Innføring i Office Online

Har du noen gang nesten kommet hjem når du kommer på at du glemte å oppdatere PowerPoint-presentasjonen, den det er meningen du skal servere sammen med boller på huseiermøtet i morgen tidlig? Eller har du glemt å sjekke Excel-regnearket for å se om noen av de andre foreldrene tar med seg alveformede småkaker til kveldens fest for fjerdeklassingene?

Hvis hjernen din fungerer som min, skjer dette altfor ofte. Men takket være Office Online OneDrive kan du åpne PowerPoint-, Excel- og Word-dokumentene på nettet, redigere dem og enkelt dele dem med andre nær sagt når som helst, uansett om du er på arbeid eller hjemme, på PC eller Mac.

Dette trenger du:

  • En Internett-tilkobling

  • En nettleser som støttes

  • En gratis Microsoft-konto

Din gamle venn Microsoft Office

Noe av det beste med Office Online er at hvis du har brukt Microsoft Office 2007 eller Office 2010, og det har vel de fleste, er du allerede kjent med funksjonene, oppsettet og verktøylinjene.

Kom i gang med å dele prosjektet ved å logge på med Microsoft-kontoen, og klikk deretter OneDrive øverst på skjermen. I dag skal vi arbeide i Excel Online.

Det er levende! Legge inn dokumentet

Et Excel Online-regneark i Office Online

Det første du gjør, er å legge inn filen på OneDrive, og deretter kan du avgjøre hvem du vil dele den med.

Jeg og romkameratene har samarbeidet på et mesterverk med den kreative tittelen "Novemberauksjoner". Skapene våre flyter over av T-skjorter som vi har tenkt å auksjonere bort via Internett, i håp om å tjene nok til å ta en midtvinterstur til varmere breddegrader.

Takket være dette regnearket kan vi alle se hva som er oppført for salg, hva som allerede er solgt, og hva vi må sende til kundene. I tillegg er det fint å vite hvor mange flere dager jeg kan gå med denne "I'm With Stupid"-T-skjorten.

Trygghet hjemme (og på Internett)

Et Excel-regneark i Office Online

Uansett om du bruker en kabelbasert eller trådløs tilkobling eller har en PC eller Mac, kan du få tak i dokumentene så lenge du har en Internett-tilkobling. Arbeidet lagres automatisk for deg og ordnes i rekkefølge sammen med de tidligere versjonene av dokumentene.

Du har også flere alternativer etter at du har åpnet et dokument. Du kan laste ned en kopi til skrivebordet eller åpne og redigere det i Office-programmer på datamaskinen. Når du klikker Del, kan du hente og sende en kobling for direkte tilgang.

Gjøre endringer samtidig

Et Excel Online-regneark i Office Online

Når flere brukere samarbeider om et dokument, kan det være vanskelig å holde følge med alle versjonene som dukker opp i innboksen. Kom Lises endring "Torsdag morgen" før eller etter Roars "I dag del 1, versjon 2"?

Med Office Online har du alltid siste versjon, og alle kan redigere dokumentet samtidig. Mens Roar noterer at han har sendt T-skjorten med "Contents Under Pressure", kan jeg fortelle ham at jeg har tatt bilde av T-skjorten med "A Baby Ate My Dingo", like før det går opp for meg hvorfor jeg kommer til å være singel for alltid.

Deling

Du kontrollerer hvem som kan se dokumentene – enten det er snakk om å velge et navn fra kontaktlisten eller skrive inn en ny e-postadresse – og nøyaktig hva de kan se. Du bestemmer også om arbeidet er skrivebeskyttet for dem, eller om de også kan redigere det. Det krever bare ett klikk med musen.

Nå er det din tur

Dele filer på OneDrive

Nå som du har tilgang til og kan dele Office-dokumenter på Internett, er mulighetene uendelige. Med Excel alene kan du holde rede på barnas kakesalg eller statistikker for ditt lokale fotballag. Du kan lage en liste over gjester og retter til et bryllup eller et diagram over bidrag til en skoletur.

Del PowerPoint-presentasjonen med deltakerne før møtet i morgen. Etterpå kan du for eksempel kjøpe en T-skjorte. Jeg tror du hadde sett flott ut med "Stort hår, større drømmer".

Om forfatteren

Jelisa Castrodale er en frilansskribent som har skrevet om teknologi, kultur og underholdning på begge sider av Atlanteren. I tillegg til hennes regelmessige bidrag til MSN og Microsoft er hun en fast bidragsyter til NBCSports.com. Hun ble også nylig en Jeopardy! -mester, noe hun sannsynligvis burde slutte å nevne i dannet selskap.