Aumenta la tua produttività con Office 2010 e Windows 7

Lavorare a casa è tutta un'altra cosa rispetto a lavorare in ufficio: di sicuro la confusione è minore. In entrambe le situazioni, disporre degli strumenti giusti fa la differenza. È per questo che mi trovo così bene con Windows 7 e Office 2010. Naturalmente sono sempre io a dover fare le cose, ma loro mi aiutano per tutto il resto. Vuoi saperne di più? Allora, cominciamo!

Accesso rapido alle applicazioni di Office 2010

Barra delle applicazioni di Windows 7 con una Jump List per Microsoft Excel

Il mio programma preferito in assoluto è Word. Ho aggiunto l'icona di Word alla barra delle applicazioni di Windows 7, per potervi accedere sempre facilmente. Ma l'aspetto più straordinario è che non devo più cercare tra le cartelle di file gli ultimi documenti su cui ho lavorato. Posso semplicemente fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di Word sulla barra delle applicazioni per visualizzare gli ultimi dieci documenti di Word che ho aperto. Le Jump List mi permettono di aprire qualsiasi documento recente con soli due clic: un clic con il pulsante destro del mouse sull'icona e un clic sul documento. Le Jump List sono disponibili per tutte le applicazioni di Office e per altri elementi che apri più spesso, come siti Web, brani musicali e foto.

Crea allegati email dalle Jump List

Creazione di un allegato email da una Jump List

Le Jump List semplificano l'invio di documenti tramite email. Invece di cercare il file giusto da allegare a un messaggio di Outlook, posso semplicemente creare il messaggio, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di Word per visualizzare la Jump List e da lì trascinare il documento nel messaggio. Il gioco è fatto!

Maggiore risparmio di tempo con Outlook

Aggiunta di un documento a un calendario di Outlook

Come molti scrittori, sono una vera campionessa nel rimandare quello che devo fare. Certo, in Outlook posso pianificare il tempo che mi serve per lavorare a un testo. Ma oggi ho un vantaggio in più, perché posso trascinare il documento stesso sul calendario. In questo modo, non ricevo solo un promemoria nel momento in cui ho pianificato un determinato lavoro, ma il documento su cui devo lavorare è già pronto e non ho più scuse per rinviare.

La magia delle anteprime per ottimizzare i tempi

Anteprime di documenti di Word

In genere tengo aperti molti documenti contemporaneamente, cosa che ha sempre creato confusione quando passavo da un documento all'altro per verificare le informazioni o per copiare e incollare elementi. Grazie alle anteprime, il mio lavoro è diventato molto più semplice. Ora devo soltanto posizionare il puntatore del mouse sull'icona di Word sulla barra delle applicazioni per visualizzare un'anteprima di ogni documento aperto. Per visualizzare un documento nelle sue dimensioni originali, posso semplicemente puntare la sua anteprima e, come per magia, il documento verrà visualizzato immediatamente.

Visualizza le finestre affiancate grazie allo strumento Snap

Visualizzazione affiancata di due finestre con lo strumento Ancoraggio

Ti è mai capitato di perdere troppo tempo per ridimensionare perfettamente due finestre in modo da visualizzarle affiancate? Lo strumento Snap esegue automaticamente per te questa operazione: basta trascinare una finestra su un bordo dello schermo e l'altra sul bordo opposto. In alternativa, puoi usare i tasti di scelta rapida: in un documento premi il tasto logo Windows e poi freccia DESTRA o freccia SINISTRA per ancorare il documento a un lato. Passa al secondo documento e ripeti l'operazione. Per quanto mi riguarda, è la funzionalità più straordinaria di sempre.

Più tempo dedicato al lavoro, meno alla configurazione

Connessioni di rete in Windows 7

Per completare il mio lavoro, a volte devo accedere alla rete di un cliente o andare fisicamente nella sua sede. Windows 7 semplifica la gestione dei dettagli, risparmiandomi inutili perdite di tempo per modificare le impostazioni a seconda di dove mi trovo. Ad esempio, Connect Now mi aiuta a configurare una nuova connessione. Basta eseguire questa procedura una sola volta e poi non pensarci più, perché la connessione viene stabilita automaticamente una volta rilevata la rete wireless. Allo stesso modo, non devo più preoccuparmi di selezionare la stampante corretta per stampare i miei documenti, perché la stampa con riconoscimento del percorso di rete memorizza la stampante che uso a casa e quella che uso da ogni cliente. Ogni volta che mi sposto da un luogo all'altro, Windows mi connette automaticamente alla stampante che mi serve. L'aspetto migliore è la semplicità con cui posso verificare la rete a cui sono connessa: mi basta fare clic sull'icona della connessione sulla barra delle applicazioni.

