Alapvető tudnivalók az e-mailről



Az e‑mail (az elektronikus levél rövidítése) egy gyors és kényelmes útja a másokkal való kommunikációnak. Az e‑mail használható:

  • Szöveges üzenetek küldésére és fogadására. Bármely e‑mail címmel rendelkező személynek küldhet e‑mail üzenetet. Az üzenet másodperceken vagy perceken belül eljut a címzett e‑mail fiókjába – attól függően, hogy a szomszédban vagy a világ másik felén lakik.

    Az e‑mail mindkét irányban működik. Fogadhat üzenetet bárkitől, aki ismeri az e‑mail címét, majd elolvashatja és válaszolhat ezekre a levelekre.

  • Fájlok küldése és fogadása Szövegen kívül bármilyen típusú fájlt is küldhet egy e‑mail üzenetben, dokumentumokat, képeket és zenét is. Az e‑mail üzenetben küldött fájl neve melléklet.

  • Üzenet küldése csoportoknak. Egy e‑mail üzenetet egy időben több személynek is elküldhet. A címzettek a csoport összes tagjának válaszolhatnak, így lehetőség nyílik a csoportszintű kommunikációra.

  • Üzenettovábbítás. E‑mail üzenet fogadásakor továbbíthatja az üzenetet a többieknek anélkül, hogy újra be kéne írnia azt.

Az e‑mail egyik előnye a telefonnal vagy a hagyományos levéllel szemben a kényelem: Üzenet küldhet bármikor, akár éjjel vagy nappal. Ha a címzettek nincsenek a számítógép előtt, és nem online állapotúak (nincsenek az internethez csatlakozva) amikor az üzenetet küldi, megtalálják az üzenet, amint ellenőrzik e‑mail üzeneteiket. Amennyiben kapcsolódnak az internethez, akár perceken belül megérkezhet a válaszüzenet.

Az e‑mail emellett ingyenes. A hagyományos levéllel szemben nincs szükség bélyegre vagy kézbesítési díjra, attól függetlenül, hogy a címzett hol lakik. Az egyetlen felmerülő költség az internetkapcsolatért fizetendő.

Mire van szükségem, mielőtt használhatnám az e‑mailt?

Az e‑mail használatához három dologra van szükség:

  • Internetkapcsolatra. A számítógép internetkapcsolatához először egy internetszolgáltatónál kell regisztrálnia. Az internetszolgáltató vállalat általában havi díjért biztosít hozzáférést az internethez. Szüksége lesz még modemre is. Tekintse meg a Mire van szükségem az internetre való csatlakozáshoz? témakört.

  • Egy e‑mail programra vagy webalapú szolgáltatásra. Használhatja a Windows Mail programot, egy a Windows részét képező e‑mail alkalmazást. Bármely más e‑mail programot is használhat, miután telepítette azt a számítógépre.

    Igény szerint regisztrálhat egy ingyenes webalapú e‑mail szolgáltatónál, mint a Gmail, az MSN Hotmail vagy a Yahoo! Mail. Ezek a szolgáltatások lehetővé teszik az e‑mail üzenetek megtekintését webböngésző segítségével bármely, az internethez csatlakozott számítógépről.

  • Egy e‑mail címre. Egy e‑mail címet az internetszolgáltatótól vagy a webalapú e‑mail szolgáltatójától kap a regisztráció során. Az e‑mail cím a felhasználó nevéből (lehet becenév, nem kell feltétlenül valódi névnek lennie), a @ jelből és a szolgáltató nevéből áll, például valaki@example.com.

A Windows Mail beállítása

Amint rendelkezik e‑mail címmel és internetkapcsolattal, küldhet és fogadhat e‑mail üzeneteket. Az e‑mail a Windows Mail programon belüli használatához először be kell állítania egy e‑mail fiókot. A fiók beállítása előtt néhány adatra szüksége van az internetszolgáltatótól: szüksége van az e‑mail címre, a jelszavára, a bejövő és kimenő e‑mail kiszolgálók nevére és bizonyos további adatokra. Tekintse meg a Hol találom az e‑mail fiókom adatait témakört.

E‑mail fiók létrehozása a Windows Mail programban

  1. A Windows Mail megnyitásához kattintson a Start gombra A Start gomb, mutasson a Minden program menüpontra, majd kattintson a Windows Mail parancsra.

  2. Kattintson az Eszközök menü Fiókok parancsára.

  3. Kattintson a Hozzáadás gombra, majd kattintson az Elektronikus postafiók parancsra, azután kattintson a Tovább gombra, és kövesse az utasításokat.

