E‑mail (afkorting van electronic mail) is een snel en handig communicatiemiddel. U kunt e‑mail gebruiken voor het volgende:

  • Tekstberichten verzenden en ontvangen. U kunt een e‑mailbericht verzenden naar iedereen die een e‑mailadres heeft. Het bericht arriveert binnen enkele seconden of minuten in het Postvak IN van de geadresseerde, ongeacht of deze bij u in de straat woont of aan de andere kant van de wereld.

    E‑mail werkt in twee richtingen. U kunt berichten ontvangen van iedereen die uw e‑mailadres kent, en u kunt die berichten vervolgens lezen en beantwoorden.

  • Bestanden verzenden en ontvangen. Behalve tekst kunt u in een e‑mailbericht praktisch elk type bestand verzenden, bijvoorbeeld documenten, foto's en muziekbestanden. Een bestand dat in een e‑mailbericht wordt verzonden, wordt een bijlage genoemd.

  • Berichten verzenden naar groepen mensen. U kunt een e‑mailbericht naar een groot aantal mensen tegelijk verzenden. Geadresseerden kunnen dan een antwoord sturen aan de hele groep. Op die manier kunnen groepsdiscussies worden gevoerd.

  • Berichten doorsturen. Als u een e‑mailbericht ontvangt, kunt u dit naar anderen doorsturen zonder dat u het bericht opnieuw hoeft te typen.

Eén voordeel van e‑mail ten opzichte van de telefoon is het gemak: U kunt een bericht op elk gewenst tijdstip verzenden, overdag of 's nachts. Als de geadresseerden niet achter hun computer zitten en online zijn (verbonden met internet) wanneer u het bericht verzendt, vinden ze het wanneer ze de volgende keer hun e‑mail controleren. Als ze wel online zijn, kunt u binnen enkele minuten een antwoord ontvangen.

Bovendien is e‑mail gratis. U hoeft geen postzegels te kopen, zoals bij een normale brief, ongeacht waar de geadresseerde woont. U betaalt alleen de kosten voor een internetverbinding.

Wat heb ik nodig om e‑mail te gebruiken?

U hebt voor e‑mail drie dingen nodig:

  • Een internetverbinding. U moet zich eerst aanmelden bij een internetprovider om via uw computer verbinding te kunnen maken met internet. Een internetprovider biedt u toegang tot internet en meestal betaalt u hiervoor een maandelijks bedrag. Bovendien hebt u een modem nodig. Zie Wat heb ik nodig om verbinding te maken met internet?

  • Een e‑mailprogramma of een webservice. U kunt Windows Mail gebruiken, een e‑mailprogramma dat deel uitmaakt van Windows. U kunt echter ook een ander e‑mailprogramma gebruiken, dat u eerst op uw computer moet installeren.

    Desgewenst kunt u zich ook aanmelden bij een gratis e‑mailservice op het web, zoals Gmail, MSN Hotmail of Yahoo! Mail. Met deze services kunt u uw e‑mail met een webbrowser controleren vanaf elke computer die verbinding heeft met internet.

  • Een e‑mailadres. U krijgt een e‑mailadres van uw internetprovider of e‑mailservice op het web wanneer u zich aanmeldt. Een e‑mailadres bestaat uit een gebruikersnaam (een naam die u zelf kiest; dit hoeft niet uw echte naam te zijn), het teken @ en de naam van uw e‑mailprovider, bijvoorbeeld iemand@microsoft.com.

Windows Mail instellen

Als u een e‑mailadres en een internetverbinding hebt, kunt u e‑mail verzenden en ontvangen. Als u e‑mail in Windows Mail wilt gebruiken, moet u eerst een e‑mailaccount instellen. Hiervoor hebt u enkele gegevens nodig van uw internetprovider: uw e‑mailadres, uw wachtwoord, de naam van uw servers voor binnenkomende en uitgaande e‑mail en nog enkele andere details. Zie Waar vindt u de gegevens voor uw e‑mailaccount.

Een e‑mailaccount toevoegen in Windows Mail

  1. U kunt Windows Mail als volgt openen: klik op de knop StartAfbeelding van de knop Start, klik op Alle programma's en klik vervolgens op Windows Mail.

  2. Klik in het menu Extra op Accounts.

  3. Klik op Toevoegen, klik op E‑mailaccount, klik op Volgende en volg de instructies op het scherm.

Tijdens de instelling wordt u gevraagd een weergavenaam te kiezen. Dit is de naam die geadresseerden te zien krijgen wanneer u ze een e‑mailbericht stuurt.

