Productiever met Office 2010 en Windows 7

Ik ben een fervent gebruiker van Word. Ik heb het Word-pictogram dan ook vastgemaakt aan de taakbalk van Windows 7, zodat ik het altijd direct kan openen. Maar wat echt mooi is, is dat ik niet meer in al mijn mappen naar de meest recente versie van een document hoef te zoeken. In plaats daarvan rechtsklik ik op het Word-pictogram op de taakbalk om te zien welke tien Word-documenten ik onlangs heb geopend. Met deze Jump Lists kan ik in twee klikken elk recent document openen: rechtsklikken op het pictogram en vervolgens één keer klikken op het document. Er zijn Jump Lists voor al je Office-programma's en voor andere items die je regelmatig opent, zoals websites, muziek en foto's.

Met Jump Lists is het eenvoudiger om documenten als bijlage mee te sturen. In plaats van te zoeken naar het bestand dat ik als bijlage bij een Outlook-bericht wil versturen, schrijf ik de e-mail en rechtsklik op het Word-pictogram voor de Jump List. Vervolgens sleep ik het document naar mijn bericht. Dat is alles!

Net als de meeste schrijvers schuif ik vaak iets voor me uit. Ik kan natuurlijk volstaan met een planning in Outlook. Maar nu ik ga een stap verder en sleep het eigenlijke document in mijn agenda. Op die manier krijg ik niet alleen een herinnering maar is het document waar ik aan werk ook direct beschikbaar. Dus geen excuses meer!

Ik heb vaak een aantal documenten tegelijkertijd open. Nogal verwarrend als ik iets in een ander document wil natrekken of iets van het ene document in het andere wil plakken. Met miniatuurweergaven kan ik dit meer stroomlijnen. Ik hoef nu alleen maar mijn muis op het Word-pictogram op de taakbalk te zetten om een miniatuurweergave van elk geopend document te kunnen bekijken. Als ik een document op ware grootte wil bekijken, ga ik met de muis op de miniatuurweergave van dat document staan en alle andere documenten verdwijnen.

Vind je het ook zo storend als je twee vensters nooit precies naast elkaar op je scherm kunt krijgen? Snap doet dit automatisch voor je. Sleep een van de vensters naar een schermrand en sleep vervolgens het andere venster naar de tegenoverliggende schermrand. Je kunt ook een snelkoppeling gebruiken: Druk als je in een geopend document zit op de toets met het Windows-logo en druk op de toets Pijl-rechts of Pijl-links om je document aan een van beide kanten te zetten. Ga vervolgens naar het tweede document en herhaal deze handeling. Ik vind dit een van de mooiste uitvindingen!

Af en toe moet ik op het netwerk van een klant inloggen om iets af te maken of werk ik bij een klant op kantoor. Met Windows 7 is het een stuk eenvoudiger om alles in te stellen. Draadloze verbinding maken leidt me bijvoorbeeld door het instellen van een nieuwe verbinding. Je hoeft dit maar eenmaal te doen, de volgende keer wordt automatisch verbinding gemaakt zodra de draadloze verbinding wordt herkend. Zo hoef ik me ook niet meer druk te maken of mijn documenten wel op de juiste printer worden afgedrukt, want afdrukken met automatische printerlocatieherkenning onthoudt welke printer ik thuis gebruik en welke ik bij mijn klanten gebruik. Dus als ik ergens ben, verbindt Windows me automatisch met de juiste printer. En als ik wil weten op welk netwerk ik zit, klik ik eenvoudig op het verbindingspictogram op de taakbalk.

Als schrijver sta ik meestal niet voor een publiek. Maar als ik een presentatie moet geven is er meestal te weinig tijd om zenuwachtig te worden. Ook omdat mijn pc snel uit de slaapstand komt. Als ik mijn laptop open, ben ik direct waar ik wil zijn. Zelfs mijn verbindingen worden automatisch ingesteld. Als ik klaar ben, doe ik de klep weer dicht. Dat is alles.

