Az e-mail (az elektronikus levél kifejezés rövidítése) gyors és kényelmes módja a másokkal való kommunikációnak. Az e-mail a következő célokra használható:

  • Üzenetek küldése és fogadása. Bárkinek küldhet e-mailt, akinek van e-mail címe. Az üzenet másodperceken vagy perceken belül eljut a címzett e-mail fiókjába - függetlenül attól, hogy a szomszédban vagy a világ másik felén lakik. Fogadhat üzenetet bárkitől, aki ismeri az e-mail címét, majd elolvashatja a leveleket, és válaszolhat rájuk.

  • Fájlok küldése és fogadása. A szövegen kívül szinte bármilyen típusú fájlt is elküldhet e-mailben, például dokumentumokat, képeket és zeneszámokat is. Az e-mailben küldött fájl neve melléklet.

  • Üzenet küldése csoportoknak. Egy e-mailt egyszerre több személynek is elküldhet. A címzettek a csoport összes tagjának válaszolhatnak, így lehetőség nyílik a csoportszintű kommunikációra.

  • Üzenettovábbítás. E-mail üzenet fogadásakor továbbíthatja az üzenetet másoknak anélkül, hogy újra be kéne írnia azt.

Az e-mail egyik előnye a telefonnal és a hagyományos levéllel szemben a kényelem. Üzenet küldhet bármikor, akár éjjel vagy nappal. Ha a címzettek nincsenek a számítógép előtt, és nem online állapotúak (éppen nincsenek kapcsolatban az internettel), amikor az üzenetet küldi, megtalálják az üzenet, amint ellenőrzik az e-mailjeiket. Amennyiben kapcsolódnak az internethez, akár perceken belül megérkezhet a válaszüzenet.

Az e-mail emellett ingyenes. A hagyományos levéllel szemben nincs szükség bélyegre vagy kézbesítési díjra, attól függetlenül, hogy a címzett hol lakik. Csak az internetkapcsolatért és bizonyos levelezőprogramokért kell fizetni.

Mire van szükségem, mielőtt használhatnám az e-mailt?

Az e-mail használatához három dologra van szükség:

  • Internetkapcsolatra. Ahhoz, hogy a számítógépet az internethez lehessen csatlakoztatni, először szerződést kell kötnie egy internetszolgáltatóval. Az internetszolgáltató vállalat általában havi díjért biztosít hozzáférést az internethez. Szüksége lesz még modemre is. További információ: Mi szükséges az internetkapcsolathoz?

  • Egy levelezőprogramra vagy egy webes levelezési szolgáltatásra. Levelezőprogramot letölthet vagy vásárolhat a Microsofttól vagy más szolgáltatótól. A webes levelezési szolgáltatásokkal ellentétben a levelezőprogramok általában több funkciót nyújtanak, és gyorsabb bennük a keresés. A levelezőprogram beállításához néhány adatra szüksége lesz az internetszolgáltatótól: általában szükség van az e-mail címére, a jelszavára, a bejövő és a kimenő levelezési kiszolgáló nevére, valamint bizonyos további adatokra.

    Ha nem szeretne levelezőprogramot letölteni vagy vásárolni, regisztrálhatja magát egy ingyenes webes levelezőszolgáltatásra, amilyen például a Gmail, a Windows Live Hotmail és a Yahoo! Mail. Az ilyen szolgáltatások esetében egy böngészővel bármely olyan számítógépről megtekintheti az e-mailjeit, amely csatlakozik az internethez, még akkor is, ha a számítógép valaki másé, vagy egy nyilvános helyen, például könyvtárban van.

  • E-mail címre. E-mail címet az internetszolgáltatójától vagy webes levelezési szolgáltatójától kap a regisztráció során. Az e-mail cím a felhasználó nevéből (lehet becenév is, nem kell feltétlenül a valódi nevének lennie), a @ jelből és az internetszolgáltató vagy a webes levelezési szolgáltató nevéből áll, például valaki@example.com.

E-mail üzenetek létrehozása és küldése

Egy példa e-mail képe
Minta e-mail

A következőkben megismerheti, hogyan kell kitölteni egy üzenetablakot a legtöbb levelezőprogramban. A kitöltés lépései eltérhetnek a használt levelezőprogramtól vagy webes szolgáltatástól függően:

  1. A Címzett mezőben meg kell adni legalább egy címzett e-mail címét. Több címzett esetén írjon pontosvesszőt (;) az e-mail címek közé.

