Izdariet vairāk ar Office 2010 un Windows 7

Darbs mājās nemaz tik ļoti neatšķiras no darba birojā — vienkārši apkārt ir mazāk cilvēku. Jebkurā no darba vietām nozīme ir pareizo rīku izvēlei. Tādēļ nav nekāds pārsteigums, ka esmu ļoti apmierināta ar operētājsistēmu Windows 7 un programmu komplektu Office 2010. Šie rīki gan neraksta manā vietā, taču noteikti palīdz visās pārējās lietās. Vai vēlaties uzzināt, kā? Es jums to pastāstīšu.

Ātra piekļuve Office 2010 programmām

Operētājsistēmas Windows 7 uzdevumjosla ar saīšņu sarakstu programmai Microsoft Excel

Mans darbs pārsvarā notiek programmā Word. Programmas Word ikonu esmu piespraudusi operētājsistēmas Windows 7 uzdevumjoslai, lai tā vienmēr būtu viegli pieejama. Bet lieliskākais ir tas, ka vairs nav jārakņājas daudzajās failu mapēs, lai atrastu pēdējos dokumentus, ar kuriem strādāju. Tā vietā es varu uzdevumjoslā ar peles labo pogu noklikšķināt uz ikonas Mans Word un skatīt pēdējos desmit manis atvērtos Word dokumentus. Izmantojot šos saīšņu sarakstus, es varu atvērt jebkuru nesen lietoto dokumentu tikai ar diviem klikšķiem: ar peles labo pogu noklikšķinot uz ikonas un noklikšķinot uz dokumenta. Saīšņu saraksti ir pieejami visām Office programmām, kā arī citiem regulāri lietotiem vienumiem, piemēram, tīmekļa vietnēm, dziesmām un fotoattēliem.

E-pasta ziņojuma pielikuma izveide, izmantojot saīšņu sarakstus

E-pasta ziņojuma pielikuma izveide, izmantojot saīšņu sarakstus

Saīšņu saraksti atvieglo arī dokumenta nosūtīšanu e-pastā. Tā vietā, lai meklētu Outlook ziņojumam pievienojamo vajadzīgo failu, es izveidoju ziņojumu un pēc tam ar peles labo pogu noklikšķinu uz ikonas Mans Word, lai tiktu parādīts saīšņu saraksts. No saraksta es varu ievilkt dokumentu savā ziņojumā. Tas arī viss.

Labāka laika pārvaldība, lietojot pakalpojumu Outlook

Dokumenta pievienošana Outlook kalendāram

Tāpat kā citi rakstnieki, arī es mēdzu atlikt darbus. Protams, es varu ieplānot laiku kādam darbam pakalpojumā Outlook. Taču vēl labāk — es varu ievilkt pašu dokumentu savā kalendārā. Tādējādi es ne tikai saņemšu atgādinājumu par kādu ieplānoto darbu, bet dokuments, ar kuru jāstrādā, uzreiz būs gatavs lietošanai. Vairs nekādu attaisnojumu!

Ievērojams laika ietaupījums, izmantojot sīktēlu priekšskatījumus

Word dokumentu sīktēlu priekšskatījumi

Es parasti strādāju ar vairākiem atvērtiem dokumentiem, kas kādreiz mēdza radīt apmulsumu, kad pārslēdzos starp tiem, lai pārbaudītu informāciju, vai kopēju un ielīmēju tekstu no viena otrā. Sīktēlu priekšskatījumi ir tiešām uzlabojuši veidu, kā es strādāju. Lai skatītu katra atvērtā dokumenta sīktēlu priekšskatījumu, tagad man tikai jānovieto peles rādītājs uzdevumjoslā virs Word ikonas. Lai skatītu kādu no tiem faktiskajā lielumā, es norādu uz sīktēlu priekšskatījumu dokumentam, ko vēlos redzēt, un kā uz burvju mājienu viss pārējais izgaist, parādot nepārblīvētu skatu.