A beállítás során meg kell adnia egy megjelenítendő nevet. Ezt a nevet fogják látni a címzettek, amikor e‑mail üzenetet küld nekik.

E‑mail üzenetek olvasása

A Windows Mail program minden bejelentkezéskor ellenőrzi a beérkező e‑mail üzeneteket, majd ezután 30 percenként végez ellenőrzést. (Az intervallum módosításához tekintse meg az Új e‑mail üzenetek ellenőrzése témakört.) A fogadott e‑mail a Beérkezett üzenetek között jelenik meg. A Beérkezett üzenetek az e‑mail üzenetek tárolására szolgáló mappák egyike.

A fogadott e‑mail üzenetek megtekintéséhez kattintson a Beérkezett üzenetek elemre a Mappák listájában. Az e‑mail üzenetek az üzenetek listájában jelenik meg. A listában látható az üzenet küldője, a tárgy és az érkezés időpontja.

Üzenet elolvasásához kattintson arra az üzenetek listájában. Az üzenet tartalma megjelenik az üzenetek listája alatt a Betekintőben. Az üzenetet dupla kattintás után lehet külön ablakban elolvasni.

A Windows Mail, benne a mappalista, az üzenetlista és a Betekintő ablaktábla
Kattintson a Beérkezett üzenetek mappára az e‑mail üzenetek megtekintéséhez

Kattintson a Válasz gombra válaszüzenet küldéséhez. Válaszüzenet írásával és küldésével kapcsolatban tekintse meg a témakör „E‑mail üzenetek létrehozása és küldése” szakaszát.

Lásd még E‑mail üzenetek megtekintése a Windows Mail programban.

E‑mail üzenetek létrehozása és küldése

Új e‑mail üzenet létrehozásához a Windows Mail programban kattintson a Levél létrehozása gombra. Új üzenetablak jelenik meg.

E‑mail üzenetminta
Minta e‑mail üzenet

A következőkben megismerheti, hogyan kell kitölteni egy üzenetablakot a Windows Mail programban és a legtöbb levelezőprogramban:

  1. A Címzett mezőben meg kell adni legalább egy címzett e‑mail címét. Több címzett esetén írjon pontosvesszőt (;) az e‑mail címek közé.

    A Másolat mezőben megadhatja bármely másodlagos címzett e‑mail címét. Másodlagos címzett az, akinek értesülnie kell a levélről, de nem szükséges reagálnia arra. Ezek a címzettek ugyanazt az üzenetet kapják, mint a címzett mezőbe beírt személyek. Hagyja üresen a mezőt, ha nincs másodlagos címzett.

  2. A Tárgy mezőbe írja be az üzenet tárgyát.

  3. Az üzenetet a nagyméretű üres területre írja.

    Ha fájlt kíván csatolni az üzenethez, kattintson a menüsor alatt látható eszköztár Fájl csatolása üzenethez gombjára A Fájl csatolása üzenethez gomb. Keresse meg a kívánt fájlt, kattintson rá, majd kattintson a Megnyitás gombra. A fájl neve megjelenik az üzenetfejléc Melléklet mezőjében.
E‑mail üzenethez csatolt fájl
Mellékelt fájl az e‑mail üzenetben

Ezzel befejeződött az üzenet szerkesztése. Az üzenet elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. Az üzenet pillanatok alatt eljut a címzettekhez.

Megjegyzés

  • A szövegstílus, betűtípus, méret vagy szín megváltoztatásához jelölje ki a szöveget, majd kattintson a formázás sáv valamely gombjára (a sáv az üzenet területe fölött található).

Tekintse meg az E‑mail üzenet írása témakört.

E‑mail etikett

Ahogy a telefonbeszélgetéseknek vagy a személyes kommunikációnak, az e‑mail kommunikációnak is vannak elfogadott viselkedési szabályai. Ezeket a szabályokat nevezzük e‑mail etikettnek vagy netikettnek (az „internet” és az „etikett” szó kombinációjából). A hatékony kommunikáció érdekében kövesse ezeket az irányelveket:

  • A humorral és az érzelmekkel óvatosan kell bánni. Az e‑mail nem jól továbbítja az érzelmeket, ezért a címzettek félreérthetik az alkalmazni kívánt stílust. A gúnyos humor különösen veszélyes, mert a címzett szó szerint értelmezheti és sértésnek veheti azt. Az érzelmek kifejezésekor fontolja meg azok használatát (tekintse meg a témakör „Hangulatjelek használata” szakaszát).

