Arbeide med filer og mapper

En fil er svært lik et trykt dokument du måtte finne på et skrivebord eller i et arkivskap. Det er et element som inneholder en samling med beslektet informasjon. På en datamaskin kan eksempler på filer være tekstdokumenter, regneark, digitale bilder og til og med sanger. Hvert bilde du tar med et digitalkamera, er for eksempel en egen fil, og en musikk-CD kan inneholde mange filer med enkeltsanger.

På datamaskinen representeres filer med ikoner. Ved å se på en fils ikon, kan du på et øyeblikk se hva slags fil det er. Her er noen vanlige filikoner:

Utseendet viser hva slags fil et ikon representerer

En mappe er stort sett en beholder hvor du kan lagre filer. Hvis du legger tusenvis av papirfiler på et skrivebord, vil det være nesten umulig å finne én bestemt fil når du trenger den. Det er derfor man ofte lagrer papirfiler i mapper i et arkivskap. Ved å ordne filer i logiske grupper, blir det lettere å finne bestemte filer.

Mapper på datamaskinen fungerer på nøyaktig samme måte. Slik ser et typisk mappeikon ut:

En tom mappe (venstre), en mappe som inneholder filer (høyre)

Ikke bare finnes det filer i mapper, men de kan også inneholde andre mapper. En mappe i en mappe kalles vanligvis en undermappe. Du kan opprette så mange undermapper du vil, og hver kan ha så mange filer og undermapper som måtte trenges.

Når det gjelder organisering, trenger du ikke å starte på bar bakke. I Windows finner du en rekke vanlige mapper du kan bruke som utgangspunkt for å starte organiseringen av filene dine. Her er en liste over noen av de vanligste mappene du kan lagre filer og mapper i:

• Dokumenter. Bruk denne mappen til å lagre tekstbehandlingsfiler, regneark, presentasjoner og andre forretningsorienterte filer.

• Bilder. Bruk denne mappen til å lagre alle dine digitale bilder, enten du får dem fra kamera, skanner eller i e‑post fra andre.

• Musikk. Bruk denne mappen til å lagre all digital musikk, for eksempel sanger du kopierer fra en musikk-CD eller laster ned fra Internett.

• Videoer. Bruk denne mappen til å lagre videoer, for eksempel klipp fra det digitale kameraet, videokameraet eller videofiler du laster ned fra Internett.

• Nedlasting. Bruk denne mappen til å lagre filer og programmer du laster ned fra weben.

Du kan finne disse mappene på mange måter. Den enkleste metoden er å åpne den personlige mappen hvor alle dine vanlige mapper er samlet på ett sted. Den personlige mappen kalles ikke egentlig "personlig" – den er navngitt med brukernavnet du brukte da du logget på datamaskinen. For å åpne den klikker du Start, og deretter klikker du brukernavnet ditt øverst i høyre rute på Start-menyen.

Du kan åpne vanlige mapper fra Start-menyen

Du finner også mappene for dokumenter, bilder og musikk på Start-menyen, rett under den personlige mappen.

Husk at du kan opprette undermapper i alle disse mappene for å organisere filene enda bedre. I Bilder-mappen kan du for eksempel lage undermapper for å organisere bilder etter dato, hendelse, navn på personene på bildene eller på andre måter som hjelper deg med å jobbe mer effektivt.

Når du åpner en mappe på skrivebordet, vises et mappevindu. I tillegg til å vise innholdet i mappen, har mappevinduet mange deler som er utformet for å gjøre det lettere å navigere i Windows eller arbeide med filer og mapper på en enklere måte. Her er en typisk mappe og alle delene:

Mappen Mine dokumenter

Når du åpner en mappe og ser filene, vil du kanskje foretrekke større (eller mindre) ikoner eller et arrangement som lar deg vise forskjellig slags informasjon om hver fil. Bruk Visninger-knappen på verktøylinjen til å utføre slike endringer.

Hver gang du klikker Visninger-knappen, endrer mappevinduet måten fil- og mappeikonene vises på ved å skifte mellom store ikoner, en visning med mindre ikoner kalt Side ved side, og en visning kalt Detaljer som viser flere kolonner med informasjon om filen.

Hvis du klikker pilen ved siden av Visninger-knappen, har du enda flere valgmuligheter. Dra glidebryteren opp eller ned for å finjustere størrelsen på fil- og mappeikonene. Du kan se størrelsen på ikonene endres mens du flytter glidebryteren.

