Collaborare da qualsiasi ubicazione tramite Area riunioni virtuali Windows
Si supponga di essere in viaggio per le Hawaii con altri quattro colleghi per partecipare a una conferenza in cui si eseguirà una presentazione alla presenza dei più alti dirigenti della società. Durante l'attesa in aeroporto, si desidera lavorare tutti insieme, o collaborare, alle diapositive della presentazione.
Poiché ognuno desidera apportare il proprio contributo, anziché raggrupparsi tutti intorno a un computer, è possibile utilizzare Area riunioni virtuali Windows per configurare una sessione di collaborazione. In questo modo, ognuno potrà visualizzare e apportare modifiche alle diapositive dal proprio portatile e disporrà sempre di una copia aggiornata delle diapositive. Dopo avere modificato le diapositive, è possibile provare un'esecuzione completa della presentazione utilizzando la funzionalità di presentazione disponibile in Area riunioni virtuali Windows. Grazie alla velocità di tali operazioni, il tempo libero disponibile durante il soggiorno sarà di gran lunga maggiore.
Operazioni preliminari
Per configurare una sessione di collaborazione, o riunione, è necessario disporre di una rete. In caso contrario, è possibile utilizzare una soluzione alternativa. Se non è presente alcuna rete, Area riunioni virtuali Windows esegue la configurazione automatica di una rete ad hoc, ovvero una rete temporanea da utilizzare per la durata della riunione. In questo modo, sarà possibile collaborare da qualunque ubicazione, persino da una spiaggia, a condizione che vi sia un'illuminazione adeguata per visualizzare le informazioni sullo schermo del portatile.
Alcune note prima di iniziare:
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Verificare che tutti i portatili dispongano di connettività di rete o schede di rete wireless.
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Se uno o più dei portatili sono connessi a un dominio, avviare la riunione in uno di questi portatili. In caso di dubbi relativi alla disponibilità o meno di una connessione a un dominio, eseguire le operazioni seguenti:
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Per aprire Sistema, fare clic sul pulsante Start
, scegliere Pannello di controllo, Sistema e manutenzione e quindi Sistema.
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In Impostazioni nome computer, dominio e gruppo di lavoro sarà visualizzato "Gruppo di lavoro" o "Dominio", seguito dal nome.
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Per aprire Area riunioni virtuali Windows, fare clic sul pulsante Start, scegliere Tutti i programmi e quindi Area riunioni virtuali Windows.
Se Area riunioni virtuali Windows viene aperto per la prima volta, verrà richiesto di attivare alcuni servizi e accedere a Persone nelle vicinanze.
Se viene chiesto di specificare una password di amministratore o di confermare, digitare la password o confermare. Per ulteriori informazioni, vedere Persone nelle vicinanze: domande frequenti.
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Fare clic su
Inizia nuova riunione, digitare un nome e una password per la riunione e quindi fare clic sulla freccia verde
.
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Se non è presente alcuna rete, dopo avere fatto clic su Inizia nuova riunione, nella schermata iniziale fare clic su Opzioni e quindi selezionare la casella di controllo Crea una rete wireless ad hoc privata.
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Se si desidera modificare la visibilità o le opzioni di rete della riunione, fare clic su Opzioni.
Per avviare una riunione, digitare il nome e la password della riunione
La configurazione della riunione è completata. L'operazione successiva consiste nel consentire agli altri colleghi di partecipare alla riunione per iniziare a collaborare alla presentazione.
Partecipare a una riunione
Per partecipare alla riunione configurata, tutti i colleghi devono conoscere nome e password della riunione. Per partecipare a una riunione:
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Per aprire Area riunioni virtuali Windows, fare clic sul pulsante Start, scegliere Tutti i programmi e quindi Area riunioni virtuali Windows.
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Fare clic su
Partecipa a riunione vicina, selezionare la riunione a cui si desidera partecipare, digitare la password per la riunione e quindi fare clic sulla freccia verde
. Se non tutti i colleghi si trovano nello stesso luogo, è inoltre possibile invitarli alla riunione facendo clic su
Invita contatti nella finestra Area riunioni virtuali
Windows.
Per partecipare a una riunione, selezionarla nell'elenco delle riunioni
Verranno ora illustrate alcune delle funzionalità che è possibile utilizzare per collaborare alla presentazione dopo avere reso possibile la partecipazione di tutti gli utenti alla riunione.
Funzionalità avanzate
Per iniziare a collaborare alla presentazione, trascinarla nell'area Documenti di riferimento nell'angolo inferiore destro della finestra Area riunioni virtuali Windows. Tutti i partecipanti alla riunione potranno modificare e salvare la presentazione, e ognuno disporrà di una copia aggiornata. Si tratta di un modo estremamente efficiente di collaborare a un documento o una presentazione evitando incertezze su quali siano le modifiche più recenti.
Condividere un documento trascinandolo nell'area Documenti di riferimento
Se è necessario comunicare con un solo utente durante la riunione, è possibile inviare una rapida nota privata. In Partecipanti fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'utente e quindi scegliere Invia una nota. Per una nota di testo, digitare il testo e quindi fare clic su Invia. Per uno schizzo, fare clic su Input penna, creare lo schizzo e quindi fare clic su Invia.
È possibile inviare con facilità una nota rapida a un utente
Dopo avere apportato tutte le modifiche desiderate, è possibile eseguire la presentazione. Nella finestra Area riunioni virtuali Windows fare clic su Condividere un programma o il desktop. A questo punto, gli altri partecipanti alla riunione potranno visualizzare il desktop. Fare clic su Cercare un file da aprire e condividere e quindi selezionare la presentazione.
Selezionare un elemento da condividere oppure individuare un file
Verrà visualizzata una nuova finestra contenente la presentazione, con una barra dei menu nella parte superiore dello schermo.
Utilizzare la barra dei menu nella parte superiore dello schermo per selezionare più opzioni
Nella barra dei menu sono disponibili alcune opzioni aggiuntive, ad esempio la connessione a un proiettore di rete, se presente, o l'interruzione della sessione di condivisione. Se durante un'esecuzione di prova della presentazione, ad esempio, è il turno di un altro relatore, fare clic su Cedi controllo per cedere a tale utente il controllo della presentazione. Quando si cede il controllo a un altro utente, questo diventa il responsabile della presentazione e può fare avanzare le diapositive. Se un utente si rivela troppo prolisso, è possibile assumere nuovamente il controllo, un'opzione sfortunatamente non disponibile nella vita reale.
Fare clic su Cedi controllo per conferire a un altro utente il controllo della presentazione
Operazioni finali
Nello scenario descritto in questo articolo sarà possibile completare tutte le operazioni necessarie prima di avere preso posto sull'aeroplano. Dopo avere apportato tutte le modifiche necessarie e avere collaborato in modo soddisfacente con gli altri colleghi alla presentazione, è possibile salvarla e uscire dalla riunione. In questo modo, all'atterraggio dell'aereo il tempo libero costituirà la parte predominante del viaggio. La presentazione, inoltre, sarà talmente efficace e professionale da ottenere un indubbio successo.
