Få gjort mer med Office 2010 og Windows 7

Det er ikke så stor forskjell på å jobbe hjemme og på et kontor – det er bare mye færre folk til stede. Begge steder er det de riktige verktøyene som utgjør hele forskjellen. Så det er virkelig ikke overraskende at jeg er ganske fornøyd med Windows 7 og Office 2010. De kan ikke akkurat skrive for meg, men de hjelper meg virkelig med alt annet. Vil du se hvordan? Da er det bare å sette i gang!

Rask tilgang til programmer i Office 2010

Oppgavelinjen i Windows 7 med en hurtigliste for Microsoft Excel

For meg handler det bare om Word. Jeg har festet Word-ikonet til oppgavelinjen i Windows 7, slik at det alltid er lett tilgjengelig. Det som virkelig er flott, er at jeg ikke lenger trenger å lete gjennom filmappene mine for å finne de siste dokumentene jeg har jobbet med. Jeg kan i stedet høyreklikke Word-ikonet på oppgavelinjen og se de ti siste Word-dokumentene jeg har åpnet. Disse hurtiglistene betyr at jeg kan åpne nylig brukte dokumenter med bare to klikk: Høyreklikk ikonet, og klikk dokumentet. Du finner hurtiglister for alle Office-programmene, i tillegg til andre elementer du åpner regelmessig, for eksempel nettsteder, sanger og bilder.

Opprette e-postvedlegg fra hurtiglister

Opprette et e-postvedlegg fra en hurtigliste

Med hurtiglister blir det også enklere å sende et dokument via e-post. I stedet for å jage rundt etter den riktige filen som skal legges ved i en Outlook-melding, oppretter jeg bare meldingen, og deretter høyreklikker jeg Word-ikonet for å vise hurtiglisten. Herfra kan jeg dra dokumentet inn i meldingen. Det er det hele!

Bedre organisering av tiden med Outlook

Legge til et dokument i en Outlook-kalender

Som mange forfattere er jeg ganske flink til å somle. Joda, jeg kan planlegge tiden når jeg skal jobbe med noe i Outlook. Med nå tar jeg det ett steg videre ved å dra selve dokumentet til kalenderen min. Dermed får jeg ikke bare en påminnelse om når jeg har planlagt å jobbe, men også selve dokumentet jeg må jobbe med. Ingen flere unnskyldninger!

Den tidsbesparende magien ved miniatyrforhåndsvisninger

Miniatyrforhåndsvisninger av Word-dokumenter

Jeg har vanligvis flere dokumenter åpne til enhver tid, som tidligere var forvirrende da jeg vekslet mellom dem for å kontrollere informasjon, eller da jeg kopierte fra ett dokument og limte inn i et annet. Miniatyrforhåndsvisninger har virkelig effektivisert måten jeg arbeider på. Alt jeg nå trenger å gjøre, er å holde musepekeren over Word-ikonet på oppgavelinjen for å se en miniatyrforhåndsvisning av hvert dokument som er åpent. Hvis jeg vil å vise ett av dem i faktisk størrelse, peker jeg bare på miniatyrforhåndsvisningen for dokumentet jeg vil vise, og dermed blir alt annet magisk tonet ned, slik at jeg får en klar visning.

Vise vinduer side ved side med Forankre

Vise to vinduer side ved side med Forankre

Hender det at du blir frustrert av hvor lang tid det tar å endre størrelsen på to vinduer helt perfekt, slik at du kan se dem side ved side? Forankre gjør dette for deg automatisk. Bare dra ett vindu til én kant av skjermen, og dra deretter det andre vinduet til motsatt kant av skjermen. Du kan også bruke hurtigtasten: Når du er i et dokument, trykker du Windows-logotasten, og deretter trykker du PIL HØYRE eller PIL VENSTRE for å forankre dokumentet på én side. Gå til det andre dokumentet, og gjenta fremgangsmåten. Etter min oppfatning er dette helt vidunderlig.

Mer tid på arbeid betyr mindre tid på konfigurasjon

Nettverkstilkoblinger i Windows 7

Av og til må jeg logge på nettverket til en klient eller jobbe hos dem for å få arbeidet gjort. I Windows 7 er det enkelt å ta hånd om detaljene, så jeg trenger ikke å kaste bort tid på å endre innstillinger avhengig av hvor jeg er. Med Connect Now blir jeg for eksempel veiledet gjennom konfigurasjonen av en ny tilkobling. Du gjør det én gang og slipper deretter å tenke mer på det. Du kobles til automatisk hvis den trådløse tilkoblingen blir funnet. Jeg trenger heller ikke lenger å bekymre meg om utskrift av dokumenter på feil skriver, fordi plassavhengig utskrift husker hvilken skriver jeg bruker på hjemmekontoret mitt, og hvilken jeg bruker hos hver klient. Så hver gang jeg flytter fra ett sted til et annet, kobler Windows meg automatisk til skriveren jeg trenger. Og det beste er at det er enkelt å kontrollere hvilket nettverk jeg er på. Jeg bare klikker tilkoblingsikonet på oppgavelinjen.

