Office 2010과 Windows 7을 함께 사용하여 더욱 효율적으로 작업

집에서 일하는 것과 사무실에서 일하는 것은 사실 그렇게 큰 차이가 없습니다. 집에서 일하는 사람의 수가 훨씬 적다는 것만 빼고 말이죠. 어디서 일을 하든 올바른 도구를 사용하는 것이 중요합니다. 그래서 저는 Windows 7(윈도우 7)과 Office 2010(오피스 2010)을 사용하죠. 실제 입력 작업은 직접 해야 하지만 그 외 모든 일은 알아서 해줍니다. 어떻게 하는 건지 보고 싶으시다고요? 그럼 같이 확인해 볼까요!

Office 2010 프로그램에 빠르게 액세스

Windows 7 작업 표시줄에 표시된 Microsoft Excel 점프 목록

제 경우엔 Word(워드)를 굉장히 많이 사용합니다. 그래서 언제든지 바로 실행할 수 있도록 Word(워드) 아이콘을 Windows 7(윈도우 7) 작업 표시줄에 고정해 놓고 사용합니다. 하지만 무엇보다도 편리한 점은 마지막에 작업하던 최신 문서를 찾기 위해 파일 폴더를 이리저리 뒤질 필요가 없다는 것입니다. 이제는 작업 표시줄에서 Word(워드) 아이콘을 마우스 오른쪽 클릭하면 가장 최근에 열었던 Word(워드) 문서 10개를 볼 수 있습니다. 이것을 점프 목록이라고 하는데, 단 두 번의 클릭으로 최신 문서를 바로 열 수 있는 편리한 기능입니다. 즉, 아이콘을 마우스 오른쪽 클릭한 후 해당 문서를 클릭하면 됩니다. 다른 Office(오피스) 프로그램은 물론이고 웹 사이트, 노래, 사진 등 주기적으로 실행하는 다른 항목에서도 점프 목록을 이용할 수 있습니다.

점프 목록에서 메일 첨부 파일 만들기

점프 목록에서 메일 첨부 파일 만들기

점프 목록을 사용하면 메일에 문서를 추가하는 작업도 간단하게 처리할 수 있습니다. Outlook (아웃룩) 메시지에 첨부할 파일을 찾아 헤매지 않고, 일단 메시지를 작성한 후 Word(워드) 아이콘을 마우스 오른쪽 클릭하여 점프 목록을 표시합니다. 이제 문서를 메시지로 끌어 놓으면 끝입니다. 정말 간단하죠!

Outlook의 더욱 뛰어난 시간 관리 기능

Outlook 캘린더에 문서 추가하기

대부분 작가들이 그렇듯 저 역시 꾸물거리기 선수입니다. 물론 Outlook(아웃룩)에 업무 시간을 표시해 놓을 수 있지만, 저는 그보다 한발 더 나아가 문서 자체를 캘린더에 끌어다 놓습니다. 이렇게 하면 작업 시간에 대한 알림을 받는 대신 작업할 문서 자체가 일정에 올라가기 때문에 일을 까먹고 안 할 수가 없죠!

축소판 미리 보기로 효과적인 시간 절약

Word 문서의 축소판 미리 보기

저는 여러 개의 문서를 열어 놓고 작업을 하는 경우가 많은데 문서를 옮겨 가면서 내용을 확인하거나 한 문서의 내용을 복사해서 다른 문서에 붙여 넣을 때 좀 번거로운 것이 사실입니다. 축소판 미리 보기는 이러한 불편함을 완전히 해소했습니다. 마우스 포인터를 작업 표시줄의 Word(워드) 아이콘 위로 이동하면 열려 있는 각 문서의 축소판 미리 보기를 확인할 수 있습니다. 축소판 미리 보기에서 보고 싶은 문서 위로 마우스 포인터를 이동하면 해당 문서를 제외한 나머지 것들이 마법처럼 사라지고 보고 싶은 문서만 실제 크기로 깔끔하게 표시됩니다.

