전자 메일은 다른 사람과 신속하게 의사 소통할 수 있는 편리한 방법입니다.  전자 메일을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 메시지 보내기 및 받기. 전자 메일 주소가 있는 사람이면 누구에게나 전자 메일 메시지를 보낼 수 있습니다. 메시지는 받는 사람이 바로 옆집 사람이든 먼 외국에 살고 있는 사람이든 관계없이 몇 초 또는 몇 분 내로 받는 사람의 전자 메일 받은 편지함에 도착합니다. 내 전자 메일 주소를 알고 있는 사람이 보낸 메시지를 받으면 그 메시지를 읽고 회신할 수 있습니다.

  • 파일 보내기 및 받기. 일반적인 텍스트 기반 전자 메일 메시지뿐 아니라 문서, 그림, 음악 등 거의 모든 종류의 파일을 전자 메일 메시지로 보낼 수 있습니다. 전자 메일 메시지로 보내는 파일을 첨부 파일이라고 합니다.

  • 여러 명으로 구성된 그룹에 메시지 보내기. 전자 메일 메시지를 여러 사람에게 동시에 보낼 수 있습니다. 받는 사람은 전체 그룹에 회신할 수 있으므로 그룹 토론이 가능합니다.

  • 메시지 전달. 전자 메일 메시지를 받으면 그 내용을 다시 입력하지 않고도 다른 사람에게 그대로 전달할 수 있습니다.

전화나 일반 우편에 비해 전자 메일이 갖는 장점 중 하나는 편리성입니다. 즉, 낮이나 밤이나 언제든지 메시지를 보낼 수 있습니다. 메시지를 보낼 때 받는 사람이 컴퓨터 앞에 있지 않거나 온라인(인터넷에 연결) 상태가 아니면 받는 사람이 다음에 전자 메일을 확인할 때 메시지가 도착한 것을 보게 됩니다. 받는 사람이 온라인 상태이면 몇 분 내로 회신을 보내올 수도 있습니다.

전자 메일 보내기도 무료로 이용할 수 있습니다. 일반 편지를 보낼 때와는 달리 받는 사람이 어느 곳에 살든지 우표나 요금이 필요 없습니다. 유일하게 드는 비용은 인터넷 연결이나 특정 전자 메일 프로그램에 대해 지불하는 요금입니다.

전자 메일을 사용하기 전에 필요한 사항

전자 메일을 사용하려면 다음 세 가지가 필요합니다.

  • 인터넷 연결. 컴퓨터를 인터넷에 연결하려면 먼저 ISP(인터넷 서비스 공급자)에 등록해야 합니다. ISP는 인터넷에 액세스할 수 있도록 해 주며 요금은 대개 월 단위로 청구됩니다. 모뎀도 필요합니다. 인터넷 연결을 위해 필요한 사항의 정보를 참조하십시오.

  • 전자 메일 프로그램 또는 웹 기반 전자 메일 서비스. Microsoft나 다른 공급자로부터 전자 메일 프로그램을 다운로드하거나 구매할 수 있습니다. 전자 메일 프로그램은 종종 대부분의 웹 기반 전자 메일 서비스보다 많은 기능을 갖추고 있으며 검색 속도도 더 빠릅니다. 전자 메일 프로그램을 설치하기 전에 ISP로부터 몇 가지 정보를 얻어야 합니다. 이러한 정보에는 일반적으로 전자 메일 주소, 암호, 송/수신 전자 메일 서버의 이름 및 기타 세부 사항이 포함됩니다.

    전자 메일 프로그램을 다운로드하거나 구매하지 않으려는 경우 Gmail, Windows Live Hotmail(윈도우 핫메일) 또는 Yahoo! Mail과 같은 무료 웹 기반 전자 메일 서비스에 등록할 수 있습니다. 이러한 서비스를 사용하면 다른 사람 소유의 컴퓨터나 도서관 같은 공공 장소에 있는 컴퓨터를 비롯하여 인터넷에 연결된 어느 컴퓨터에서나 웹 브라우저로 전자 메일을 확인할 수 있습니다.

  • 전자 메일 주소. ISP 또는 웹 기반 전자 메일 서비스에 등록하면 해당 전자 메일 주소를 받습니다. 전자 메일 주소는 사용자 이름(직접 선택할 수 있는 애칭. 실명이 아니어도 됨), @ 기호, ISP 또는 웹 기반 전자 메일 공급자 이름으로 구성됩니다(예: someone@example.com).

