Få gjort mer med Office 2012 og Windows 7

For meg handler det bare om Word. Jeg har festet Word-ikonet til oppgavelinjen i Windows 7, så det er alltid lett tilgjengelig. Det som virkelig er kult, er jeg ikke lenger trenger å lete gjennom filmappene minne for å finne de siste dokumentene jeg har jobbet med. Jeg kan i stedet høyreklikke Word-ikonet på oppgavelinjen og se de ti siste Word-dokumentene jeg har åpnet. Med disse hurtiglistene betyr det at jeg kan åpne alle nye dokumenter med bare to klikk: høyreklikke ikonet og deretter klikke dokumentet. Du finner hurtiglister for alle Office-programmene, i tillegg til andre elementer du åpner regelmessig, for eksempel nettsteder, sanger og bilder.

Med hurtiglister blir det også enklere å sende et dokument med e-post. I stedet for å jage rundt etter den riktige filen som skal legges ved i en Outlook-melding, oppretter jeg bare meldingen, og deretter høyreklikker jeg Word-ikonet mitt for å vise hurtiglisten. Herfra kan jeg dra dokumentet inn i meldingen. Det er det hele!

Som med mange forfattere er jeg ganske flink til å somle. Joda, jeg kan planlegge tiden når jeg skal jobbe med noe i Outlook. Med nå tar jeg det ett steg videre ved å dra selve dokumentet til kalenderen min. På denne måten får jeg ikke bare en påminnelse om når jeg har planlagt å jobbe, fordi dokumentet jeg må jobbe med, også finnes der. Ingen flere unnskyldninger!

Jeg har vanligvis flere dokumenter åpne til enhver tid, som tidligere var forvirrende da jeg vekslet mellom dem for å kontrollere informasjon, eller da jeg kopierte og limte inn fra ett dokument til et annet. Miniatyrforhåndsvisninger har virkelig gjort arbeidet mitt mer strømlinjeformet. Alt jeg må trenger å gjøre, er å holde musepekeren over Word-ikonet på oppgavelinjen for å se en miniatyrforhåndsvisning av hvert dokument som er åpent. Hvis jeg ønsker å vise ett av dem i virkelig størrelse, peker jeg bare på miniatyrforhåndsvisningen for dokumentet jeg vil se, og da tones alt annet ned, slik at jeg kan få en stilren visning. Det er helt magisk.

Hender det at du blir frustrert av hvor lang tid det tar å endre størrelsen på to vinduer helt perfekt, slik at du kan se dem side ved side? Fest tar seg av dette for deg automatisk. Bare dra ett vindu til én kant av skjermen, og dra deretter det andre vinduet til den motsatte kanten av skjermen. Du kan også bruke hurtigtasten: Når du er i et dokument, trykker du Windows-logotasten, og deretter trykker du Pil høyre eller Pil venstre for å feste dokumentet til én side. Gå til det andre dokumentet, og gjenta. Etter min oppfatning er dette helt vidunderlig.

For å få arbeidet mitt gjort må jeg noen ganger logge meg på en klients nettverk, eller jobbe på nettstedet deres. Windows 7 gjør det enkelt å håndtere detaljene, slik at jeg ikke trenger å kaste bort tid på å endre innstillinger, avhengig av hvor jeg er. Connect Now leder meg for eksempel gjennom konfigurasjonen av en ny tilkobling. Gjør det én gang og ikke tenk mer på det – du tilkobles automatisk hvis den trådløse tilkoblingen blir funnet. Jeg trenger heller ikke lenger å bekymre meg om utskrift av dokumenter på feil skriver, fordi plassavhengig utskrift husker hvilken skriver jeg bruker på hjemmekontoret mitt, og hvilken jeg bruker på hver klient. Så hver gang jeg flytter fra ett sted til et annet, kobler Windows meg automatisk til skriveren jeg trenger. Og det beste er at det er enkelt å kontrollere hvilket nettverk jeg er i, bare ved å klikke tilkoblingsikonet på oppgavelinjen min.