맞추기로 창을 나란히 놓고 보기

맞추기로 2개의 창을 나란히 놓고 보기

창 2개를 나란히 놓고 보려고 할 때 창 크기를 딱 맞추기가 어려워서 짜증스러웠던 경험이 누구나 한 번은 있을 것입니다. 맞추기는 사용자를 대신하여 창 크기를 자동으로 조절합니다. 창 하나를 화면의 한쪽 면으로 끈 다음 다른 창을 화면의 반대쪽 면으로 끌면 됩니다. 아니면 바로 가기를 사용해도 됩니다. 어떤 문서로 작업하던 도중에 Windows 로고 키를 누른 다음 오른쪽 화살표 키 또는 왼쪽 화살표 키를 눌러 문서를 화면의 한쪽 면으로 이동합니다. 두 번째 문서로 이동하여 같은 과정을 반복하면 됩니다. 제가 보기에는 역대 최강의 기능이네요.

설정 시간은 짧게, 작업 시간은 길게

Windows 7에서 네트워크 연결

업무를 처리하다 보면 고객의 네트워크에 로그인하거나 고객 회사로 가서 일해야 하는 경우가 종종 있습니다. Windows 7(윈도우 7)은 세부 설정 관리가 간편해서 어디서 작업을 하든 설정 변경하는 데 시간이 많이 걸리지 않습니다. 예를 들어, Connect Now(커넥트 나우)의 안내에 따라 새 연결을 설정할 경우 이 작업을 한 번만 하면 그 다음부터는 신경 쓸 필요가 없습니다. 무선 연결이 감지되면 Windows 7(윈도우 7)에서 알아서 연결하기 때문이죠. 엉뚱한 프린터로 문서가 출력될까 봐 걱정할 필요도 없습니다. 바로 위치 인식 인쇄 덕분이죠. 이 기능은 제가 집에서 사용하는 프린터와 각 고객 회사에서 사용하는 프린터를 기억해 두었다가 제가 이동하는 장소에 따라 Windows(윈도우)에서 적절한 프린터를 자동으로 연결해 줍니다. 무엇보다도 작업 표시줄의 연결 아이콘을 클릭하면 현재 사용 중인 네트워크를 간단하게 확인할 수 있다는 점이 가장 큰 매력입니다.

손쉬운 프레젠테이션

Windows 모바일 센터

저는 작가이기 때문에 청중 앞에 나설 일이 거의 없습니다. 하지만 아주 가끔이기는 해도 프레젠테이션을 해야 할 때가 있는데 설정이 정말 간단해서 별다른 어려움을 느끼지 않습니다. 무엇보다도 절전 모드와 다시 시작 모드 간에 전환이 정말 빠릅니다. 노트북을 열고 클릭하여 깨우면 제가 원하는 바로 그 위치가 열립니다. 심지어 네트워크 연결까지도 자동으로 처리됩니다. 프레젠테이션이 끝나면 노트북을 덮습니다. 정말 간단하죠?

프레젠테이션에 강한 Windows 7(윈도우 7)의 두 번째 특징은 설정 때문에 고민할 필요가 없다는 것입니다. Windows 모바일 센터를 통해 대화 도중에 PC가 절전 모드로 전환되거나 알림을 표시하는 일이 없도록 설정을 변경할 수 있습니다. 모바일 센터를 열면 장소가 바뀔 때 변경해야 할 모든 설정이 표시됩니다. 먼저, 프레젠테이션 설정* 타일에서 켜기를 클릭합니다. 그런 다음 프로젝터를 연결하고 외부 디스플레이 타일에서 디스플레이 연결을 클릭하여 디스플레이 설정을 변경합니다. 정말 간단하죠! 이제 프로젝터에 연결되었습니다.

*프레젠테이션 설정을 변경하려면 Windows 7 Professional(윈도우 7 프로페셔널) 또는 Windows 7 Ultimate(윈도우 7 얼티밋)을 사용해야 합니다.

