ここでは、保存した場所にかかわらず、ファイルを検索して整理する方法をいくつか示します。
コンピュータ上のファイルを探す場合にはとても多くの方法があるため、どこから検索を始めればよいのかわからない場合があります。通常は、どのフォルダでも使用可能な検索ツールを使用して検索を始めます。たとえば、ドキュメント フォルダでは次の検索ツールを使用することができます。
使用する検索方法は、検索対象と検索場所によって異なります。次の表は、異なる検索方法とその用途を説明したものです。
検索方法
用途
検索ボックス
汎用フォルダ (ドキュメント フォルダや画像フォルダなど) 内のファイルやフォルダを検索する場合、フォルダ ウィンドウ上部の検索ボックスに入力することが、通常最も速い検索方法です。詳細については、後出の「検索ボックスを使用する」を参照してください。
プログラム、ブラウザの履歴に記録されている Web サイト、個人用フォルダのどこかに保存したファイルなどを検索する場合は、[スタート] メニューの下部にある検索ボックスを使用します。詳細については、「ファイルまたはフォルダを検索する」を参照してください。
ファイル一覧の見出し
特定の月のファイルや自分が作成したすべてのドキュメントなど複数の関連したファイルを検索する場合は、ファイル一覧の上部の見出しを使用することで、ファイルをフィルタ処理、スタック化、またはグループ化し、必要なファイルを簡単に検索して選択することができます。詳細については、後出の「ファイル一覧の見出しを使用する」を参照してください。
検索フォルダ
複数のフィルタを使用して検索を実行する場合や、複数のフォルダからファイルをまとめて検索する場合は、検索フォルダで検索条件を作成します。作成した検索条件は保存することができるため、作成後はこの検索条件をシングルクリックすることにより、同じファイルのセットを検索することができます。詳細については、この記事の「検索ボックスで詳細な検索条件を作成する」を参照してください。
検索ボックスは、各フォルダの最上部にあります。検索ボックスに入力した文字列に基づいて、現在の表示内容がフィルタされます。検索ボックスにより、ファイル名のテキスト、ファイル内のテキスト、タグ、およびファイルに設定されているその他の一般的なプロパティに基づいてファイルが検索されます。さらに、現在のフォルダとそのすべてのサブフォルダに対して検索が実行されます。
たとえば、「Las Vegas Seminar」という名前の旅行報告を作成した場合、検索ボックスに「Las」と入力すると同時にフォルダ内のほとんどのファイルが表示されなくなり、旅行報告書だけが表示されます。
次の表は、検索ボックスで使用できる一般的なプロパティの一覧です。
プロパティ
説明
検索ボックスでの使用方法
ファイル名
指定したファイルの名前。
検索するファイル名の一部またはすべてを入力します。たとえば、November invoice.txt という名前のファイルを検索する場合は、「Nov」または「inv」と入力することができます。
ファイルの種類
内容の概略的な説明。ほとんどのファイルは、ドキュメント、写真、音楽のいずれかの種類に分類されます。
検索するファイルの種類を入力します。たとえば、テキスト、スプレッドシート、プレゼンテーション ファイルなどを検索する場合は、「ドキュメント」と入力します。
ファイルの形式
ファイルの内容についての、より具体的な表示。ファイル名の最後の 3 文字はファイル名拡張子と呼ばれ、ファイル形式を表します。一般的な形式には、DOC (Microsoft Word ドキュメント)、XLS (Microsoft Excel スプレッドシート)、JPG (JPEG 画像)、および MP3 (標準のデジタル オーディオ形式) などがあります。
ファイル名拡張子を入力します。MP3 ファイルだけを検索する場合は、「MP3」と入力します。より正確な結果を得るには、「*.mp3」と入力します。
タグ
説明のためにファイルに追加した単語や語句。
任意のタグを入力し、そのタグが適用されているファイルのリストを表示します。
作成者
ファイルを作成したユーザーの名前。
作成者の名前を入力し、そのユーザーが作成したファイルのリストを表示します。
Windows は通常、現在のビューのすべてのファイルのファイル名、ファイルの内容、およびファイルのプロパティを調べることにより、検索ボックスの入力内容に対して検索を実行します。たとえば「Summer」と入力すると、「sunset in summer.jpg」という名前のファイル、「summer」というタグの付けられたファイル、および「Summer」という名前のユーザーによって作成されたファイルが検索されます。通常この広範囲な検索方法は、ファイルをすばやく見つける際に便利です。
