Productiever met Office 2010 en Windows 7

Thuiswerken is niet zo heel anders als werken op kantoor, het is alleen wat stiller. In beide gevallen is het handig als je de juiste tools hebt. Ik ben dan ook heel tevreden met Windows 7 en Office 2010. Ook al nemen ze het schrijfwerk niet van me over, ze helpen verder uitstekend. Wil je weten hoe? Lees dan verder.

Snel toegang tot programma's van Office 2010

De taakbalk van Windows 7 met een Jump List voor Microsoft Excel

Ik ben een fervent gebruiker van Word. Ik heb het Word-pictogram dan ook vastgemaakt aan de taakbalk van Windows 7, zodat ik het direct kan openen. Maar echt heerlijk is dat ik niet meer in al mijn mappen naar de meest recente versie van een document hoef te zoeken. Als ik wil weten welke Word-documenten ik onlangs heb geopend, klik ik met de rechtermuisknop op het Word-pictogram op de taakbalk. Met deze Jump Lists kan ik in twee klikken elk recent document openen: door met de rechtermuisknop op het pictogram te klikken en vervolgens op het gewenste document te klikken. Er zijn niet alleen Jump Lists voor al je Office-programma's, maar ook voor andere items die je regelmatig opent, zoals websites, muziek en foto's.

E-mailbijlagen maken met Jump Lists

Een e-mailbijlage maken met een Jump List

Met Jump Lists is het eenvoudiger om documenten als bijlage mee te sturen. In plaats van te zoeken naar het bestand dat ik als bijlage bij een Outlook-bericht wil versturen, schrijf ik de e-mail en rechtsklik op het Word-pictogram voor de Jump List. Vervolgens sleep ik het document naar mijn bericht. Dat is alles!

Tijd besparen met Outlook

Een document aan een Outlook-agenda toevoegen

Net als de meeste schrijvers schuif ik vaak iets voor me uit. Ik kan natuurlijk volstaan met een planning in Outlook. Maar ik ga nu een stap verder en sleep ook het document zelf in mijn agenda. Op die manier word ik er niet alleen aan herinnerd dat ik aan het werk moet, maar heb ik ook meteen het document bij de hand. Dus geen excuses meer!

Tijdbesparing met miniatuurweergaven

Miniatuurweergaven van Word-documenten

Vaak heb ik een aantal documenten tegelijkertijd open. Dat kan verwarrend zijn als ik iets in een ander document wil natrekken of tekst uit het ene document in het andere wil plakken. Met miniatuurweergaven kan ik dit meer stroomlijnen. Ik hoef nu alleen maar mijn cursor op het Word-pictogram op de taakbalk te zetten om een miniatuurweergave van elk geopend document te kunnen bekijken. Als ik een document op ware grootte wil bekijken, ga ik met de muis op de miniatuurweergave van dat document staan en alle andere documenten verdwijnen.

Vensters naast elkaar bekijken met Vastmaken

Vensters naast elkaar bekijken met Vastmaken

Vind je het ook zo storend als je twee vensters nooit precies naast elkaar op je scherm kunt krijgen? Vastmaken doet dit automatisch voor je. Sleep een van de vensters naar een schermrand en sleep vervolgens het andere venster naar de tegenoverliggende schermrand. Druk als je in een geopend document zit op de toets met het Windows-logo en druk op de toets Pijl-rechts of Pijl-links om je document aan een van beide kanten te zetten. Ga vervolgens naar het tweede document en herhaal deze handeling. Ik vind dit een van de mooiste uitvindingen!

Minder instellen, dus meer tijd om te werken

Netwerkverbindingen in Windows 7

Ik moet me voor mijn werk af en toe aanmelden bij het netwerk van een klant, of bij een klant op locatie werken. Met Windows 7 is het een stuk eenvoudiger om alles in te stellen, zodat ik hier niet telkens een hoop tijd aan kwijt ben. Draadloze verbinding maken leidt me bijvoorbeeld door het instellen van een nieuwe verbinding. Dit hoef je maar eenmaal te doen, de volgende keer wordt automatisch verbinding gemaakt zodra de draadloze verbinding wordt herkend. Zo hoef ik me ook niet meer druk te maken of mijn documenten wel op de juiste printer worden afgedrukt, want afdrukken met automatische printerlocatieherkenning onthoudt welke printer ik thuis gebruik en welke ik bij mijn klanten gebruik. Dus als ik ergens ben, verbindt Windows me automatisch met de juiste printer. En als ik wil weten op welk netwerk ik zit, klik ik eenvoudig op het verbindingspictogram op de taakbalk.