웹을 통해 프레젠테이션 브로드캐스팅

인터넷을 통해 PowerPoint 프레젠테이션 브로드캐스팅

프레젠테이션에 대해 더 말씀을 드리자면, 슬라이드 쇼 브로드캐스트를 사용하여 인터넷을 통해 프레젠테이션을 브로드캐스팅할 수 있습니다. PowerPoint 2010(파워포인트 2010)으로 프레젠테이션을 진행하려고 하는데 청중이 여러 장소에 흩어져 있는 경우를 생각해 봅시다. 방법은 다음과 같습니다. 슬라이드 쇼 탭의 슬라이드 쇼 시작 그룹에서 슬라이드 쇼 브로드캐스트를 클릭합니다. 이 방법으로 메일 또는 인스턴트 메시지를 통해 청중에게 보낼 링크를 만들 수 있습니다. 준비가 완료되면 청중을 호출하거나 전화 회의를 설정합니다. 청중이 링크를 클릭하면 마치 같은 회의실에 있는 듯한 환경이 조성됩니다.

업무에 지장을 주지 않는 백업

Windows 7에서 백업 설정

Windows 7(윈도우 7)에서는 백업과 복원을 한 번만 설정해 주면 다시 신경 쓸 필요가 없어 백업이 정말 간편합니다. 저는 일주일에 한 번 외장 하드 드라이브에 백업하도록 PC를 설정했습니다. 그리고 고객 회사에 가서 작업을 할 때 특정 파일을 고객 네트워크에 백업할 수도 있습니다. 이런 식으로 누구나 별 어려움 없이 백업할 수 있습니다.

백업에 대해 더 말씀을 드리자면 Office(오피스) 문서를 백업하는 정말 좋은 방법이 있습니다. 정신 없이 업무를 처리하느라 문서를 변경한 후 저장하는 것을 깜빡 잊었을 때 또는 문서를 변경했는데 다시 이전 상태로 복원하고 싶을 때 매우 유용한 방법입니다. 자동 복구와 자동 저장을 사용하여 PC가 자동으로 문서를 저장하고 파일의 이전 버전에 액세스하는 주기를 설정할 수 있으며, 무엇보다도 저장하지 않은 문서를 복구할 수 있습니다! Office(오피스) 파일 자동 저장 및 복구에 대해 자세한 내용을 참조하세요.

Microsoft OneDrive에 저장하기

백업을 두 개 이상 만든다고 해서 손해 볼 것은 하나도 없습니다. 예를 들어, 저는 몇 년 전에 무려 3년 동안 작업한 소설 한 편이 들어 있는 노트북을 분실한 적이 있습니다. 백업을 살펴보니 파일이 손상되었더군요. 그때 너무나 속상해서 며칠을 울었던지. 지금은 OneDrive(원드라이브)를 사용하여 중요한 파일의 추가 복사본을 저장해 두고 있습니다.

뿐만 아니라 이제는 Word(워드)를 포함한 모든 Office 2010(오피스 2010) 프로그램에서 제 OneDrive(원드라이브) 계정으로 직접 파일을 저장할 수 있게 되어서 얼마나 편리한지 모르겠습니다. 방법은 다음과 같습니다. 파일 탭을 클릭하고, 저장/보내기를 클릭한 다음 웹에 저장을 클릭합니다. 그런 다음 Microsoft 계정 메일 주소와 암호를 입력합니다. 이 방법을 통해 손쉽게 다른 사람과 파일을 공유할 수도 있습니다. 용량이 매우 큰 파일을 고객의 메일로 보내고 싶지 않은 경우에 특히 유용하죠. 이 프로그램의 웹 버전을 사용하면 Office(오피스)가 설치되지 않은 PC에서도 문서 작업을 할 수 있습니다.

글쓴이 정보

Zia Munshi는 Microsoft와 MSN을 비롯한 다양한 발행물과 회사에 글을 기고한 자유 기고가이자 카피라이터입니다. 최신 기술 장비와 소프트웨어를 자주 구입하는 작가답게 기술 관련 기사를 쓰는 것을 특히 좋아합니다. 현재 저자는 시애틀에서 남편과 함께 강아지를 키우며 살고 있습니다.