E-post (forkortelse for elektronisk post) er en rask å praktisk måte å kommunisere med andre på. Du kan bruke e-post til å:

  • Sende og motta meldinger. Du kan sende en e-postmelding til alle som har en e-postadresse. Meldingen havner i mottakerens e-postinnboks i løpet av noen sekunder eller minutter, enten mottakeren er naboen eller bor på andre siden av jordkloden. Du kan motta meldinger fra alle som vet hvilken e-postadresse du har, og du kan lese og svare på disse meldingene.

  • Sende og motta filer. I tillegg til de vanlige tekstbaserte meldingene, kan du sende omtrent alle typer filer i en e-postmelding, for eksempel dokumenter, bilder og musikk. En fil som sendes i en e-postmelding kalles et vedlegg.

  • Sende meldinger til en gruppe personer. Du kan sende en e-postmelding til mange personer samtidig. Mottakerne kan svare til hele gruppen og slik starte en gruppediskusjon.

  • Videresende meldinger. Når du har mottatt en e-postmelding, kan du videresende den til andre, uten å måtte skrive den på nytt.

En fordel med e-post i forhold til telefon eller vanlig post, er at det er så praktisk. Du kan sende en melding når som helst, dag eller natt. Hvis mottakerne ikke sitter foran datamaskinene eller ikke er tilkoblet (koblet til Internett) når du sender meldingen, finner de den neste gang de leser e-posten sin. Hvis de er tilkoblet, kan du få svar i løpet av minutter.

E-post er også gratis. I motsetning til ved vanlig post, kreves ingen frimerker eller avgifter, uansett hvor mottaker bor. De eneste avgiftene er de du betaler for Internett-tilkoblingen eller et spesielt e-postprogram.

Hva trenger jeg før jeg kan bruke e-post?

Du trenger tre ting for å kunne bruke e-post:

  • En Internett-tilkobling. Før du kan koble datamaskinen til Internett, må du registrere deg hos en Internett-leverandør. En Internett-leverandør gir deg tilgang til Internett, vanligvis mot en månedlig betaling. Du trenger også et modem. Se Hva trenger jeg for å koble til Internett?

  • Et e-postprogram eller en webbasert e-posttjeneste. Du kan laste ned eller kjøpe e-postprogrammer fra Microsoft eller andre leverandører. E-postprogrammer har ofte flere funksjoner og er raskere å søke gjennom enn de fleste webbaserte e-posttjenester. Før du konfigurerer et e-postprogram, trenger du en del informasjon fra Internett-leverandøren: vanligvis e-postadressen din, passordet ditt, navnene på den inngående og den utgående e-postserveren og noen andre opplysninger.

    Hvis du ikke vil laste ned eller kjøpe et e-postprogram, kan du i stedet gjøre en avtale med en gratis, webbasert e-posttjeneste, for eksempel Gmail, Windows Live Hotmail eller Yahoo! Mail. Med disse tjenestene kan du lese e-posten din i en webleser, fra en hvilken som helst datamaskin som er koblet til Internett. Dette inkluderer datamaskiner som tilhører noen andre eller på et offentlig sted, for eksempel et bibliotek.

  • En e-postadresse. Du får en e-postadresse fra Internett-leverandøren eller den webbaserte e-posttjenesten når du inngår avtale. En e-postadresse består av et brukernavn (kan være et kallenavn som du selv velger og trenger ikke nødvendigvis å være ditt rette navn), tegnet @ (krøllalfa) og navnet på Internett-leverandøren eller den webbaserte e-postleverandøren, for eksempel noen@eksempel.no.

Opprette og sende e-postmeldinger

Bilde av en e-postmelding
Eksempel på e-postmelding

Slik skriver du i meldingsvinduet i de fleste andre e-postprogrammer. Disse trinnene kan variere, avhengig av hvilket e-postprogram eller webbasert tjeneste du bruker:

  1. I Til-boksen skriver du e-postadressen til minst én mottaker. Hvis du skal sende meldingen til flere mottakere, skriver du et semikolon (;) mellom hver e-postadresse.

    I Kopi-boksen kan du skrive e-postadressene til mottakere som skal ha kopi av meldingen, men som ikke trenger å foreta seg noe ut fra den. De vil motta samme melding som de i Til-boksen. Hvis det ikke er noen som skal ha kopi av meldingen, lar du boksen være tom. Noen e-postprogrammer har også et Blindkopi-felt, som gjør at du kan sende meldingen til folk samtidig som du skjuler visse navn og e-postadresser fra andre mottakere.

  2. Skriv en meldingstittel i Emne-boksen.

  3. I det store, tomme området skriver du meldingen.

    For å legge ved en fil til meldingen klikker du knappen Legg ved filBilde av knappen Legg ved fil til melding på verktøylinjen (rett under menylinjen). Finn filen, merk den og klikk Åpne. Filen vises nå i boksen Legg ved i meldingshodet.
Bilde av en fil som er lagt ved en e-postmelding
Fil lagt ved en e-postmelding

Ferdig! For å sende meldingen klikker du Send. Den sendes via Internett til mottakerne.

Obs!

  • Hvis du vil endre stil, skrift, størrelse eller farge på teksten klikker du en av knappene eller menyelementene som lar deg endre tekstformateringen.

