電子メール (E メール) は、手軽で便利なコミュニケーションの方法です。電子メールを利用すると、次のことができます。

  • メッセージを送受信する。電子メール アドレスさえ分かっていれば、だれにでも電子メール メッセージを送信することができます。相手が隣に住んでいるか地球の裏側に住んでいるかにかかわらず、送信したメッセージは、数秒または数分内に相手の電子メールの受信トレイに届きます。メッセージは自分の電子メール アドレスを知っている相手から届きます。メッセージを受信したら内容を読み、返信することができます。

  • ファイルを送受信する。テキスト形式の電子メール メッセージだけでなく、ドキュメントや画像、音楽など、ほとんどの種類のファイルを電子メール メッセージと一緒に送信できます。電子メール メッセージと一緒に送信するファイルは添付ファイルと呼ばれます。

  • 複数の人にメッセージを送信する。電子メール メッセージは、同時に何人もの宛先に送信できます。メッセージを受信した人は、いちどに全員に返信できるため、グループでの打ち合わせも行えます。

  • メッセージを転送する。電子メール メッセージを受信したら、入力し直さなくてもメッセージをそのまま別の人に転送することができます。

電話や通常の郵便に優る電子メールの利点は、その便利さにあります。メッセージは昼夜を問わずいつでも送信できます。相手がコンピューターの前にいなかったり、オンライン (インターネットへの接続中) でなくても、メッセージを送信しておけば、相手が次に電子メールをチェックしたときにメッセージを届けることができます。相手がオンラインであれば、数分以内に返事が返ってくる場合もあります。

電子メールには配達料金がかかりません。通常の手紙と違い、受信者がどこに住んでいても切手や料金は必要ありません。唯一支払う必要があるのは、インターネット接続のための料金だけです。

電子メールを使用するための準備

電子メールを使用するためには、3 つのものが必要です。

  • インターネット接続。コンピューターをインターネットに接続するには、まず、インターネット サービス プロバイダー (ISP) と契約する必要があります。ISP によって、通常は月極の料金でインターネットへのアクセスが可能になります。モデムも必要です。「インターネットへの接続方法」を参照してください。

  • 電子メール プログラムまたは Web ベースの電子メール サービス。電子メール プログラムは、マイクロソフトや他のソフトウェア会社からダウンロードまたは購入することができます。通常、電子メール プログラムは Web ベースの電子メール サービスに比べて機能が豊富であり、検索も高速です。電子メール プログラムをセットアップするには、ISP からセットアップに必要な情報を入手する必要があります。具体的には、電子メール アドレス、パスワード、送信用と受信用の各電子メール サーバーの名前などが必要ですが、その他にも詳細な設定情報が必要な場合もあります。

    電子メール プログラムをダウンロードしたり、購入するのを希望しない場合は、Gmail や Windows Live Hotmail、Yahoo! Mail などの無料の Web ベースの電子メール サービスにサインアップして使用することができます。これらの Web ベースの電子メール サービスでは、インターネットに接続さえしていれば、他人のコンピューターであれ図書館などの公共の場所にあるコンピューターであれ、どのようなコンピューターからでも Web ブラウザーを使って電子メールをチェックすることができます。

  • 電子メール アドレス。サインアップ時に、ISP または Web ベースの電子メール サービスから電子メール アドレスを取得します。電子メール アドレスは、"ユーザー名 (ニックネームも可、本名でなくてもかまいません)"、"@" 記号、"ISP プロバイダー名または Web ベースの電子メール プロバイダー名" で構成されます。たとえば、someone@example.com のようになります。

電子メール メッセージの作成と送信

サンプルの電子メール メッセージの画像
電子メール メッセージの例

電子メール プログラムでメッセージ ウィンドウに入力する方法は以下のとおりです。この手順は、使用する電子メール プログラムや Web ベースの電子メール サービスによって、多少の違いがあります。

  1. [宛先] ボックスに、メッセージを送る相手の電子メール アドレスを少なくとも 1 つ入力します。複数の相手にメッセージを送信する場合は、それぞれの電子メール アドレスをセミコロン (;) で区切って入力します。

    [Cc] ボックスに、メッセージのコピーを送る関係者 (メッセージの内容を知らせるだけで、対応は求めない相手) の電子メール アドレスを入力できます。[Cc] に指定された相手は、[宛先] ボックスの相手と同じメッセージを受信します。メッセージのコピーを関係者に送らない場合は、このボックスは空のままにします。電子メール プログラムによっては [Bcc] ボックスもあります。このボックスに指定した名前や電子メール アドレスは、その他の受信者宛のメールには表示されません。

  2. [件名] ボックスにメッセージの件名を入力します。

  3. 本文の入力画面に、メッセージ本文を入力します。

    メッセージにファイルを添付するには、(メニュー バーのすぐ下にある) ツール バーの [ファイルの添付] ボタン [メッセージにファイルを添付] ボタンの画像 をクリックします。ファイルを探し、選択して、[開く] をクリックします。メッセージ ヘッダーの [添付] ボックスにファイル名が表示されます。
電子メール メッセージに添付されたファイルの画像
電子メール メッセージに添付されたファイル

