Legyen hatékonyabb az Office 2010 és a Windows 7 segítségével!

Az otthoni és az irodai munka között nincs olyan nagy különbség, legfeljebb annyi, hogy otthon kevesebben vannak körülöttem. Mindkét helyszínen a megfelelő eszközök a legfontosabbak. Így nincs semmi meglepő abban, hogy kedvemre való a Windows 7 és az Office 2010. Persze nem írják meg helyettem az írnivalómat, de minden másban segíteni tudnak. Szeretné látni, hogyan? Íme!

Az Office 2010 programjainak gyors elérése

A Windows 7-tálca a Microsoft Excel gyorslistájával

Nekem a Word a legfontosabb. Ezért a Word ikonját rögzítettem a Windows 7 tálcájára, így mindig könnyen el tudom érni. Még ennél is hasznosabb, hogy már nem kell kutatnom a mappáimban, amikor az utoljára használt dokumentumaimat szeretném megnyitni. Csak rákattintok az egér jobb oldali gombjával a Word ikonjára a tálcán, és megjelenik egy lista, amely az utolsó tíz Word-dokumentumot tartalmazza. Ezek a gyorslisták nagyon hasznosak, mert két kattintással meg lehet nyitni az utoljára használt dokumentumok bármelyikét: az ikonra kattintok a jobb gombbal, majd a dokumentumra kattintok. A gyorslisták az Office mindegyik programjában elérhetők, és ugyanígy a gyakran megnyitott más elemekhez is, például a webhelyekhez, a zeneszámokhoz és a fényképekhez.

E-mail mellékletek létrehozása a gyorslisták segítségével

E-mail melléklet létrehozása gyorslista segítségével

A gyorslisták megkönnyítik a dokumentumok e-mailhez csatolását is. Nem kell hosszasan keresgélnem az Outlook-üzenethez csatolandó fájlt. Egyszerűen létrehozom az új üzenetet, majd a Word ikonra kattintok az egér jobb gombjával, megjelenítve ezzel a gyorslistát. Innen áthúzhatom a dokumentumot az üzenetbe. Ennyi az egész!

Hatékonyabb időbeosztás az Outlook segítségével

Dokumentum felvétele az Outlook naptárába

Mint sok más író, én is mestere vagyok a halogatásnak. Természetesen beütemezhetem a munkáimat az Outlook naptárában. Most már egy lépéssel tovább is mehetek: magát a dokumentumot is be tudom húzni a naptárba. Így nem csak az emlékeztető jelenik meg a beütemezett időpontban, hanem a munkához szükséges dokumentum is. Nincs több kifogás!

Időtakarékos trükk a miniatűrökkel

A Word-dokumentumok miniatűr előképei

Általában egyszerre több dokumentumot tartok megnyitva, és ez néha össze is zavar, amikor átváltok egy másik dokumentumra, hogy ellenőrizzek valamit, vagy átmásoljak valamit egyik dokumentumból a másikba. A miniatűr előképek igazán megkönnyítik a munkámat. Mindössze annyit teszek, hogy a tálcán lévő Word ikonra viszem az egérmutatót, és megtekinthetem kicsiben a megnyitott dokumentumokat. Ha valamelyik dokumentumot meg szeretném nézni tényleges méretében, rámutatok a miniatűr előképére. Ekkor varázslatos módon minden más elhalványul, így nem veszek el a sok ablak között.

Az ablakok egymás mellé helyezése a Dokkolás funkcióval

Az ablakok egymás mellé helyezése a Dokkolás funkcióval

Bosszankodott már azon, hogy milyen sok időbe telik pontosan átméretezni két ablakot, hogy egymás mellé helyezhesse őket? A Dokkolás funkcióval ez automatikusan elvégezhető. Húzza az egyik ablakot a képernyő egyik szélére, majd húzza a másik ablakot a képernyő átellenes szélére. Vagy használja a billentyűparancsot: lépjen az egyik dokumentumra, nyomja meg a Windows billentyűt, majd a Jobbra vagy a Balra billentyűt, ezzel a képernyő egyik szélére dokkolja a dokumentumot. Lépjen át a másik dokumentumra, és ismételje meg az előző műveletet. Szerintem nincs is ennél hasznosabb trükk.

Több idő a munkára, kevesebb idő a beállításra

Hálózati kapcsolatok a Windows 7-ben

Munkámhoz néha be kell jelentkeznem egy ügyfelem hálózatába, vagy az ügyfél irodájában kell dolgoznom. A Windows 7 megkönnyíti az ehhez szükséges adatok kezelését, így nem kell arra pazarolnom az időmet, hogy a helyszíntől függően módosítsam a beállításokat. Az Azonnali csatlakozás funkció például végigvezet az új kapcsolat beállításának lépésein. Ezt elég csak egyszer elvégezni, és el is felejthetem az egészet: a számítógép automatikusan csatlakozik, amikor észleli a vezeték nélküli kapcsolatot. Amiatt sem kell aggódnom már, hogy nem a megfelelő nyomtatóra küldöm a dokumentumokat, mert a helyalapú nyomtatási funkció megjegyzi, hogy melyik nyomtatót használom az otthoni irodámban és a különböző ügyfeleimnél. Így bárhova is megyek éppen, a Windows automatikusan a megfelelő nyomtatóhoz fog csatlakozni. Az egészben az a legjobb, hogy nagyon könnyen ellenőrizhetem, melyik hálózatban vagyok: elég rákattintani a kapcsolat ikonjára a tálcán.

