E-mail (afkorting van electronic mail) is een snel en handig communicatiemiddel. U kunt e-mail gebruiken voor het volgende:

  • Berichten verzenden en ontvangen U kunt een e-mailbericht verzenden naar iedereen die een e-mailadres heeft. Het bericht arriveert binnen enkele seconden of minuten in het Postvak IN van de geadresseerde, ongeacht of deze bij u in de straat woont of aan de andere kant van de wereld. U kunt berichten ontvangen van iedereen die uw e-mailadres kent en u kunt die berichten vervolgens lezen en beantwoorden.

  • Bestanden verzenden en ontvangen. Behalve tekst kunt u in een e-mailbericht praktisch elk type bestand verzenden, bijvoorbeeld documenten, foto's en muziekbestanden. Een bestand dat in een e-mailbericht wordt verzonden, wordt een bijlage genoemd.

  • Berichten verzenden naar groepen mensen. U kunt een e-mailbericht naar een groot aantal mensen tegelijk verzenden. Geadresseerden kunnen dan een antwoord sturen aan de hele groep. Op die manier kunnen groepsdiscussies worden gevoerd.

  • Berichten doorsturen. Als u een e-mailbericht ontvangt, kunt u dit naar anderen doorsturen zonder dat u het bericht opnieuw hoeft te typen.

Eén voordeel van e-mail ten opzichte van de telefoon is het gemak. U kunt een bericht op elk gewenst tijdstip verzenden, overdag of 's nachts. Als de geadresseerden niet achter hun computer zitten of niet online zijn (verbonden met internet) wanneer u het bericht verzendt, vinden ze het wanneer ze de volgende keer hun e-mail controleren. Als ze wel online zijn, kunt u binnen enkele minuten een antwoord ontvangen.

Bovendien is e-mail gratis. U hoeft geen postzegels te kopen, zoals bij een normale brief, ongeacht waar de geadresseerde woont. U betaalt alleen de kosten voor een internetverbinding of voor een bepaald e-mailprogramma.

Wat heb ik nodig om e-mail te gebruiken?

U hebt voor e-mail drie dingen nodig:

  • Een internetverbinding. Voordat u verbinding met internet kunt maken, moet u zich aanmelden bij een internetprovider (ISP). Een internetprovider biedt u toegang tot internet en meestal betaalt u hiervoor een maandelijks bedrag. Bovendien hebt u een modem nodig. Zie Wat heb ik nodig om verbinding te maken met internet?

  • Een e-mailprogramma of een e-mailservice op het web. U kunt e‑mailprogramma's van Microsoft of van een andere leverancier downloaden of kopen. E‑mailprogramma's hebben vaak meer functies en u kunt er sneller in zoeken dan de meeste e-mailservices op het web. Voordat u een e‑mailprogramma instelt, hebt u enkele gegevens nodig van uw internetprovider: gewoonlijk uw e-mailadres, uw wachtwoord, de naam van de servers voor binnenkomende en uitgaande e-mail en nog enkele andere details.

    Als u geen e-mailprogramma wilt downloaden of kopen, kunt u zich aanmelden bij een gratis e-mailservice op het web, zoals Gmail, Windows Live Hotmail of Yahoo! Mail. Met deze services kunt u uw e-mail controleren met een webbrowser vanaf elke computer die verbinding heeft met internet, zelfs een computer van iemand anders of een computer op een openbare locatie, zoals een bibliotheek.

  • Een e-mailadres. U krijgt een e-mailadres van uw internetprovider of e-mailservice op het web wanneer u zich aanmeldt. Een e-mailadres bestaat uit een gebruikersnaam (een naam die u zelf kiest; dit hoeft niet uw echte naam te zijn), het teken @ en de naam van uw e-mailprovider, bijvoorbeeld iemand@microsoft.com.

E-mailberichten maken en verzenden

Afbeelding van een voorbeeld van een e-mailbericht
Voorbeeld van een e-mailbericht

Het berichtvenster in de meeste e-mailprogramma's vult u als volgt in: Deze stappen zijn afhankelijk van het e‑mailprogramma of de webservice die u gebruikt:

  1. In het vak Aan typt u het e-mailadres van ten minste één geadresseerde. Als u het bericht aan meerdere geadresseerden wilt sturen, typt u een puntkomma (;) tussen de e-mailadressen.

