Aumenta la produttività con Office 2010 e Windows 7

Lo strumento di maggiore importanza per me è naturalmente Word. Ho aggiunto l'icona di Word alla barra delle applicazioni di Windows 7, così è sempre facile accedervi. Ma l'aspetto più straordinario è che non devo più cercare tra le cartelle di file gli ultimi documenti che ho utilizzato. Posso semplicemente fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di Word sulla barra delle applicazioni per visualizzare gli ultimi dieci documenti Word aperti. Le Jump List consentono di aprire qualsiasi documento recente con due soli clic: clic con il pulsante destro del mouse e clic sul documento. Le Jump List sono disponibili per tutte le applicazioni di Office che usi e per altri elementi che apri di frequente, ad esempio siti Web, brani musicali e foto.

Le Jump List semplificano l'invio di documenti tramite posta elettronica. Anziché cercare il file giusto da allegare a un messaggio di Outlook, posso semplicemente creare il messaggio, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di Word per visualizzare la Jump List e da lì trascinare il documento nel messaggio. E questo è tutto!

Come molti scrittori, sono una vera maestra nel procrastinare i lavori. Certo, posso pianificare il tempo in cui lavorare su un testo in Outlook. Ma adesso ho un vantaggio in più perché posso trascinare il documento stesso sul calendario. In questo modo non ricevo solo un promemoria nel momento in cui ho pianificato un determinato lavoro: il documento su cui lavorare è già pronto e non ho più scuse per rinviare.

In genere tengo aperti molti documenti contemporaneamente, cosa che ha sempre generato confusione quando passavo da un documento all'altro per verificare le informazioni o nelle operazioni di copia e incolla. Grazie alle anteprime il mio lavoro è diventato molto più semplice perché devo solamente posizionare il puntatore del mouse sull'icona di Word sulla barra delle applicazioni per visualizzare un'anteprima di ogni documento aperto. Per visualizzare un documento nelle dimensioni originali, è sufficiente posizionare il puntatore sull'anteprima relativa e il documento viene visualizzato immediatamente.

Ti è mai capitato di perdere tempo per ridimensionare perfettamente due finestre in modo da visualizzarle affiancate? Lo strumento Affianca ti consente di eseguire questa operazione automaticamente: basta trascinare una finestra su un bordo dello schermo e l'altra sul bordo opposto. Oppure puoi usare il metodo più rapido: in un documento premi il tasto logo Windows e successivamente la freccia DESTRA o la freccia SINISTRA per ancorare il documento a un lato. Passa al secondo documento e ripeti l'operazione: per quanto mi riguarda, ritengo che sia la funzionalità più utile di sempre.

Per svolgere il mio lavoro, spesso devo accedere alla rete dei clienti o lavorare presso la loro sede. Windows 7 semplifica notevolmente la gestione delle impostazioni, così non devo perdere tempo a modificarle in base al luogo in cui mi trovo. Connect Now ad esempio mi guida nella configurazione di una nuova connessione ed è sufficiente eseguire l'operazione una sola volta perché la connessione verrà stabilita automaticamente una volta rilevata la rete wireless. In modo analogo, non devo più preoccuparmi di stampare documenti sulla stampante non corretta, perché la funzionalità di stampa con riconoscimento del percorso di rete consente di ricordare la stampante che uso in casa e quella che uso da ogni cliente. Tutte le volte che mi sposto da un luogo a un altro Windows mi connette automaticamente alla stampante necessaria. E l'aspetto migliore è la semplicità con cui verificare la rete in cui mi trovo: è sufficiente fare clic sull'icona della connessione sulla barra delle applicazioni.

Come scrittrice, non passo molto tempo di fronte a un pubblico. Ma nelle rare occasioni in cui devo eseguire una presentazione, la fase di preparazione è così veloce che non c'è tempo per la paura di esibirsi. Innanzitutto, sospendere e riprendere il lavoro è, in una parola, estremamente rapido. Apro il portatile e con clic sono subito nella schermata giusta. E anche le mie connessioni sono automaticamente disponibili. Quando ho finito, chiudo il coperchio. Ed è tutto.