전자 메일 메시지 작성 및 보내기

샘플 전자 메일 메시지 그림
전자 메일 메시지 샘플

대부분의 전자 메일 프로그램에서 메시지 창을 채우는 방법은 다음과 같습니다. 이러한 단계는 사용 중인 전자 메일 프로그램이나 웹 기반 서비스에 따라 달라집니다.

  1. 받는 사람 상자에 받는 사람의 전자 메일 주소를 하나 이상 입력합니다. 여러 명의 받는 사람에게 메시지를 보내는 경우에는 전자 메일 주소를 세미콜론(;)으로 구분하여 입력합니다.

    참조 상자에는 보조 수신인, 즉 메일 내용에 대한 직접적인 책임자는 아니지만 메시지에 대해 알고는 있어야 하는 사람을 입력할 수 있습니다. 보조 수신인은 받는 사람에 지정된 사람과 동일한 메시지를 받습니다. 보조 수신인이 없을 때는 이 상자를 비워 두십시오. 일부 전자 메일 프로그램에는 일부 받는 사람의 이름과 전자 메일 주소를 다른 받는 사람에게 숨긴 채 메시지를 보내는 데 사용할 수 있는 숨은 참조 필드가 있습니다.

  2. 제목 입력란에 메시지 제목을 입력합니다.

  3. 넓은 빈 영역에 메시지를 입력합니다.

    메시지에 파일을 첨부하려면 메뉴 모음 바로 아래에 있는 도구 모음에서 파일 첨부 단추 메시지에 파일 첨부 단추 그림를 클릭합니다. 파일을 찾아 선택한 다음 열기를 클릭합니다. 그러면 메시지 머리글의 첨부 상자에 해당 파일이 표시됩니다.
전자 메일 메시지에 첨부된 파일 그림
전자 메일 메시지에 첨부된 파일

메시지 작성이 완료되었습니다. 메시지를 보내려면 보내기 단추를 클릭합니다. 메시지가 인터넷을 통해 받는 사람에게 전송됩니다.

참고

  • 텍스트의 스타일, 글꼴, 크기 또는 색을 변경하려면 텍스트를 선택한 다음 텍스트 서식을 변경하는 데 사용할 수 있는 단추 또는 메뉴 항목 중 하나를 클릭합니다.

전자 메일 메시지 읽기

대부분의 전자 메일 프로그램과 웹 기반 전자 메일 서비스에는 받은 메시지를 읽을 수 있는 받은 편지함이 있습니다. 새 메시지를 받으려면 보내기/받기 또는 이와 유사한 단추 등을 클릭해야 할 수 있습니다. 받은 전자 메일 메시지 목록을 보려면 전자 메일 프로그램의 폴더 목록에서 받은 편지함을 클릭합니다. 그러면 전자 메일 메시지가 메시지 목록에 표시됩니다. 목록에는 일반적으로 메일을 보낸 사람, 제목 및 받은 날짜가 표시됩니다.

메시지를 읽으려면 메시지 목록에서 해당 메시지를 클릭합니다. 메시지 내용이 미리 보기 창의 메시지 목록 아래에 나타날 수 있습니다. 이 경우 별도의 창에서 메시지를 읽으려면 메시지 목록에서 메시지를 두 번 클릭합니다.

폴더 목록, 메시지 목록 및 미리 보기 창을 보여 주는 전자 메일 프로그램 그림
받은 편지함을 클릭하여 전자 메일 메시지 보기

메시지에 회신하려면 회신 단추를 클릭합니다.

전자 메일 에티켓

전화 통화나 직접 마주보고 대화하는 경우와 마찬가지로 전자 메일로 의사 소통할 때도 지켜야 할 예의 범절이 있습니다. 이러한 예의 범절을 전자 메일 에티켓 또는 네티켓("인터넷"과 "에티켓"의 합성어)이라고 합니다. 효과적인 의사 소통을 위해서는 다음 지침을 따르십시오.

  • 유머와 감정 표현에 주의합니다. 전자 메일은 보낸 사람의 감정을 잘 전달하지 못하여 받는 사람이 오해할 수 있는 경우가 있습니다. 풍자적인 유머는 특히 받는 사람이 글자 그대로 받아들일 경우 기분이 상할 수 있기 때문에 위험합니다. 감정을 전하려면 이모티콘을 사용하는 방법을 검토해 보십시오. 자세한 내용은 이 문서 뒷부분의 "이모티콘 사용"을 참조하십시오.

  • 보내기 전에 한번 더 생각합니다. 전자 메일 메시지를 작성하고 보내는 과정은 빠르고 쉽게 진행됩니다. 때로는 너무 쉬울 수도 있으므로 우선 메시지를 잘 생각해서 작성하도록 하고 화가 났을 때는 메시지를 작성하지 마십시오.