Som forfatter bruker jeg ikke mye tid foran et publikum. Men når jeg noen ganger må holde en presentasjon, tar oppsettet så kort tid at det tar mindre tid på å bli nervøs. Det går også svært raskt å gå i dvale og gjenoppta. Jeg åpner laptopen min, klikker og så er jeg der trenger å være. Selv tilkoblingene mine tas automatisk hånd om. Når jeg er ferdig, lukker jeg lokket. Det er alt.

Det andre som gjør det så problemfritt å holde presentasjoner i Windows 7 på, er at jeg ikke trenger å rote rundt med forskjellige innstillinger. Windows Mobilitetssenter sørger for at PCen min ikke går i dvale eller viser meldinger midt i en samtale. Når du starter, vil du se innstillingene du kanskje må endre når du er på farten. Først klikker jeg Slå på på flisen Presentasjonsinnstillinger*. Deretter plugger jeg i projektoren, og på flisen Tilleggsskjerm klikker jeg Koble til skjerm for å endre skjerminnstillingene mine. Det er det hele! Jeg er nå koblet til projektoren.

*Du må ha Windows 7 Professional eller Windows 7 Ultimate for å endre presentasjonsinnstillingene.

Apropos presentasjoner, kan du med Kringkast lysbildefremvisning kringkaste den på Internett. La oss si at du holder en presentasjon med PowerPoint 2010, men ditt publikum befinner seg ikke på ett sted. Slik gjør du det: Klikk Kringkast lysbildefremvisning i gruppen Start lysbildefremvisning i kategorien Lysbildefremvisning. På denne måten oppretter du en kobling som brukes til å sende til publikumet ditt via e-post eller direktemelding. Når du er klar, ringer du dem eller oppretter en telefonkonferanse. De klikker koblingen – og det ser ut som om alle er der personlig.

Sikkerhetskopiering og gjenoppretting i Windows 7 gjør det enkelt å sikkerhetskopiere fordi du kan konfigurere det, og så slipper du å tenke mer på det. Jeg konfigurerer PCen min til å sikkerhetskopiere én gang i uken på min eksterne harddisk. Når jeg arbeider på et klientnettsted, kan jeg i tillegg sikkerhetskopiere bestemte filer på nettverket deres. På denne måten har alle en sikkerhetskopi, og det er ikke noe å lure på.

Apropos sikkerhetskopieringer, er det også fin måte å sikkerhetskopiere dokumenter i Office på. Det har reddet meg mange ganger i de tilfellene jeg har jobbet så raskt at jeg har gjort endringer i et dokument og glemt å lagre det, eller gjort så mange endringer og har ønsket å gå tilbake til et tidligere utkast. Med AutoRecover og AutoSave kan du angi hvor ofte PCen skal lagre et dokument automatisk, gå til tidligere versjoner av en fil, og noen ganger til og med gjenopprette et dokument som ikke ble lagret! Finn ut mer om hvordan du kan lagre og gjenopprette Office-filer automatisk.

Det er alltid lurt å ha mer enn én sikkerhetskopi. Laptopen min ble for eksempel stjålet for noen år siden, og en roman jeg hadde jobbet med for tre år siden, var på den. Da jeg åpnet sikkerhetskopien, var filen ødelagt. Jeg gråt i flere dager. Nå bruker jeg SkyDrive til å lagre flere kopier av filer som er veldig viktige for meg.

Det som er virkelig nyttig, er at jeg nå kan lagre filer rett fra Word – eller fra et annet Office 2010-program – på SkyDrive-kontoen min. Slik gjør du det: Klikk kategorien Fil, klikk Lagre og send og klikk deretter Lagre til web. Deretter angir du e-postadressen og passordet til Microsoft -kontoen din. Dette er også en rask og enkel måte å dele filer med andre personer på. Det er veldig nyttig når jeg jobber med svært store dokumenters og ikke ønsker å fylle klientens innboks. Og med nettversjoner av programmene kan jeg til og med jobbe i disse dokumentene på en PC som ikke har Office installert.

Zia Munshi er en frilansskribent og tekstforfatter som har skrevet for mange ulike publikasjoner og firmaer, inkludert Microsoft og MSN. Hun liker særlig godt å skrive om teknologi fordi det gir henne et påskudd til å kjøpe alle de nyeste dingsene og programmene. Hun bor i Seattle med ektemannen og hunden.