    In het vak CC kunt u de e-mailadressen typen van eventuele secundaire geadresseerden, dat wil zeggen, mensen die het bericht wel moeten zien, maar naar aanleiding van het bericht geen stappen hoeven te ondernemen. Deze geadresseerden ontvangen hetzelfde bericht als de geadresseerden in het vak Aan. Als er geen secundaire geadresseerden zijn, laat u dit vak leeg. Sommige e‑mailprogramma's hebben ook een veld BCC dat u gebruikt om een bericht te verzenden naar geadresseerden wiens namen en e-mailadressen voor andere geadresseerden verborgen moeten blijven.

  2. In het vak Onderwerp typt u een titel voor het bericht.

  3. Het bericht zelf typt u in het grote lege gebied.

    Als u een bestand als bijlage wilt toevoegen aan het bericht, klikt u op de knop Bestand bijvoegenAfbeelding van de knop Bestand aan bericht toevoegen op de werkbalk (onder de menubalk). Zoek het bestand, selecteer het en klik vervolgens op Openen. Het bestand verschijnt nu in het vak Bijlage in de berichtkop.
Afbeelding van een bestand dat bij een e-mailbericht is bijgevoegd
Een bestand dat als bijlage aan een e-mailbericht is gekoppeld

En klaar is Kees! Klik op de knop Verzenden om het bericht te verzenden. Het bericht wordt nu via internet naar de geadresseerden gestuurd.

Opmerking

  • Als u de stijl, het lettertype, de tekengrootte of de kleur van de tekst wilt wijzigen, selecteert u de tekst en klikt u op een van de knoppen of menuopties waarmee u de tekstopmaak kunt wijzigen.

E-mailberichten lezen

De meeste e‑mailprogramma's en e‑mailservices op het web hebben een Postvak IN waar u berichten die u hebt ontvangen kunt lezen. Mogelijk moet u op een knop met de tekst Verzenden/Ontvangen of iets dergelijks klikken om nieuwe berichten te ontvangen. Als u een lijst wilt zien van de e-mailberichten die u hebt ontvangen, klikt u in uw e-mailprogramma op Postvak IN in de lijst Mappen. Uw e-mailberichten worden weergegeven in de berichtenlijst. In deze lijst ziet u gewoonlijk wie de berichten heeft gestuurd, het onderwerp en wanneer de berichten zijn ontvangen.

Klik op een bericht in de berichtenlijst om dat bericht te lezen. De inhoud van het bericht kan onder de lijst in het voorbeeldvenster worden weergegeven. In dat geval dubbelklikt u op het bericht in de berichtenlijst om het bericht in een afzonderlijk venster te lezen.

Afbeelding van een e-mailprogramma met de mappenlijst, de berichtenlijst en het voorbeeldvenster
Klik op het Postvak IN om uw e-mailberichten te zien

Als u een bericht wilt beantwoorden, klikt u op de knop Beantwoorden.

E-mailetiquette

Net zoals bij telefoongesprekken en normale gesprekken gelden ook voor communicatie via e-mail bepaalde gedragsregels. Voor deze regels wordt de term e-mailetiquette of netiquette (een combinatie van internet en etiquette) gebruikt. Neem de volgende richtlijnen in acht om effectief te communiceren:

  • Wees voorzichtig met humor en emoties. E-mail is geen goed middel om emoties over te dragen en de geadresseerde begrijpt de bedoelde toon mogelijk niet. Met name sarcasme is riskant, omdat de ontvanger dit mogelijk letterlijk opvat en zich hierdoor beledigd voelt. U kunt emoticons gebruiken als u emoties wilt overbrengen (zie 'Emoticons gebruiken' verderop in dit artikel).

  • Denk na voordat u het bericht verzendt. Het schrijven en verzenden van een e-mailbericht gaat snel en gemakkelijk, maar soms iets te gemakkelijk. Denk goed na voordat u een bericht schrijft en schrijf niet als u kwaad bent.