  • 제목을 간결하고 확실하게 작성합니다. 제목 내용을 두 세 단어로 요약합니다. 많은 양의 전자 메일을 받는 사람들은 제목을 보고 메시지의 우선 순위를 분류할 수 있습니다.

  • 메시지 길이를 짧게 유지합니다. 전자 메일 메시지는 얼마든지 길어질 수 있지만 원래 전자 메일이란 빠른 의사 소통 방법으로 만들어진 것입니다. 여러 단락으로 된 메시지를 끝까지 읽을 시간이나 인내력이 있는 사람은 많지 않습니다.

  • 메시지를 영어 대문자만 사용하여 작성하지 않습니다. 모두 대문자로 작성된 문장은 "고함치는 내용"처럼 느껴져서 골치 아프거나 짜증나게 되는 경우가 많습니다.

  • 중요한 정보나 기밀 정보에 주의합니다. 받는 사람이 메시지를 고의적으로 또는 실수로 다른 사람에게 전달할 수 있습니다.

공식적인 경우나 업무적인 경우의 전자 메일 메시지에는 맞춤법 오류와 문법 오류가 없도록 주의합니다. 부주의한 전자 메일을 보내면 미숙한 이미지를 심어 줍니다. 메시지를 보내기 전에 내용을 교정하고 전자 메일 프로그램에 맞춤법 검사 기능이 있으면 검사를 수행하십시오.

이모티콘 사용

감정이나 의도, 어투를 텍스트만으로 전달하기는 어려운 경우가 많기 때문에 초기의 인터넷 사용자들은 얼굴 표정을 기호로 나타내는 키보드 문자 시퀀스, 즉 이모티콘("이모션"과 "아이콘"의 합성어)을 만들었습니다. 예를 들어 ^^은 은 웃는 얼굴처럼 보입니다. 이모티콘의 몇 가지 예를 들면 다음과 같습니다.

이모티콘 의미
이모티콘

:) 또는 :-)

의미

미소, 즐거움 또는 익살

이모티콘

:( 또는 :-(

의미

찡그림 또는 불만

이모티콘

;-)

의미

윙크

이모티콘

:-|

의미

무관심 또는 중립

이모티콘

:-o

의미

놀람 또는 걱정

이모티콘

:-x

의미

아무 말 없음

이모티콘

:-p

의미

메롱(장난으로)

이모티콘

:-D

의미

웃음

정크 메일 처리

일반 우편물에 원치 않는 광고 용지, 전단지 및 카탈로그가 끼어 들어올 수 있는 것처럼 받은 편지함에도 정크 메일(스팸)이 들어올 수 있습니다. 정크 메일에는 광고, 사기적인 책동, 포르노, 적법한 제안 등이 포함될 수 있습니다. 마케팅 담당자는 아주 저렴한 비용으로 정크 메일을 보낼 수 있기 때문에 이러한 정크 메일을 많이 받는 사람들을 쉽게 볼 수 있습니다.

많은 전자 메일 프로그램과 웹 기반 전자 메일 서비스에는 스팸 필터라는 정크 메일 필터 기능이 포함되어 있습니다. 이러한 기능은 사용자에게 도착한 메시지 내용을 분석하여 의심스러운 메시지는 특수한 정크 메일 폴더로 이동하며, 이 폴더에서 언제든지 정크 메일을 보거나 삭제할 수 있습니다. 많은 전자 메일 프로그램에서는 정크 메일 메시지가 필터를 통과하여 받은 편지함에 들어가더라도 해당 보낸 사람이 이후로 보내는 메시지는 자동으로 정크 메일 폴더로 옮겨지도록 지정할 수 있습니다.

정크 메일을 방지하려면

  • 전자 메일 주소를 알려 줄 때 주의합니다. 뉴스 그룹, 웹 사이트 또는 인터넷의 기타 공개된 영역에 실제 전자 메일 주소를 게시하지 마십시오.

  • 전자 메일 주소를 웹 사이트에 제공하기 전에 전자 메일 주소가 다른 회사에 공개되지 않도록 되어 있는지 해당 사이트의 개인 정보 취급 방침을 확인합니다.

  • 정크 메일 메시지에는 회신해서는 안 됩니다. 회신할 경우 보낸 사람이 해당 전자 메일 주소가 유효한 것을 알게 되어 다른 회사에 이 주소를 팔아 넘길 수 있습니다. 그러면 훨씬 더 많은 정크 메일을 받게 될 수 있습니다.



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