Bemutatók? Gyerekjáték!

Windows mobilközpont

Mivel író vagyok, nem sok időt töltök közönség előtt. Amikor nagy ritkán előfordul, hogy bemutatót kell tartanom, a beállítás olyan gyorsan megy, hogy nem jut idő a lámpalázra. Ez elsősorban annak köszönhető, ahogyan a számítógép az alvó állapotot és a visszatérést kezeli, vagyis gyorsan. Felnyitom a laptopomat, és hipp-hopp, máris minden előttem van! Még a kapcsolatok is automatikusan állnak helyre. Amikor pedig készen vagyok, lecsukom a fedelet. Ennyi az egész!

A Windows 7 másként is hozzájárul ahhoz, hogy fájdalommentesen túlessek a bemutatókon: nem kell ügyetlenkednem a különböző beállításokkal. A Windows mobilközpont gondoskodik arról, hogy a számítógépem ne váltson alvó állapotra és ne jelenítsen meg üzeneteket, amikor éppen beszélnem kell. A mobilközpont megnyitásakor megjelennek azok a beállítások, amelyek módosítására szükségem lehet menet közben. A Bemutató beállításai* csempén a Bekapcsolás ikonra kattintok. Ezután csatlakoztatom a kivetítőt, és a Külső képernyő csempén a Képernyő csatlakoztatása ikonra kattintva megváltoztatom a képernyőbeállításokat. Ennyi az egész! Már csatlakoztattam is a kivetítőt.

*A bemutatóbeállítások megváltoztatásához Windows 7 Professional vagy Windows 7 Ultimate szükséges.

Bemutatók közvetítése az interneten

PowerPoint-bemutatók közvetítése az interneten

A bemutatókról beszélve érdemes szót ejteni a diavetítések közvetítéséről. Tegyük fel, hogy a PowerPoint 2010 használatával kell bemutatót tartania, de a közönség nem ugyanabban a teremben tartózkodik. A következőt teheti: a Diavetítés lap Diavetítés indítása csoportjában kattintson a Diavetítés közvetítése elemre. Ezzel létrehoz egy hivatkozást, amelyet elküldhet e-mailben vagy csevegőüzenetben a közönségnek. Amikor készen áll a kezdésre, hívja fel a nézőket, vagy állítson be konferenciahívást. A hivatkozásra kattintva a többiek is megtekinthetik a bemutatót, ugyanúgy, mintha személyesen vennének részt rajta.

A biztonsági mentések nem lassítják a munkát

Biztonsági mentés beállítása a Windows 7-ben

A Windows 7Biztonsági mentés és visszaállítás funkciójával könnyűszerrel végrehajthatók a biztonsági mentések, mivel a beállítása után nem kell többet foglalkozni a feladattal. Úgy állítottam be a számítógépemet, hogy hetente egyszer készítsen biztonsági mentést külső merevlemezre. Ezenkívül az ügyfelek hálózatában is készíthetek biztonsági mentést az érintett fájlokról, amikor az ügyfeleimnél dolgozom. Így mindenkinek lesz másolata, és nem kell keresgélni, ha valami baj történik az eredeti példányokkal.

Az Office kínál egy igazán jó megoldást a dokumentumok biztonsági mentésére. Néhányszor már kihúzott a csávából, amikor olyan gyorsan dolgoztam, hogy elfelejtettem menteni a dokumentumban végrehajtott módosításokat, vagy éppen túl sokat változtattam, és szerettem volna visszatérni az egyik korábbi piszkozathoz. Az automatikus helyreállítási és az automatikus mentési funkcióval megadhatja, hogy a számítógép milyen gyakran mentse automatikusan a dokumentumokat, hozzáférhet a fájlok korábbi verzióihoz, és néha még olyan dokumentumot is helyreállíthat, amelyet nem mentett! Olvassa el az Office-fájlok automatikus mentéséről és helyreállításáról szóló ismertetőt.

Mentés a Microsoft OneDrive-ra

Több biztonsági mentést készíteni sem felesleges. Néhány éve például ellopták a laptopomat. Rajta volt a regényem, amelyen már három éve dolgoztam. Amikor elővettem a biztonsági mentést, kiderült, hogy sérült a fájl. Napokig sírtam. Most a OneDrive-ra is feltöltöm az igazán fontos fájljaim másolatát.

A Word – és az Office 2010 mindegyik programja – kínál egy kényelmes megoldást, amellyel a fájlokat közvetlenül a OneDrive-fiókomba menthetem. Ilyen egyszerűen: kattintson a Fájl lapfülre, kattintson a Mentés és küldés elemre, majd kattintson a Mentés a webre parancsra. Ezután adja meg a Microsoft-fiókjához tartozó e-mail címet és jelszót. Ez a módszer arra is alkalmas, hogy könnyen és gyorsan megossza a fájljait másokkal. Ez nagyon praktikus, amikor jókora dokumentumokkal dolgozom, és nem szeretném túlterhelni az ügyfelem postafiókját az anyagaimmal. A programok webes verzióival pedig olyan számítógépen is tudok dolgozni a dokumentumokkal, amelyen nincs telepítve az Office.

A szerzőről

Zia Munshi szabadfoglalkozású író és reklámszövegíró, aki különféle kiadványoknak és vállalatoknak dolgozott már, köztük a Microsoftnak és az MSN-nek is. Nagyon szeret a technológiáról írni, mert ez jó ürügy arra, hogy megvásárolja a legújabb készülékeket és szoftvereket. Férjével és kutyájával él Seattle-ben.