Presentazioni in un batter d'occhio

Centro PC portatile Windows

Come scrittrice, non mi trovo spesso di fronte a un pubblico. Nelle rare occasioni in cui devo svolgere una presentazione, tuttavia, la fase di preparazione è così veloce che non c'è tempo per la paura da palcoscenico. Prima di tutto, posso sospendere e riprendere il mio lavoro in modo assolutamente rapido. Apro il mio laptop e con un clic sono subito nella schermata giusta. Anche le mie connessioni vengono gestite automaticamente. Quando ho finito, mi basta chiudere il coperchio del laptop e il gioco è fatto.

L'altro aspetto interessante delle presentazioni di Windows 7 è che la gestione delle impostazioni è semplicissima. Centro PC portatile Windows garantisce che il mio PC non smetterà di funzionare e che nel bel mezzo della presentazione non verranno visualizzate fastidiose notifiche. Quando apri il PC, puoi visualizzare tutte le impostazioni che potresti dover modificare durante la presentazione. Prima di tutto, nel riquadro Impostazioni presentazioni*, faccio clic su Attiva, quindi collego il proiettore. Nel riquadro Schermo esterno faccio clic su Collega schermo per modificare le impostazioni di visualizzazione. Il gioco è fatto! Sono subito collegata al proiettore.

*Per modificare le impostazioni della presentazione, devi avere Windows 7 Professional o Windows 7 Ultimate.

Trasmissione di presentazioni sul Web

Trasmissione di una presentazione di PowerPoint in Internet

A proposito delle presentazioni, con la funzionalità Trasmissione presentazione puoi trasmettere il tuo lavoro sul Web. Supponiamo che tu debba eseguire una presentazione con PowerPoint 2010, ma che il tuo pubblico sia distribuito in più stanze. Ecco come fare: nel gruppo Avvia presentazione della scheda Presentazione fai clic su Trasmissione presentazione. In questo modo, puoi creare un link da inviare al tuo pubblico in un messaggio email o in un messaggio istantaneo. Quando sei pronto per iniziare, avvisa il pubblico con una chiamata o imposta una conferenza telefonica. Facendo clic sul link, il tuo pubblico avrà la sensazione di essere lì con te.

Backup senza rallentamenti

Configurazione di un backup in Windows 7

La funzionalità Backup e ripristino di Windows 7 semplifica il backup permettendoti di configurarlo in anticipo. Personalmente, ho configurato il mio PC in modo da eseguire un backup ogni settimana su un'unità disco rigido esterna. Quando lavoro presso la sede di un cliente, posso anche eseguire il backup di file specifici sulla sua rete, in modo che ciascuno abbia a disposizione gli stessi dati, evitando così ogni fraintendimento.

In Office è anche possibile eseguire il backup di documenti in modo estremamente efficiente. Ho evitato seri problemi in tutte quelle occasioni in cui lavoravo così rapidamente da modificare un documento dimenticando di salvarlo o in cui apportavo tantissime modifiche e poi volevo tornare alla versione precedente. Con le funzionalità Ripristino automatico e Salvataggio automatico, puoi specificare la frequenza con cui salvare automaticamente i documenti sul PC, accedere alle versioni precedenti di un file e a volte addirittura recuperare un documento che non hai mai salvato. Ulteriori informazioni sul salvataggio e il ripristino automatici di file di Office.

Salvataggio in Microsoft OneDrive

È sempre una buona idea poter disporre di più backup dei dati. Un paio di anni fa, ad esempio, mi è stato rubato il laptop che conteneva un racconto su cui stavo lavorando da tre anni. Quando ho provato a usare la copia di backup, ho scoperto che era danneggiata e ho pianto per giorni. Oggi uso OneDrive per archiviare altre copie dei miei file più importanti.

L'aspetto più pratico è che ora posso salvare i file direttamente da Word o da qualsiasi applicazione di Office 2010 nel mio account OneDrive. Ecco come: fai clic sulla scheda File, su Salva e invia e infine su Salva sul Web. Immetti l'indirizzo email e la password del tuo account Microsoft. Questo è anche un metodo facile e veloce per condividere file con altre persone, senza contare la comodità di poter lavorare su documenti di dimensioni davvero grandi senza intasare la Posta in arrivo dei miei clienti. Con le versioni Web dei programmi posso addirittura lavorare su documenti di questo tipo da un PC su cui non è installato Office.

Informazioni sull'autore

Zia Munshi è scrittrice e redattrice pubblicitaria freelance, autrice per un vasto numero di società editrici e organizzazioni, tra cui Microsoft e MSN. Ama in particolare scrivere articoli sulle ultime tecnologie, così ha la scusa per comprare i software e i dispositivi più aggiornati. Zia vive a Seattle con suo marito e un cane.