E‑mailberichten lezen

Er wordt automatisch gecontroleerd of u e‑mail hebt ontvangen wanneer u Windows Mail start en vervolgens elke 30 minuten daarna. (Zie Controleren of er nieuwe e‑mail is als u dit interval wilt wijzigen.) E‑mail die u ontvangt wordt weergegeven in uw Postvak IN. Het Postvak IN is een van de mappen die e‑mail bevatten.

Als u een lijst wilt zien van de e‑mailberichten die u hebt ontvangen, klikt u op Postvak IN in de lijst Mappen. Uw e‑mailberichten worden weergegeven in de berichtenlijst. In deze lijst ziet u wie de berichten heeft gestuurd, het onderwerp en wanneer de berichten zijn ontvangen.

Klik op een bericht in de berichtenlijst om dat bericht te lezen. De inhoud van het bericht wordt onder de lijst weergegeven in het voorbeeldvenster. Als u het bericht in een afzonderlijk venster wilt lezen, dubbelklikt u op het bericht in de berichtenlijst.

Afbeelding van WindowsWindows Mail met de mappenlijst, de berichtenlijst en het voorbeeldvenster
Klik op het Postvak IN om uw e‑mailberichten te zien

Als u een bericht wilt beantwoorden, klikt u op de knop Beantwoorden. Zie 'Een e‑mailbericht maken en verzenden' in dit artikel om te leren hoe u een antwoord schrijft en verzendt.

Zie ook E‑mailberichten weergeven in Windows Mail.

E‑mailberichten maken en verzenden

Als u een nieuw e‑mailbericht wilt maken in Windows Mail, klikt u op de knop Nieuw bericht. Er wordt een venster voor een nieuw bericht geopend.

Afbeelding van een voorbeeld van een e-mailbericht
Voorbeeld van een e‑mailbericht

Het berichtvenster in Windows Mail en in de meeste andere e‑mailprogramma's vult u als volgt in:

  1. In het vak Aan typt u het e‑mailadres van ten minste één geadresseerde. Als u het bericht aan meerdere geadresseerden wilt sturen, typt u een puntkomma (;) tussen de e‑mailadressen.

    In het vak CC kunt u de e‑mailadressen typen van eventuele secundaire geadresseerden, dat wil zeggen, mensen die het bericht wel moeten zien, maar naar aanleiding van het bericht geen stappen hoeven te ondernemen. Deze geadresseerden ontvangen hetzelfde bericht als de geadresseerden in het vak Aan. Als er geen secundaire geadresseerden zijn, laat u dit vak leeg.

  2. In het vak Onderwerp typt u een titel voor het bericht.

  3. Het bericht zelf typt u in het grote lege gebied.

    Als u een bestand als bijlage wilt toevoegen aan het bericht, klikt u op de knop Bestand aan bericht toevoegenAfbeelding van de knop Bestand aan bericht toevoegen op de werkbalk (onder de menubalk). Zoek het bestand, selecteer het en klik vervolgens op Openen. Het bestand verschijnt nu in het vak Bijlage in de berichtkop.
Afbeelding van een bestand dat bij een e-mailbericht is bijgevoegd
Een bestand dat als bijlage in een e‑mailbericht is ingevoegd

En klaar is Kees! Klik op de knop Verzenden om het bericht te verzenden. Het bericht wordt nu via internet naar de geadresseerden gestuurd.

Opmerking

  • Als u de stijl, het lettertype, de tekengrootte of de kleur van de tekst wilt wijzigen, selecteert u de tekst en klikt u op een van de knoppen op de opmaakbalk (vlak boven het berichtgebied).

Zie ook Een e‑mailbericht schrijven.

E‑mailetiquette

Net zoals bij telefoongesprekken en normale gesprekken gelden ook voor communicatie via e‑mail bepaalde geïmpliceerde gedragsregels. Voor deze regels wordt de term e‑mailetiquette of netiquette (een combinatie van 'internet' en 'etiquette') gebruikt. Neem de volgende richtlijnen in acht om effectief te communiceren:

  • Wees voorzichtig met humor en emoties. E‑mail is geen goed middel om emoties over te dragen en de geadresseerde begrijpt de bedoelde toon mogelijk niet. Met name sarcasme is riskant, omdat de ontvanger dit mogelijk letterlijk opvat en zich hierdoor beledigd voelt. U kunt emoticons gebruiken als u emoties wilt overbrengen (zie 'Emoticons gebruiken' verderop in dit artikel).