Grazie a Windows 7 poi la gestione delle impostazioni è estremamente semplice. Centro PC portatile Windows garantisce che il mio PC non smetterà di funzionare e che non verranno inviate notifiche a metà della presentazione. Quando apri il PC, potrai visualizzare tutte le impostazioni che potrebbe essere necessario modificare nel corso della presentazione. Innanzitutto, nel riquadro Impostazioni presentazioni*, faccio clic su Attiva, quindi collego il proiettore e nel riquadro Schermo esterno faccio clic su Collega schermo per modificare le impostazioni di visualizzazione. E questo è tutto! Sono subito collegata al proiettore.

*Per modificare le impostazioni di presentazione, è necessario Windows 7 Professional o Windows 7 Ultimate.

E sempre a proposito di presentazioni, la funzionalità Trasmissione presentazione consente di trasmettere il tuo lavoro sul Web. Supponiamo ad esempio che tu debba eseguire una presentazione con PowerPoint 2010, ma che il tuo pubblico non sia presente in un'unica stanza. Ecco come puoi fare: nel gruppo Avvia presentazione della scheda Presentazione fai clic su Trasmissione presentazione. In questo modo crei un link da inviare al tuo pubblico tramite un messaggio email o uno strumento di instant messaging. Quando sei pronto per iniziare, avvisa il pubblico con una chiamata o imposta una conferenza telefonica. Grazie al link ricevuto su cui fare clic, sarà come essere presenti di persona.

La funzionalità Backup e ripristino in Windows 7 consente di impostare il momento in cui eseguire il backup semplificandolo di conseguenza. Personalmente, ho impostato il mio PC in modo che ogni settimana venga eseguito un backup su un'unità disco rigido esterna. Quando lavoro presso la sede di un cliente, inoltre, posso eseguire il backup di file specifici sulla sua rete in modo che ciascuno di noi disponga dei dati evitando così ogni fraintendimento.

In Office è inoltre possibile eseguire il backup di documenti in modo estremamente efficiente. Ho evitato seri problemi in tutte quelle occasioni in cui lavoravo così rapidamente che modificavo un documento dimenticando di salvarlo o in cui apportavo un numero così elevato di modifiche e desideravo tornare alla versione precedente. Con Salvataggio automatico, puoi specificare la frequenza con cui i documenti vengono salvati automaticamente nel PC, accedere alle versioni precedenti di un file e talvolta addirittura recuperare un documento non salvato in origine. Ottieni ulteriori informazioni sul salvataggio e il recupero automatico di file di Office.

È sempre consigliabile disporre di più di un backup dei dati. Il portatile che conteneva un racconto su cui stavo lavorando da tre anni, ad esempio, mi è stato rubato un paio di anni fa. Quando ho provato a utilizzare la copia di backup, l'ho trovata danneggiata e ho pianto per giorni. Ora utilizzo SkyDrive per archiviare copie aggiuntive dei miei file più importanti.

L'aspetto più comodo è che ora posso salvare file direttamente da Word o da qualsiasi applicazione di Office 2010 nel mio account SkyDrive. Ecco come: fai clic sulla scheda File, su Salva e invia e infine su Salva sul Web. Immetti poi l'indirizzo email e la password del tuo account Microsoft . Questo è anche un metodo rapido e semplice per condividere file con altre persone, senza contare la comodità di utilizzare documenti di dimensioni davvero pesanti senza intasare la casella Posta in arrivo dei clienti. E con le versioni Web dei programmi posso addirittura utilizzare documenti di questo tipo in un PC in cui non è installato Office.

Zia Munshi è una scrittrice e redattrice pubblicitaria freelance, autrice per un vasto numero di società editrici e organizzazioni, tra cui Microsoft e MSN. Ama particolarmente scrivere articoli sulle ultime tecnologie, così ha un alibi per acquistare i software più aggiornati e i dispositivi più recenti e divertenti da usare. Vive a Seattle con suo marito e un cane.