    A Másolat mezőben megadhatja bármely másodlagos címzett e-mail címét. Másodlagos címzett az, akinek értesülnie kell a levélről, de nem szükséges reagálnia rá. Ezek a címzettek ugyanazt az üzenetet kapják, mint a Címzett mezőbe beírt személyek. Hagyja üresen a mezőt, ha nincs másodlagos címzett. Vannak olyan levelezőprogramok, amelyek Titkos másolat mezőt is tartalmaznak. Ez lehetőséget nyújt az üzenetek olyan módon való elküldésére, hogy egyes címzettek nem látnak bizonyos neveket és e-mail címeket.

  2. A Tárgy mezőbe írja be az üzenet tárgyát.

  3. Az üzenetet a nagyméretű üres területre írja.

    Ha fájlt kíván csatolni az üzenethez, kattintson a menüsor alatt látható eszköztár Fájl csatolása gombjára A Fájl csatolása üzenethez gomb képe. Keresse meg a kívánt fájlt, kattintson rá, majd kattintson a Megnyitás gombra. A fájl neve megjelenik az üzenetfejléc Melléklet mezőjében.
Egy e-mailhez csatolt fájl képe
Mellékelt fájl e-mailben

Ezzel befejeződött az üzenet szerkesztése. Az üzenet elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. Az üzenet pillanatok alatt eljut a címzettekhez.

Megjegyzés

  • A szöveg külalakját meghatározó stílus, betűtípus, méret vagy szín megváltoztatásához jelölje ki a szöveget, majd kattintson egy olyan gombra vagy menüpontra, amely a szöveg formátumának módosítására szolgál.

E-mail üzenetek olvasása

A legtöbb levelezőprogram és webes levelezési szolgáltatás tartalmaz egy mappát a beérkező üzenetek számára, ahol el lehet olvasni a fogadott üzeneteket. Előfordulhat, hogy az új üzenetek fogadásához egy gombra kell kattintania, amely a Küldés/fogadás vagy valamilyen hasonló szöveget tartalmaz. A fogadott e-mailek listájának megtekintéséhez kattintson a programban a Beérkezett üzenetek mappára, amely a Mappák listában látható. Az e-mailek az üzenetek listájában jelennek meg. A listában rendszerint az üzenet feladója, tárgya és az érkezés időpontja látható.

Üzenet elolvasásához kattintson arra az üzenetek listájában. Előfordul, hogy az üzenet tartalma megjelenik az üzenetek listája alatt a betekintőben. Ilyenkor duplán kell kattintani az üzenetre, hogy külön ablakban lehessen elolvasni.

Egy levelezőprogram képe, amely a mappalistát, az üzenetlistát és a betekintőt mutatja
Kattintson a Beérkezett üzenetek mappára az e-mail üzenetek megtekintéséhez

Kattintson a Válasz gombra válaszüzenet küldéséhez.

E-mail etikett

Ahogy a telefonbeszélgetéseknek vagy a személyes kommunikációnak, az e-mail kommunikációnak is vannak elfogadott viselkedési szabályai. Ezeket a szabályokat nevezzük e-mail etikettnek vagy netikettnek (az „internet” és az „etikett” szó összevonásából). A hatékony kommunikáció érdekében kövesse ezeket az irányelveket:

  • A humorral és az érzelmekkel óvatosan kell bánni. Az e-mail nem mindig továbbítja pontosan az érzelmeket, ezért a címzettek félreérthetik szándékát és a hangnemet. A gúnyos humor különösen veszélyes, mert a címzett szó szerint értelmezheti és sértésnek veheti azt. Az érzelmeket esetleg hangulatjelekkel fejezheti ki (tekintse meg a témakör „Hangulatjelek használata” című szakaszát).

  • Küldés előtt olvassa át az üzenetet. Az e-mailek írása és küldése gyors és könnyű - gyakran túl könnyű. Írás előtt mindenképpen gondolja át az üzenetét, és mérgesen ne írjon levelet.