これで完了です。メッセージを送信するには、[送信] ボタンをクリックします。インターネット経由で宛先に送信されます。

  • テキストのスタイル、フォント、サイズ、または色を変更するには、テキストを選択し、書式を変更するためのボタンまたはメニューのいずれかをクリックします。

電子メール メッセージを読む

ほとんどの電子メール プログラムや Web ベースの電子メール サービスには、受信したメッセージを読むための受信トレイがあります。新着のメッセージを受信するには、[送受信] ボタンやこれに似たボタンをクリックする必要があります。受信した電子メール メッセージの一覧を見るには、電子メール プログラムの [フォルダー] の一覧で [受信トレイ] をクリックします。メッセージ一覧に電子メール メッセージが表示されます。一覧には、電子メールの差出人、件名、受信日時などが表示されます。

メッセージを読むには、メッセージ一覧で目的のメッセージをクリックします。メッセージの内容は、メッセージ一覧の下にプレビュー ウィンドウが開いていればそこに表示されます。プレビュー ウィンドウが開いている場合、別のウィンドウを開いてメッセージの内容を表示するには、メッセージの一覧で目的のメッセージをダブルクリックします。

フォルダー一覧、メッセージ一覧、プレビュー ウィンドウが表示された電子メール プログラムの画像
電子メール メッセージを表示するために [受信トレイ] をクリック

メッセージに返信するには、[返信] ボタンをクリックします。

電子メールのエチケット

電話や対面で話をする場合と同じように、電子メールを使ったコミュニケーションにもマナーや規則があります。これらのマナーや規則は、電子メールのエチケットまたはネチケット ( "インターネット " と "エチケット " の複合語) と呼ばれます。コミュニケーションを円滑に行うために、次のガイドラインに従ってください。

  • ユーモアや感情に気を付ける。電子メールでは感情が伝わりにくいため、受け取った相手が差出人の意図を理解できない場合があります。皮肉なユーモアは、額面通りに受け取られると相手の感情を害するおそれがあるため、特に危険です。気持ちを伝えたいときには、顔文字を使った方がよい場合もあります (この記事の「顔文字の使用」を参照してください)。

  • 送信前に考える。電子メール メッセージは手早く入力して簡単に送ることができますが、この手軽さが問題になることもあります。メッセージの内容をよく考え、腹が立っているときに書くことは避けてください。

  • 明確で簡潔な件名を使用する。メッセージの内容を簡単にまとめます。相手が日常的に大量の電子メールを受け取るような場合は、件名によってメッセージに優先順位を付けられることがあるからです。

  • メッセージを短くする。電子メール メッセージは長くも短くもできますが、電子メール本来の用途はすばやいコミュニケーションにあります。多くの受信者は、数段落以上の文章を読む時間と忍耐力を備えていません。

  • 大文字ばかり使用するのは避ける。英語で書く場合、大文字だけで書いた文章は、まるで大声で威嚇しているようで、相手を不快にさせたり攻撃的な印象を与えることがあります。

  • 繊細な情報や機密情報に気を付ける。メールを受け取った相手は、意図的にせよ操作ミスにせよ、別の人にメッセージを転送する可能性があります。

また、公的またはビジネスでの通信で、スペルや文法のミスは避けてください。いい加減な電子メールは、未熟な印象を与えます。送信する前にメッセージを読み返して校正し、電子メール プログラムにスペル チェッカーがある場合はそれを利用します。

顔文字の使用

文面だけでは伝えることが難しい、気持ちや真意、ニュアンスを表現するために、初期のインターネット ユーザーは顔文字を発明しました。顔文字は、キーボード文字を組み合わせて顔の表情を表したものです。たとえば、:) は、笑顔を横向きにしたものです。次に、顔文字の例をいくつか示します。

顔文字 意味
顔文字

:) または :-)

意味

笑顔、幸せ、冗談

顔文字

:( または :-(

意味

しかめっ面、悲しい

顔文字

;-)

意味

ウインク

顔文字

:-|

意味

無関心またはどっちつかず

顔文字

:-o

意味

驚きまたは心配

顔文字

:-x

意味

何も言わない

顔文字

:-p

意味

舌を出す (通常はふざけて)

顔文字

:-D

意味

笑っている

迷惑メールへの対処

頼んでもいない広告やチラシ、カタログが郵便で届くのと同じように、受信トレイに迷惑電子メール (スパム) が配信されることがあります。迷惑メールには、広告や詐欺まがいの勧誘、ポルノ、違法ではないが不当な商法などがあります。迷惑メールの送信にはほとんどコストがかからないため、迷惑メールを大量に受け取ることは珍しいことではありません。

多くの電子メール プログラムや Web ベースの電子メール サービスは、迷惑メール フィルター (スパム フィルター) 機能を備えています。この機能は、届いたメッセージの内容を分析し、迷惑メールの可能性があるメッセージを専用の迷惑メール フォルダーに移動するものです。迷惑メール フォルダー内のメッセージは随時確認、削除ができます。迷惑メール メッセージがフィルターをすり抜けて受信トレイに入った場合は、その差出人からのメッセージは今後すべて自動的に迷惑メール フォルダーに移動するよう指定することができます。

迷惑メールを阻止するには

  • 電子メール アドレスを公開する場合は、注意が必要です。ニュースグループや Web サイトなど、インターネット上の公共の場所で電子メール アドレスを公開するのは避けます。

  • Web サイトに電子メール アドレスを入力するときは、入力前にサイトのプライバシーに関する声明をチェックして、電子メール アドレスが他の会社に開示されないことを確認します。

  • 迷惑メール メッセージには返信しないでください。返信すると、迷惑メールの送信者にその電子メール アドレスが有効であることが明らかになってしまうため、他の会社などに電子メール アドレスが売られるおそれがあります。その結果、さらに多くの迷惑メールが送られてくることになります。



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