ただし、さらに絞って検索する場合は、検索するファイルのプロパティを指定することにより、検索ボックスでの検索条件に対してフィルタ処理を行うことができます。ファイルのプロパティによりフィルタ処理を行うには、プロパティの名前と検索語句をコロンで区切ります。以下に例を示します。
例
名前 :Sunset
ファイル名に sunset という単語が含まれるファイルだけを検索する場合。
タグ :Sunset
sunset という単語が含まれるタグが設定されたファイルだけを検索する場合。
更新日時 :05/25/2006
この日付で更新されたファイルだけを検索する場合。また、「更新日時 :2006」と入力して、この年に変更されたファイルだけを検索することもできます。
この場合、フォルダに表示されているファイルのプロパティをすべて使用することができます。たとえば、ファイル一覧の見出しに表示されるすべてのプロパティを使用して、フィルタ処理を行うことができます。フィルタ処理が可能なプロパティの完全な一覧を表示するには、表示したいプロパティの見出しを右クリックして [すべて] をクリックします。
詳細検索の詳細については、Windows デスクトップ検索 : 詳細なクエリ参照のページ (英語ページの可能性があります) の Web サイトを参照してください。
より正確な検索を行う別の方法として、ブール フィルタを使用する方法があります。ブール フィルタを使用すると、簡単なロジックを使用して検索語句を組み合わせることができます。次の表に例を示します。
フィルタ
AND
tropical AND island
「tropical」と「island」という単語が両方含まれるファイルを検索する場合 (これらの単語がつながっている必要はありません)。
NOT
tropical NOT island
「tropical」という単語は含まれるが「island」という単語は含まれないファイルを検索する場合。
OR
tropical OR island
「tropical」または「island」といういずれかの単語が含まれるファイルを検索する場合。
引用符
"tropical island"
「tropical island」と完全に一致する語句が含まれるファイルを検索する場合。
かっこ
(tropical island)
「tropical」と「island」という両方の単語が順序に関係なく含まれているファイルを検索する場合。
>
date:>01/05/06
特定の値よりも大きな値を含むファイルを検索する場合。この例の場合、01/05/06 より後の日付を含むファイルが検索されます。
<
size:< 4 MB
特定の値よりも小さな値を含むファイルを検索する場合。この例の場合、サイズが 4 MB 未満のファイルが検索されます。KB や GB のような他のサイズを指定することもできます。
AND や OR のようなブール フィルタを入力する場合は、すべて大文字で入力する必要があります。
ブール フィルタは、他のフィルタと組み合わせることができます。次の表は、同じ検索語句に対して異なるブール フィルタを使用した場合の検索結果の違いについて示したものです。かっこの使い方でフィルタの効果が変わることにも注意してください。
ブール フィルタ
author:Charlie AND Herb
Charlie によって作成されたファイルと、ファイル名またはファイルのプロパティのいずれかに Herb が含まれるすべてのファイルを検索する場合。
author:(Charlie AND Herb)
両方の名前によって作成されたファイルだけを検索する場合。
author:"Charlie Herb"
この名前と完全に一致するユーザーによって作成されたファイルだけを検索する場合。
自然言語検索を有効にすると、コロンを使用したり AND や OR を大文字で入力したりする必要がなくなり、通常よりも簡単に検索を実行できます。例として、次の 2 つの検索を比較してみます。
自然言語検索を使用しない
自然言語検索を使用する
kind:アーティスト :(Beethoven OR Mozart)
音楽 Beethoven or Mozart
kind:ドキュメント作成者 :(Charlie AND Herb)
ドキュメント Charlie and Herb
[フォルダ オプション] を開くには、[スタート] ボタン をクリックし、[コントロール パネル]、[デスクトップのカスタマイズ]、[フォルダ オプション] の順にクリックします。
[検索] タブをクリックします。
[自然言語検索を使用する] チェック ボックスをオンにします。