Līdzās esošu logu skatīšana, izmantojot līdzekli Fiksēšana

Divu līdzās esošu logu skatīšana, izmantojot līdzekli Fiksēšana

Vai reizēm nav kaitinoši pavadīt ilgu laiku, mainot divu logu izmērus tā, lai tie būtu redzami viens otram blakus? Līdzeklis Fiksēšana to paveiks jūsu vietā. Velciet vienu no logiem uz kādu no ekrāna malām un pēc tam velciet otru logu uz pretējo ekrāna malu. Varat lietot arī saīsni: kad atrodaties dokumentā, nospiediet Windows logotipu un pēc tam nospiediet pa labi vērsto bulttaustiņu vai pa kreisi vērsto bulttaustiņu, lai fiksētu dokumentu vienā pusē. Veiciet šīs pašas darbības otrajā dokumentā. Es domāju, ka tā ir brīnišķīga opcija.

Vairāk laika darīšanai, mazāk — iestatīšanai

Tīkla savienojums operētājsistēmā Windows 7

Lai paveiktu darbu, man dažkārt ir jāpiesakās klienta tīklā vai arī jāstrādā viņa vietnē. Operētājsistēmā Windows 7 var viegli visu pārvaldīt, tādējādi nav jātērē laiks iestatījumu mainīšanai atbilstoši atrašanās vietai. Piemēram, līdzeklis Tūlīt pievienoties sniedz norādījumus jauna savienojuma iestatīšanas procesā. Tas ir jāizdara tikai vienreiz — pēc tam savienojums tiks izveidots automātiski, atrodot bezvadu savienojumu. Tāpat es vairs neraizējos par dokumentu drukāšanu nepareizajā printerī, jo līdzeklis drukāšana neatkarīgi no atrašanās vietas atceras, kuru printeri izmantoju mājas birojā un kuru es izmantoju katram no klientiem. Tāpēc, lai kur es pārvietotos, operētājsistēma Windows automātiski izveido savienojumu ar nepieciešamo printeri. Un vislabākais ir tas, ka, uzdevumjoslā noklikšķinot uz savienojuma ikonas, iespējams viegli pārbaudīt, kurā tīklā es atrodos.

Vienkāršotas prezentācijas

Windows mobilitātes centrs

Būdama rakstniece, es nepavadu daudz laika auditorijas priekšā. Tomēr retos gadījumos, kad ir jāuzstājas ar prezentāciju, tās iestatīšana notiek tik ātri, ka atliek mazāk laika uztraukumam. Pirmkārt, pāriešana miega režīmā un ātra aktivizēšana notiek ātri. Es atveru klēpjdatoru, noklikšķinu un tas jau ir gatavs lietošanai. Tiek pat automātiski izveidoti savienojumi. Kad esmu pabeigusi, aizveru datoru. Tas arī viss.

Operētājsistēma Windows 7 atvieglo uzstāšanos ar prezentāciju arī tādējādi, ka nav jāgudro par dažādu parametru iestatīšanu. Windows mobilitātes centrs nodrošina to, ka prezentācijas laikā dators nepāries miega režīmā un nerādīs paziņojumus. To atverot, redzēsit visus iestatījumus, kurus, iespējams, vajadzēs mainīt, atrodaties dažādās vietās. Vispirms vienumā Prezentācijas iestatījumi* es noklikšķinu uz Ieslēgt. Pēc tam es pievienoju projektoru un vienumā Ārējais displejs noklikšķinu uz Pievienot displeju, lai mainītu displeja iestatījumus. Tas arī viss. Ir izveidots savienojums ar projektoru.

*Lai mainītu prezentācijas iestatījumus, ir nepieciešama operētājsistēma Windows 7 Professional vai Windows 7 Ultimate.