Visninger-alternativene

Når du trenger å finne en spesiell fil, vil du ofte vite at den ligger et sted i en vanlig mappe som Dokumenter eller Bilder. Dessverre kan det å finne filen du trenger innebære gransking av hundrevis av filer og undermapper – ingen enkel oppgave. Du unngår unødvendige anstrengelser ved å bruke Søk-boksen til å finne filen.

Søk-boksen

Søk-boksen ligger øverst i alle mapper. Du finner en fil ved å åpne mappen som inneholder filen du ser etter, klikke Søk-boksen og begynne å skrive inn. Søk-boksen filtrerer gjeldende visning basert på teksten du skriver inn. Filer vises som søkeresultater hvis søketermen samsvarer med filens navn, koder eller andre filegenskaper. Tekstdokumenter vises hvis søketermen forekommer i noe av teksten i dokumentet. Søket leter både i gjeldende mappe og alle undermapper.

Hvis du ikke aner hvor du skal se etter en fil, kan du utvide søket til hele datamaskinen, ikke bare én enkelt mappe. Hvis du vil ha mer informasjon, se Søke etter en fil eller mappe.

Noen ganger vil du kanskje ønske å endre filenes lagringssted på datamaskinen din. Du kan for eksempel ønske å flytte filer til en annen mappe, eller kopiere dem til flyttbare medier (som CDer eller minnekort) for å dele dem med en annen person.

De fleste kopierer og flytter filer med en metode kalt dra og slipp. Start ved å åpne mappen som inneholder filen eller mappen du vil flytte. Deretter åpner du mappen du vil flytte den til. Plasser mappevinduene på skrivebordet slik at du kan se innholdet i begge mappene.

Deretter drar du filen eller mappen fra den første mappen til den andre mappen. Dette er det hele.

Hvis du vil kopiere eller flytte en fil, drar du den fra én mappe til en annen

Når du bruker dra og slipp-metoden, legger du kanskje merke til at filen eller mappen noen ganger kopieres og andre ganger flyttes. Hvorfor? Hvis du drar et element mellom mapper som ligger på samme harddisk, blir elementene flyttet slik at det ikke opprettes to kopier av den samme filen eller mappen på samme harddisk. Hvis du drar elementet til en mappe som ligger på en annen harddisk (for eksempel en nettverksplassering) eller til et flyttbart medium som en CD, blir elementet kopiert. På den måten blir ikke filen eller mappen fjernet fra den opprinnelige plasseringen.

Hvis du vil ha mer informasjon om kopiering og flytting av filer, se Flytte og kopiere filer ved hjelp av dra-og-slipp-metoden.

Nye filer opprettes vanligvis ved å bruke et program. Du kan for eksempel opprette et tekstdokument i et tekstbehandlingsprogram eller en filmfil i et videoredigeringsprogram.

Noen programmer oppretter en fil når du åpner dem. Når du for eksempel åpner WordPad, startes programmet med en tom side. Dette representerer en tom (og ulagret) fil. Begynn å skrive. Når du er klar til å lagre arbeidet, klikk Fil på menylinjen og klikk deretter Lagre som. I dialogboksen som vises, skriver du et filnavn som gjør det lett å finne filen senere, og deretter klikker du Lagre.

Som standard lagrer de fleste programmer filer i vanlige mapper som Dokumenter, Bilder og Musikk, noe som gjør det lettere å finne filene igjen neste gang. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan opprette nye filer, se Lagre en fil.

Når du ikke lenger trenger en fil, kan du fjerne den fra datamaskinens harddisk for å spare plass og unngå at datamaskinen fylles med uønskede filer. Du sletter en fil ved å åpne mappen filen ligger i, og deretter merke filen. Trykk DEL, og klikk deretter Ja i dialogboksen Slett fil.

Når du sletter en fil, lagres den midleritidig i papirkurven. Tenk på papirkurven som en sikkerhetsmappe hvor du kan gjenopprette filer eller mapper du har slettet i vanvare. Du bør med jevne mellomrom tømme papirkurven for å få tilbake harddiskplassen som brukes av de uønskede filene. Hvis du lurer på hvordan du tømmer papirkurven, se Slette filer permanent fra papirkurven.

Dobbeltklikk en fil for å åpne den. Filen åpnes i programmet du brukte til å opprette eller redigere den. Hvis det for eksempel er en tekstfil, vil den åpnes i tekstbehandlingsprogrammet.

Det er imidlertid ikke alltid slik. Hvis du for eksempel dobbeltklikker et digitalt bilde, åpnes et bildevisningsprogram. Hvis du skal redigere bildet, trenger du et annet program. Høyreklikk filen, klikk Åpne med, og klikk deretter navnet på programmet du vil bruke.