自然言語検索を有効にした場合でも、まったく同じ方法で検索ボックスを使用することができます。ブール フィルタを使用したり、コロンやかっこによるフィルタを使用することもできます。また、すべての同じプロパティを使用して検索を絞り込むことができます。異なる点は、より抽象的な検索条件を入力できることです。いくつかの例を示します。
電子メール 今日 (アイテムが電子メールで更新日時が今日、またはメールに「今日」という文字列が含まれているものを検索します)
ドキュメント 今年
作者 Susan
写真 休暇
検索の内容によっては、予想以上の結果が得られる場合があります。たとえば、"電子メール 今日" という条件で検索した場合は、本日送信したすべてのメッセージに加えて、内容に "今日" という語が含まれたすべてのメッセージが検索されます。
フォルダのファイル一覧上部に表示される見出しをクリックすると、ファイルの表示方法を変更することができます。この方法でファイルを表示すると、ある項目について共通するファイルを検索する場合に便利です。
ファイルのプロパティ (ファイル名、日付、作成者、タグなど) でフォルダの内容に対してフィルタ処理を行うと、該当するプロパティを持つファイルだけが表示されます。たとえば、特定の作成者により作成されたファイルだけを表示する場合は、そのユーザーの名前でフィルタ処理を行います。
フィルタ処理を行うファイルが格納されているフォルダを開きます。
フィルタ処理に使用する見出しの右側にある矢印をクリックします。
フィルタ処理に使用するプロパティをクリックします。フィルタ処理に複数のプロパティを使用する場合は、フィルタ処理に使用する各プロパティのチェック ボックスをオンにします。
ファイルをスタック化すると、表示されているすべてのファイルがスタックと呼ばれる積み重ねられた状態に並べられます。たとえば作成者でスタック化すると、各作成者ごとに 1 つのスタックが表示されます。特定の作成者によって作成されたファイルだけを表示するには、該当するスタックを開きます。
スタック化するファイルが格納されているフォルダを開きます。
ファイルは、このフォルダ内のサブフォルダに格納することもできます。
スタック化に使用する見出しの右側にある矢印をクリックします。
[重ねて表示] をクリックし、フォルダの内容を見出しに対応するスタックとして配列します。
個々のスタック内のファイルを表示するには、そのスタックをダブルクリックします。
スタック内のファイルをアイコンの後ろに隠してしまうスタックとは異なり、グループはグループ化されたすべてのファイルを連続したリストとして表示します。たとえば作成者でファイルをグループ化すると、複数のグループが表示され、それぞれのグループには特定の作成者によって作成されたファイルがすべて表示されます。
グループ化するファイルが格納されているフォルダを開きます。
グループ化に使用する見出しの右側にある矢印をクリックします。
[グループ化] をクリックし、フォルダの内容を見出しに対応するグループとして配列します。
検索フォルダは、以下の条件で検索を実行する場合に適しています。
ファイルまたはフォルダのある場所が不明なため、一度に多くの場所を検索する場合。
複数のフォルダのファイルをまとめて検索結果に含める場合。
複数の異なる条件を使用してファイルを検索する詳細な検索条件を作成する場合。
検索条件をカスタマイズするには、検索フォルダの [詳細な検索] ボタンをクリックします。次に示す条件は、すべて変更することができます。
場所. 既定では、インデックス化された場所と呼ばれる場所のセットが、検索フォルダによって検索されます。 この場所には、個人用フォルダ (ドキュメント、画像、音楽、デスクトップ、その他の一般的な場所を含む)、電子メール、およびオフライン ファイル内のすべてのフォルダが含まれます。これ以外の場所にファイルを保存することが多い場合は、こうした場所をインデックス化された場所に追加することができます。詳細については、「インデックスを使用して Windows 検索を効率化する : よく寄せられる質問」を参照してください。別の方法として、異なる場所のセットの検索を選択することもできます。ただし、インデックス化されていないファイルの検索には時間がかかります。
日付. 指定した日付よりも前または後の任意の日付に検索条件を絞り込むことができます。
サイズ. 指定したサイズよりも大きいファイルまたは小さいファイルを検索することができます。
プロパティ. ファイル名、タグ、作成者などのファイルのプロパティを 1 つ以上指定し、検索条件に対してフィルタ処理を行うことができます。検索の対象は、指定されたすべてのプロパティが設定されたファイルに絞り込まれます。