  • Gebruik een duidelijke en beknopte onderwerpregel. Vat de inhoud van het bericht in een paar woorden samen. Mensen die veel e-mail ontvangen kunnen op basis van het onderwerp snel de prioriteit bepalen.

  • Houd berichten kort. Hoewel een e-mailbericht elke gewenste lengte kan hebben, is e-mail bedoeld voor snelle communicatie. Veel mensen hebben niet de tijd of het geduld om meer dan enkele alinea's te lezen.

  • Vermijd het gebruik van ALLEEN HOOFDLETTERS. Zinnen die helemaal in hoofdletters zijn geschreven, worden door veel mensen als schreeuwend ervaren en mensen kunnen dit vervelend of zelfs beledigend vinden.

  • Wees voorzichtig met gevoelige of vertrouwelijke informatie. Elke geadresseerde kan uw bericht, doelbewust of per ongeluk, aan anderen doorsturen.

Vermijd bovendien spelfouten en grammaticale fouten in formele of zakelijke communicatie. Slordige e-mail maakt een onprofessionele indruk. Kijk uw berichten na voordat u ze verzendt en gebruik de spellingcontrole als uw e-mailprogramma hierover beschikt.

Emoticons gebruiken

Omdat het vaak moeilijk is om alleen met tekst emoties, een bedoeling of een bepaalde toon over te dragen, hebben vroege internetgebruikers emoticons (een combinatie van de termen emotie en icons) bedacht. Dit zijn reeksen tekens die u met het toetsenbord typt en die gezichtsuitdrukkingen symboliseren. Zo ziet :) er uit als een lachend gezicht wanneer u er zijdelings naar kijkt. Hieronder ziet u enkele voorbeelden van emoticons.

Emoticon Betekenis
Emoticon

:) of :-)

Betekenis

Glimlachen, schertsen of verheugd

Emoticon

:( of :-(

Betekenis

Fronsen of ongelukkig

Emoticon

;-)

Betekenis

Knipogen

Emoticon

:-|

Betekenis

Onverschillig of ambivalent

Emoticon

:-o

Betekenis

Verrast of bezorgd

Emoticon

:-x

Betekenis

Zonder iets te zeggen

Emoticon

:-p

Betekenis

Tong uitsteken (meestal schertsend)

Emoticon

:-D

Betekenis

Lachen

Ongewenste e-mail

Net zoals u in uw brievenbus regelmatig reclame, folders en catalogi ontvangt waar u niet om hebt gevraagd, zult u waarschijnlijk ook ongewenste e-mail (vaak spam genoemd) in uw Postvak IN ontvangen. Ongewenste e-mail kan reclame, pogingen tot bedrog, pornografie of serieuze aanbiedingen bevatten. Omdat het verzenden van ongewenste e-mail een heel goedkoop marketingmiddel is voor bedrijven, ontvangen mensen vaak grote hoeveelheden hiervan.

Veel e‑mailprogramma's en e‑mailservices op het web beschikken over een filter voor ongewenste e-mail, ook wel spam filter genoemd. Hiermee wordt de inhoud geanalyseerd van berichten die naar u zijn verzonden en worden verdachte berichten verplaatst naar een speciale map voor ongewenste e-mail waar u deze op elk gewenst moment kunt bekijken of verwijderen. Als een ongewenst e-mailbericht onverhoopt toch in uw Postvak IN terechtkomt, kunt u in veel e-mailprogramma's opgeven dat toekomstige berichten van die afzender automatisch naar de map voor ongewenste e-mail moeten worden verplaatst.

Ongewenste e-mail helpen voorkomen:

  • Wees voorzichtig met het geven van uw e-mailadres. Het is niet verstandig uw echte e-mailadres te publiceren in nieuwsgroepen, op websites of in andere openbare gebieden van internet.

  • Lees voordat u uw e-mailadres opgeeft op een website de privacyverklaring van die site om er zeker van te zijn dat uw e-mailadres niet wordt bekendgemaakt aan andere bedrijven.

  • Beantwoord ongewenste e-mailberichten nooit. Als u dat wel doet, weet de afzender dat uw e-mailadres geldig is en kan het worden doorverkocht aan andere bedrijven. U ontvangt dan waarschijnlijk alleen nog maar meer ongewenste e-mail.



Meer hulp nodig?