Prezentāciju pārraidīšana tīmeklī

PowerPoint prezentācijas pārraidīšana internetā

Līdzeklis Slaidrādes apraide ļauj pārraidīt prezentācijas tīmeklī. Piemēram, jūs uzstājaties ar prezentāciju, izmantojot programmu PowerPoint 2010, taču klausītāji neatrodas vienā telpā. Rīkojieties šādi: cilnes Slaidrāde grupā Sākt slaidrādi noklikšķiniet uz Slaidrādes apraide. Tādējādi jūs izveidojat saiti, kuru nosūtīt klausītājiem pa e-pastu vai tūlītējās ziņojumapmaiņas veidā. Kad esat gatavs, piezvaniet vai iestatiet konferences zvanu. Viņi noklikšķinās uz saites un liksies, ka visi gluži vai atrodas klātienē.

Dublējumi, kas nepalēnina darbību

Dublējuma iestatīšana operētājsistēmā Windows 7

Līdzeklis Dublēšana un atjaunošana operētājsistēmā Windows 7 atvieglo dublējumu izveidošanu, jo pēc iestatīšanas par to vairs nav jādomā. Es esmu iestatījusi datoru tā, lai vienreiz nedēļā tas izveido dublējumus uz mana ārējā cietā diska. Turklāt, strādājot klienta vietnē, es varu dublēt atsevišķus failus viņa tīklā. Tādējādi visam ir dublējums un par to nav jāraizējas.

Programmatūru komplektā Office ir pieejams lielisks veids, kā dublēt dokumentus. Tajā tika saglabāts mans veikums tajos gadījumos, kad strādāju tik ātri, ka pēc izmaiņu veikšanas dokumentā aizmirsu tās saglabāt vai arī veicu pārāk daudz izmaiņu un vēlējos atgriezties pie iepriekšējā melnraksta. Izmantojot līdzekļus Automātiski atkopt un Automātiski saglabāt, varat norādīt, cik bieži dators automātiski saglabās dokumentus, piekļūs iepriekšējām faila versijām un dažkārt pat atkops dokumentu, kas nebija nemaz saglabāts. Papildinformācija par Office failu automātisku saglabāšanu un atkopšanu.

Saglabāšana Microsoft OneDrive kontā

Ir ieteicams izveidot vairākus dublējumus. Piemēram, pirms pāris gadiem tika nozagts mans klēpjdators un līdz ar to arī mans romāns, kuru rakstīju trīs gadus. Kad piekļuvu dublējumam, izrādījās, ka fails ir bojāts. Es raudāju dienām ilgi. Tagad es izmantoju pakalpojumu OneDrive, lai uzglabātu patiesi svarīgu failu papildu kopijas.

Īpaši ērti ir tas, ka tagad varu saglabāt failus tieši no programmas Word vai jebkuras Office 2010 programmas savā OneDrive kontā. Rīkojieties, kā norādīts tālāk. Noklikšķiniet uz cilnes Fails, noklikšķiniet uz Saglabāt un sūtīt un pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt tīmeklī. Pēc tam ievadiet savu Microsoft konta e-pasta adresi un paroli. Tas ir arī ātrs un vienkāršs veids, kā kopīgot failus ar citām personām. Īpaši noderīgi tas ir gadījumos, kad es strādāju ar ļoti apjomīgiem dokumentiem un nevēlos pārpildīt sava klienta iesūtni. Es pat varu strādāt programmu tiešsaistes versiju dokumentos datorā, kurā nav instalēts programmu komplekts Office.

Par autoru

Zia Munši (Zia Munshi) ir ārštata žurnāliste un reklāmu veidotāja, kas ir rakstījusi daudziem izdevumiem un uzņēmumiem, tostarp Microsoft un MSN. Viņai īpaši patīk rakstīt par tehnoloģijām, jo tas dod iemeslu iegādāties jaunākās ierīces un programmatūru. Viņa dzīvo Sietlā ar savu vīru un suni.