Bevezetés az e-mail használatába

Az e-mail használatához három dologra van szükség:

• Internetkapcsolatra. Ahhoz, hogy a számítógépet az internethez lehessen csatlakoztatni, először szerződést kell kötnie egy internetszolgáltatóval. Az internetszolgáltató vállalat általában havi díjért biztosít hozzáférést az internethez. Szüksége lesz még modemre is. További információ: Mi szükséges az internetkapcsolathoz?

• Egy levelezőprogramra vagy egy webes levelezési szolgáltatásra. Levelezőprogramot letölthet vagy vásárolhat a Microsofttól vagy más szolgáltatótól. A webes levelezési szolgáltatásokkal ellentétben a levelezőprogramok általában több funkciót nyújtanak, és gyorsabb bennük a keresés. A levelezőprogram beállításához néhány adatra szüksége lesz az internetszolgáltatótól: általában szükség van az e-mail címére, a jelszavára, a bejövő és a kimenő levelezési kiszolgáló nevére, valamint bizonyos további adatokra.

  Ha nem szeretne levelezőprogramot letölteni vagy vásárolni, regisztrálhatja magát egy ingyenes webes levelezőszolgáltatásra, amilyen például a Gmail, a Windows Live Hotmail és a Yahoo! Mail. Az ilyen szolgáltatások esetében egy böngészővel bármely olyan számítógépről megtekintheti az e-mailjeit, amely csatlakozik az internethez, még akkor is, ha a számítógép valaki másé, vagy egy nyilvános helyen, például könyvtárban van.

• E-mail címre. E-mail címet az internetszolgáltatójától vagy webes levelezési szolgáltatójától kap a regisztráció során. Az e-mail cím a felhasználó nevéből (lehet becenév is, nem kell feltétlenül a valódi nevének lennie), a @ jelből és az internetszolgáltató vagy a webes levelezési szolgáltató nevéből áll, például valaki@example.com.

Minta e-mail

A következőkben megismerheti, hogyan kell kitölteni egy üzenetablakot a legtöbb levelezőprogramban. A kitöltés lépései eltérhetnek a használt levelezőprogramtól vagy webes szolgáltatástól függően:

Mellékelt fájl e-mailben

Ezzel befejeződött az üzenet szerkesztése. Az üzenet elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. Az üzenet pillanatok alatt eljut a címzettekhez.

Megjegyzés

• A szöveg külalakját meghatározó stílus, betűtípus, méret vagy szín megváltoztatásához jelölje ki a szöveget, majd kattintson egy olyan gombra vagy menüpontra, amely a szöveg formátumának módosítására szolgál.

A legtöbb levelezőprogram és webes levelezési szolgáltatás tartalmaz egy mappát a beérkező üzenetek számára, ahol el lehet olvasni a fogadott üzeneteket. Előfordulhat, hogy az új üzenetek fogadásához egy gombra kell kattintania, amely a Küldés/fogadás vagy valamilyen hasonló szöveget tartalmaz. A fogadott e-mailek listájának megtekintéséhez kattintson a programban a Beérkezett üzenetek mappára, amely a Mappák listában látható. Az e-mailek az üzenetek listájában jelennek meg. A listában rendszerint az üzenet feladója, tárgya és az érkezés időpontja látható.

Üzenet elolvasásához kattintson arra az üzenetek listájában. Előfordul, hogy az üzenet tartalma megjelenik az üzenetek listája alatt a betekintőben. Ilyenkor duplán kell kattintani az üzenetre, hogy külön ablakban lehessen elolvasni.

Kattintson a Beérkezett üzenetek mappára az e-mail üzenetek megtekintéséhez

Kattintson a Válasz gombra válaszüzenet küldéséhez.

Ahogy a telefonbeszélgetéseknek vagy a személyes kommunikációnak, az e-mail kommunikációnak is vannak elfogadott viselkedési szabályai. Ezeket a szabályokat nevezzük e-mail etikettnek vagy netikettnek (az „internet” és az „etikett” szó összevonásából). A hatékony kommunikáció érdekében kövesse ezeket az irányelveket:

• A humorral és az érzelmekkel óvatosan kell bánni. Az e-mail nem mindig továbbítja pontosan az érzelmeket, ezért a címzettek félreérthetik szándékát és a hangnemet. A gúnyos humor különösen veszélyes, mert a címzett szó szerint értelmezheti és sértésnek veheti azt. Az érzelmeket esetleg hangulatjelekkel fejezheti ki (tekintse meg a témakör „Hangulatjelek használata” című szakaszát).