Eenvoudiger presentaties maken

Windows Mobiliteitscentrum

Als schrijver sta ik meestal niet voor een publiek. Maar als ik een presentatie moet geven gaat het instellen zo snel, dat ik niet eens de tijd heb om zenuwachtig te worden. Ook omdat mijn pc snel uit de slaapstand komt. Als ik mijn laptop open, ben ik direct waar ik wil zijn. Zelfs mijn verbindingen worden automatisch ingesteld. Als ik klaar ben, doe ik de klep weer dicht. Dat is alles.

Een andere reden waarom Windows 7 presentaties zo heerlijk maakt, is dat ik weinig met allerlei instellingen te maken heb. Windows Mobiliteitscentrum zorgt dat mijn pc tijdens de presentatie niet in de slaapstand gaat of allerlei meldingen weergeeft. Als je de pc opent, zie je meteen alle instellingen die je moet wijzigen als je onderweg bent. Ik klik om te beginnen op de tegel Instellingen voor presentaties* op Inschakelen. Dan sluit ik de projector aan en klik op de tegel Extern beeldscherm op Aansluiten om mijn scherminstellingen te wijzigen. Meer is niet nodig. Ik ben aangesloten op de projector.

*Voor het wijzigen van presentatie-instellingen is Windows 7 Professional of Windows 7 Ultimate vereist.

Presentaties uitzenden via het web

Een PowerPoint-presentatie via internet uitzenden

Nu we het toch over presentaties hebben, met Diavoorstelling uitzenden kun je deze via internet verspreiden. Stel je geeft een presentatie in PowerPoint 2010 en je publiek is verspreid over verschillende locaties. Je kunt dan het volgende doen: klik op het tabblad Diavoorstelling in de groep Diavoorstelling starten op Diavoorstelling uitzenden. Op die manier maak je een koppeling die via e-mail of een SMS naar je toehoorders wordt gestuurd. Als je wilt beginnen, laat je dit iedereen weten of je zet een conference call op. Iedereen klikt op de koppeling en is aanwezig bij de presentatie.

Back-ups die niet vertragen

Het maken van een back-up instellen in Windows 7

Een back-up maken en terugzetten in Windows 7 is eenvoudig omdat je dit maar eenmaal hoeft in te stellen en er vervolgens nooit meer naar om hoeft te kijken. Ik heb op mijn pc ingesteld dat er eenmaal per week een back-up op mijn externe harde schijf moet worden gemaakt. En als ik bij een klant werk, kan ik bepaalde bestanden op hun netwerk back-uppen. Op die manier heeft iedereen een back-up.

Sprekend over back-ups, er is een fantastische manier om documenten in Office te back-uppen. Het heeft me wel eens uit situaties gered waarin ik helemaal vergat mijn wijzigingen op te slaan, of zoveel wijzigingen had aangebracht dat ik terug wilde naar een eerdere versie. Met AutoHerstel en AutoSave kun je aangeven hoe vaak je pc een document automatisch moet opslaan, eerdere versies van een bestand moet openen en soms een document moet herstellen dat helemaal niet is opgeslagen. Meer informatie over automatisch herstellen en opslaan van Office-bestanden.

Opslaan op Microsoft OneDrive

Het kan nooit kwaad meerdere back-ups te hebben. Zo werd een paar jaar geleden mijn laptop gestolen waarop een boek stond waar ik drie jaar aan had gewerkt. En het bestand in mijn back-up was beschadigd. Ik heb dagen getreurd. Nu gebruik ik OneDrive om kopieën van mijn belangrijke bestanden op te slaan.

En het handige is dat ik bestanden rechtstreeks uit Word, of elk ander programma in Office 2010, op mijn OneDrive-account kan opslaan. Dat doe je als volgt: klik op het tabblad Bestand, klik op Opslaan en verzenden en klik vervolgens op Opslaan naar web. Geef vervolgens het e-mailadres en wachtwoord op van je Microsoft -account. Zo kun je ook snel en eenvoudig documenten met anderen delen. Het is superhandig als ik aan echt grote documenten werk en iemand niet met een omvangrijke bijlage wil opzadelen. En met online versies van de programma's kan ik ook vanaf een pc waarop geen Office is geïnstalleerd aan die documenten werken.

Over de auteur

Zia Munshi is freelance auteur en copywriter. Ze schrijft voor uiteenlopende tijdschriften en bedrijven, waaronder Microsoft en MSN. Ze schrijft graag over technologie omdat dit haar een excuus geeft om de allernieuwste gadgets en software aan te schaffen. Ze woont in Seattle met haar man en hond.