  • Elküldés előtt olvassa át az üzenetet. Az e‑mail üzenetek írása és küldése gyors és könnyű – gyakran túl könnyű. Írás előtt mindenképpen gondolja át az üzenetét, és mérgesen ne írjon levelet. Az elküldött üzenetet nem lehet visszaszerezni.

  • Használjon tiszta és lényegre törő tárgy szöveget. Néhány szóban összegezze az üzenet tartalmát. Azok az emberek, akik nagy mennyiségű e‑mail üzenetet kapnak a tárgy mezőt használják a fontossági sorrend felállításához.

  • Legyen rövid az üzenet. Bár az e‑mail üzenetek hossza nincs korlátozva, az e‑mail üzeneteket a gyors kommunikációra fejlesztették ki. Sok embernek nincs ideje vagy türelme néhány bekezdésnél többet olvasni.

  • Kerülje a CSUPA NAGYBETŰS ÍRÁST. Sok ember a csupa nagybetűvel írott mondatokat üvöltésnek értelmezi, idegesítőnek és támadónak találja.

  • Az érzékeny vagy bizalmas információval óvatosan kell bánni. Bármely címzett továbbíthatja az üzenetet másoknak – szándékosan vagy véletlenül is.

Formális vagy üzleti kommunikáció esetében kerülje a helyesírási és nyelvtani hibákat. A felületes e‑mail hozzá nem értő stílust közvetít. Elküldés előtt olvassa át az üzenet, és ha van helyesírás-ellenőrző az e‑mail programban, használja azt. Tekintse meg a Helyesírás-ellenőrzés a Windows Mail üzenetekben témakört.

Hangulatjelek használata

Gyakran nehéz érzelmeket, szándékokat vagy hangulatot közvetíteni egyedül a szöveggel, ezért a korai internetfelhasználók feltalálták a hangulatjeleket, amelyek arckifejezéseket szimbolizáló írásjelek és karakterek sorozatai. Ilyen például a következő két karakter: :) , amelyet oldalra fordítva mosolygó arcként lehet értelmezni. A következőkben néhány hangulatjel látható.

Hangulatjel Jelentés
Hangulatjel

:) vagy :-)

Jelentés

Mosolygó, vidám vagy vicces

Hangulatjel

:( vagy :-(

Jelentés

Rosszalló vagy szomorú

Hangulatjel

;-)

Jelentés

Kacsintás

Hangulatjel

:-|

Jelentés

Közömbös vagy vegyes érzelmű

Hangulatjel

:-o

Jelentés

Meglepett vagy aggódó

Hangulatjel

:-x

Jelentés

Nem szólal meg

Hangulatjel

:-p

Jelentés

Nyelv kinyújtása (általában viccből)

Hangulatjel

:-D

Jelentés

Nevetés

Levélszemét kezelése

Ahogy mindenki szokott kéretlen hirdetéseket, szórólapokat és katalógusokat kapni a hagyományos postán keresztül, minden bizonnyal érkezik elektronikus levélszemét (angolul spam) a Beérkezett üzenetek mappába. A levélszemét tartalma lehet hirdetés, csalási kísérlet, pornográf tartalom vagy törvényes ajánlatok. Mivel a hirdetőknek rendkívül olcsó a levélszemét küldése, teljesen általános, ha valakihez nagy mennyiségben érkeznek ilyenek.

A Windows Mail program rendelkezik levélszemétszűrővel, amely elemzi az érkezett üzenetek tartalmát, és a gyanús üzeneteket a levélszemét mappába irányítja, ahol azok külön megtekinthetők vagy bármikor törölhetők. Amennyiben egy levélszemét-üzenet átcsúszik a szűrőn a Beérkezett üzenetek mappába, megadhatja, hogy az adott feladótól a továbbiakban érkező üzenetek automatikusan a levélszemét mappába kerüljenek. További információt a Levélszemét és egyéb nemkívánatos e‑mail üzenetek blokkolása című témakörben talál.

A levélszemét üzenetek elkerülése érdekében a következőket lehet tenni:

  • Használja az e‑mail cím kiadására figyelmeztető jelzéseket. Ne tegye közzé az e‑mail címet hírcsoportokban, weblapokon vagy az internet egyéb nyilvános területein.

  • Mielőtt megadja e‑mail címét egy weblapon, ellenőrizze a weblap adatvédelmi nyilatkozatát, és bizonyosodjon meg arról, hogy az nem teszi lehetővé az e‑mail cím továbbadását más vállalatok részére.

  • Soha ne válaszoljon levélszemét-üzenetekre. Ebből a feladó megtudhatja, hogy az e‑mail cím érvényes és az információt eladhatja más vállalatoknak. Emiatt az eddigieknél is több levélszemét érkezhet a postafiókba.