  • Válasszon egy tiszta és lényegre törő tárgy sort. Néhány szóban összegezze az üzenet tartalmát. Akik nagy mennyiségű e-mailt kapnak, a tárgy mező alapján ítélik meg az üzenetek fontosságát.

  • Legyen rövid az üzenet. Bár az e-mail üzenetek hossza nincs korlátozva, az e-mail üzeneteket a gyors kommunikációra fejlesztették ki. Sok embernek nincs ideje vagy türelme néhány bekezdésnél többet olvasni.

  • Kerülje a CSUPA NAGYBETŰS ÍRÁST. Sok ember a csupa nagybetűvel írott mondatokat kiabálásnak értelmezi, ezért idegesítőnek és támadónak találhatja.

  • Az érzékeny vagy bizalmas információval óvatosan kell bánni. Bármely címzett továbbíthatja az üzenetet másoknak – szándékosan vagy véletlenül is.

Formális vagy üzleti kommunikáció esetében kerülje a helyesírási és nyelvtani hibákat. A felületes e-mail hozzá nem értésről árulkodik. Elküldés előtt olvassa át az üzenet, és ha van helyesírás-ellenőrző a levelezőprogramban, használja.

Hangulatjelek használata

Gyakran nehéz érzelmeket, szándékokat vagy hangulatot közvetíteni egyedül a szöveggel, ezért az internet első felhasználói kitalálták a hangulatjeleket, amelyek arckifejezéseket szimbolizáló írásjelek és karakterek sorozatai. Ilyen például a következő két karakter: :) , amelyet oldalra fordítva mosolygó arcként lehet értelmezni. A következőkben néhány hangulatjel látható.

Hangulatjel Jelentés
Hangulatjel

:) vagy :-)

Jelentés

Mosolygó, vidám vagy vicces

Hangulatjel

:( vagy :-(

Jelentés

Rosszalló vagy szomorú

Hangulatjel

;-)

Jelentés

Kacsintás

Hangulatjel

:-|

Jelentés

Közömbös vagy vegyes érzelmű

Hangulatjel

:-o

Jelentés

Meglepett vagy aggódó

Hangulatjel

:-x

Jelentés

Nem szólal meg

Hangulatjel

:-p

Jelentés

Nyelv kinyújtása (általában viccből)

Hangulatjel

:-D

Jelentés

Nevetés

A levélszemét kezelése

Ahogy mindenki szokott kéretlen hirdetéseket, szórólapokat és katalógusokat kapni a hagyományos postájával, minden bizonnyal érkezik elektronikus levélszemét (angolul spam) a beérkezett üzenetek mappájába. A levélszemét tartalma lehet hirdetés, csalási kísérlet, pornográf tartalom vagy törvényes ajánlatok. Mivel a hirdetőknek rendkívül olcsó a levélszemét küldése, teljesen általános, ha valakihez nagy mennyiségben érkeznek ilyenek.

Sok levelezőprogram és webes levelezési szolgáltatás tartalmaz egy szűrőt, amelyet levélszemétszűrőnek is neveznek. Ez megvizsgálja az üzenetek tartalmát, és a gyanús üzeneteket egy külön a levélszemétnek fenntartott mappába helyezi, ahol bármikor megtekintheti és törölheti az ilyen üzeneteket. Arra az esetre, ha egy levélszemét-üzenet átcsúszik a szűrőn a beérkező üzenetek mappába, sok levelezőprogram lehetőséget nyújt annak a beállítására, hogy az adott feladótól érkező üzenetek a továbbiakban automatikusan a levélszemét mappába kerüljenek.

A levélszemét-üzenetek elkerülése érdekében a következőket lehet tenni:

  • Legyen óvatos az e-mail címének kiadásakor. Ne tegye közzé a valódi e-mail címét a hírcsoportokban, webhelyeken vagy az internet egyéb nyilvános területein.

  • Mielőtt megadja e-mail címét egy webhelyen, ellenőrizze a weblap adatvédelmi nyilatkozatát, és bizonyosodjon meg arról, hogy az nem teszi lehetővé az e-mail cím továbbadását más vállalatok részére.

  • Soha ne válaszoljon levélszemét-üzenetekre. Ebből a feladó megtudhatja, hogy az e-mail címe valódi, és az információt eladhatja más vállalatoknak. Emiatt az eddigieknél is több levélszemét érkezhet a postafiókba.