  • Denk na voordat u het bericht verzendt. Het schrijven en verzenden van een e‑mailbericht gaat snel en gemakkelijk, maar soms iets te gemakkelijk. Denk goed na voordat u een bericht schrijft en schrijf niet als u kwaad bent. Als u een bericht eenmaal hebt verstuurd, kunt u het niet meer terughalen.

  • Gebruik een duidelijke en beknopte onderwerpregel. Vat de inhoud van het bericht in een paar woorden samen. Mensen die veel e‑mail ontvangen kunnen op basis van het onderwerp snel de prioriteit bepalen.

  • Houd berichten kort. Hoewel een e‑mailbericht elke gewenste lengte kan hebben, is e‑mail bedoeld voor snelle communicatie. Veel mensen hebben niet de tijd of het geduld om meer dan enkele alinea's te lezen.

  • Vermijd het gebruik van ALLEEN HOOFDLETTERS. Zinnen die helemaal in hoofdletters zijn geschreven, worden door veel mensen als 'schreeuwend' ervaren, en mensen vinden dit vervelend of zelfs beledigend.

  • Wees voorzichtig met gevoelige of vertrouwelijke informatie. Elke geadresseerde kan uw bericht, doelbewust of per ongeluk, aan anderen doorsturen.

Vermijd bovendien spelfouten en grammaticale fouten in formele of zakelijke communicatie. Slordige e‑mail geeft een onprofessionele indruk. Kijk uw berichten na voordat u ze verzendt en gebruik de spellingcontrole als uw e‑mailprogramma hierover beschikt. Zie De spelling controleren in een Windows Mail-bericht.

Emoticons gebruiken

Omdat het vaak moeilijk is om alleen met tekst emoties, een bedoeling of een bepaalde toon over te dragen, hebben vroege internetgebruikers emoticons (een combinatie van 'emotie' en 'icons') bedacht. Dit zijn reeksen tekens die u met het toetsenbord typt en die gezichtsuitdrukkingen symboliseren. Zo ziet :) er uit als een lachend gezicht wanneer u er zijdelings naar kijkt. Hieronder ziet u enkele voorbeelden van emoticons.

Emoticon Betekenis
Emoticon

:) of :-)

Betekenis

Glimlachen, schertsen of verheugd

Emoticon

:( of :-(

Betekenis

Fronsen of ongelukkig

Emoticon

;-)

Betekenis

Knipogen

Emoticon

:-|

Betekenis

Onverschillig of ambivalent

Emoticon

:-o

Betekenis

Verrast of bezorgd

Emoticon

:-x

Betekenis

Zonder iets te zeggen

Emoticon

:-p

Betekenis

Tong uitsteken (meestal schertsend)

Emoticon

:-D

Betekenis

Lachen

Ongewenste e‑mail

Net zoals u in uw brievenbus regelmatig reclame, folders en catalogi ontvangt waarom u niet hebt gevraagd, zult u waarschijnlijk ook ongewenste e‑mail (vaak spam genoemd) in uw Postvak IN ontvangen. Ongewenste e‑mail kan reclame, pogingen tot bedrog, pornografie of serieuze aanbiedingen bevatten. Omdat het verzenden van ongewenste e‑mail een heel goedkoop marketingmiddel is voor bedrijven, ontvangen mensen vaak grote hoeveelheden hiervan.

Windows Mail beschikt over een filter voor ongewenste e‑mail waarmee de inhoud van de berichten die u ontvangt, wordt geanalyseerd. Verdachte berichten worden vervolgens verplaatst naar een speciale map voor ongewenste e‑mail, waar u ze altijd kunt bekijken of verwijderen. Als een ongewenst e‑mailbericht onverhoopt toch in uw Postvak IN terechtkomt, kunt u opgeven dat toekomstige berichten van die afzender automatisch naar de map voor ongewenste e‑mail moeten worden verplaatst. Zie Spam en andere ongewenste e‑mail blokkeren.

Ongewenste e‑mail helpen voorkomen:

  • Wees voorzichtig met het geven van uw e‑mailadres. Het is niet verstandig uw echte e‑mailadres te publiceren in nieuwsgroepen, op websites of in andere openbare gebieden van internet.

  • Lees voordat u uw e‑mailadres opgeeft in een website de privacyverklaring van die site om er zeker van te zijn dat uw e‑mailadres niet wordt bekendgemaakt aan andere bedrijven.

  • Beantwoord ongewenste e‑mailberichten nooit. Als u dat wel doet, weet de afzender dat uw e‑mailadres geldig is en kan het worden doorverkocht aan andere bedrijven. U ontvangt dan waarschijnlijk alleen nog maar meer ongewenste e‑mail.