גיבויים מבלי להאט את הקצב

הגדרת גיבוי ב- Windows 7

האפשרות גיבוי ושחזור ב- Windows 7 מאפשרת לך לגבות בקלות, מכיוון שניתן להגדיר אותו ולשכוח ממנו. הגדרתי את המחשב שלי לביצוע גיבוי פעם בשבוע לכונן הקשיח החיצוני שלי. בנוסף, כאשר אני עובדת באתר של לקוח, אני יכולה לגבות קבצים ספציפיים ברשת שלו. כך לכולם יש גיבוי, ולא צריך להסתמך על ניחושים.

ואפרופו גיבויים, יש דרך נהדרת לגבות מסמכים ב- Office. זה הציל אותי בכמה מקרים שבהם עבדתי כל כך מהר עד שביצעתי שינויים במסמך ושכחתי לשמור אותו - או בכמה מקרים שבהם ביצעתי שינויים רבים מדי ורציתי לחזור לטיוטה קודמת. עם 'שחזור אוטומטי' ועם 'שמירה אוטומטית', ניתן לציין את התדירות שבה המחשב שומר מסמך באופן אוטומטי, לגשת לגירסאות קודמות של קובץ, ולעתים אף לשחזר מסמך שלא נשמר מלכתחילה! קבל מידע נוסף אודות שמירה ושחזור של קבצי Office באופן אוטומטי.

שמירה ב- Microsoft OneDrive

אף פעם לא מזיק שיהיה יותר מגיבוי אחד. לדוגמה, המחשב הנישא שלי נגנב לפני שנתיים, והיה בו רומן שעבדתי עליו במשך שלוש שנים. כאשר ניגשתי לקובץ הגיבוי, הוא היה פגום. בכיתי ימים על-גבי ימים. כיום אני משתמשת ב- OneDrive כדי לאחסן עותקים נוספים של הקבצים החשובים שלי.

מה ששימושי במיוחד זה שעכשיו אני יכולה לשמור קבצים ישירות מ- Word, או מכל תוכנית של Office 2010, בחשבון OneDrive שלי. כך תוכל לעשות זאת: לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על שמור ושלח ולאחר מכן לחץ על שמור באינטרנט. לאחר מכן, הזן את כתובת הדואר האלקטרוני ואת הסיסמה שלך לחשבון Microsoft. זו גם דרך מהירה וקלה לשיתוף קבצים עם אנשים אחרים. היא שימושית במיוחד כאשר אני עובדת על מסמכים ענקיים ולא רוצה להעמיס על תיבת הדואר הנכנס של הלקוח שלי. כמו כן, עם גירסאות האינטרנט של התוכניות, אני יכולה אפילו לעבוד במסמכים אלה במחשב ש- Office לא מותקן בו.

אודות המחברת

זיה מונשי היא סופרת וקופירייטרית עצמאית שכתבה עבור מגוון רחב של מגזינים וחברות, כולל Microsoft ו- MSN. היא אוהבת במיוחד לכתוב על טכנולוגיה משום שזה נותן לה תירוץ לקנות את כל התוכנות והגאדג'טים החדשים. היא מתגוררת בסיאטל עם בעלה והכלב שלה.