Lese e-postmeldinger

De fleste e-postprogrammer og webbaserte e-posttjenester har en innboks der du kan lese meldingene du har mottatt. Du må kanskje klikke en knapp der det står Sende/motta, eller noe lignende, for å motta nye meldinger. Hvis du vil se en oversikt over e-postmeldinger du har mottatt, klikker du Innboks i listen Mapper i e-postprogrammet. E-postmeldingene din vises da i meldingslisten. Listen viser vanligvis hvem som har sendt meldingen, emnet og når den ble mottatt.

Klikk en melding i meldingslisten for å lese den. Innholdet i meldingen vises kanskje under meldingslisten, i forhåndsvisningsruten. I så fall kan du dobbeltklikke meldingen i meldingslisten for å lese meldingen i et eget vindu.

Bilde av et e-postprogram, der mappelisten, meldingslisten og forhåndsvisningsruten vises
Klikk innboksen for å se e-postmeldingene dine

Klikk Svar for å svare på en melding.

Skikk og bruk for e-post

Som for telefonsamtaler og direkte samtaler, gjelder regler for skikk og bruk også for kommunikasjon med e-post. Disse reglene kalles e-postetikette eller nettikette (en kombinasjon av Internett og etikette). Følg disse retningslinjene for å få en effektiv kommunikasjon:

  • Vær forsiktig med humor og følelser. E-post formidler ikke følelser særlig godt, så det er ikke sikkert mottakeren oppfatter tonen du forsøker å formidle. Sarkastisk humor er spesielt risikabelt fordi mottakeren kan tolke det bokstavelig og bli fornærmet. Hvis du skal formidle følelser, bør du vurdere å bruke uttrykksikoner (se Bruke uttrykksikoner i dette avsnittet nedenfor).

  • Tenk før du sender. Det går raskt og er enkelt å skrive og sende en e-postmelding. Noen ganger litt for enkelt. Tenk gjennom meldingen først, og unngå å skrive når du er sint.

  • Skriv en klar og kortfattet emnetittel. Oppsummer innholdet i meldingen med noen få ord. Personer som mottar store mengder e-post, kan prioritere meldingene etter emne.

  • Skriv korte meldinger. Selv om en e-postmelding kan være så lang du vil, er e-post beregnet for rask kommunikasjon. Mange har ikke tid eller tålmodighet til å lese mer enn noen få avsnitt.

  • Unngå å bruke BARE STORE BOKSTAVER. Mange oppfatter meldinger skrevet med store bokstaver som skriking, og synes de er irriterende eller støtende.

  • Vær forsiktig med følsomme og konfidensielle opplysninger. Enhver mottaker kan videresende meldingen til andre, enten med hensikt eller ved et uhell.

Dessuten bør du unngå skrivefeil og grammatiske feil i formell kommunikasjon og forretningskommunikasjon. Slurvete e-postmeldinger gir et uprofesjonelt inntrykk. Korrekturles meldingene før du sender dem og bruk stavekontrollen hvis e-postprogrammet har det.

Bruke uttrykksikoner

Fordi det er vanskelig å formidle følelser, hensikter eller tonefall med tekst alene, oppfant tidlige Internett-brukere uttrykksikoner, som er sekvenser av tastetrykk som uttrykker ansiktsutrykk. Disse to tegnene :) ser for eksempel ut som et liggende, smilende ansikt. Nedenfor finner du flere eksempler på uttrykksikoner.

Uttrykksikon Betydning
Uttrykksikon

:) eller :-)

Betydning

Smiler, lykkelig eller spøker

Uttrykksikon

:( eller :-(

Betydning

Morsk eller ulykkelig

Uttrykksikon

;-)

Betydning

Vinker

Uttrykksikon

:-|

Betydning

Likegyldig eller usikker

Uttrykksikon

:-o

Betydning

Overrasket eller bekymret

Uttrykksikon

:-x

Betydning

Sier ingenting

Uttrykksikon

:-p

Betydning

Rekker tunge (vanligvis for moro)

Uttrykksikon

:-D

Betydning

Ler

Håndtering av søppelpost

På samme måte som du antagelig kommer til å motta ubedte annonser, løpesedler og kataloger som vanlig post, kommer du også til å motta søppelpost (ofte kalt spam) i innboksen. Søppelpost kan inneholde annonser, svindelprosjekter, pornografi og lovlige tilbud. Fordi det er svært billig for markedsførere å sende søppelpost, er det ikke uvanlig å motta store mengder av det.

De fleste e-postprogrammer og webbaserte e-posttjenester har et filter for søppelpost, ofte kjent som et spam-filter. Disse analyserer innholdet i meldingene du mottar og flytter mistenkelige meldinger til en spesiell søppelpostmappe der du når som helst kan se på dem eller slette dem. Og hvis en søppelpostmelding slipper gjennom filteret og til innboksen din, kan du angi at fremtidige meldinger fra denne avsenderen, skal flyttes til søppelpostmappen automatisk.

Slik forhindrer du søppelpost:

  • Vær tilbakeholden med å gi fra deg e-postadressen din. Unngå å publisere din riktige e-postadresse i nyhetsgrupper, på webområder eller offentlige områder på Internett.

  • Før du oppgir e-postadressen din på et webområde, må du lese webområdets personvernerklæring for å forsikre deg om det ikke tillater offentliggjøring av e-postadressen din til andre bedrifter.

  • Svar aldri på en søppelpostmelding. Da får avsenderen vite at e-postadressen din er aktiv og kan selge den videre til andre bedrifter. Da får du antagelig enda mer søppelpost.



Trenger du mer hjelp?