Een andere reden waarom Windows 7 presentaties zo heerlijk maakt, is dat ik weinig met allerlei instellingen heb te maken. Windows Mobiliteitscentrum zorgt dat mijn pc tijdens de presentatie niet in de slaapstand gaat of allerlei meldingen weergeeft. Als je de pc opent, zie je meteen alle instellingen die je moet wijzigen als je onderweg bent. Om te beginnen klik ik op de tegel Instellingen voor presentaties* op Inschakelen. Dan sluit ik de projector aan en klik op de tegel Extern beeldscherm op Aansluiten om mijn scherminstellingen te wijzigen. Klaar! Ik ben aangesloten op de projector.

*Je moet Windows 7 Professional of Windows 7 Ultimate hebben om presentatie-instellingen te kunnen wijzigen.

Nu we het toch over presentaties hebben, met Diavoorstelling uitzenden kun je ze via internet verspreiden. Stel je geeft een presentatie in PowerPoint 2010 en je publiek is verspreid over verschillende locaties. Doe dan het volgende: Klik op het tabblad Diavoorstelling in de groep Diavoorstelling starten op Diavoorstelling uitzenden. Op die manier maak je een koppeling die via e-mail of een SMS naar je toehoorders wordt gestuurd. Als je wilt beginnen, laat je dit iedereen weten of je zet een conference call op. Iedereen klikt op de koppeling en is aanwezig bij de presentatie.

Back-up en herstellen in Windows 7 maakt een back-up eenvoudig omdat je het maar eenmaal hoeft in te stellen en er vervolgens nooit meer naar om hoeft te kijken. Ik heb op mijn pc ingesteld dat er eenmaal per week een back-up op mijn externe harde schijf moet worden gemaakt. En als ik bij een klant werk, kan ik bepaalde bestanden back-uppen op hun netwerk. Op die manier heeft iedereen een back-up.

Sprekend over back-ups, er is een fantastische manier om documenten in Office te back-uppen. Het heeft me wel eens uit situaties gered waarin ik helemaal vergat mijn wijzigingen op te slaan, of zoveel wijzigingen had aangebracht dat ik terugwilde naar een eerdere versie. Met AutoHerstel en AutoSave kun je aangeven hoe vaak je pc een document automatisch moet opslaan, eerdere versies van een bestand moet openen en soms een document moet herstellen dat helemaal niet is opgeslagen. Meer informatie over automatisch herstellen en opslaan van Office-bestanden.

Het kan nooit kwaad meerdere back-ups te hebben. Zo werd een paar jaar geleden mijn laptop gestolen waarop een boek stond waar ik drie jaar aan had gewerkt. En het bestand in mijn back-up was beschadigd. Ik heb dagen getreurd. Nu gebruik ik SkyDrive om kopieën van mijn belangrijke bestanden op te slaan.

En het handige is dat ik bestanden rechtstreeks uit Word, of elk ander programma in Office 2010, op mijn SkyDrive-account kan opslaan. Dat gaat zo: Klik op het tabblad Bestand, klik op Opslaan en verzenden en klik vervolgens op Opslaan naar web. Geef vervolgens het e-mailadres en wachtwoord op van je Microsoft -account. Zo kun je ook snel en eenvoudig documenten met anderen delen. Het is superhandig als ik aan echt grote documenten werk en iemand niet met een omvangrijke bijlage wil opzadelen. En met online versies van de programma's kan ik ook aan die documenten werken vanaf een pc waarop geen Office is geïnstalleerd.

Zia Munshi is freelance auteur en copywriter. Ze schrijft voor uiteenlopende tijdschriften en bedrijven, waaronder Microsoft en MSN. Schrijven over technologie geeft haar een kick omdat het haar een excuus geeft om de allernieuwste gadgets en software aan te schaffen. Ze woont in Seattle met haar man en hond.