• Küldés előtt olvassa át az üzenetet. Az e-mailek írása és küldése gyors és könnyű - gyakran túl könnyű. Írás előtt mindenképpen gondolja át az üzenetét, és mérgesen ne írjon levelet.

• Válasszon egy tiszta és lényegre törő tárgy sort. Néhány szóban összegezze az üzenet tartalmát. Akik nagy mennyiségű e-mailt kapnak, a tárgy mező alapján ítélik meg az üzenetek fontosságát.

• Legyen rövid az üzenet. Bár az e-mail üzenetek hossza nincs korlátozva, az e-mail üzeneteket a gyors kommunikációra fejlesztették ki. Sok embernek nincs ideje vagy türelme néhány bekezdésnél többet olvasni.

• Kerülje a CSUPA NAGYBETŰS ÍRÁST. Sok ember a csupa nagybetűvel írott mondatokat kiabálásnak értelmezi, ezért idegesítőnek és támadónak találhatja.

• Az érzékeny vagy bizalmas információval óvatosan kell bánni. Bármely címzett továbbíthatja az üzenetet másoknak – szándékosan vagy véletlenül is.

Formális vagy üzleti kommunikáció esetében kerülje a helyesírási és nyelvtani hibákat. A felületes e-mail hozzá nem értésről árulkodik. Elküldés előtt olvassa át az üzenet, és ha van helyesírás-ellenőrző a levelezőprogramban, használja.

Gyakran nehéz érzelmeket, szándékokat vagy hangulatot közvetíteni egyedül a szöveggel, ezért az internet első felhasználói kitalálták a hangulatjeleket, amelyek arckifejezéseket szimbolizáló írásjelek és karakterek sorozatai. Ilyen például a következő két karakter: :) , amelyet oldalra fordítva mosolygó arcként lehet értelmezni. A következőkben néhány hangulatjel látható.

Ahogy mindenki szokott kéretlen hirdetéseket, szórólapokat és katalógusokat kapni a hagyományos postájával, minden bizonnyal érkezik elektronikus levélszemét (angolul spam) a beérkezett üzenetek mappájába. A levélszemét tartalma lehet hirdetés, csalási kísérlet, pornográf tartalom vagy törvényes ajánlatok. Mivel a hirdetőknek rendkívül olcsó a levélszemét küldése, teljesen általános, ha valakihez nagy mennyiségben érkeznek ilyenek.

Sok levelezőprogram és webes levelezési szolgáltatás tartalmaz egy szűrőt, amelyet levélszemétszűrőnek is neveznek. Ez megvizsgálja az üzenetek tartalmát, és a gyanús üzeneteket egy külön a levélszemétnek fenntartott mappába helyezi, ahol bármikor megtekintheti és törölheti az ilyen üzeneteket. Arra az esetre, ha egy levélszemét-üzenet átcsúszik a szűrőn a beérkező üzenetek mappába, sok levelezőprogram lehetőséget nyújt annak a beállítására, hogy az adott feladótól érkező üzenetek a továbbiakban automatikusan a levélszemét mappába kerüljenek.

A levélszemét-üzenetek elkerülése érdekében a következőket lehet tenni:

• Legyen óvatos az e-mail címének kiadásakor. Ne tegye közzé a valódi e-mail címét a hírcsoportokban, webhelyeken vagy az internet egyéb nyilvános területein.

• Mielőtt megadja e-mail címét egy webhelyen, ellenőrizze a weblap adatvédelmi nyilatkozatát, és bizonyosodjon meg arról, hogy az nem teszi lehetővé az e-mail cím továbbadását más vállalatok részére.

• Soha ne válaszoljon levélszemét-üzenetekre. Ebből a feladó megtudhatja, hogy az e-mail címe valódi, és az információt eladhatja más vállalatoknak. Emiatt az eddigieknél is több levélszemét érkezhet a postafiókba.