Presentasjoner på en enkel måte

Windows Mobilitetssenter

Som forfatter står jeg sjelden foran et publikum. Men når jeg noen ganger må holde en presentasjon, går konfigurasjonen så raskt at det blir mindre tid til å være nervøs. Det går også svært raskt å gå i hvilemodus og gjenoppta. Jeg åpner den bærbare datamaskinen, klikker og så er jeg der jeg trenger å være. Selv tilkoblingene mine tas hånd om automatisk. Når jeg er ferdig, lukker jeg lokket. Det er alt.

Det andre som gjør det så greit å holde presentasjoner i Windows 7, er at jeg ikke trenger å rote rundt med forskjellige innstillinger. Windows Mobilitetssenter sørger for at PCen min ikke går i hvilemodus eller viser varsler midt i en presentasjon. Når du åpner det, ser du alle innstillingene du kanskje må endre når du er på farten. Først klikker jeg Slå på på flisen Presentasjonsinnstillinger*. Deretter kobler jeg til projektoren, og på flisen Tilleggsskjerm klikker jeg Koble til skjerm for å endre skjerminnstillingene. Det er det hele! Jeg er nå koblet til projektoren.

*Du må ha Windows 7 Professional eller Windows 7 Ultimate for å kunne endre presentasjonsinnstillingene.

Kringkaste presentasjoner på Internett

Kringkaste en PowerPoint-presentasjon på Internett

Når det gjelder presentasjoner, kan du bruke Kringkast lysbildefremvisning til å kringkaste dem på Internett. La oss si at du holder en presentasjon med PowerPoint 2010, men publikum befinner seg ikke på ett sted. Gjør følgende: Klikk Kringkast lysbildefremvisning i gruppen Start lysbildefremvisning i kategorien Lysbildefremvisning. Dermed oppretter du en kobling du kan sende til publikumet ditt via e-post eller direktemelding. Når du er klar, ringer du dem eller oppretter en telefonkonferanse. De klikker koblingen, og dermed er det som om alle er der personlig.

Sikkerhetskopieringer som ikke forsinker deg

Konfigurere sikkerhetskopiering i Windows 7

Sikkerhetskopiering og gjenoppretting i Windows 7 gjør sikkerhetskopiering enkelt fordi du kan konfigurere den og deretter ikke tenke mer på den. Jeg konfigurerer PCen slik at filer sikkerhetskopieres til den eksterne harddisken én gang i uken. Når jeg arbeider hos en klient, kan jeg i tillegg sikkerhetskopiere bestemte filer til nettverket deres. Dermed har alle en sikkerhetskopi, og det blir ingen forvirring.

Apropos sikkerhetskopieringer, det finnes en flott måte å sikkerhetskopiere dokumenter på i Office. Den har reddet meg mange ganger i de tilfellene jeg har jobbet så raskt at jeg har gjort endringer i et dokument og glemt å lagre det, eller gjort for mange endringer og har ønsket å gå tilbake til et tidligere utkast. Med automatisk gjenoppretting og automatisk lagring kan du angi hvor ofte PCen skal lagre et dokument automatisk, åpne tidligere versjoner av en fil, og noen ganger til og med gjenopprette et dokument du aldri lagret! Finn ut mer om hvordan du kan lagre og gjenopprette Office-filer automatisk.

Lagre på Microsoft OneDrive

Det er alltid lurt å ha flere sikkerhetskopier. Den bærbare datamaskinen min ble for eksempel stjålet for noen år siden, og en roman jeg hadde jobbet på i tre år, lå på den. Da jeg åpnet sikkerhetskopien, var filen ødelagt. Jeg gråt i flere dager. Nå bruker jeg OneDrive til å lagre flere kopier av de viktigste filene.

Det som er virkelig praktisk, er at jeg nå kan lagre filer fra Word – eller et annet Office 2010-program – rett på OneDrive-kontoen min. Slik gjør du det: Klikk kategorien Fil, klikk Lagre og send, og klikk deretter Lagre til web. Deretter angir du e-postadressen og passordet for Microsoft-kontoen din. Dette er også en rask og enkel måte å dele filer med andre personer på. Det er veldig praktisk når jeg jobber med svært store dokumenter og ikke vil fylle klientens innboks. Og med nettversjoner av programmene kan jeg til og med jobbe i disse dokumentene på en PC der Office ikke er installert.

Om forfatteren

Zia Munshi er en frilansskribent og tekstforfatter som har skrevet for mange ulike publikasjoner og firmaer, inkludert Microsoft og MSN. Hun liker særlig godt å skrive om teknologi fordi det gir henne et påskudd til å kjøpe alle de nyeste dingsene og programmene. Hun bor i Seattle med ektemannen og hunden.